Как кафе и ресторану выбрать банковские услуги

Что в статье

• Какие банковские услуги нужны кафе или ресторану
• Считаем профиль операций
• Как посчитать полную стоимость РКО
• Как принимать оплату: карты, СБП и наличные
• Платежи поставщикам и ежедневные расходы
• Какие сервисы полезны именно заведению
• Что предлагает СберБизнес для кафе и ресторанов
• Чек-лист выбора РКО для заведения
• Частые вопросы

Какие банковские услуги нужны кафе или ресторану

Чтобы понять, какие банковские услуги нужны ресторану, сначала следует определить его платежный контур. Для кафе и кофейни принцип тот же: нужен не «лучший банк вообще», а набор услуг под конкретные операции заведения. Обычно такие услуги входят в РКО — расчетно-кассовое обслуживание. Оно связано с работой расчетного счета: через него бизнес получает деньги и проводит расчеты, а банк обеспечивает платежи и переводы, операции с наличными и другие услуги.

Состав РКО зависит от банка и выбранного тарифа: различаться могут набор услуг, лимиты и комиссии. Чтобы понять, что именно нужно заведению, сначала стоит определить его платежный контур.

Из чего состоит платежный контур заведения

Платежный контур кафе или ресторана — это все, что нужно, чтобы принять оплату от гостя, оформить чек, получить выручку на расчетный счет и проводить ежедневные расчеты. Обычно он состоит из шести элементов.

Элементы платежного контура работают в связке: способы оплаты определяют, как деньги поступят от гостя, касса фиксирует расчет, а через расчетный счет проходят безналичная выручка и расходы заведения. Поэтому при выборе услуг важно оценивать весь контур целиком.

Чем различаются кофейня, ресторан, бар и доставка

Формат заведения влияет на то, какие операции встречаются чаще и какие банковские услуги становятся важнее.

• Кофейня. Обычно много небольших оплат, поэтому важны условия по эквайрингу и через систему быстрых платежей (СБП), а также удобство работы с кассой.
• Ресторан. Чаще нужны несколько терминалов, больше платежей поставщикам, зарплатный проект и сервисы для безналичных чаевых.
• Бар. Помимо оплаты картами и по СБП, может быть заметная доля наличной выручки, поэтому важно учитывать условия ее внесения на счет.
• Доставка. Нужно предусмотреть оплату на сайте, по ссылке или QR-коду, а также расчеты через курьера.

Все эти операции складываются в профиль операций заведения — набор типичных поступлений и расходов за месяц с учетом их количества и суммы. По нему можно определить, какие услуги банка нужны и какие условия тарифа будут влиять на итоговую стоимость обслуживания.

Считаем профиль операций

Профиль операций — таблица типичных поступлений и расходов за месяц с их количеством и суммой. Она показывает, какие услуги и лимиты действительно нужны заведению.

Поступления: карты, СБП и наличные

Для действующей точки считают оборот по картам, СБП и наличным за обычный месяц и сезонный пик (если он есть). Для новой точки — плановый профиль операций.

Расходы: поставщики, аренда, зарплата и налоги

Отдельно считают платежи поставщикам, переводы физлицам, зарплату и хозяйственные расходы — у этих операций могут быть разные лимиты и комиссии.

Сколько точек, касс и сотрудников работает со счетом

Количество точек и касс определяет потребность в оборудовании и правах сотрудников. Доля наличных влияет на способ внесения выручки, сезонность — на выгодность фиксированного пакета.

Какие операции посчитать за месяц

Как посчитать полную стоимость РКО

Полная стоимость РКО включает не только обслуживание счета, но и платежи, прием оплаты, кассу, оборудование и наличные. Так становится понятно, как рассчитать стоимость обслуживания заведения: сравнивать нужно весь платежный контур, а не одну абонентскую плату.

