Реестр контролируемых лиц: что нужно знать работодателю

Что в статье

• Что такое реестр контролируемых лиц
• Кого включают в реестр контролируемых лиц
• Риски и штрафы для бизнеса
• Как проверить сотрудника в реестре контролируемых лиц
• Что делать, если сотрудник попал в РКЛ
• Как выйти из реестра контролируемых лиц
• Частые ошибки бизнеса
• Чек-лист для работодателя
• Частые вопросы

Эксперт:

Что такое реестр контролируемых лиц

Реестр контролируемых лиц (РКЛ) — это федеральная электронная база данных МВД России, которая заработала 5 февраля 2025 года. В реестр вносятся сведения об иностранных гражданах и лицах без гражданства, у которых:

• утрачены законные основания для пребывания в России (например, закончилась виза или вид на жительство, аннулировано разрешение на временное проживание);
• допущены нарушения миграционного законодательства, за которые может быть ограничено пребывание в стране.

Понятие РКЛ и общие правила его ведения установлены ст. 31.2 закона № 115-ФЗ. Положение о реестре контролируемых лиц и порядок его работы утверждены Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2024 г. № 1899.

Для бизнеса РКЛ — дополнительный инструмент проверки иностранных сотрудников. Работодатель может заранее увидеть, есть ли у кандидата или действующего сотрудника проблемы с миграционным статусом или документами. Это помогает снизить риск привлечения к работе людей, которые находятся в стране незаконно, и избежать штрафов и блокировок по 115‑ФЗ.

Работодатели должны самостоятельно контролировать миграционный статус иностранных сотрудников, в частности с помощью реестра контролируемых лиц. Органы МВД такие проверки в компаниях не проводят: их обязанность — вести реестр и своевременно вносить в него сведения.

Кого включают в реестр контролируемых лиц

В РКЛ включают не всех иностранцев подряд, а только тех, кто утратил право находиться в России или допустил существенные нарушения миграционных правил.

Основные категории иностранных граждан в реестре контролируемых лиц:

• Лица с истекшим сроком действия документов — те, у кого закончился срок визы, разрешения на временное проживание (РВП), вида на жительство (ВНЖ), трудового патента, разрешения на работу, а также срок временного пребывания или действия трудового договора (для граждан ЕАЭС).
• Лица с аннулированными документами — например, при аннулировании визы, РВП или ВНЖ.
• Лица, которым отказано в убежище или которые лишены статуса, — если принято решение об отказе в признании беженцем, в предоставлении временного убежища либо о лишении или утрате такого статуса.
• Лица, в отношении которых есть административные или судебные решения — назначено выдворение или депортация, вынесен обвинительный приговор суда, принято решение о реадмиссии, нежелательности пребывания, запрете въезда или ограничении выезда.
• Особые случаи — например, пассажиры круизных судов, которые не покинули страну в течение 72 часов, или лица, у которых прекращено российское гражданство и при этом отсутствуют другие законные основания для пребывания в РФ.

Пять основных причин попадания в реестр:

1. Несвоевременная оплата трудового патента для иностранных граждан.
2. Опоздание с продлением документов (например, визы, РВП (разрешение на временное проживание), ВНЖ).
3. Смена паспортных данных без уведомления МВД.
4. Задержки при обновлении информации в государственных системах.
5. Неоплаченные административные штрафы или мелкие нарушения, которые по закону могут привести к ограничению пребывания.

Риски и штрафы для бизнеса

Работа с человеком, который уже включен в реестр контролируемых лиц, может привести к очень серьезным последствиям для бизнеса.

Штрафы предусмотрены в следующих случаях:

— Привлечение к работе иностранных граждан, у которых нет разрешения на работу или патента:

• для юридических лиц — от 250 тыс. до 800 тыс. руб.;
• для должностных лиц — от 25 тыс. до 50 тыс. руб.

Основание — ч. 1 ст. 18.15 КоАП.

