9 ноября 2020Бизнес-карты

Как подтверждать расходы по бизнес-картам

Поделиться:

159
    Как подтверждать расходы по бизнес-картам

    За расходы по расчётному счёту, в том числе по привязанной к нему бизнес-карте, нужно отчитываться. Так государство проверяет, что деньги потрачены на нужды бизнеса, а не на личные покупки — и уменьшает сумму налога. Рассказываем, как подтверждать расходы, а кто от этой обязанности освобождён.

    Кто обязан отчитываться по расходам по бизнес-карте?

    Форма организации Система налогообложенияНужно ли отчитываться по расходам по бизнес-карте?
    ИПУпрощённая (УСН 6%), единый налог на вменённый доход (ЕНВД), патент (ПСН)
    ИПУСН «Доходы минус расходы», основная (ОСНО)Да
    АО, ООООсновная (ОСНО), упрощённая (УСН), единый сельхозналог (ЕСХН)Да

    Траты по бизнес-картам обязаны подтверждать компании и ИП, которые уменьшают налог за счёт расходов. По каждой покупке и платежу надо собирать чеки и другие документы об оплате. Налоговая может запросить эти бумаги, чтобы проверить обоснованность расходов. Если документов нет или траты признают необоснованными, их могут исключить из перечня расходов — и доначислить налог.

    Отчитываться нужно за все расходы по бизнес-картам: неважно, кто потратил деньги и как именно — по безналу или сняв наличные в банкомате. Если сомневаетесь, оправданна та или иная трата, проконсультируйтесь с бухгалтером или перечитайте договор с банком. Как правило, там перечислены цели, в которых можно использовать карту.

    Чем грозит несдача отчётности в налоговую?

    Скорее всего, начислят штраф: 5% от суммы налога за каждый месяц задержки, но не более 30% и не менее 1000 рублей. При этом уже после 10-дневной задержки налоговая имеет право заблокировать расчётный счёт.

    Какие документы нужны, чтобы отчитаться по расходам?

    Прежде всего — документы, подтверждающие покупку или оплату услуг. При использовании бизнес-карты обычно это кассовые чеки. Также к подтверждающим документам относят, например, акты, квитанции, билеты на транспорт и посадочные талоны. Обычно нужен и авансовый отчёт по унифицированной форме № АО-1 или форме, принятой в компании.

    Подтверждающие документы должны содержать:

    • наименование, порядковый номер и дату выдачи;
    • наименование организации или ФИО предпринимателя, ИНН;
    • наименование и количество оплачиваемых товаров (работ, услуг);
    • сумму оплаты;
    • должность, фамилию и инициалы продавца, его личную подпись, печать (при наличии).

    Нужны и внутренние документы. Например, при оплате такси — не только чек от сервиса, но также приказ ИП или руководителя компании о порядке, который регламентирует использование транспорта сотрудниками.

    Если сотрудник снял с бизнес-карты наличные через банкомат, бухгалтеру не нужно проводить их через кассу или учитывать при расчёте кассового остатка на конец дня. В кассовой книге такие операции не отражаются.

    Как отражать операции для учёта по картам СберБизнеса?

    Расчёты по бизнес-картам отражаются на следующих счетах:

    • 51 «Расчётный счёт», если бизнес-карта привязана к расчётному счёту организации;
    • 55 «Специальные счета в банках», если для бизнес-карты открыт отдельный счёт.

    Бизнес-карта — это возможность для сотрудника расплатиться за бизнес-покупку, не получая наличные под отчёт. Поэтому такие затраты проводятся по счёту 71 — «Расчёты с подотчётными лицами».

    Типовые проводки для учёта операций по бизнес-картам выглядят так:

    На дату совершения операции:

    Тип операцииДебетКредит
    Сотрудник оплатил товары или услуги бизнес-картой по безналичному расчёту71 «Расчёты с подотчётными лицами»55 — если карта привязана к расчётному счёту компании

    51 — если карта привязана к специальному счёту
    Сотрудник снял с бизнес-карты наличные71 «Расчёты с подотчётными лицами»55 — если карта привязана к расчётному счёту компании

    51 — если карта привязана к специальному счёту

    На дату подачи авансового отчёта в бухгалтерию:

    ДебетКредит
    Сотрудник отчитался за наличные, потраченные с бизнес-карты, или безналичные расходы25 «Общепроизводственные расходы»

    26 «Общехозяйственные расходы»

    44 «Расходы на продажу» и т.д.
    71 «Расчёты с подотчётными лицами»

    Как быть, если сотрудники забывают собирать чеки?

    Пропишите правила использования корпоративных карт. Укажите там виды разрешённых расходов и их лимиты, сроки отчётов по тратам и документы, которые нужно предоставить.

    Предупредите об ответственности. Если сотрудник вовремя не отчитался о расходах или потратил деньги не по назначению, убыток можно вычесть из его зарплаты. Важно, чтобы с момента покупки прошло не больше месяца, а сумма ущерба не превышала месячный доход нарушителя.

    А внесение наличных тоже надо подтверждать документами?

    Если ИП кладёт на бизнес-карту свои личные деньги, подтверждать операцию не надо. В остальных случаях документы нужны. Например, когда вносятся заёмные деньги, должен быть договор займа. Если сотрудник возвращает подотчётные средства — надо отразить это в авансовом отчёте.

    Теги:
    • Налоги
    • Бизнес-карта

    Поделиться:

    Главное про бизнес

    Рассылка о бизнесе

    Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы быть в курсе самого важного! По воскресеньям мы отправляем ёмкий пересказ самых интересных публикаций о начинающих предпринимателях.

    Рассылка о бизнесе

    Рекомендации

      Главное

        2020 ПАО Сбербанк. 117 997, Россия, Москва, ул. Вавилова, д. 19
        0321 — Бесплатно с мобильных телефонов в России для клиента Билайн, Мегафон, МТС, СберМобайл, Tele 2, Yota
        8 800 5555 777 — Бесплатно с городских телефонов на территории России
        +7 495 6655 777 — Звонки из-за рубежа (оплата согласно тарифу)
        Генеральная лицензия на осуществление банковских операций от 11 августа 2015 года. Регистрационный номер — 1481.
        Замок

        Мы используем файлы cookie

        Это поможет нам улучшить работу сайта. Оставаясь на сайте, вы соглашаетесь с нашей политикой использования cookie.