Как сезонному бизнесу управлять расходами в сезон и несезон

Что в статье

• Как понять, что бизнес действительно сезонный
• Построение графика продаж минимум за 2 года
• Календарь подготовки за 3–4 месяца до пика
• Закупки, персонал и маркетинг в высокий сезон
• Что сокращать в низкий сезон без ущерба продажам
• Как менять набор банковских и цифровых сервисов
• Сценарий с подпиской Бизнес Прайм
• 3 примера: туризм, розница, услуги
• Контрольные показатели по месяцам
• Частые вопросы

Как понять, что бизнес действительно сезонный

Сезонность в бизнесе — это повторяющееся изменение спроса, которое происходит примерно в одни и те же периоды. Высокий сезон — время, когда продажи и нагрузка заметно выше обычного. Низкий сезон, или несезон, — период устойчивого спада. Причиной могут быть погода, праздники, отпускной период, учебный год или особенности конкретной отрасли.

Сезонность может влиять и на спрос, и на предложение. Например, время года меняет спрос на туристические услуги, а в сельском хозяйстве сезон влияет еще и на объем доступной продукции. В этой статье речь идет прежде всего о сезонных изменениях спроса.

Сам по себе спад продаж еще не доказывает сезонность. Выручка может снизиться из-за роста цен, появления конкурентов, изменения ассортимента, проблем с рекламой или ухудшения сервиса. Поэтому сначала стоит сравнить одинаковые месяцы нескольких лет и проверить, повторяется ли картина.

Например, у туристической компании продажи ежегодно растут перед летними отпусками и новогодними праздниками, а осенью снижаются. Если такая динамика повторяется, сезонный фактор действительно влияет на спрос.

Чтобы проверить сезонность, стоит сопоставить выручку, количество заказов, средний чек и трафик по месяцам. Если рост и спад повторяются примерно в одни и те же периоды, эту закономерность можно учитывать при финансовом планировании.

Дальше важно определить:

• когда начинается рост, а когда спад продаж;
• какой объем выручки нужен бизнесу, чтобы покрывать расходы в слабые месяцы.

Для этого используют график продаж и расчет точки безубыточности.

Построение графика продаж минимум за 2 года

График продаж помогает увидеть, в какие месяцы спрос растет, достигает пика и снижается. Для первичной оценки стоит взять данные минимум за два завершенных года: так проще отличить сезонную закономерность от разового изменения.

Для анализа можно использовать:

• выручку или количество заказов по месяцам;
• средний чек, если он влияет на динамику продаж.

Например, если два года подряд продажи растут в мае, достигают максимума летом, а осенью снижаются, на графике будет видна сезонная динамика.

При сравнении важно учитывать события, которые могли повлиять на показатели только в одном году: открытие новой точки, крупную рекламную кампанию, переезд, необычную погоду или временную остановку работы. Иначе разовый скачок можно ошибочно принять за сезонность.

Дополнительно динамику помогает оценить коэффициент сезонности:

коэффициент сезонности = продажи за месяц / средние продажи за месяц в течение года.

Значение больше 1 означает, что продажи в конкретном месяце выше среднего уровня, меньше 1 — ниже. Лучше использовать коэффициент вместе с графиком и сравнивать одинаковые месяцы нескольких лет.

Расчет точки безубыточности и резерва на несезон

Точка безубыточности показывает, какой объем выручки нужен бизнесу, чтобы покрыть расходы и не работать в убыток. Для сезонного бизнеса этот показатель полезно сравнивать с прогнозом продаж в период спада.

Формула расчета:

точка безубыточности = постоянные расходы / (выручка − переменные расходы) × выручка.

Условный пример. Если точка безубыточности составляет 600 тыс. руб. в месяц, а ожидаемая выручка в низкий сезон — 450 тыс. руб., бизнес не сможет покрыть расходы только за счет продаж. Это сигнал пересмотреть затраты и рассчитать необходимый резерв.

Резерв на несезон лучше считать по денежному календарю:

резерв на несезон = обязательные выплаты в период спада − ожидаемые поступления + страховой запас.

Страховой запас нужен на случай снижения продаж, задержки оплаты от клиентов или незапланированных расходов.

К обязательным выплатам относятся аренда, зарплата постоянной команды, налоги, платежи по кредитам, связь и сервисы, без которых бизнес не работает. При этом часть расходов можно уменьшить: например, сократить закупки, рекламу, дополнительные смены или временно неиспользуемые сервисы.

Условный пример. Если за три месяца несезона нужно выплатить 1,5 млн руб., а ожидаемые поступления составляют 1,1 млн руб., базовый дефицит — 400 тыс. руб. Эту сумму нужно предусмотреть заранее и дополнить страховым запасом.

Таким образом, точка безубыточности показывает необходимый уровень выручки, а расчет резерва — сколько денег потребуется, если поступлений в низкий сезон будет недостаточно.