— Оказание услуг, которые помогают нелегальным мигрантам оставаться в России (аренда жилья, обучение детей, помощь с получением водительских прав):

• для физических лиц — от 2 тыс. до 5 тыс. руб. (с 3 ноября 2026 года — от 3 тыс. до 7 тыс. руб.);
• для должностных лиц — от 35 тыс. до 50 тыс. руб.;
• для компаний — от 400 тыс. до 500 тыс. руб.

Основание — ч. 3 ст. 18.9 КоАП.

— Нарушение порядка или неуведомление (включая пропуск сроков) миграционного контроля:

• для физических лиц — от 4 тыс. до 7 тыс. руб.;
• для должностных лиц — от 35 тыс. до 50 тыс. руб.;
• для юридических лиц — от 400 тыс. до 800 тыс. руб. либо административное приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток.

В Москве, Санкт‑Петербурге, а также в Московской и Ленинградской областях санкции выше:

• для граждан — от 7 тыс. до 9 тыс. руб.;
• для должностных лиц — от 35 тыс. до 70 тыс. руб.;
• для юридических лиц — от 400 тыс. до 1 млн руб. или приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток.

Основание — ч. 3, ч. 4 ст. 18.15 КоАП.

— Несвоевременная подача ЕФС-1 в Социальный фонд России (если иностранец работает по трудовому или гражданско-правовому договору):

• для должностных лиц — 300–500 руб.

Основание — ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП.

Помимо штрафов, у бизнеса есть и другие риски:

— Приостановка деятельности компании. Органы МВД могут приостановить работу компании на срок до 90 суток, если бизнес систематически игнорирует требования миграционного законодательства, не реагирует на предписания, допускает к работе иностранцев из реестра или с поддельными документами.

— Заморозка счета по 115-ФЗ за перевод денег иностранцу, который числится в реестре. Если потом удастся доказать законность сделки, задержка платежей приведет к кассовому разрыву.

— Доплата налогов и взносов. С иностранным работником нельзя заключать договор ГПХ, если по факту это трудовые отношения. При выявлении подмены договор переквалифицируют в трудовой, что приведет:

• к уплате доначисленных страховых взносов и НДФЛ;
• выплате штрафов за нарушение трудового законодательства;
• компенсации иностранному гражданину положенных Трудовым кодексом гарантий — отпускных и прочих.

— Репутационные потери. После выявления нарушения компанию поставят на особый контроль, что приводит к частым и тщательным проверкам, из-за них могут произойти остановки в работе, что вредит деловой репутации бизнеса.

Как проверить сотрудника в реестре контролируемых лиц

Регулярная проверка иностранных сотрудников по РКЛ — важная часть системы безопасности бизнеса.

Проверить, есть ли сотрудник в реестре, можно:

• на портале «Госуслуг» — в сервисе «Поиск иностранца в реестре контролируемых лиц»;
• на официальном сайте МВД — в сервисе проверки миграционного статуса иностранных граждан.

Пошаговая инструкция

1. Подготовить данные. Понадобятся: фамилия, имя, отчество (если есть), дата рождения, серия и номер документа, удостоверяющего личность (паспорт или иной документ).
2. Зайти на сайт МВД. Перейдите в раздел, посвященный миграционным вопросам. Найдите сервис онлайн‑проверки по реестру контролируемых лиц.
3. Ввести данные. Аккуратно заполните все поля формы и запустите поиск.
4. Посмотреть результат. Система покажет, есть ли сотрудник в реестре и какой у него статус.
5. Действовать в зависимости от ситуации:

