Как сменить банк для РКО и перейти в СберБизнес

Когда стоит менять банк, а когда достаточно сменить тариф

Смена банка оправдана, если проблема не решается другим тарифом: не хватает нужных сервисов, не подходят лимиты и комиссии, неудобно работать с интернет-банком или интеграциями. Если вопрос только в стоимости обслуживания, сначала стоит пересчитать расходы на текущем тарифе и сравнить их с другими вариантами внутри того же банка.

Для сравнения важна не только абонентская плата, но и полная стоимость типичного месяца.

Исходные данные лучше брать не за один месяц, а за несколько последних, особенно если выручка сезонная. К стоимости нового обслуживания добавляются расходы самого перехода: время сотрудников, возможная плата за перевод остатка и другие комиссии старого банка. Их условия нужно проверить по действующему тарифу перед закрытием счета.

Если после пересчета выгоднее остаться в прежнем банке, сначала стоит оптимизировать состав услуг и лимиты. Подробнее — в статье «Как сэкономить на РКО и не переплачивать банку».

Если проблема не решается сменой тарифа или новый банк лучше подходит под основные операции бизнеса, можно переходить к открытию нового счета.

Два работающих счета

Новый счет открывают до закрытия старого. Закон не требует закрывать прежний счет при открытии нового: договор банковского счета расторгается по заявлению клиента в любое время — это закреплено в п. 1 ст. 859 ГК РФ. Поэтому на время перехода компания может вести расчеты через оба счета.

Старый счет нужен как страховка. Даже после уведомления часть контрагентов может перечислить деньги по прежним реквизитам. Пока счет открыт, платеж зачислится как обычно. После прекращения договора деньги, поступившие на этот счет, банк должен вернуть отправителю (п. 6.1 инструкции Банка России № 204-И).

Фиксированного срока для параллельной работы двух счетов нет. Он зависит от расчетного цикла бизнеса: старый счет имеет смысл сохранять до последних ожидаемых поступлений, возвратов и списаний. Если одновременно меняется зарплатный проект, работодатель не может обязать сотрудников перейти в тот же банк. По ст. 136 ТК РФ, работник сам выбирает кредитную организацию для получения зарплаты и может изменить ее, письменно сообщив новые реквизиты работодателю не позднее чем за 15 календарных дней до выплаты.

Что привязано к счету

До перехода стоит составить список всех процессов, где используются старые банковские реквизиты: от договоров до маркетплейсов и обмена с 1С.

Чем больше таких зависимостей, тем важнее не назначать дату закрытия старого счета заранее. Сначала должны заработать новые маршруты платежей, затем можно отключать прежние.

Шаг 1. Выбрать тариф и открыть новый счет

Первое действие — открыть новый расчетный счет, не закрывая старый.

1. Сравнить полную стоимость обслуживания. Расчет строится на реальном профиле операций: платежах, переводах, наличных, эквайринге и дополнительных сервисах.
2. Подать заявку в новый банк. Для ИП и компаний набор документов различается, точный список лучше уточнять при оформлении в банке. Заявку на открытие расчетного счета в СберБизнесе можно подать онлайн.
3. Подписать договор. До завершения проверки заявка сама по себе не означает, что счет открыт и расходные операции доступны.
4. Получить реквизиты и доступ в интернет-банк. После открытия счета можно переходить к настройке пользователей и сервисов.

Уведомлять ФНС об открытии счета в российском банке самостоятельно не нужно, это делает банк в течение трех дней после открытия счета (п. 1.1 ст. 86 НК РФ).

В результате у компании работают старый и новый расчетные счета, а новые реквизиты готовы для дальнейшей настройки и рассылки.

Шаг 2. Настроить права, карты и платежные шаблоны

Новый счет должен быть готов не только принимать деньги, но и обслуживать обычные операции бизнеса.

1. Добавить пользователей интернет-банка и распределить права: кто создает документы, кто подписывает платежи, кто просматривает выписки.
2. Проверить электронные подписи и доверенности, если со счетом работает не только руководитель.
3. Перенести платежные шаблоны или заново создать регулярные платежи по данным из учетной системы.
4. Выпустить бизнес-карты, если они нужны сотрудникам, и установить лимиты расходов.
5. Настроить подтверждение операций и уведомления о списаниях и поступлениях.

После этого основные исходящие платежи можно проводить через новый счет без обращения к старому интернет-банку.

Шаг 3. Перенести зарплату, эквайринг, СБП, кассу и интеграции

Эквайринг, прием оплаты по СБП для бизнеса, зарплатный проект и банковские интеграции не переходят на новый счет автоматически. Каждый сервис нужно подключить к новому банку, проверить — и только после этого отключать старый.