Календарь подготовки за 3–4 месяца до пика

Для бизнеса, где спрос заметно растет и снижается в определенные периоды года, подготовку к пику часто стоит начинать за три-четыре месяца. Это ориентир, а не универсальное правило: если поставки занимают много времени, сотрудников сложно найти или производство требует длительной подготовки, начинать нужно раньше.

Подготовку удобно строить от даты ожидаемого пика:

Прогноз операций определяет нужные лимиты РКО (расчетно-кассового обслуживания): перед пиком их проверяют, после сезона — пересматривают. При этом подготовку лучше вести поэтапно: например, товар с долгим сроком поставки нужно заказать раньше, чем запускать рекламу или искать временных сотрудников.

Закупки, персонал и маркетинг в высокий сезон

В высокий сезон расходы часто растут раньше выручки. Товар нужно заказать заранее, сотрудников — найти и обучить, рекламу — запустить до пика спроса. Поэтому важно заранее рассчитать, сколько денег потребуется на подготовку и хватит ли поступлений и резерва.

• Закупки. Объем закупок стоит рассчитывать по продажам прошлых сезонов, текущим остаткам и срокам поставки. Слишком большие закупки без прогноза могут привести к излишкам после окончания сезона.
• Персонал. Если рост заказов длится несколько недель или месяцев, часть нагрузки можно закрыть временными сотрудниками или дополнительными сменами. Время на поиск и обучение нужно учитывать заранее.
• Маркетинг. Маркетинговый бюджет стоит планировать с учетом прибыли от каждой продажи. Скидка, которая увеличивает количество заказов, но снижает прибыль, не всегда помогает бизнесу.

Во время высокого сезона стоит регулярно сравнивать план и факт: количество заказов, остатки товара, загрузку сотрудников, прибыль и остаток денег.

Если спрос выше прогноза, можно увеличить закупки, добавить смены или направить больше бюджета в эффективные рекламные каналы. Если ниже — сократить закупки, дополнительные смены и рекламу с низкой отдачей.

Что сокращать в низкий сезон без ущерба продажам

В низкий сезон стоит пересматривать расходы, которые были нужны из-за высокой нагрузки и сейчас временно не используются.

В первую очередь можно проверить:

• объем закупок и остатки товара,
• эффективность рекламных каналов,
• необходимость дополнительных смен и временных сотрудников,
• использование подписок, лимитов и сервисов.

Экономить нужно осторожно: отказ от расходов, которые поддерживают продажи и качество обслуживания, может привести к еще большему снижению выручки.

Расходы удобно разделить на три группы:

1. Обязательные — аренда, налоги, платежи по кредитам.
2. Связанные с продажами — реклама, доставка, часть сервисов.
3. Временно неиспользуемые — лишние закупки, дополнительные смены, сервисы и лимиты под высокий сезон.

Сначала стоит сокращать третью группу, затем оценивать вторую. Обязательные расходы пересматривают в последнюю очередь.

Как менять набор банковских и цифровых сервисов

Банковские и цифровые сервисы — инструменты, которыми бизнес пользуется в ежедневной работе. К банковским относятся, например, переводы, внесение наличных, дополнительные счета и другие операции по расчетному счету. К цифровым — сервисы для бухгалтерии, работы с документами, юридических задач, найма сотрудников и других процессов.

Набор банковских и цифровых сервисов стоит пересматривать вместе с нагрузкой на бизнес: перед высоким сезоном увеличивать необходимые возможности, а после пика сокращать неиспользуемые инструменты, если это допускают условия продукта.

Перед высоким сезоном важно оценить объем платежей, переводов и других операций, а также потребность в дополнительных сервисах. В низкий сезон стоит сравнить подключенные возможности с реальным использованием.

Если прежний объем операций больше не нужен, лимиты можно уменьшить, а неиспользуемые сервисы — отключить, если это предусмотрено условиями продукта.

Сценарий с подпиской Бизнес Прайм

Бизнес Прайм — это настраиваемая подписка для бизнеса. В ней можно выбрать подходящий объем платежей юридическим лицам, переводов физическим лицам и внесения наличных, а также пользоваться сервисами для бизнеса.

Пример. Туристическая компания организует поездки по России. Летом, в новогодние и майские праздники количество заказов растет, а вместе с ним увеличивается объем расчетов с гостиницами, перевозчиками и другими партнерами. В межсезонье нагрузка снижается.

Решение с помощью Бизнес Прайма

Высокий сезон Увеличили лимиты на исходящие переводы юридическим лицам и ИП, чтобы учесть выросший объем расчетов с гостиницами, перевозчиками и другими контрагентами. Использовали дополнительные сервисы для бухгалтерских, юридических и других операционных задач. Межсезонье

• Пересмотрели лимиты на исходящие переводы с учетом снизившегося объема расчетов с контрагентами.
• Отключили неиспользуемые сервисы.

Подготовка к высокому сезону

• Заранее спрогнозировали количество платежей контрагентам и сопоставили его с выбранными параметрами подписки.
• Оценили, какие сервисы понадобятся для работы в период повышенной нагрузки.