• • Есть в реестре. Это означает, что человек внесен в базу как контролируемое лицо и у него есть проблемы с миграционным статусом. Что делать: не заключать с таким человеком договор и не допускать его к работе. Если он уже нанят — немедленно отстранить от работы и проконсультироваться с юристом по поводу дальнейших действий (увольнение, перевод, ожидание обжалования и тому подобное).
  • Отсутствует в реестре. На данный момент в отношении человека нет зарегистрированных нарушений, из-за которых его внесли бы в РКЛ. Что делать: можно оформлять на работу или продолжать сотрудничество. Но статус может измениться, поэтому важно периодически повторять проверку.
  • Ошибка данных. Система не может однозначно идентифицировать человека. Причины: опечатка в фамилии или номере документа, смена паспорта, использование старых данных или техническая ошибка. Что делать: внимательно перепроверить все введенные данные. Если все правильно, но система продолжает выдавать ошибку, повторите проверку позже или обратитесь за разъяснениями в МВД. Такой статус нельзя игнорировать, он может скрывать реальную проблему.

Как обезопасить себя от рисков: основные правила

• Проверять кандидата до оформления Убедиться, что человека нет в РКЛ, до подписания договора и допуска к работе.
• Повторять проверку регулярно Не ограничиваться проверкой только при приеме на работу. Установить периодичность — например, раз в месяц — и следовать ей.
• Сохранять результат Делать скриншоты или сохранять страницу с результатом в PDF и подшивать его в личное дело сотрудника. Это поможет подтвердить добросовестность работодателя при проверке.
• Проверять всех иностранных сотрудников Проверка должна проводиться в отношении каждого иностранца, независимо от должности, формы договора и стажа работы.

Что делать, если сотрудник попал в РКЛ

Главное — не просто вовремя узнать, что сотрудник в списке, а сразу начать действовать. Тогда бизнесу не грозит штраф.

Пошаговый алгоритм действий:

1. Немедленно отстранить сотрудника от работы
   
   Это обязательное требование закона. Издать приказ руководителя об отстранении с указанием основания (данные РКЛ, дата и время проверки, ссылка на результат). Порядок отстранения должен соответствовать ТК РФ и локальным актам компании.
2. Провести внутреннюю проверку
   
   Собрать документы: приказ об отстранении, скриншот или выписку из РКЛ, трудовой договор, должностную инструкцию, копии миграционных документов. Если включение в РКЛ обнаружено не сразу, важно установить, с какой даты сотрудник находится в реестре и сколько времени он работал с нарушением.
3. Зафиксировать факт проверки
   
   Все действия должны быть задокументированы: кто и когда провел проверку, каким был результат. Очень важно сохранить доказательства того, что обнаружен факт включения в РКЛ и компания незамедлительно на это отреагировала. Эти документы — главная защита при проверках.
4. Обратиться за юридической консультацией
   
   Ситуация требует профессионального анализа, даже если кажется абсолютно прозрачной. Например, если уволить человека, который потом докажет в МВД или суде, что его включили в реестр незаконно, бизнес получит встречный иск. Юрист оценит риски, поможет правильно оформить все документы и выработать дальнейшую стратегию (например, увольнение).
5. Принять решение об увольнении
   
   На основе консультации принимается окончательное решение.
6. Оформить увольнение строго по закону
   
   Процедура увольнения должна быть четкой: письменное уведомление сотрудника (если требуется), издание приказа, внесение записи в трудовую книжку и полный расчет в последний рабочий день.

Пока МВД рассматривает заявление о проверке оснований включения в РКЛ, работодатель может сохранить трудовые отношения, если это не противоречит закону и условиям допуска к работе. Во всех остальных случаях, после того как работодатель узнал о включении сотрудника в РКЛ, затягивать с действиями нельзя.

Как выйти из реестра контролируемых лиц

Выход из реестра контролируемых лиц (РКЛ) — это процедура, которая позволяет иностранному гражданину восстановить свои права, в том числе право на трудовую деятельность. Исключение из реестра возможно только при наличии законных оснований. Основные из них:

1. Устранение нарушения
   
   Если иностранец попал в РКЛ из-за просроченного патента, РВП или ВНЖ, то после продления документов и предоставления подтверждающих справок в МВД его должны исключить из реестра.
2. Ошибочное включение
   
   Если сведения внесены по ошибке (сбой базы, неверная идентификация, неучтенное продление документа или погашение задолженности), человек может потребовать проверки и исправления данных.
3. Решение суда
   
   Если суд признает включение в РКЛ незаконным, МВД обязано исключить сведения о человеке из реестра.

