Расчет отпускных в 2026 году: гайд для предпринимателя

Что в статье

• Как рассчитываются отпускные в 2026 году
• Как рассчитать средний дневной заработок
• Сложные ситуации при расчете отпускных
• Как считать компенсацию за неиспользованный отпуск
• Как автоматизировать расчет отпускных
• Что запомнить работодателю о расчете отпускных

Эксперт:

Как рассчитываются отпускные в 2026 году

Расчет отпускных регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 114, 139) и «Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24 апреля 2025 г. № 540.

Расчет отпускных отличается от начисления обычной заработной платы. Отпускные выплачиваются за календарные дни, а зарплата — только за рабочие. В расчет отпускных также не входят некоторые периоды работы сотрудника (например, пребывание на больничном или в другом отпуске, праздничные дни). При расчете отпускных нужно учесть все выплаты, которые производились сотруднику за расчетный период, знать его средний дневной заработок.

Какие выплаты учитывать при расчете отпускных

В расчет включаются все выплаты, которые являются вознаграждением за труд и предусмотрены системой оплаты труда в вашей компании (трудовым договором, положением о премировании). Выплаты социального характера и компенсации расходов сотрудника в расчет не входят.

Какие периоды исключаются из расчета отпускных

Из расчета отпускных исключаются периоды, в которые работник не получал зарплату, а получил выплаты по другим основаниям:

• Периоды временной нетрудоспособности (больничные).
• Предыдущие отпуска.
• Командировки.
• Отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком.
• Периоды простоя по вине работодателя.
• Дополнительные выходные дни для ухода за детьми-инвалидами.
• Другие периоды освобождения от работы с сохранением заработной платы (например, выполнение государственных или общественных обязанностей).

Базовая формула расчета отпускных

Базовая формула для расчета отпускных состоит из двух основных этапов:

• вычисления среднего дневного заработка (СДЗ),
• умножения его на количество дней отпуска.

Чтобы определить сумму, которую сотрудник получит за время отдыха, нужно вычислить его средний дневной заработок.

Как рассчитать средний дневной заработок

Расчет среднего дневного заработка (СДЗ) — это ключевой этап при определении суммы отпускных.

Чтобы узнать среднедневной заработок, нужно:

1. Сумму всех выплат, полученных работником в данной компании за расчетный период, разделить на 12 месяцев.
2. Полученное число разделить на среднемесячное количество календарных дней.

Среднемесячное количество календарных дней установлено Трудовым кодексом. Число 29,3 выводится из деления количества дней в году (за минусом государственных праздничных дней) на количество месяцев в году. В РФ 14 праздничных дней. Считаем.

Использование этого показателя позволяет стандартизировать расчет, чтобы месяц с большим количеством праздников (например, январь) не «стоил» для сотрудника меньше, чем месяц без праздников (например, июль), при одинаковом окладе.

Неполный расчетный период

Если сотрудник болел, был в отпуске, командировке или есть другие исключаемые периоды, расчет делают по специальной формуле. В первую очередь изменяется количество учитываемых календарных дней.

Количество дней для расчета = (29,3 / количество календарных дней в этом месяце) × количество календарных дней, приходящихся на отработанное в месяце время.

Пример

В апреле 30 календарных дней.

Сотрудник был на больничном 10 дней.

Значит, он отработал: 30 − 10 = 20 календарных дней.

Считаем дни по формуле: (29,3 / 30) × 20 = 19,53 дня.

В итоговой формуле для СДЗ вместо 29,3 для этого месяца нужно использовать полученное число 19,53.

Как учитывать премии при расчетах СДЗ

Премии включаются в расчет СДЗ, но правила зависят от их периодичности:

• Ежемесячные премии: в расчет включается не более одной премии за каждый показатель (за хорошую работу, за выполнение плана) за каждый месяц расчетного периода. Если премий за один показатель было несколько, в расчет берется одна — с наибольшим размером.
• Квартальные и годовые премии: учитываются всегда, если они начислены за период, который входит в расчетный (или за более длительный период). Например, годовая премия за прошлый год полностью войдет в расчет отпускных в текущем году.
• Разовые премии (за достижение показателей, к юбилею и так далее): включаются в расчет, только если они предусмотрены системой оплаты труда (то есть прописаны в трудовом или коллективном договоре).

Все премии учитываются в сумме фактически начисленных выплат до вычета НДФЛ. Если премия начислена за период, превышающий расчетный (например, за полтора года), то для расчета СДЗ берется та часть премии, которая приходится на расчетный период.

