Как подтверждать расходы по бизнес-картам
За расходы по расчётному счёту, в том числе по привязанной к нему бизнес-карте, нужно отчитываться. Так государство проверяет, что деньги потрачены на нужды бизнеса, а не на личные покупки — и уменьшает сумму налога. Рассказываем, как подтверждать расходы, а кто от этой обязанности освобождён.
Кто обязан отчитываться по расходам по бизнес-карте?
| Форма организации | Система налогообложения | Нужно ли отчитываться по расходам по бизнес-карте? |
|---|---|---|
| ИП | Упрощённая (УСН 6%),патент (ПСН) | |
| ИП | УСН «Доходы минус расходы», основная (ОСНО) | Да |
| АО, ООО | Основная (ОСНО), упрощённая (УСН), единый сельхозналог (ЕСХН) | Да |
Траты по бизнес-картам обязаны подтверждать компании и ИП, которые уменьшают налог за счёт расходов. По каждой покупке и платежу надо собирать чеки и другие документы об оплате. Налоговая может запросить эти бумаги, чтобы проверить обоснованность расходов. Если документов нет или траты признают необоснованными, их могут исключить из перечня расходов — и доначислить налог.
Отчитываться нужно за все расходы по бизнес-картам: неважно, кто потратил деньги и как именно — по безналу или сняв наличные в банкомате. Если сомневаетесь, оправданна та или иная трата, проконсультируйтесь с бухгалтером или перечитайте договор с банком. Как правило, там перечислены цели, в которых можно использовать карту.
Чем грозит несдача отчётности в налоговую?
Скорее всего, начислят штраф: 5% от суммы налога за каждый месяц задержки, но не более 30% и не менее 1000 рублей. При этом уже после 10-дневной задержки налоговая имеет право заблокировать расчётный счёт.
Какие документы нужны, чтобы отчитаться по расходам?
Прежде всего — документы, подтверждающие покупку или оплату услуг. При использовании бизнес-карты обычно это кассовые чеки. Также к подтверждающим документам относят, например, акты, квитанции, билеты на транспорт и посадочные талоны. Обычно нужен и авансовый отчёт по унифицированной форме № АО-1 или форме, принятой в компании.
Подтверждающие документы должны содержать:
- наименование, порядковый номер и дату выдачи;
- наименование организации или ФИО предпринимателя, ИНН;
- наименование и количество оплачиваемых товаров (работ, услуг);
- сумму оплаты;
- должность, фамилию и инициалы продавца, его личную подпись, печать (при наличии).
Нужны и внутренние документы. Например, при оплате такси — не только чек от сервиса, но также приказ ИП или руководителя компании о порядке, который регламентирует использование транспорта сотрудниками.
Если сотрудник снял с бизнес-карты наличные через банкомат, бухгалтеру не нужно проводить их через кассу или учитывать при расчёте кассового остатка на конец дня. В кассовой книге такие операции не отражаются.
Как отражать операции для учёта по картам СберБизнеса?
Расчёты по бизнес-картам отражаются на следующих счетах:
- 51 «Расчётный счёт», если бизнес-карта привязана к расчётному счёту организации;
- 55 «Специальные счета в банках», если для бизнес-карты открыт отдельный счёт.
Бизнес-карта — это возможность для сотрудника расплатиться за бизнес-покупку, не получая наличные под отчёт. Поэтому такие затраты проводятся по счёту 71 — «Расчёты с подотчётными лицами».
Типовые проводки для учёта операций по бизнес-картам выглядят так:
На дату совершения операции:
| Тип операции | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Сотрудник оплатил товары или услуги бизнес-картой по безналичному расчёту | 71 «Расчёты с подотчётными лицами» | 55 — если карта привязана к расчётному счёту компании 51 — если карта привязана к специальному счёту |
| Сотрудник снял с бизнес-карты наличные | 71 «Расчёты с подотчётными лицами» | 55 — если карта привязана к расчётному счёту компании 51 — если карта привязана к специальному счёту |
На дату подачи авансового отчёта в бухгалтерию:
| Дебет | Кредит | |
|---|---|---|
| Сотрудник отчитался за наличные, потраченные с бизнес-карты, или безналичные расходы | 25 «Общепроизводственные расходы» 26 «Общехозяйственные расходы» 44 «Расходы на продажу» и т.д. | 71 «Расчёты с подотчётными лицами» |
Как быть, если сотрудники забывают собирать чеки?
Пропишите правила использования корпоративных карт. Укажите там виды разрешённых расходов и их лимиты, сроки отчётов по тратам и документы, которые нужно предоставить.
Предупредите об ответственности. Если сотрудник вовремя не отчитался о расходах или потратил деньги не по назначению, убыток можно вычесть из его зарплаты. Важно, чтобы с момента покупки прошло не больше месяца, а сумма ущерба не превышала месячный доход нарушителя.
А внесение наличных тоже надо подтверждать документами?
Если ИП кладёт на бизнес-карту свои личные деньги, подтверждать операцию не надо. В остальных случаях документы нужны. Например, когда вносятся заёмные деньги, должен быть договор займа. Если сотрудник возвращает подотчётные средства — надо отразить это в авансовом отчёте.
