Эксперт:

График отпусков: всем ли нужен

График отпусков — это внутренний документ компании, в котором содержатся сведения о запланированных отпусках работников на предстоящий год. Этот локальный акт необходим всем организациям и индивидуальным предпринимателям, у которых есть сотрудники, работающие по трудовому договору.

Составление графика отпусков обязательно, это закреплено в ч. 1 ст. 123 ТК РФ. Исключение сделано только для новых организаций и ИП в первый год их работы. А также для микропредприятий, которые вправе применять альтернативные механизмы согласования отпусков.

График отпусков должен быть составлен и утвержден руководством компании не позднее чем за две недели до наступления следующего календарного года, то есть до 17 декабря. Если это число приходится на нерабочий день — то не позднее следующего за ним рабочего дня.

Отсутствие утвержденного графика может повлечь административную ответственность на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Размеры санкций: от 1 тыс. до 5 тыс. руб. для индивидуальных предпринимателей и от 30 тыс. до 50 тыс. руб. для юридических лиц.

Какие документы нужны, чтобы составить график отпусков:

• Положение об отпусках. Это часть внутреннего распорядка компании. В нем описываются конкретные принятые в организации нормы по отпускам сотрудников, уточняющие положения, описанные в Трудовом кодексе (например, можно ли уходить в отпуск авансом, не отработав полгода, или брать отпуск на два выходных). В положении об отпусках должен быть описан процесс, каким образом происходит составление графика отпусков, кто эти графики составляет, по какому регламенту принимается решение, когда, например, два взаимозаменяемых сотрудника изначально изъявили желание уйти в отпуск в одинаковые даты (кому отдается приоритет).
• Форма графика. Оформить график можно как по унифицированной форме Т-7, которая утверждена постановлением Госкомстата, так и по собственной. Если вы используете свою форму графика, нужно утвердить ее внутренним нормативным актом.
• Лист ознакомления с графиком отпусков. Документ, в котором все сотрудники ставят подпись, что ознакомлены и в курсе, когда они пойдут в отпуск в следующем году.
• Форма заявления на отпуск.
• Форма внесения изменений в график отпусков. Если у сотрудника возникли непредвиденные обстоятельства, которые не позволяют ему уйти в отпуск по графику, нужно оформить согласованные с руководством изменения соответствующим документом.

В график отпусков нужно внести Ф. И. О. всех работников, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе:

• тех, кто работает дистанционно (удаленно);
• работающих по срочному трудовому договору;
• совместителей.

Не нужно включать в график отпусков:

• сотрудничающих по ГПХ, подрядчиков-самозанятых и ИП.

Образец графика отпусков

Форма Т-7 содержит следующие графы:

• табельный номер сотрудника,
• Ф. И. О. сотрудника,
• должность и подразделение,
• период отпуска (месяц и год),
• продолжительность отпуска,
• даты начала и окончания отпуска,
• вид отпуска (очередной, учебный, дополнительный, оплачиваемый, неоплачиваемый),
• подпись руководителя подразделения.

Работодатель вправе разработать собственную форму графика, сохранив при этом ключевые пункты формы Т-7.

Образец формы для графика отпусков:

График отпусков (Унифицированная форма N Т-7, Форма по ОКУД 0301020)

Как составить график отпусков правильно

Процесс правильного составления графика отпусков предполагает несколько действий.

1. Сбор предпочтений сотрудников

В законодательстве не описана обязанность работодателя собирать мнения сотрудников об их предпочтениях в датах. Он может и сам назначить им дни, в которые они отправятся в отпуск. Но все же лучше учитывать пожелания сотрудников. Это поможет избежать конфликтов и повысить лояльность работников к компании.

Некоторым категориям сотрудников нужно предоставить отпуск в удобное для них время: например, женщинам перед отпуском по беременности и родам или после такого отпуска, мужьям женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам.

В графике должны быть указаны все дни отпуска, полагающиеся сотруднику в следующем году: 28 дней стандартного очередного отпуска, а также те, что остались «неотгулянными» с прошлых периодов. Если сотрудникам (например, работающим на Крайнем Севере, донорам, инвалидам) положены дополнительные дни к очередному отпуску, они также должны быть внесены в график.

2. Составление графика

Руководитель отдела кадрового менеджмента заполняет форму Т-7 или документ по форме компании.