Порядок действий при выходе из РКЛ

Исключение из РКЛ инициирует сам иностранец или орган МВД. Работодатель не может подать заявление за сотрудника, но может помочь с подготовкой документов и контролем сроков.

Алгоритм действий для сотрудника и работодателя:

1. Определить причину включения в РКЛ Работодатель может запросить у сотрудника копии документов, которые подтверждают его прежний статус: патент, миграционная карта, РВП, ВНЖ, трудовой договор и так далее. Это поможет понять, какой документ нужно восстановить или продлить.
2. Обсудить ситуацию с сотрудником Работодатель должен объяснить работнику его права и обязанности, а также порядок обращения в МВД. Само заявление подает иностранец, но работодатель может дать пояснительное письмо или копии документов по запросу сотрудника.
3. Подготовить пакет документов К заявлению в МВД обычно прикладывают:
4. • копию паспорта и миграционной карты;
   • документ‑основание — новый патент с подтверждением оплаты, РВП, ВНЖ, трудовой договор, справку с места учебы и другие документы в зависимости от ситуации.
4. Начать процесс исключения Сотрудник подает заявление об исключении из реестра или о проверке законности нахождения в РКЛ в подразделение МВД по месту учета. В ряде случаев можно подать обращение через «Госуслуги» — это нужно уточнить по месту жительства или пребывания.

Сроки рассмотрения и исключения из РКЛ

Если документы подтверждают, что причины для высылки из страны или ограничения пребывания устранены (например, получен новый патент и проведены все платежи), МВД должно исключить сведения из РКЛ в максимально короткий срок. Обычно это не более 24 часов с момента внесения изменений в систему.

Если требуется дополнительная проверка или обжалуется решение, общий срок рассмотрения обращения может составлять до 30 дней.

Если включение в реестр произошло по технической ошибке (например, данные о продлении патента не были вовремя переданы в систему), сотрудник подает заявление с просьбой проверить информацию. В случае отказа или отсутствия действий со стороны МВД он может обжаловать ситуацию в суде или прокуратуре.

Частые ошибки бизнеса

1. Прием на работу без предварительной проверки в РКЛ
   
   Суть: прием на работу иностранного гражданина осуществляется без предварительной проверки его статуса в реестре контролируемых лиц (РКЛ) и действительности патента, РВП, ВНЖ.
   
   Последствия: помимо штрафа, трудовые отношения с таким работником могут быть признаны недействительными, что влечет за собой проблемы с отчетностью и налогами.
2. Формальная проверка в РКЛ
   
   Суть: проверка проводится, но не по актуальным данным. Например, сотрудник сменил фамилию или паспорт, а работодатель продолжает проверять по старым данным, которые числятся в патенте. Формально патент есть, но он принадлежит другому человеку.
   
   Последствия: в суде аргумент «Я проверял» не сработает, если будет доказано, что проверка была некачественной или неполной. Суд укажет, что работодатель не проявил должной осмотрительности.
3. Не фиксируется результат
   
   Суть: работодатель проводит проверку (онлайн на сайте МВД или через «Госуслуги»), видит положительный результат, но не сохраняет никаких доказательств этого действия.
   
   Последствия: в случае проверки инспектор потребует доказательства того, что проверка проводилась. Если их нет, то с юридической точки зрения проверки не было. Работодателю будет вменено нарушение «Не проверял».
4. Игнорирование сроков уведомления МВД
   
   Суть: работодатель забывает или намеренно не уведомляет территориальный орган МВД о заключении или расторжении трудового договора с иностранным гражданином. Уточнение: на уведомление о заключении или расторжении договора дается всего три рабочих дня. На уведомление об изменении места жительства иностранца — семь рабочих дней.
   