Результат

• В высокий сезон выбранных лимитов хватило для запланированного объема расчетов с гостиницами, перевозчиками и другими контрагентами.
• В межсезонье параметры Бизнес Прайма привели в соответствие к снизившейся нагрузке: пересмотрели лимиты и набор дополнительных сервисов.
• К следующему высокому сезону компания заранее подготовила банковское обслуживание под прогнозируемый объем операций и была готова к росту расчетов с контрагентами.

3 примера: туризм, розница, услуги

Туристическая компания

Исходные условия. Основной поток клиентов приходится на лето, майские и новогодние праздники.

Что делает бизнес. За несколько месяцев уточняет прогноз бронирований, формирует резерв, планирует рекламу и дополнительную нагрузку на сотрудников. После сезона сокращает переменные расходы и пересматривает временно неиспользуемые инструменты.

Ограничение. Погода, цены и другие внешние факторы могут изменить спрос, поэтому прошлогодние показатели нельзя переносить без корректировки.

Розничный магазин

Исходные условия. Продажи растут перед праздниками, а после них снижаются.

Что делает бизнес. Планирует закупки по прошлым продажам и остаткам, определяет маркетинговый бюджет и потребность в сотрудниках. В несезон сокращает дополнительные смены и рекламу с низкой отдачей.

Ограничение. Экономия не должна приводить к дефициту популярных товаров или убыточным скидкам.

Компания в сфере услуг

Исходные условия. Поток заказов меняется в течение года, но складских запасов почти нет.

Что делает бизнес. Планирует загрузку команды и инструменты для работы с клиентами. В спокойный период использует время для обучения и настройки процессов.

Ограничение. Сокращение команды может ухудшить качество обслуживания и подготовку к следующему сезону.

Контрольные показатели по месяцам

План на сезон стоит каждый месяц сравнивать с фактическими результатами. Это помогает вовремя заметить отклонения и скорректировать расходы.

Основные показатели:

• выручка и количество заказов;
• расходы относительно бюджета;
• маржа — сумма, которая остается после вычета переменных расходов;
• остаток денег и ожидаемые поступления;
• остатки товара или загрузка сотрудников;
• постоянные и переменные расходы.

Если продажи ниже плана, сначала нужно определить причину: слабый спрос, неэффективная реклама, изменение среднего чека или другая проблема. После этого можно корректировать расходы.

Если продажи выше прогноза, важно проверить, хватает ли товара, сотрудников и денег для роста.

После сезона стоит сравнить план и факт. Эти данные помогут точнее подготовиться к следующему периоду.

Частые вопросы

Как понять, что спад связан именно с сезонностью?

Нужно сравнить одинаковые месяцы минимум за два года и проверить выручку, количество заказов, средний чек и трафик. Если спад повторяется примерно в одно время, это признак сезонности. Если снижение произошло только один раз, стоит проверить другие причины: цены, ассортимент, рекламу, конкурентов или внутренние процессы.

Как рассчитать коэффициент сезонности?

Продажи конкретного месяца нужно разделить на средние месячные продажи за год. Коэффициент больше 1 означает продажи выше среднего уровня, меньше 1 — ниже. Для надежной оценки лучше сравнивать одинаковые месяцы нескольких лет.

Какой резерв нужен на низкий сезон?

Универсальной суммы нет. Нужно рассчитать обязательные выплаты на период спада, вычесть ожидаемые поступления и добавить страховой запас. Его размер зависит от стабильности спроса, сроков оплаты клиентов и других рисков бизнеса.

Когда начинать подготовку к пику продаж?

Ориентир — за три-четыре месяца, но срок зависит от конкретного бизнеса. Если поставки занимают много времени, сотрудников сложно найти или производство требует подготовки, то начинать нужно раньше. Сроки закупок, найма и рекламы удобнее рассчитывать от даты ожидаемого пика.

Что сокращать в несезон в первую очередь?

Сначала стоит пересмотреть временно неиспользуемые расходы: дополнительные смены, лишние закупки, неэффективную рекламу и ненужные сервисы. Экономия не должна мешать работе с клиентами и подготовке к следующему сезону.

Как стимулировать продажи без потери маржи?

Перед запуском скидок нужно определить минимальную выгодную цену продажи. Вместо общей распродажи можно использовать предложения для отдельных товаров, предзаказы и повторные продажи. Рост количества заказов имеет смысл только тогда, когда он увеличивает прибыль.

Какие сервисы можно отключить, какие лимиты можно уменьшить?

Неиспользуемые сервисы можно отключить, а избыточные лимиты уменьшить, если это предусмотрено условиями продукта. Перед изменением настроек стоит проверить сроки вступления изменений в силу и актуальную стоимость.

Как использовать Бизнес Прайм в сезонном бизнесе?

Сначала нужно спрогнозировать нагрузку, а затем сопоставить ее с параметрами подписки. Перед пиком — проверить необходимые лимиты и сервисы, после него — фактическое использование и возможность изменить набор на следующий период. Актуальные цены, лимиты, состав и сроки изменения условий нужно уточнять перед настройкой подписки.