Примеры расчета отпускных

Приведем примеры расчетов отпускных для разных ситуаций.

Если сотрудник был на больничном

Условия

Сотрудник идет в отпуск с 1 июля 2026 года на 14 календарных дней.

Расчетный период — с 1 июля 2025 года по 30 июня 2026 года.

С 10 по 19 марта 2026 года (10 календарных дней) сотрудник был на больничном.

Общая сумма начислений (оклад + премии) за 12 месяцев составила 950 тыс. руб.

Из этой суммы пособие по временной нетрудоспособности (больничный) составило 25 тыс. руб.

Количество дней для расчета: в марте 2026 года 31 календарный день. Из них отработано: 31 − 10 = 21 день.

Пошаговый расчет

Шаг 1. Определяем сумму учитываемого дохода

Из общей суммы начислений мы должны исключить выплаты, которые не являются оплатой труда, а рассчитываются по среднему заработку.

• Учитываемый доход = общая сумма начислений − пособие по больничному.
• Учитываемый доход = 950 000 − 25 000 = 925 тыс. руб.

Шаг 2. Считаем количество учитываемых дней в расчетном периоде

Для этого берем полные месяцы и корректируем количество дней в месяце, где был больничный.

• Полные месяцы: в нашем примере это 11 месяцев (все, кроме марта).
• • 11 месяцев × 29,3 дня = 322,3 дня.
• Неполный месяц (март): используем специальную формулу.
• • Дни в марте = (29,3 / общее количество дней в марте) × количество отработанных дней.
  • Дни в марте = (29,3 / 31) × 21 ≈ 19,85 дня.
• Общее количество учитываемых дней:
• • 322,3 + 19,85 = 342,15 дня.

Шаг 3. Вычисляем средний дневной заработок (СДЗ)

Теперь делим сумму учитываемого дохода на количество учитываемых дней.

• СДЗ = учитываемый доход / общее количество учитываемых дней.
• СДЗ = 925 000 руб. / 342,15 дня ≈ 2 703,49 руб.

Шаг 4. Рассчитываем итоговую сумму отпускных

Умножаем средний дневной заработок на количество дней отпуска.

• Сумма отпускных (до вычета НДФЛ) = СДЗ × количество дней отпуска.
• Сумма отпускных = 2 703,49 руб. × 14 дней = 37 848,86 руб.

Шаг 5. Удерживаем НДФЛ

С полученной суммы необходимо удержать налог на доходы физических лиц. Предположим, к выплатам сотруднику применяется стандартная ставка НДФЛ — 13%.

• НДФЛ = сумма отпускных × ставка налога.
• НДФЛ = 37 848,86 руб. × 13% ≈ 4 920 руб.

Итоговая сумма к выплате

• Сумма к выплате = сумма отпускных − НДФЛ.
• Сумма к выплате = 37 848,86 – 4 920 = 32 928,86 руб.

Эту сумму сотрудник получит на руки или на карту за три дня до начала отпуска (то есть до 28 июня 2026 года).

Отпускные с квартальной премией

Условия

Сотрудник уходит в отпуск с 1 июля 2026 года на 14 календарных дней.

Расчетный период — с 1 июля 2025 по 30 июня 2026 года.

За третий квартал 2025 года (сентябрь) сотруднику начислена премия в размере 30 тыс. руб.

Эта премия полностью попадает в расчетный период.

Расчет

• Общую сумму дохода за 12 месяцев (допустим, 1,2 млн руб.) суммируем с премией: 1 200 000 + 30 000 = 1 230 000 руб.
• Делим на количество дней в периоде (допустим, расчетный период отработан полностью, это 351,6 дня).

СДЗ = 1 230 000 / 351,6 = 3 498,29 руб.

Отпускные = 3 498,29 × 14 = 48 976,06 руб.

Отпускные для сотрудника, который работает меньше года

Если работник трудится в организации меньше года, то формула расчета среднего дневного заработка меняется в зависимости от фактически отработанного времени:

Пример

• Сотрудник устроился на работу 1 ноября 2025 года.
• Отпуск — с 1 августа 2026 года на 14 календарных дней.
• Отработанное количество месяцев — 9.
• Доход за отработанный период — 900 тыс. руб.
• Исключаемых периодов (больничных, других отпусков) не было.

Средний дневной заработок (СДЗ) = 900 000 / 9 / 29,3 = 3 412,97 руб.

Отпускные = 3 412,97 × 14 = 47 781,58 руб.