Зарплатный проект

В новом банке оформляется зарплатный проект и настраивается загрузка реестров. При этом смена расчетного банка работодателя не отменяет право сотрудника получать зарплату в выбранном им банке. Поэтому переводить всех работников на новые карты автоматически не нужно.

Перед ближайшей выплатой стоит проверить реквизиты сотрудников и корректность загрузки реестра. Саму зарплату перечисляют в сроки, установленные правилами внутреннего распорядка, коллективным или трудовым договором.

Эквайринг и СБП

Для приема карт заключается договор эквайринга и настраиваются терминалы или интернет-эквайринг. Для приема оплаты по СБП подключается сервис в новом банке. QR-коды и настройки, выданные прежним банком, при необходимости заменяются после активации.

Проверка должна включать не только оплату, но и возврат. Старый эквайринг лучше отключать после того, как понятен порядок возвратов по операциям, которые были проведены через него раньше.

Онлайн-касса

Смена расчетного банка сама по себе не требует перерегистрации ККТ: банковские реквизиты не входят в перечень сведений, указанных в заявлении о регистрации кассы, — п. 2 ст. 4.2 закона № 54-ФЗ. Но может потребоваться перенастроить связку кассы с новым терминалом, интернет-эквайрингом или приемом оплаты по СБП и оформить тестовый чек.

1С и другие интеграции

В учетной системе добавляется новый банковский счет, после чего настраивается обмен выписками и платежными поручениями. В СберБизнесе для работы с 1С доступен прямой обмен через 1С:ДиректБанк. Актуальную совместимость с конкретной конфигурацией 1С лучше проверять перед подключением.

Теперь через новый счет работают те же основные платежные сервисы, которые нужны бизнесу в ежедневной работе.

Шаг 4. Обновить реквизиты в договорах, счетах и на сайте

После настройки сервисов новые реквизиты нужно заменить во всех документах и системах, откуда их берут контрагенты и площадки.

1. Проверить договоры. Если порядок изменения реквизитов предусмотрен договором и достаточно уведомления, направляется письмо. Если договор требует согласования изменений, оформляется дополнительное соглашение.
2. Обновить шаблоны документов: счета, акты, УПД, счета-фактуры, оферты и другие формы, где указан расчетный счет.
3. Заменить реквизиты на сайте и в кабинетах торговых площадок: маркетплейсах, агрегаторах, рекламных и партнерских сервисах.
4. Перенастроить регулярные списания. Если платежи проходят по заранее данному акцепту, согласие на списание оформляется в новом банке, а старое после проверки отключается.
5. Проверить заявления на возврат денег из бюджета. Если подается заявление на возврат положительного сальдо ЕНС, в нем должны быть реквизиты действующего счета.

По итогу новые реквизиты появляются во всех документах и цифровых сервисах, где они используются для поступлений или списаний.

Шаг 5. Отправить уведомление о смене реквизитов контрагентам и сотрудникам

Смена банковских реквизитов оформляется по условиям договора: иногда достаточно уведомления, иногда требуется допсоглашение. В рассылку обычно входят покупатели и заказчики, поставщики, арендодатель, лизинговая и страховая компании, операторы площадок и другие партнеры, которые перечисляют деньги или оформляют возвраты. Сотрудникам отдельно сообщается, с какого счета будут идти выплаты, — менять личный зарплатный банк они не обязаны.

В письме стоит указать:

• название компании и договор, к которому относится уведомление;
• дату, с которой используются новые реквизиты;
• полный набор новых банковских реквизитов;
• дату предполагаемого закрытия старого счета, если она уже определена;
• просьбу обновить данные в учетной системе и подтвердить получение сообщения.

Дату закрытия старого счета лучше указывать только тогда, когда она действительно определена. Если расчетный цикл может затянуться, достаточно сообщить дату перехода на новые реквизиты, а о закрытии старого счета уведомить дополнительно.

Шаг 6. Провести контрольные платежи

Перед переводом основных расчетов на новый счет нужно проверить каждый важный маршрут денег на реальной операции.

1. Провести небольшой исходящий платеж и сверить его статус и отражение в выписке.
2. Получить входящий платеж по новым реквизитам от одного из контрагентов.
3. Провести оплату через новый эквайринг и проверить возврат.
4. Провести оплату по СБП и проверить отражение операции в кассовой и банковской системах.
5. Выгрузить выписку в 1С или другую учетную систему и отправить из нее платежное поручение, если используется прямой обмен.

Для зарплатного проекта вместо тестовой выплаты лучше заранее проверить реестр и реквизиты, а первую реальную выплату провести в установленный срок.

После этих проверок станет понятно, работают ли новый счет, платежные сервисы и учетная система как единый контур. Если один из маршрутов не работает, соответствующий сервис в старом банке пока не отключают.