   Последствия: штраф по ч. 3 и ч. 4 ст. 18.15 КоАП РФ. Если у компании работает десять иностранцев и руководитель забыл уведомить о приеме всех, штраф будет умножаться на десять.
5. Несоответствие территории действия патента
   
   Суть: иностранный гражданин работает в регионе, который не указан в его патенте как субъект для трудовой деятельности.
   
   Последствия: это приравнивается к работе без разрешительных документов. Ответственность наступает по ч. 1 ст. 18.15 КоАП РФ (штраф до 1 млн руб.). Тот факт, что патент вообще есть, но «не тот», не освобождает от ответственности.
6. Отсутствие системы мониторинга
   
   Суть: работодатель не отслеживает сроки окончания патентов и других документов в процессе работы.
   
   Последствия: патент может закончиться сегодня, а работодатель узнает об этом через месяц при проверке. Весь этот месяц сотрудник работал нелегально. Доказать обратное без системы мониторинга (например, специального ПО или календаря) практически невозможно. Штраф будет выписан за весь период просрочки документа.

Чек-лист для работодателя

Перед наймом иностранца:

• проверить, внесен ли он в реестр контролируемых лиц;
• проверить наличие и срок действия документов, дающих право на работу в России;
• сохранить результат проверки (скриншот, PDF, распечатку);
• внести данные в кадровые документы и направить в МВД уведомление о приеме в течение трех рабочих дней.

После найма:

• проверять статус сотрудника в РКЛ раз в один-три месяца;
• отслеживать сроки действия патента, РВП, ВНЖ и своевременную оплату патента;
• хранить доказательства каждой проверки.

Скачать чек-лист для работодателя с иностранными сотрудниками

Частые вопросы

Когда нужно увольнять сотрудника, попавшего в РКЛ?

Сначала сотрудника отстраняют от работы на срок до одного месяца и проводят внутреннюю проверку. После этого с учетом консультации юриста принимают решение о расторжении договора. Затягивать с решением нельзя: чем дольше человек работает с нарушенным статусом, тем выше риски для компании.

Кто именно в компании должен заниматься проверкой иностранных сотрудников?

Рекомендуется приказом назначить ответственного — это может быть кадровая служба, отдел безопасности или конкретный сотрудник. В случае ИП без таких специалистов ответственность несет сам предприниматель.

Есть ли программы, которые делают скриншоты автоматически?

Да, есть сервисы кадрового учета (например, на базе 1С), которые интегрируют проверку по РКЛ и автоматически сохраняют результаты в личные дела сотрудников.

Нужно ли проверять граждан стран ЕАЭС по этому реестру?

Граждане стран ЕАЭС могут находиться в России без визы до 90 суток суммарно в течение одного календарного года. В начале их пребывания проверка по РКЛ обычно не обязательна. Срок автоматом продлевается, если заключен трудовой договор.

Главное

• Работодатель обязан самостоятельно регулярно проверять иностранных сотрудников в реестре контролируемых лиц и сохранять доказательства каждой проверки (скриншоты, PDF, записи в личных делах).
• Работа с иностранцем, нарушившим миграционные правила и попавшим в РКЛ, грозит бизнесу крупными штрафами, приостановкой деятельности, блокировкой платежей по 115‑ФЗ и серьезными репутационными потерями.
• При обнаружении сотрудника в РКЛ нужно немедленно отстранить его от работы, зафиксировать все действия и документы и принять решение об увольнении или иных мерах. Но только после юридической оценки ситуации.
• Исключение из РКЛ инициирует сам иностранец: он должен устранить нарушения, подать заявление в МВД (или через «Госуслуги») и предоставить документы. Работодатель может ему помочь и корректно оформить трудовые отношения.