Сложные ситуации при расчете отпускных

Если были командировки

Пример

• Расчетный период: 12 месяцев — с мая 2025 по апрель 2026 года.
• Продолжительность отпуска: 14 календарных дней.
• Зарплата (оклад): 60 тыс. руб. в месяц.
• Командировка: с 8 по 14 сентября 2025 года — 7 календарных дней, из которых 5 рабочих.
• В сентябре 2025 года по производственному календарю при пятидневной рабочей неделе 22 рабочих дня.
• Фактически сотрудник отработал в сентябре 17 рабочих дней.
• Оклад за отработанное время в сентябре: 60 000 / 22 × 17 = 46 363,64 руб.
• За дни командировки сотруднику начислили средний заработок — 8 тыс. руб.

Таким образом, всего за сентябрь сотруднику начислили 54 363,64 руб., из них 46 363,64 руб. — зарплата за фактически отработанное время, а 8 000 руб. — средний заработок за период командировки.

Пошаговый расчет

Шаг 1. Определяем сумму учитываемого дохода

При расчете отпускных из расчетного периода исключают средний заработок, начисленный за время командировки. Зарплата за фактически отработанные дни остается в расчете.

• Доход за остальные 11 месяцев: 11 × 60 000 = 660 000 руб.
• Зарплата за фактически отработанные дни сентября: 60 000 / 22 × 17 = 46 363,64 руб.
• Средний заработок за командировку — 8 тыс. руб. — в расчет отпускных не включаем.
• Итоговый доход для расчета среднего дневного заработка: 660 000 + 46 363,64 = 706 363,64 руб.

Шаг 2. Считаем количество учитываемых дней

Поскольку в сентябре сотрудник находился в командировке, этот месяц считается отработанным не полностью.

• Дни за 11 полностью отработанных месяцев: 11 × 29,3 = 322,3 дня.
• Дни за сентябрь: в сентябре 30 календарных дней.
• Из расчетного периода исключаются 7 календарных дней командировки.
• Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время: 30 − 7 = 23 дня.
• Количество учитываемых дней сентября: 29,3 / 30 × 23 = 22,46 дня.
• Общее количество учитываемых дней: 322,3 + 22,46 = 344,76 дня.

Шаг 3. Вычисляем средний дневной заработок

СДЗ = 706 363,64 / 344,76 = 2 048,84 руб.

Шаг 4. Рассчитываем сумму отпускных

Сумма отпускных = 2 048,84 × 14 = 28 683,76 руб.

Таким образом, сотруднику начислят 28 683,76 руб. отпускных до удержания НДФЛ.

Если повышали оклад

Если в течение расчетного периода сотруднику повысили оклад, просто взять средний заработок за год будет некорректно: сумма получится заниженной. Для корректного расчета применяется коэффициент индексации.

Пример

• Расчетный период: 12 месяцев (с мая 2025 по апрель 2026 года).
• Дата повышения оклада: с 1 февраля 2026 года.

Старый оклад — 70 тыс. руб. Новый оклад — 84 тыс. руб.

Исключаемых периодов (больничных, отпусков) не было.

Сотрудник идет в отпуск на 14 дней в мае 2026 года.

Пошаговый расчет

Шаг 1. Определяем коэффициент повышения

Сначала нужно понять, во сколько раз вырос доход сотрудника.

Коэффициент = новый оклад / старый оклад = 84 000 / 70 000 = 1,2.

Это означает, что все выплаты до даты повышения нужно умножить на 1,2.

Шаг 2. Корректируем доход за месяцы до повышения

Доход за месяцы, когда действовал старый оклад, мы «дотягиваем» до нового уровня.

• Месяцы с новым окладом (февраль — апрель 2026 года): 3 месяца × 84 000 руб. = 252 000 руб.
• Месяцы со старым окладом (май 2025 — январь 2026): 9 месяцев × 70 000 руб. = 630 000 руб. Применяем коэффициент: 630 000 руб. × 1,2 = 756 000 руб.

Шаг 3. Считаем итоговую сумму учитываемого дохода

Складываем скорректированный доход за старые месяцы и фактический доход за новые: итоговый доход = 756 000 + 252 000 = 1 008 000 руб.

Шаг 4. Считаем количество учитываемых дней

Так как исключаемых периодов не было, расчетный период отработан полностью.

Количество дней = 12 месяцев × 29,3 дня = 351,6 дня.

Шаг 5. Вычисляем средний дневной заработок (СДЗ)

Делим скорректированную сумму дохода на общее количество дней.

СДЗ = 1 008 000 руб. / 351,6 дня ≈ 2 866,89 руб.