При составлении графика важно избегать одновременного ухода в отпуск сотрудников, чьи функциональные обязанности пересекаются.

3. Утверждение

Руководитель может завизировать своей подписью составленный график либо выпустить отдельный приказ по компании о его утверждении. Если график оформлялся по форме Т-7 или аналогичной, где есть гриф утверждения, в нем и ставится подпись руководства. Если грифа нет — нужен приказ.

4. Ознакомление сотрудников

Сотрудники ставят свои подписи в листе ознакомления с графиком, либо в журнале ознакомления с локальными актами компании, либо в самом графике, напротив своих Ф. И. О., если в документе предусмотрена соответствующая графа.

Даже если работник расписался, что ознакомлен, его все равно надо будет предупредить об отпуске за две недели.

Частые вопросы о графике отпусков

Обязательно ли издавать приказ об утверждении графика отпусков?

Если в форме графика отпусков предусмотрен гриф утверждения, то руководитель ставит личную подпись на графике — и приказ не нужен. Если места для подписи в форме графика нет, то нужен приказ об утверждении графика отпусков за подписью руководства.

Можно ли изменить график отпусков после его утверждения?

Можно, но только с письменного согласия сотрудника и с оформлением соответствующего приказа.

Можно ли не отпустить работника в отпуск по графику?

Нельзя отказать сотруднику в отпуске, запланированном по графику. График отпусков обязателен к исполнению как работником, так и работодателем, и это закреплено в ТК РФ. Но в случае острой производственной необходимости можно согласовать с работником перенос отпуска, и в частности на следующий год. Несовершеннолетним сотрудникам, а также работающим на вредном производстве нельзя переносить отпуск даже при наличии их согласия.

Надо ли включать в график отпусков декретниц?

Надо. В документе отражают всех работников, следовательно, нужно указать в нем и сотрудниц, находящихся на больничном по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ) и в отпуске по уходу за ребенком. Больничный по беременности предоставляют в общем случае на 140 дней, то есть лишь на часть календарного года (ст. 255 ТК), значит право на очередной отдых у сотрудницы возникнет в году, на который вы оформляете документ. Сотрудница вне зависимости от стажа имеет право на ежегодный отдых перед больничным по БиР или сразу после него (ст. 260 ТК РФ).

Если декретница подписала заявление на отпуск до 1,5 лет ребенка, то все 365 дней нужно внести в график.

Если женщина выходит после отпуска по Беременности и родам, она может взять очередной отпуск сразу после него.

Нужно ли заявление на отпуск по графику?

Если сотрудник идет в отпуск в соответствии с установленным графиком, заявление не является обязательным, ведь работник уже ознакомился с документом под подпись. А вот график, согласно ТК РФ, является обязательным к исполнению.

Заявление обязательно нужно писать, если по инициативе работника даты фактического отпуска изменены и отличаются от запланированных по графику или если отпуск оформляется с последующим увольнением.

На практике заявление на отпуск пишется практически всегда. Чаще всего такое положение вещей закрепляется локальными нормативными актами организаций.

Как составлять график отпусков при сменном режиме или ненормированном рабочем дне?

За ненормированный рабочий день работнику полагается дополнительный к основному отпуск. При этом в график необходимо внести все полагающиеся ему отпуска.

Отпуск работника со сменным графиком также вносится в план по отпускам. После окончания отпуска сотрудник выходит на работу в соответствии с графиком своих смен.

Умный график отпусков: автоматизируем процесс

Умный график отпусков — это электронная система автоматизации, позволяющая эффективно планировать отпуска персонала, избегая накладывания дат и дублирующих заявок. Чаще всего умный график отпусков существует в виде онлайн-таблиц. В умный график заложен учет государственных праздников, можно запрограммировать разделение отпуска на части (так, чтобы одна часть была не менее 14 дней). Программа также может подсвечивать количество неиспользованных дней отпуска за предыдущий период. И высылает сотрудникам напоминание о предстоящем отпуске за две недели до его начала.

Преимущества умного графика:

• автоматизация процесса,
• минимизация человеческих ошибок,
• экономия времени на контроль исполнения графика.

Недостатки:

• возможны сбои программного обеспечения,
• требуется дополнительная настройка системы под специфику компании.

