Эксперт:

Расчет отпускных в 2026 году

Отпускные рассчитываются по средней заработной плате за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (расчетный период). Сумма, которую сотрудник получит за свой отпуск, — это средний дневной заработок, умноженный на количество дней отдыха. При расчете отпуска оплачиваются все календарные дни, в то время как для расчета зарплаты учитываются только рабочие. При этом официальные праздничные дни, входящие в срок отпуска, не оплачиваются, зато учитываются все совокупные рабочие доходы: оклад, премии (в особом порядке), надбавки, выплаты за особые условия труда.

В итоге в месяце, когда работник был в отпуске, он получит сумму, не равную его обычной зарплате.

Базовая формула расчета

Отпускные = средний дневной заработок × количество дней отпуска

Зарплата на каждый полный отработанный месяц у работника одинаковая, но если пересчитать ее на рабочие дни, то выходит, что все дни «стоят» по-разному. Во-первых, в каждом месяце года разное количество дней. Во-вторых, в некоторых месяцах бывает много официальных праздников. В такие месяцы каждый рабочий день стоит дороже: если сумму зарплаты разделить на количество оставшихся рабочих дней, сумма за один день будет больше. А еще в году бывают больничные, неоплачиваемые дни за свой счет и т. д. Все это может изменить сумму, получаемую на руки в каждом конкретном месяце.

Все расчеты закреплены в Трудовом кодексе РФ, а также в Постановлении Правительства РФ «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Для расчета среднего дневного заработка для начисления отпускных нужно сумму всех зарплат, выплаченных работнику в данной компании за расчетный период, разделить на 12 месяцев, а затем разделить на среднемесячное количество календарных дней.

Среднедневной заработок = заработок за расчетный период / 12 / 29,3

Среднее количество календарных дней в месяце равно 29,3 дня. Эта цифра закреплена в Трудовом кодексе. Она выводится из деления количества дней в году (за минусом государственных праздничных дней) на количество месяцев в году. В РФ 14 праздничных дней. Считаем:

Если в течение расчетного периода работник был еще в одном отпуске, на больничном, находился в командировке или брал дни за свой счет, то это время исключается из расчетного периода. А начисления за эти периоды, например пособия по нетрудоспособности, не учитываются при расчете отпускных. В этих случаях, а также если расчетный период сотрудник отработал не полностью, формула расчета усложняется. Подробно схема расчетов для таких ситуаций описана в п. 10 «Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24 апреля 2025 г. № 540. Оно вступило в силу 1 сентября 2025 года и будет действовать до 1 сентября 2031 года.

Отпускные выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска. А зарплата в тот месяц, в котором работник отдыхал, — в обычные для компании дни выплат.

Организовать выплату зарплат, отпускных и прочих зачислений удобнее всего с помощью специальных сервисов. Например, зарплатного проекта от Сбера. Его можно подключить онлайн и зачислять любые выплаты на счета физических лиц и самозанятых в банке в любой день, без выходных. Средства поступают на счета в срок от 1 минуты, а круглосуточная служба поддержки поможет решить любые возникающие вопросы.

На сумму отпускных начисляются страховые взносы, а при их выплате работнику удерживается НДФЛ.

Сколько дней отпуска положено сотруднику

Согласно ТК РФ, работающим гражданам полагается основной отпуск 28 календарных дней в год. Некоторым категориям работников предоставляются еще и дополнительные отпуска. Например, занятым на вредном производстве или в районах Крайнего Севера. Впрочем, Трудовой кодекс не запрещает работодателям самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для своих сотрудников. Порядок и условия предоставления таких отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами. Учащимся вузов по закону также предоставляется дополнительный учебный отпуск на сдачу экзаменов и сессий.

28 дней отпуска работник может использовать как подряд, так и частями. Но слишком мелкое «дробление» отпуска запрещено Трудовым кодексом: считается, что за непродолжительный период гражданин не успеет отдохнуть и восстановить силы. Поэтому в ТК зафиксировано, чтобы хотя бы одна часть отпуска была не менее 14 календарных дней, а вторую можно дробить по соглашению работника и руководства организации вплоть до одного календарного дня.