Если бы мы не применяли коэффициент, СДЗ был бы значительно ниже: (70 000 × 9 + 84 000 × 3) / 351,6 = 2 508,53 руб. Применение коэффициента защищает интересы работника.

Шаг 6. Рассчитываем сумму отпускных

Умножаем СДЗ на количество дней отпуска.

Сумма отпускных = 2 866,89 руб. × 14 дней = 40 136,46 руб. (до вычета НДФЛ).

Если отпуск переносился

При переносе отпуска в расчет берется новый расчетный период: 12 календарных месяцев, предшествующих новому месяцу начала отпуска.

Любые выплаты (премии, индексация), которые попадают в этот новый период, будут учтены и увеличат сумму отпускных.

Будет происходить перерасчет и в случае, если со времени запланированного по старым датам отпуска сотруднику повысили зарплату.

Расчеты по первому и второму случаям можно взять из предыдущих примеров.

Как считать компенсацию за неиспользованный отпуск

Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией возможна только в двух ситуациях.

1. При увольнении сотрудника. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении производится по тем же правилам, что и расчет обычных отпускных:
2. • Определить количество дней неиспользованного отпуска.
   • Рассчитать средний дневной заработок (СДЗ).
   • Перемножить эти два значения.
2. Если работнику положен дополнительный отпуск сверх 28 календарных дней (за вредность, ненормированный день, работу на Севере) и он хочет заменить его денежной выплатой. Формула расчета:
   
   сумма компенсации = количество дней дополнительного отпуска × средний дневной заработок (СДЗ).

Установленные законом 28 дней очередного отпуска не могут быть заменены денежной компенсацией, они должны быть предоставлены только в виде нерабочих дней. Если сотрудник их не использовал, то они копятся и переносятся на следующий расчетный период.

Когда делать перерасчет отпускных

Перерасчет отпускных производится, если после выплаты отпускных обнаруживаются ошибки или во время отпуска происходят события, влияющие на итоговую сумму.

1. В период отпуска произошла индексация зарплаты
   Если в компании всем сотрудникам (или всему отделу) повысили оклады, пока кто-то из них был в отпуске, то выплаченные ранее отпускные нужно дополнить. Для этого нужно проиндексировать средний заработок сотрудника.
2. Обнаружена ошибка в расчетах
   В этом случае необходимо сделать перерасчет и либо доплатить сотруднику, либо (с его согласия) удержать излишне выплаченную сумму из будущих зарплат.
3. В расчетный период попали «лишние» выплаты
   В таких случаях нужно провести перерасчет и возврат излишне начисленных сумм и удержать их из следующей зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ).
4. Отпуск был прерван отзывом на работу
   В этом случае за неиспользованные дни отпуска работнику должны пересчитать выплаты. Неиспользованная часть отпуска предоставляется в другое удобное время или (по желанию работника) заменяется денежной компенсацией (только в определенных случаях). За дни, которые сотрудник фактически отработал вместо отдыха, ему начисляется заработная плата. Из этой суммы обычно удерживают часть отпускных за эти дни, выплаченных ранее.
5. Сотрудник заболел во время отпуска
   Если работник во время ежегодного оплачиваемого отпуска заболел (оформил больничный лист), отпуск на дни болезни продлевается или переносится. За дни болезни сотруднику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности (больничный).

Ошибки, которые приводят к штрафам

Ошибки при расчете и выплате отпускных могут привести к штрафам и другим неприятным последствиям для работодателя.

Как автоматизировать расчет отпускных

Ручной расчет отпускных выплат крайне трудоемок и сопряжен с высоким риском ошибок, которые ведут к финансовым потерям и штрафным санкциям. Он становится нецелесообразным уже при штате 20–30 человек. С ростом коллектива количество кадровых событий (отпуска, больничные, увольнения) растет в геометрической прогрессии, и вероятность человеческой ошибки увеличивается. Для компаний с численностью более 50 человек автоматизация является не просто удобством, а производственной необходимостью.

Автоматизировать можно весь цикл расчета: от формирования графика отпусков до выплаты. Чаще всего автоматизируют расчет среднего дневного заработка (СДЗ) с учетом всех премий и исключаемых периодов, расчет самих отпускных и компенсации при увольнении, а также формирование всей необходимой отчетности для налоговой и СФР.

Специализированные сервисы используют актуальные алгоритмы, соответствующие требованиям ТК РФ и постановлениям правительства. Они автоматически исключают из расчета больничные и другие периоды, корректно учитывают премии и индексацию зарплаты, а также контролируют сроки выплаты, что минимизирует риск штрафов за просрочку.

