6-НДФЛ в 2026 году: кто сдает и как заполнить

Что в статье

• Что такое 6-НДФЛ
• Кто должен сдавать 6-НДФЛ
• Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2026 году
• Форма 6-НДФЛ в 2026 году
• Из чего состоит форма 6-НДФЛ
• Как заполнить 6-НДФЛ
• Как и куда сдавать 6-НДФЛ
• Как исправить ошибку в 6-НДФЛ
• Штрафы за 6-НДФЛ
• Частые вопросы

Эксперт:

Что такое 6-НДФЛ

6-НДФЛ — это форма налоговой отчетности, в которой отражается информация о доходах физлиц, налоговых вычетах, исчисленном и удержанном НДФЛ. По ней ФНС узнает, какие доходы выплатил налоговый агент и сколько НДФЛ исчислил и удержал.

В 6-НДФЛ отражается информация по следующим выплатам:

• заработная плата и иные выплаты, облагаемые НДФЛ;
• вознаграждение по договорам ГПХ;
• дивиденды;
• материальная помощь и подарки на сумму свыше 4 тыс. руб.

Не стоит путать 6-НДФЛ и уведомление об исчисленных суммах налога. Первая форма — это налоговая отчетность, другая — уведомление, по которому ФНС определяет сумму НДФЛ, подлежащую уплате через ЕНС (единый налоговый счет). Сдача 6-НДФЛ не заменяет подачу уведомлений.

Кто должен сдавать 6-НДФЛ

Расчет по форме 6-НДФЛ сдают компании и ИП, которые выплачивают доходы физлицам по трудовым договорам или договорам ГПХ (а также дивиденды) и выступают налоговыми агентами. Исключение — налоговые агенты на АУСН.

Если в течение года не были выплачены доходы физлицам, которые надо отражать в 6-НДФЛ, то сдавать расчет с нулевыми показателями не надо. Но если была хотя бы одна такая выплата, то расчет сдается до конца года. В этом случае показатели уже не будут нулевыми, так как форма отчетности заполняется нарастающим итогом с начала года.

Когда надо сдавать 6-НДФЛ, а когда — нет

Важно: с 2026 года коммерческие организации должны уплачивать страховые взносы за директоров, даже если те не получают зарплату или ее размер меньше МРОТ, исходя из базы не ниже федерального МРОТ. Новое требование касается только взносов (за исключением взносов на травматизм): если генеральный директор не получает зарплату, платить НДФЛ из расчета МРОТ не надо.

Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2026 году

Расчет по форме 6-НДФЛ сдается не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом (I квартал, полугодие, девять месяцев). Годовой расчет — не позднее 25 февраля следующего года. Если срок сдачи выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, то сдать 6-НДФЛ надо в первый рабочий день после него (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Актуальные сроки сдачи 6-НДФЛ в 2026–2027 с учетом переносов

Форма 6-НДФЛ в 2026 году

Расчет 6-НДФЛ сдается по форме КНД 1151100 из приказа ФНС от 19 сентября 2023 г. № ЕД-7-11/649@ в редакции от 9 января 2024 г. Этот бланк применяется с отчетности за I квартал 2024 года и действует в 2026 году. Новая форма в 2026 году не вводилась.

Единственное изменение в 2026 году: в письме ФНС от 30 декабря 2025 г. № БС-4-11/11826@ рекомендованы два новых кода статуса налогоплательщика:

• 0 — для физлиц со статусом иностранного агента;
• 9 — для граждан государств — членов ЕАЭС, которые не являются налоговыми резидентами, но работают в России.

Из чего состоит форма 6-НДФЛ

Состав 6-НДФЛ зависит от того, за какой период сдается расчет. Если за I квартал, полугодие и девять месяцев, то в отчетность включают:

• титульный лист,
• раздел 1,
• раздел 2.

При сдаче 6-НДФЛ за год в состав расчета также входит приложение № 1 к расчету (справки о доходах физлиц). Аналогично — в случае реорганизации или ликвидации ООО, а также при закрытии ИП.