В некоторых организациях дополнительно закрепляют порядок разделения отпуска на части в локальных нормативных актах — правилах внутреннего трудового распорядка или положениях об отпусках. Такие правила помогают обеспечить более равномерное распределение отпусков среди сотрудников и избежать ситуации, когда все берут отпуск одновременно, что может нарушить рабочий процесс.

Согласно ТК, право на отпуск появляется у сотрудника спустя полгода после поступления на работу. Но не запрещено отпускать человека на отдых до истечения этого срока, как бы авансом.

При этом учитывается, что один полный отработанный месяц дает право на 2,33 дня отпуска (делим 28 дней отпуска за полный год на количество месяцев в году).

Если работник трудится в организации меньше года, то формула расчета среднего дневного заработка меняется в зависимости от фактически отработанного времени:

Существует перечень категорий граждан, которым не нужно ждать полгода до наступления права на отпуск:

• женщинам перед отпуском по беременности и родам или сразу после него;
• мужчинам, когда жена находится в отпуске по беременности и родам;
• несовершеннолетним;
• усыновителям ребенка младше трех месяцев;
• работающим по совместительству, когда они берут отпуск на основной работе (на второй его должны дать в то же время).

Порядок оформления ежегодного оплачиваемого отпуска и сроки выплаты

Чтобы оформить ежегодный оплачиваемый отпуск, нужно пройти несколько этапов.

1. Ответственные за график отпусков сотрудники создают его как минимум за две недели до наступления следующего календарного года. Руководителю компании нужно поставить визу на этом документе. Сотрудникам надо под подпись ознакомиться с графиком.
2. За две недели до наступления срока отпуска работника отдел кадров уведомляет его об этом.
3. Работник пишет заявление на отпуск. При оформлении графика отпусков, под которым сотрудник поставил свою подпись, заявление от него не обязательно.
   
   Если по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск разделен на части, об этом также нужно написать заявление и приложить его к графику отпусков.
4. Руководство издает приказ об отпуске. Желательно сделать это как можно раньше, чтобы бухгалтерия успела сделать выплату в установленные законодательством сроки: не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.
   
   Очень важно соблюдать сроки выплат отпускных, так как за их нарушение предусмотрена административная ответственность — такая же, как за непредоставление отпуска. Помимо штрафа придется уплатить работнику компенсационные выплаты за задержку.
   
   Отпуска, зафиксированные в графике, можно сдвигать по производственной необходимости или по согласованию сторон, но желательно эти действия зафиксировать письменно. Со стороны работника — заявлением на перенос сроков отпуска. Со стороны работодателя — приказом о переносе отпуска.

Расчет компенсации за отпуск

Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией возможна только в двух ситуациях:

1. При увольнении сотрудника.
2. Если работнику положен дополнительный отпуск сверх 28 календарных дней и он хочет заменить его денежной выплатой.

Установленные законом 28 дней отпуска не могут быть заменены денежной компенсацией, они должны быть предоставлены только в виде нерабочих дней.

Желательно, чтобы работники отгуливали отпуска в течение года полностью или хотя бы почти полностью. Потому что неотгулянные дни будут переноситься на следующий год и копиться. Возможна ситуация, когда компании придется при увольнении выплачивать работнику компенсацию за отпуск за несколько лет, а это может быть внушительная сумма. Попытки списать накопившиеся отпуска, отправляя работника в отпуск на субботу и воскресенье, Минтруд считает незаконными. А вот отпуска на четыре дня, с пятницы по понедельник, устраивают регулятора.

Перерасчет отпускных

При увольнении сотрудника компенсируются все виды отпусков, которые полагаются ему на данном месте работы: и основной, и дополнительный. Если речь идет о денежной компенсации дополнительных отпусков в течение работы, рассчитывают только их.

Компенсация увольняющемуся за неиспользованный отпуск выплачивается в день увольнения.

Частые вопросы о расчете отпускных

Как считать отпускные, если на них выпали праздничные и нерабочие дни?

