9 ноября 2021

Как подтверждать расходы по бизнес-картам

За расходы по расчётному счёту, в том числе по привязанной к нему бизнес-карте, нужно отчитываться. Так государство проверяет, что деньги потрачены на нужды бизнеса, а не на личные покупки — и уменьшает сумму налога. Рассказываем, как подтверждать расходы, а кто от этой обязанности освобождён.

Кто обязан отчитываться по расходам по бизнес-карте?

Форма организации	Система налогообложения	Нужно ли отчитываться по расходам по бизнес-карте?
ИП	Упрощённая (УСН 6%),патент (ПСН)
ИП	УСН «Доходы минус расходы», основная (ОСНО)	Да
АО, ООО	Основная (ОСНО), упрощённая (УСН), единый сельхозналог (ЕСХН)	Да

Траты по бизнес-картам обязаны подтверждать компании и ИП, которые уменьшают налог за счёт расходов. По каждой покупке и платежу надо собирать чеки и другие документы об оплате. Налоговая может запросить эти бумаги, чтобы проверить обоснованность расходов. Если документов нет или траты признают необоснованными, их могут исключить из перечня расходов — и доначислить налог.

Отчитываться нужно за все расходы по бизнес-картам: неважно, кто потратил деньги и как именно — по безналу или сняв наличные в банкомате. Если сомневаетесь, оправданна та или иная трата, проконсультируйтесь с бухгалтером или перечитайте договор с банком. Как правило, там перечислены цели, в которых можно использовать карту.

Чем грозит несдача отчётности в налоговую?

Скорее всего, начислят штраф: 5% от суммы налога за каждый месяц задержки, но не более 30% и не менее 1000 рублей. При этом уже после 10-дневной задержки налоговая имеет право заблокировать расчётный счёт.

Какие документы нужны, чтобы отчитаться по расходам?

Прежде всего — документы, подтверждающие покупку или оплату услуг. При использовании бизнес-карты обычно это кассовые чеки. Также к подтверждающим документам относят, например, акты, квитанции, билеты на транспорт и посадочные талоны. Обычно нужен и авансовый отчёт по унифицированной форме № АО-1 или форме, принятой в компании.

Подтверждающие документы должны содержать:

наименование, порядковый номер и дату выдачи;
наименование организации или ФИО предпринимателя, ИНН;
наименование и количество оплачиваемых товаров (работ, услуг);
сумму оплаты;
должность, фамилию и инициалы продавца, его личную подпись, печать (при наличии).

Нужны и внутренние документы. Например, при оплате такси — не только чек от сервиса, но также приказ ИП или руководителя компании о порядке, который регламентирует использование транспорта сотрудниками.

Если сотрудник снял с бизнес-карты наличные через банкомат, бухгалтеру не нужно проводить их через кассу или учитывать при расчёте кассового остатка на конец дня. В кассовой книге такие операции не отражаются.

Как отражать операции для учёта по картам СберБизнеса?

Расчёты по бизнес-картам отражаются на следующих счетах:

51 «Расчётный счёт», если бизнес-карта привязана к расчётному счёту организации;
55 «Специальные счета в банках», если для бизнес-карты открыт отдельный счёт.

Бизнес-карта — это возможность для сотрудника расплатиться за бизнес-покупку, не получая наличные под отчёт. Поэтому такие затраты проводятся по счёту 71 — «Расчёты с подотчётными лицами».

Типовые проводки для учёта операций по бизнес-картам выглядят так:

На дату совершения операции:

Тип операции	Дебет	Кредит
Сотрудник оплатил товары или услуги бизнес-картой по безналичному расчёту	71 «Расчёты с подотчётными лицами»	55 — если карта привязана к расчётному счёту компании 51 — если карта привязана к специальному счёту
Сотрудник снял с бизнес-карты наличные	71 «Расчёты с подотчётными лицами»	55 — если карта привязана к расчётному счёту компании 51 — если карта привязана к специальному счёту

На дату подачи авансового отчёта в бухгалтерию:

	Дебет	Кредит
Сотрудник отчитался за наличные, потраченные с бизнес-карты, или безналичные расходы	25 «Общепроизводственные расходы» 26 «Общехозяйственные расходы» 44 «Расходы на продажу» и т.д.	71 «Расчёты с подотчётными лицами»

Как быть, если сотрудники забывают собирать чеки?

Пропишите правила использования корпоративных карт. Укажите там виды разрешённых расходов и их лимиты, сроки отчётов по тратам и документы, которые нужно предоставить.

Предупредите об ответственности. Если сотрудник вовремя не отчитался о расходах или потратил деньги не по назначению, убыток можно вычесть из его зарплаты. Важно, чтобы с момента покупки прошло не больше месяца, а сумма ущерба не превышала месячный доход нарушителя.

А внесение наличных тоже надо подтверждать документами?

Если ИП кладёт на бизнес-карту свои личные деньги, подтверждать операцию не надо. В остальных случаях документы нужны. Например, когда вносятся заёмные деньги, должен быть договор займа. Если сотрудник возвращает подотчётные средства — надо отразить это в авансовом отчёте.