Частые ошибки при составлении графика

Распространенные ошибки при формировании графика отпусков:

• График не утвердили до 17 декабря. За это организацию и руководство могут оштрафовать. Желательно готовить график заранее.
• Не уведомили сотрудника о дате начала отпуска. За это также предусмотрен штраф как за нарушение нормы ТК РФ. Согласно норме кодекса, именно работодатель должен уведомить работника о начале отпуска за две недели до этого события. Если он этого не сделал, закон предписывает согласовать с работником новую дату отпуска.
• Не включили всех сотрудников в график отпусков. В график нужно внести всех сотрудников, которые работают по трудовому договору, в том числе тех, кто планирует увольняться в следующем году, если об этом уже известно на момент составления графика (заявление об уходе можно отозвать в течение двух недель).
• Разбили отпуск на части без согласия сотрудника. Разделить отпуск на части можно только по соглашению между работником и работодателем. При этом нельзя ограничивать право сотрудников на единый отпуск в 28 дней (например, определить максимальную продолжительность отпуска в 14 дней подряд) в локальных актах компании.
• Изменили график отпусков без согласия сотрудника. Все изменения в график отпусков вносятся по соглашению обеих сторон трудового договора.

Изменение графика отпусков

В течение года возникают обстоятельства, вынуждающие вносить изменения в график отпусков. Например, появились новые сотрудники, чья запись в графике не была учтена, или возникла необходимость отправить работника в срочную командировку в даты его отпуска.

На практике чаще всего изменения в график отпусков приходится вносить по личным просьбам сотрудников. Далеко не все накануне очередного календарного года точно знают, куда и когда они поедут в отпуск. Многие могут назвать только приблизительные или предпочтительные даты (например, в каникулы детей или отпуск супруга). Но через полгода выяснится, что система каникул изменилась, а у супруга возникла производственная необходимость. И требуется изменить даты отпуска.

Как внести изменения в график отпусков:

1. Сотрудник пишет заявление об изменении дат отпуска. Если инициатор изменений — работодатель, то нужно получить согласие работника на изменение дат отпуска в связи с производственной необходимостью.
2. Издается приказ о переносе отпуска.
3. Издается приказ о внесении изменений в график отпусков.

График отпусков. Практические советы Аси Маркевич

• Если сотрудник затрудняется точно спланировать свой график отпусков на следующий год, то согласуйте с сотрудником на условиях жесткой фиксации по графику хотя бы обязательную четырнадцатидневную его часть, а остальные даты укажите произвольно. Для компании может быть критично, если несколько сотрудников одновременно возьмут продолжительный отпуск. С небольшими выходными в течение года таких серьезных накладок удастся избежать.
• Руководитель должен продумать, по каким правилам в его компании будут отдаваться предпочтения тому или иному сотруднику в случаях, если два человека претендуют на одни и те же даты отпуска.
• Если в результате изменений в графике два сотрудника со схожим функционалом претендуют на одни и те же даты отпуска, предпочтение нужно отдать тому сотруднику, который изначально, заранее планировал отпуск на эти даты, а не тому, кто просит перенести, потому что «сгорят билеты».
• Если у вас в компании есть определенная сезонность либо периоды аврала (например, вы торгуете новогодними елями и в ноябре и декабре у вас в компании высокая загруженность сотрудников), лучше на этапе собеседования сообщить о таких особенностях работы будущего сотрудника и предупредить, что уходить в такие периоды в отпуск крайне нежелательно.
• При планировании графика отпусков нужно подумать, как перераспределять нагрузку в период, когда рабочих рук будет не хватать. Потому что не все сотрудники из тех, что не ушли в отпуск, готовы к переработкам. Возможно, стоит подумать о найме временных сотрудников.
• Нужно следить за тем, чтобы сотрудники по возможности использовали все дни и отпуска и не копили их из года в год. Во-первых, потому, что может возникнуть ситуация, когда он попросит все накопившиеся отпуска сразу (на несколько месяцев) и компании нужно будет искать временного работника на этот период. Во-вторых, отдых — это лучшая таблетка от выгорания. Отдых положительно сказывается на внимательности сотрудников, на возможности сконцентрироваться, возможности генерировать новые идеи.

График отпусков: главное

• График обязательно нужно составлять всем организациям (за исключением микропредприятий).
• Удобно составлять график отпусков в виде формы Т-7, но организация вправе составить свою.
• Предупредить сотрудника о начале отпуска за две недели — обязанность работодателя.
• Любые изменения графика отпусков должны быть согласованы между работником и работодателем. И оформлены соответствующим приказом.