Если на период отпуска выпали государственные праздники, они не включаются в период отпуска и не оплачиваются как отпускные. Например, работник написал заявление на отпуск с 1 по 10 мая на десять календарных дней, среди которых 1 и 9 мая — праздничные дни. Работнику в такой ситуации рассчитывается десять дней отпускных, но он выходит на работу на два дня позже (дополнительно писать заявление на два дня не нужно). Если сотрудник хочет приступить к работе 11 мая, то в заявлении нужно написать: «Прошу предоставить отпуск с 1 по 10 мая на восемь календарных дней» — либо не указывать продолжительность отпуска. Тогда выплаты он получит за восемь календарных дней — и выйдет на работу 11 мая.

Обычно работников просят не указывать одновременно и дату окончания, и продолжительность отпуска, а либо указывать начальную дату отпуска и его продолжительность, либо начальную и конечную даты отпуска. При таком решении кадровик сам может правильно определить либо конечную дату отпуска (в первом случае), либо продолжительность отпуска (во втором случае).

Выходные дни, перенесенные в связи с праздниками с других рабочих недель, из календарных дней отпуска не исключаются и оплачиваются.

Самые низкие отпускные — у работников, уходящих в отпуск в месяцы, в которых много праздничных дней (май и январь), самые высокие — у сотрудников, отправляющихся на отдых в июле.

Как считать отпускные, если работник ушел на больничный во время отпуска?

На те дни, в которые сотрудник был в отпуске, ему нужно выплатить пособие по временной нетрудоспособности.

Если дни больничного и отпуска пересеклись, отпуск по согласованию с работником нужно продлить на количество дней больничного, которые совпали с периодом отпуска. В этом случае пересчитывать уже выданные отпускные не понадобится.

Можно перенести неотгулянный остаток отпуска, проведенный на больничном, на другое время. Но тогда в моменте получится переплата по отпуску (например, оплачено 14 дней отпуска, а фактически работник отгулял 10) и нужно сделать перерасчет — вычесть переплаченные отпускные из ближайшей зарплаты (с согласия работника).

Ответственность работодателя за непредоставление отпуска

Анна Евсеева подчеркивает, что регулярный отпуск — не просто привилегия, а законное право, обеспечивающее здоровье и благополучие каждого сотрудника. Трудовой кодекс запрещает не предоставлять работнику отпуск и вводит административное наказание за непредоставление ежегодного отпуска два года подряд.

За выходом сотрудников в отпуск нужно следить и отпускать работника, даже если руководству кажется, что сейчас неподходящее время: важный заказчик, подписание договоров или производственный процесс просто рухнет именно сейчас без его присутствия. Бывает, что в коллективе много трудоголиков, которые сами не могут оставить рабочие процессы без присмотра и делегировать свои обязанности. Бывает, что сотрудники не уходят в отпуск, если им некуда ехать или не накоплена сумма на отпуск. Для этого и составляется график отпусков, и этот документ является обязательным к исполнению как работником, так и работодателем.

Что предприниматель должен знать о расчете отпускных: главное

• Отпускные рассчитываются по средней заработной плате за последние 12 месяцев, отработанных на данном месте.
• Расчет отпуска ведется в календарных днях, а зарплаты — только в рабочих.
• Официальные праздничные дни, входящие в срок отпуска, не оплачиваются. В расчете отпускных учитываются все совокупные рабочие доходы: оклад, премии (в особом порядке), надбавки, выплаты за особые условия труда.
• На сумму отпускных начисляются страховые взносы, а при их выплате работнику удерживается НДФЛ.
• Работникам полагается 28 календарных дней отпуска в году. Их можно использовать как подряд, так и частями. Но одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней подряд.
• Непредоставление отпуска в течение двух лет подряд влечет за собой административную ответственность для работодателя.
• Отпускные выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска. За нарушение этих сроков на руководство компании может быть наложено административное наказание. Помимо штрафа придется уплатить работнику компенсационные выплаты за задержку.
• Штрафы также могут быть наложены на работодателя, если в компании не ведется график отпусков.