Бухгалтерские сервисы предлагают встроенные калькуляторы отпускных. Они удобны для малого бизнеса, так как объединяют расчет зарплаты с общей бухгалтерией.

Зарплатные проекты — инструмент для быстрой и удобной выплаты денег сотрудникам на банковские карты. Сами расчеты они обычно не выполняют, но тесно интегрируются с бухгалтерскими или HR-системами, позволяя выгрузить готовую платежную ведомость и отправить деньги в банк одной кнопкой.

Автоматизация кадровых расчетов — это наиболее мощные решения. Они автоматизируют не только расчет отпускных, но и весь кадровый учет: прием на работу, графики смен, штатное расписание и KPI. Такие системы идеально подходят для среднего и крупного бизнеса со сложными процессами управления персоналом.

Организовать выплату зарплат, отпускных и прочих зачислений удобнее всего с помощью специальных сервисов. Например, зарплатного проекта от Сбера. Можно подключить его онлайн и зачислять любые выплаты на счета физических лиц и самозанятых в банке в любой день, без выходных. Средства поступают на счета в срок от одной минуты, а круглосуточная служба поддержки поможет решить любые возникающие вопросы.

Частые вопросы о расчете отпускных

Как считать отпускные сотруднику, который работает меньше года?

Если работник трудится в организации меньше года, то формула расчета среднего дневного заработка меняется в зависимости от фактически отработанного времени.

Средний дневной заработок (СДЗ) = доход за отработанный период / отработанное количество месяцев / 29,3.

Отпускные = СДЗ × количество дней отпуска.

Нужно ли учитывать премии при расчете отпускных?

Да, премии нужно учитывать, так как они входят в расчетный период для определения среднего заработка. В расчет включаются только те премии, которые предусмотрены системой оплаты труда (трудовым договором, положением о премировании). При этом за один показатель (например, за выполнение плана) учитывается не более одной премии за каждый месяц расчетного периода.

Что делать, если сотрудник заболел во время отпуска?

Если сотрудник заболел и оформил больничный лист, работодатель обязан продлить отпуск на количество дней болезни или перенести эти дни на другой срок, согласованный с работником. При этом дни, совпавшие с больничным, не оплачиваются как отпускные, за них выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.

Можно ли выплатить отпускные раньше срока?

Да, можно. Выплата отпускных раньше чем за три дня до начала отпуска не является нарушением. Закон (ст. 136 ТК РФ) устанавливает крайний срок выплаты, но не запрещает произвести ее заблаговременно по желанию работодателя или по просьбе сотрудника.

Как рассчитывается компенсация при увольнении?

Компенсация рассчитывается по тем же правилам, что и отпускные. Сначала определяется количество неиспользованных дней отпуска за все время работы в компании, а затем эти цифры умножаются на средний дневной заработок сотрудника за последние 12 месяцев.

Что будет, если задержать выплату отпускных?

Административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц (например, руководителя): от 10 тыс. до 20 тыс. руб.
• Для индивидуальных предпринимателей: от 1 тыс. до 5 тыс. руб.
• Для юридических лиц (организаций): от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

При повторном нарушении штрафы значительно увеличиваются. Кроме того, работодатель обязан выплатить работнику денежную компенсацию за задержку (не менее 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченной суммы за каждый день просрочки).

Нужно ли выплачивать отпускные самозанятому?

Самозанятые (плательщики налога на профессиональный доход) не являются наемными работниками, и на них не распространяются нормы Трудового кодекса, включая право на оплачиваемый отпуск. Они получают не зарплату, а вознаграждение за оказанные услуги или выполненную работу.

Можно ли удержать переплату отпускных?

Удержать переплату можно только при счетной ошибке (арифметической) или если счетная ошибка стала результатом неправильных действий самого работника. Во всех остальных случаях, включая ошибку бухгалтера, требуется письменное согласие сотрудника на удержание. Взыскать деньги принудительно через суд в таких ситуациях практически невозможно.

Что запомнить работодателю о расчете отпускных

• Отпускные рассчитываются по средней заработной плате за последние 12 месяцев, отработанных на данном месте.
• Расчет отпуска отличается от расчета зарплаты, так как отпуск считается в календарных днях, а зарплата — в рабочих.
• В расчете отпускных учитываются все совокупные «рабочие» доходы: оклад, премии (в особом порядке), надбавки, выплаты за особые условия труда.
• При выплате работнику отпускных удерживается НДФЛ.
• Отпускные выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска. За нарушение этих сроков на руководство компании может быть наложено административное наказание. Помимо штрафа, придется уплатить работнику компенсационные выплаты за задержку.