Обслуживание и платежи контрагентам

При сравнении тарифов смотрят размер абонентской платы и то, сколько платежей поставщикам и другим контрагентам входит в нее без дополнительной платы. Если фактическое количество платежей больше, учитывают стоимость каждой дополнительной операции. Затем рассчитывают расходы за месяц для каждого банка.

Комиссии за прием оплаты

За оплату банковской картой через эквайринг и за оплату по СБП банк удерживает комиссию с суммы операции. Поэтому при расчете стоимости обслуживания отдельно считают оборот по картам и по СБП и применяют к каждому способу свою ставку. Условия лучше сравнивать на одну дату, потому что тарифы и специальные предложения могут меняться.

Касса, ОФД, оборудование и связь

Отдельно учитывают расходы на онлайн-кассу, фискальный накопитель, услуги ОФД, терминалы и интернет для оборудования. Если часть затрат оплачивается раз в год или при покупке или аренде оборудования, их можно распределить по месяцам — так будет проще сравнивать общие расходы по разным вариантам.

Внесение и снятие наличных

Если у заведения заметная доля наличной выручки, отдельно считают стоимость ее внесения и, при необходимости, инкассации.

Например, для условной кофейни с 15 платежами поставщикам, 600 тыс. руб. безналичной и 100 тыс. руб. наличной выручки в каждый тариф подставляют именно эти показатели.

Как принимать оплату: карты, СБП и наличные

Карты, СБП и наличные в кафе и ресторанах обычно используют одновременно: гости выбирают удобный для себя способ оплаты. Для карт нужен торговый эквайринг, для оплаты по СБП — QR-код, а наличную выручку нужно учитывать и затем вносить на расчетный счет.

Способы оплаты в кафе и ресторане

Когда нужен торговый эквайринг

Торговый эквайринг нужен для приема карт в зале или на кассе. Для заказов на сайте используют интернет-эквайринг.

Как использовать QR-код СБП

СБП позволяет принимать оплату по QR-коду. Для подключения бизнес обращается в банк — участник СБП и заключает договор на прием платежей. По данным НСПК (Национальной системы платежных карт), максимальная комиссия для бизнеса составляет 0,7% от суммы платежа. Отдельный терминал для приема оплаты по QR-коду не обязателен, а деньги зачисляются на счет бизнеса сразу после успешной операции.

Что учесть при наличной оплате и доставке

Наличные учитывают в кассе и вносят на расчетный счет. Между компаниями и ИП действует лимит наличных расчетов: не более 100 тыс. руб. по одному договору (указания Банка России № 5348-У). Для доставки отдельно учитывают оплату курьеру или на сайте.

Как касса связана со способом оплаты

С 1 марта 2025 года в общепите бумажный кассовый чек формируют и выдают клиенту до момента расчета. Правило распространяется на рестораны, столовые, бары, фастфуд и доставку.

Платежи поставщикам и ежедневные расходы

На стоимость банковского обслуживания влияют не только поступления от гостей, но и исходящие операции. Заведение платит поставщикам, перечисляет аренду и зарплату, оплачивает хозяйственные расходы. Количество и тип таких операций важно учитывать при выборе тарифа, потому что условия и комиссии для них могут различаться.

Чтобы такие выплаты не накладывались друг на друга и на счете хватало денег в нужный момент, удобно вести платежный календарь. Это график ожидаемых поступлений и обязательных выплат, который помогает заранее заметить возможный кассовый разрыв.

Платежи поставщикам и арендодателю

В тарифе РКО проверяют, сколько платежей поставщикам и другим контрагентам входит в обслуживание без дополнительной платы и сколько стоит каждый следующий платеж. Если арендодатель — физлицо, отдельно смотрят условия и комиссии за переводы физическим лицам.

Зарплата и роли сотрудников

Для регулярных выплат сотрудникам удобно подключить зарплатный проект. Отдельно стоит настроить роли в интернет-банке — то есть права тех сотрудников, которые работают со счетом. Например, бухгалтер может создавать платежи, управляющий заведением — просматривать операции по своей точке, а владелец — подтверждать переводы.

