Подтверждение расходов по бизнес-картам: для кого, зачем и как

Эксперт:

Кто должен подтверждать расходы по бизнес-карте

Бизнес-карты могут использовать как организации, так и индивидуальные предприниматели. При этом ИП могут тратить деньги не только на бизнес, но и на личные нужды. Организации — только на нужды компании.

Какие именно расходы по бизнес-карте нужно подтверждать, зависит от организационно-правовой формы бизнеса, требований учета и выбранной системы налогообложения.

Юридические лица (ООО, АО) ведут бухгалтерский и налоговый учет. Должны подтверждать все расходы, независимо от применяемого налогообложения. В бухучете все сделки подтверждаются документами, на основании которых бухгалтерия ведет учет и формирует отчетность. В налоговом учете имеют значение только те расходы, которые влияют на расчет налоговых обязательств. Например, юрлица на ОСНО и УСН «Доходы минус расходы» могут учитывать некоторые расходы для уменьшения налоговой базы.

ИП на ОСНО и ИП на УСН «Доходы минус расходы» могут не вести бухучет (это добровольное решение), но ведут налоговый. Должны подтверждать расходы на бизнес, поскольку тоже имеют право на уменьшение налоговой базы, а значит, на снижение налога на доход. Если ИП тратит деньги с бизнес-карты на личные нужды, то эти расходы подтверждать не нужно, они не учитываются в налоговом учете.

ИП на УСН «Доходы», ПСН и НПД не ведут бухучет и платят налог без учета затрат. Поэтому они не обязаны отчитываться о расходах по бизнес-картам. Но первичные документы все же нужны, так как могут потребоваться для:

• предоставления по требованию ФНС — например, в рамках проверки контрагентов;
• обоснования трат по запросу банка на основании 115-ФЗ;
• сверки взаиморасчетов с контрагентами;
• подтверждения, что деньги потрачены на нужды компании (если бизнес-картой расплачивается сотрудник).

Какие расходы можно оплачивать бизнес-картой

По бизнес-карте можно осуществлять различные расходы, связанные с деятельностью компании, в том числе:

• Представительские. Это затраты на организацию и проведение деловых мероприятий. Включают трансфер и питание гостей, услуги переводчиков, оборудование стендов (п. 2 ст. 264 НК РФ).
• Командировочные. Учитываются затраты сотрудников ИП и организаций на проезд, проживание в гостинице и другие траты.
• Оплату услуг для бизнеса. Например, аренду автомобилей, оплату интернета в офисе, мобильной связи и питания сотрудников в течение рабочего дня.
• Офлайн- и онлайн-покупки для бизнеса. Например, бизнес-картой можно оплатить канцтовары, онлайн-кассу, офисную технику.

Бизнес-карты Сбера позволяют оплачивать покупки без комиссии, совершать мгновенные переводы контрагентам, вносить и снимать наличные. Также за все покупки, оплаченные дебетовой СберБизнес Картой, начисляется кешбэк бонусами СберБизнес Спасибо. Бонусы можно конвертировать в рубли по курсу 1 бонус = 1 рубль. Или возмещать ими стоимость продуктов для бизнеса.

Как правильно подтверждать расходы

Рассмотрим пошагово, что надо делать, чтобы расходы по бизнес-карте были подтверждены правильно.

Шаг 1. Подготовить приказ о выдаче подотчетных сумм

Это внутренний документ, разрешающий конкретному сотруднику использовать бизнес-карту для покрытия расходов, связанных с деятельностью компании. Он необходим для контроля за расходованием средств и подтверждения правомерности трат. Составляется в свободной форме.

Скачать образец приказа о выдаче подотчетных сумм

Шаг 2. Проверить расходы

При отчете о расходах по бизнес-карте сотрудник ИП или организации предоставляет авансовый отчет по форме № АО-1.

Скачать бланк авансового отчета по форме № АО-1

Шаг 3. Подтвердить расходы

Вместе с авансовым отчетом сотрудник предоставляет подтверждающие документы.

Если ИП или ООО работает на УСН и не платит НДС, для подтверждения расходов достаточно кассового чека. Если компания платит НДС, помимо чека нужны другие подтверждающие документы: акты, накладные, счета-фактуры. (Напоминаем, что с 1 января 2025 года от НДС освобождаются только ИП на УСН, доход которых в 2024 году не превысил 60 миллионов рублей).

Перечень дополнительных документов зависит от ситуации. Это могут быть:

• товарные накладные или УПД,
• путевые листы (например, при заправке служебного автомобиля),
• акты выполненных работ (например, при ремонте в офисе),
• билеты, багажные квитанции, посадочные талоны,
• ваучер гостиницы или договор аренды квартиры.

Хранить все первичные документы нужно пять лет после отчетного года. Сотрудники с бизнес-картой должны регулярно сдавать документы и авансовые отчеты в бухгалтерию.

Как быть, если сотрудники забывают собирать чеки

Если сотрудники ИП и организаций забывают собирать чеки для подтверждения расходов по бизнес-картам, это может создать проблемы для компании, поскольку такие расходы могут не учитываться при расчете налогов.

Вот несколько рекомендаций, как справиться с этой ситуацией:

1. Обучение сотрудников: инструктаж, объясняющий важность сбора чеков и других подтверждающих документов.
2. Автоматизация процесса: использование мобильных приложений или программ, позволяющих сотрудникам загружать фотографии чеков сразу после совершения покупки.
3. Установление внутренних правил: разработка четкой политики внутри компании относительно использования бизнес-карт и сбора подтверждающих документов, санкции за несоблюдение правил.
4. Создание резервов: создание небольшого резерва на случай непредвиденных расходов, которые невозможно подтвердить документально.
5. Использование онлайн-сервисов: подтверждение интернет-покупок электронными копиями чеков и счетов (многие онлайн-магазины предоставляют возможность скачать чек или отправить его на электронную почту).

Подтверждение расходов по бизнес-картам: главное

• Расходы по бизнес-картам подтверждают ИП на ОСНО и УСН «Доходы минус расходы» и все юридические лица, независимо от системы налогообложения.
• ИП на УСН «Доходы», ПСН и НПД, совершающие расходы сами, не подтверждают расходы по бизнес-карте, так как освобождены от бухучета и не учитывают расходы в налоговом учете. Но если расходы совершает сотрудник ИП, то их также необходимо подтверждать.
• Чтобы учесть расходы, совершенные сотрудниками, ИП и организации составляют внутренний приказ о выдаче подотчетных сумм на бизнес-карте, получают от сотрудников авансовые отчеты по форме АО-1 и подтверждающие документы. Расходы, совершенные самим ИП, оформлять авансовым отчетом не нужно, но подтверждающие документы должны быть (исключение — ИП на УСН «Доходы», ПСН и НПД).
• В числе подтверждающих документов обязательно предоставляются бумажные или электронные чеки. Перечень дополнительных документов зависит от ситуации, в которой используется бизнес-карта.