Шаг 7. Перевести остаток и закрыть старый счет

Старый счет закрывают последним — после завершения ожидаемых поступлений, возвратов и регулярных списаний.

1. Проверить незавершенные расчеты. Сверяются дебиторская задолженность, ожидаемые возвраты и платежи по договорам.
2. Отключить старые сервисы. Эквайринг, СБП, интеграции и регулярные списания отключаются после проверки новых.
3. Проверить условия закрытия счета. Возможные комиссии за перевод остатка и порядок прекращения дополнительных услуг зависят от договора и тарифа старого банка.
4. Подать заявление о расторжении договора и указать счет для перечисления остатка. По п. 5 ст. 859 ГК РФ, банк выдает остаток или перечисляет его на другой счет не позднее семи дней после получения соответствующего письменного заявления, кроме предусмотренных законом случаев ограничений.
5. Сохранить документы. До закрытия стоит выгрузить необходимые выписки и получить подтверждение прекращения договора.
6. Проверить закрытие счета. По инструкции Банка России № 204-И, запись о закрытии вносится после прекращения договора и списания остатка в сроки, установленные гл. 6 инструкции.

После прекращения договора входящие деньги на старый счет не зачисляются: банк возвращает их отправителю. Поэтому закрытие имеет смысл только после того, как контрагенты действительно перешли на новые реквизиты.

Что делать с платежами и возвратами в переходный период

Пока старый счет открыт, платежи по прежним реквизитам продолжают зачисляться. После прекращения договора банк возвращает поступившие деньги отправителю. Поэтому в переходный период важно контролировать не только входящую выручку, но и возвраты.

Практически важнее всего заранее проверить возвраты по эквайрингу и старым договорам. Они могут возникнуть уже после того, как основные поступления перешли на новый счет.

Чек-лист по переходу

Рассмотрим план для компании с эквайрингом, СБП, учетной системой и сотрудниками. Десять дней — примерный срок: отдельные подключения могут занять больше времени, а старый счет закрывается только после завершения расчетов.

После десятого дня старый счет не обязательно закрывать сразу. Он остается открытым до последних ожидаемых платежей и возвратов. Только после этого переводится остаток средств и подается заявление о расторжении договора.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сменить банк не закрывая старый счет?

Да. Новый расчетный счет можно открыть, пока прежний продолжает работать. Такой порядок снижает риск возврата входящих платежей и дает время перенести эквайринг, СБП, зарплатный проект и интеграции. Старый счет закрывают после завершения расчетов и возвратов.

В каком порядке переносить РКО?

Сначала открывается новый счет и настраивается доступ к нему. Затем подключаются платежные сервисы и интеграции, обновляются реквизиты, уведомляются контрагенты и проводятся контрольные операции. После перехода основных расчетов проверяется старый счет, переводится остаток, и только затем расторгается старый договор.

Кого уведомлять о новых реквизитах?

В первую очередь тех, кто перечисляет компании деньги или может оформлять возвраты: покупателей, заказчиков, поставщиков, арендодателя, лизинговую и страховую компании, маркетплейсы и другие площадки. Способ уведомления лучше выбирать по условиям договора, чтобы можно было подтвердить доставку сообщения.

Нужно ли уведомлять ФНС?

Нет, о счете в российском банке организация или ИП отдельно не сообщает. Сведения об открытии, закрытии и изменении реквизитов передает банк, по ст. 86 НК РФ. Для счетов за пределами России действуют отдельные правила валютного законодательства.

Как перенести эквайринг, СБП и онлайн-кассу?

Эквайринг и СБП подключаются к новому банку как отдельные сервисы, после чего проверяются оплата и возврат. Старые сервисы отключаются после успешной проверки. ККТ из-за одной только смены банка перерегистрировать не требуется, но настройки терминала и приема по СБП могут потребовать обновления.

Когда закрывать старый счет?

После последнего ожидаемого поступления, завершения возвратов и отключения сервисов, связанных со старым счетом. Универсального срока нет: дата зависит от расчетного цикла компании. До закрытия нужно проверить условия перевода остатка и сохранить необходимые выписки.

Что делать с возвратами на старые реквизиты?

Пока счет открыт, деньги зачислятся на него. После прекращения договора банк должен вернуть поступление отправителю. Поэтому поставщикам и другим контрагентам, от которых ожидается возврат, новые реквизиты лучше направить заранее.

Как написать письмо контрагентам о смене реквизитов?

В письме указываются организация, договор, дата перехода на новые реквизиты и полный набор банковских данных. При известной дате можно добавить срок закрытия прежнего счета. Письмо направляется способом, предусмотренным договором, а подтверждение доставки сохраняется.