Бизнес-карты для закупок и хозяйственных расходов

Бизнес-карта привязана к расчетному счету и помогает оплачивать текущие расходы заведения без использования личной карты владельца. Ею можно рассчитываться за продукты, хозяйственные товары, мелкое оборудование и другие рабочие покупки. Для сотрудников можно выпустить отдельные карты и установить по каждой свои лимиты, чтобы контролировать расходы по направлениям или точкам.

Наличные и инкассация

Способ внесения на расчетный счет наличной выручки зависит от ее объема, частоты внесений и количества точек. При небольшом объеме может подойти самоинкассация — самостоятельное внесение выручки на расчетный счет через устройство самообслуживания. Деньги вносит уполномоченный сотрудник. Если наличных много или точек несколько, можно рассмотреть инкассацию: выручку забирает специализированная служба и доставляет в банк.

Какие сервисы полезны именно заведению

Помимо базовых банковских услуг, кафе и ресторану могут пригодиться сервисы для повседневных задач заведения. К ним относятся интеграция кассы и учета, аналитика продаж, безналичные чаевые и инструменты для работы с несколькими точками. Такие решения помогают сократить ручные операции и получать данные, которые можно использовать при управлении бизнесом.

Интеграция с кассой и системой учета

Для заведения полезна интеграция кассы, эквайринга и системы учета. Она позволяет автоматически передавать данные о продажах и оплатах между сервисами, чтобы меньше сверять их вручную. Например, бухгалтеру проще сопоставлять кассовые данные с поступлениями по картам и СБП. Перед подключением стоит проверить, поддерживают ли такую интеграцию используемые в заведении касса и учетная система.

Аналитика выручки, среднего чека и загрузки

Некоторые банковские и отраслевые решения собирают данные об оплатах и показывают их в виде отчетов в интернет-банке. В них можно видеть выручку по дням и часам, средний чек, число оплат или гостей и динамику продаж. Если у бизнеса несколько точек, такая аналитика помогает сравнивать их показатели. Эти данные можно учитывать при составлении графика сотрудников, планировании акций и оценке работы заведений.

Чаевые, лояльность и несколько точек

Сервисы безналичных чаевых позволяют гостям переводить деньги сотрудникам по QR-коду, а программы лояльности помогают работать с постоянными посетителями. Для сети заведений важны единый интернет-банк и аналитика по каждой точке отдельно. Также стоит проверить, можно ли назначать управляющим разные роли и права доступа в зависимости от их задач.

Что предлагает СберБизнес для кафе и ресторанов

В интернет-банке СберБизнес при наличии или после открытия расчетного счета можно подключать и использовать дополнительные банковские сервисы: например, прием оплаты, бизнес-карты и зарплатный проект. Выбирать их удобнее после расчета профиля операций — он показывает, какие услуги нужны заведению и какие условия важно учитывать при сравнении.

Расчетный счет и прием оплаты

Прием оплаты подключается отдельно. Для расчета с гостями можно использовать торговый эквайринг для банковских карт и СБП для оплаты по QR-коду. При выборе стоит учитывать, какие способы оплаты чаще используют гости и какой оборот проходит по каждому из них.

Аналитика и управление в интернет-банке

В интернет-банке СберБизнес также доступно решение для кафе и ресторанов. Оно позволяет анализировать выручку, средний чек, поток гостей и динамику продаж. При подключенном эквайринге показатели заведения можно сравнивать с данными по рынку. Подробнее о возможностях сервиса — в материале «Меню успеха: как решение для кафе и ресторанов помогает бизнесу расти».

Как перейти к выбору актуальных условий

Когда нужный набор услуг определен, можно переходить к сравнению конкретных условий. Для Бизнес Прайма важно проверить состав подписки и лимиты, для эквайринга и СБП — комиссии и условия подключения, для дополнительных сервисов — стоимость и ограничения. Поскольку тарифы и специальные предложения могут меняться, актуальные условия стоит проверять непосредственно перед подключением.