Как заполнить 6-НДФЛ

Не все выплаты физлицам облагаются НДФЛ. Например, некоторые виды материальной помощи в пределах 4 тыс. руб. в год освобождены от налогообложения. Для отдельных выплат действуют другие лимиты. Поэтому при заполнении 6-НДФЛ следует придерживаться следующего алгоритма:

1. Определить доходы физлиц, а также суммы, которые облагаются и не облагаются НДФЛ.
2. Проверить налоговые регистры.
3. Заполнить титульный лист, разделы 1 и 2 формы.
4. При сдаче годового отчета также заполнить справку о доходах на каждое физлицо, которому в течение года выплачивались доходы, подлежащие отражению в расчете.
5. Проверить контрольные соотношения по действующим разъяснениям ФНС.

Как правило, 6-НДФЛ формируется в бухгалтерской программе. Перед отправкой важно проверить суммы доходов и налога, отчетный период, а также правильность КБК и ОКТМО.

Как заполнить раздел 1

Если НДФЛ удерживается с доходов, для которых предусмотрены разные КБК (коды бюджетной классификации), для каждого КБК нужно заполнить свой раздел 1 формы 6-НДФЛ. Аналогично, если есть северные и районные коэффициенты.

Указать по строкам:

• 010 — КБК (все коды можно посмотреть на сайте ФНС);
• 020 — общая сумма удержанного НДФЛ, подлежащая перечислению с начала года;
• 021–026 — разбивка этой суммы по периодам удержания за последний квартал;
• 030–036 — возвращенный НДФЛ с начала года и с разбивкой по периодам перечисления за последний квартал.

Пример. Компания 20 сентября 2026 года выплатила сотруднику зарплату 50 тыс. руб. и удержала НДФЛ 6,5 тыс. руб. При условии что других выплат и вычетов нет, в разделе 1 расчета за девять месяцев эта сумма налога войдет в строку 020, а также будет отражена по строке 025, так как налог удержан в период с 1 по 22 сентября.

Как заполнить раздел 2

В разделе 2 нужно указать:

• ставку налога;
• КБК;
• количество физлиц, которым выплачивался доход;
• общую сумму дохода с начала года без учета вычетов;
• сумму налоговых вычетов;
• налоговую базу, то есть общую сумму доходов с начала года за минусом вычетов;
• исчисленный НДФЛ;
• суммы авансовых платежей и других налогов, которые в предусмотренных законом случаях уменьшают исчисленный НДФЛ;
• удержанный НДФЛ;
• возвращенный физлицам НДФЛ.

Раздел 2 заполняется нарастающим итогом с начала года. Например, при сдаче расчета за полугодие нужно указать данные с января по июнь, а за девять месяцев — с января по сентябрь.

Как заполнить справку о доходах в составе годового 6-НДФЛ

В справке о доходах указывается информация о физлице, которому компания (или ИП) перечисляла доход в течение года, общие суммы дохода и вычетов и с разбивкой по месяцам.

Декабрьская зарплата, выплаченная в январе, отражается в справке за новый год. Например, если зарплату за декабрь 2026 года выплатили в январе 2027 года, она войдет в отчетность за 2027 год.

При заполнении справки за 2026 год нужно учитывать рекомендованные ФНС коды статуса налогоплательщика 0 и 9, о которых рассказали выше.

Как и куда сдавать 6-НДФЛ

Расчет по форме 6-НДФЛ можно сдать:

• на бумаге — если доход получали десять и менее физлиц;
• электронно — по желанию или обязательно, если доход получали более десяти физлиц.

6-НДФЛ направляют в ФНС по месту жительства ИП или по месту регистрации компании. Если в компании есть обособленные подразделения, то расчет по их сотрудникам обычно сдают по месту учета подразделений. В предусмотренных НК РФ случаях можно выбрать ответственное подразделение.

ИП на ПСН с сотрудниками, занятыми в патентной деятельности, сдают 6-НДФЛ в ту налоговую, которая выдала патент.

Как исправить ошибку в 6-НДФЛ

Любую ошибку, допущенную в 6-НДФЛ, надо исправлять. Для этого нужно заполнить расчет по форме, действующей в том периоде, в котором была допущена ошибка. Правила исправления зависят от типа ошибки.

При исправлении ошибок в годовом 6-НДФЛ важны следующие нюансы:

• Если ошибка допущена в самом расчете, а справки о доходах заполнены верно — нужно сдать исправленный расчет без справок.
• Если ошибка допущена в справке, а сам расчет заполнен верно — сдать уточненный расчет с прежними верными показателями и исправленной справкой.

Пример. Компания сдала 6-НДФЛ за полугодие, но позже обнаружила, что не отразила вознаграждение по договору ГПХ. В этом случае нужно подать уточненный расчет за полугодие, включив в него пропущенный доход и соответствующие суммы НДФЛ.

Штрафы за 6-НДФЛ

За недостоверные сведения в 6-НДФЛ или несдачу расчета предусмотрены штрафы для налогового агента, а в отдельных случаях — и для руководителя.

Если налоговый агент самостоятельно исправил недостоверные сведения до того, как ошибку обнаружила ФНС, штрафа можно избежать.

Частые вопросы

Нужно ли сдавать нулевой 6-НДФЛ?

Нет, обязанности по сдаче нулевого 6-НДФЛ нет, если компания (или ИП) не выплачивала доходы, которые необходимо отражать в расчете. Если ФНС запросит пояснения об отсутствии отчетности, необходимо ответить на запрос.

Нужно ли включать самозанятого в 6-НДФЛ?

Нет, если выплата облагается НПД, с вознаграждения самозанятому не удерживается НДФЛ. Главное — перед проведением оплаты проверить статус плательщика НПД и получить чек. Если окажется, что самозанятый утратил этот статус (например, из-за превышения лимита по доходам), может потребоваться удержать НДФЛ с суммы вознаграждения и включить такого исполнителя в 6-НДФЛ. Это зависит, в частности, от того, зарегистрирован ли исполнитель как ИП.

Нужно ли отражать выплаты по договору ГПХ?

Ответ зависит от того, какой статус у исполнителя:

• обычное физлицо — нужно, если заказчик выступает налоговым агентом;
• ИП — не нужно, если выплата связана с его предпринимательской деятельностью;
• самозанятый — не нужно, если выплата подпадает под НПД.

Нужно ли сдавать 6-НДФЛ на АУСН?

Нет, плательщики АУСН освобождены от сдачи 6-НДФЛ (п. 11 ст. 17 закона № 17-ФЗ).

Чем 6-НДФЛ отличается от уведомления об исчисленных суммах налога?

Расчет 6-НДФЛ — это форма налоговой отчетности, которая сдается поквартально. Он нужен, чтобы показать налоговой, какие доходы налоговый агент выплатил физлицам, сколько НДФЛ исчислил и удержал за период.

Уведомление об исчисленных суммах налога нужно для того, чтобы ФНС знала, какую сумму НДФЛ необходимо учесть на ЕНС к сроку уплаты.

Главное о 6-НДФЛ

• Расчет 6-НДФЛ — это форма налоговой отчетности, которая сдается четыре раза в год. Ее представляют компании и ИП, которые выплачивали доходы физлицам и выступали налоговыми агентами. Исключение — налоговые агенты на АУСН.
• В 2026 году 6-НДФЛ заполняется по форме из приказа ФНС от 19 сентября 2023 г. № ЕД-7-11/649@.
• Раздел 1 содержит сведения об удержанном и возвращенном НДФЛ, раздел 2 — о доходах, вычетах и налоге с начала года. В годовой расчет также включают справки о доходах физлиц.
• Если в течение года не было выплат, которые необходимо отражать в расчете, нулевой 6-НДФЛ сдавать не нужно.
• Расчет можно сдать в ФНС на бумаге или электронно — в зависимости от количества сотрудников. Если их больше десяти, электронная форма обязательна.
• За нарушение сроков сдачи предусмотрен штраф 1 тыс. руб. за каждый полный или неполный месяц просрочки, за недостоверные сведения — 500 руб. за документ. В отдельных случаях штрафуют и должностное лицо.