Чек-лист выбора РКО для заведения

Перед выбором банковских услуг важно зафиксировать основные операции заведения, а затем сравнивать одинаковый набор услуг и расходов в разных банках.

Что зафиксировать до сравнения тарифов

• Выручку за обычный месяц и в сезонный пик, а также долю оплат картами, по СБП и наличными.
• Количество платежей поставщикам и другим контрагентам, а также переводов физлицам.
• Количество точек, касс и терминалов.
• Количество сотрудников, которым нужен доступ к интернет-банку, и необходимые им права.

Что проверить в тарифах и условиях обслуживания

• Стоимость обслуживания счета, количество включенных платежей контрагентам и стоимость дополнительных платежей.
• Комиссии за прием оплаты через эквайринг и СБП, а также условия подключения оборудования.
• Условия работы с наличными: стоимость самоинкассации, внесения наличных и инкассации.
• Стоимость кассы, ОФД, бизнес-карт и других нужных сервисов. Для Бизнес Прайма — состав подписки и лимиты по операциям, которыми пользуется заведение.

Что настроить после открытия счета

• Прием оплаты картами и по СБП.
• Онлайн-кассу и, при необходимости, ее интеграцию с эквайрингом и системой учета.
• Роли и права сотрудников в интернет-банке, а также лимиты по бизнес-картам.
• Зарплатный проект и способ внесения наличной выручки — самоинкассацию или инкассацию, если они нужны.

Частые вопросы

Какие операции кафе нужно посчитать перед выбором РКО?

Нужно учесть поступления по картам, СБП и наличными, платежи поставщикам и другим контрагентам, переводы физлицам, зарплатные выплаты и операции с наличной выручкой. Для каждого вида операций считают количество и сумму за обычный месяц. Если бизнес сезонный, отдельно учитывают показатели в период высокой нагрузки.

Как сравнить полную стоимость РКО для заведения?

Для разных банков рассчитывают стоимость одного и того же набора операций. В расчет включают обслуживание счета, платежи контрагентам, комиссии за прием оплаты через эквайринг и СБП, расходы на кассу, ОФД и оборудование, работу с наличными и необходимые дополнительные сервисы.

Как выбрать банк для кофейни?

Универсально лучшего банка для кофейни нет: подходящий вариант зависит от операций конкретного заведения. Сначала учитывают способы приема оплаты, количество платежей, работу с наличными и нужные дополнительные сервисы. Затем сравнивают в разных банках стоимость одинакового набора операций и условия обслуживания.

Что выгоднее для кафе: эквайринг или СБП?

Универсального ответа нет: стоимость зависит от условий банка и оборота по каждому способу оплаты. Эквайринг позволяет принимать банковские карты, а СБП — оплату по QR-коду. В заведении можно использовать оба способа и учитывать их комиссии при расчете общей стоимости обслуживания.

Можно ли принимать оплату по QR-коду без терминала?

Да. Для приема оплаты через СБП отдельный банковский терминал не обязателен. QR-код можно разместить, например, на бумажном носителе или вывести на экран кассы или другого поддерживаемого устройства.

Когда кафе должно выдать кассовый чек?

При оказании услуг общепита бумажный кассовый чек нужно сформировать и выдать клиенту до момента расчета. Такой порядок действует с 1 марта 2025 года и установлен п. 5.11 ст. 1.2 Федерального закона № 54-ФЗ.

Как учесть сезонность при выборе тарифа РКО?

Расходы на банковское обслуживание лучше посчитать отдельно для обычного и пикового месяца. Если в высокий сезон увеличиваются оборот, количество платежей или объем наличной выручки, нужно проверить, как это повлияет на комиссии и стоимость услуг.

Можно ли управлять несколькими точками через один интернет-банк?

Это зависит от возможностей банка. При выборе стоит проверить, можно ли видеть операции и аналитику по отдельным точкам, настраивать роли и права сотрудников и работать с несколькими кассами и терминалами в одном интернет-банке.