Вы отписались от рассылки!
Спасибо, что были с нами! Возобновить подписку можно в любой момент на сайте СберБизнес Live
Что учесть при отправке сотрудника в командировку: чек-лист
Когда вы отправляете сотрудника в командировку, нужно учесть много нюансов. Сверьтесь с чек-листом, чтобы ничего не нарушить и сэкономить деньги компании.
Что такое командировка
Согласно Трудовому кодексу, служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок, у которой есть эти признаки:
.
Поездка связана с выполнением служебного поручения.
.
В поездку можно отправить только штатного сотрудника (на трудовом договоре).
.
Работа сотрудника обычно не связана с разъездами. Поездки проводников в поезде и полёты стюардов в самолёте командировками не считаются.
✔️
Убедитесь, что у сотрудника нет ограничений на поездки
В отношении командировок всех сотрудников можно разделить на три условные категории:
➖
Работники, которых можно направить в командировку:
Их можно командировать приказом, в котором прописываются служебное поручение и сроки. Для этого используйте Форму Т9.
➖
Работники, которых можно отправить в командировку при определённых условиях:
Женщины с детьми до 3 лет, одинокие родители детей до 5 лет, родители детей-инвалидов и работники, ухаживающие за больным членом семьи. Их можно командировать только с их письменного согласия и при условии, что служебные поездки им не запретил врач. Если отправляете такого сотрудника в служебную поездку, нужно взять с него подпись, что он ознакомлен с правом отказаться от командировки.
➖
Работники, которых нельзя командировать ни при каких условиях:
Беременные женщины, несовершеннолетние и стажёры на ученическом договоре (ст. 259, 268 и 203 ТК), а также инвалиды, если командировки запрещены программой реабилитации.
✔️
Забронируйте билеты и гостиницу
По закону работодатель обязан возмещать работнику 4 типа расходов: на проезд, жильё, суточные и иные расходы, произведённые с разрешения работодателя (ст. 168 ТК). Если работник отправляется за границу — надо возместить ещё и расходы на оформление документов, медстраховку, обязательные платежи и сборы (например, визу).
Часть из этих расходов можно оплатить заранее прямо со счёта компании, чтобы потом не тратить время на их возмещение. Например, билеты на транспорт и гостиницу удобно оплатить бизнес-картой — и сэкономить время бухгалтера на выдаче сотрудникам наличных под отчёт. В случае с премиальной бизнес-картой СберБизнеса это ещё и сэкономит средства — вы получите скидки при бронировании отелей.
Свести использование кеша к минимуму можно и в течение всей поездки. Для этого достаточно выпустить бизнес-карту на имя сотрудника, чтобы он мог самостоятельно оплачивать представительские расходы в командировке. К представительским относятся расходы на официальные мероприятия по переговорам, затраты на доставку гостей к месту их проведения, а также услуги переводчика. Устанавливайте лимиты каждому держателю бизнес-карты отдельно, на месяц или на сутки, и контролируйте расходы в интернет-банке СберБизнес.
Учёт расходов по бизнес-карте ведётся так же, как и учёт остальных бизнес-расходов. Проинструктируйте сотрудника, чтобы он сохранял для бухгалтерии все накладные, чеки и прочие подтверждающие документы, когда расплачивается бизнес-картой.
✔️
Выдайте работнику суточные
Суточные — это расходы работника в связи с проживанием вне места жительства. Согласно положению о командировках, суточные выплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая дорогу.
Компании вправе сами определять, какие суточные платить работникам. Размер суточных утверждается внутренним положением.
Как считать налоги с суточных
В 2021 году суточные по России в сумме 700 рублей и менее не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. То же самое касается суточных для заграничных поездок в размере 2500 рублей и менее. Если компания платит сотрудникам суточные большего размера, то с суммы превышения придётся заплатить и взносы, и НДФЛ.
Суточные считаются строго по дням командировки. При однодневной поездке по России их платить не нужно, а при однодневной поездке в другую страну нужно оплатить 50% нормы в иностранной валюте.
Суточные выдаются до командировки, их размер определяется с учётом её планируемого срока. Если у сотрудника есть бизнес-карта, ему выдаются только суточные, если нет — то выдаются суточные и аванс на остальные планируемые расходы.
Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам. Если работник проделал путь с помощью служебного или личного транспорта, то фактический срок пребывания он указывает в служебной записке с приложением документов. Это могут быть путевой или маршрутный лист, счета, кассовые чеки и другие документы, подтверждающие маршрут следования. При отсутствии проездных документов срок пребывания можно также подтвердить документами по найму жилья, говорится в положении о командировках.
✔️
Оформите документы
Минимальный необходимый набор для отправки сотрудника в командировку — это приказ и уведомление работнику, если его нельзя командировать без его согласия (пример уведомления — здесь). В уведомлении работодатель доводит до сведения работника, что тот вправе отказаться от направления в командировку, и запрашивает согласие на поездку.
Работодатель может, но не обязан оформлять служебное задание для работника отдельным документом (тогда в приказе можно меньше писать о целях поездки и просто поставить ссылку на задание). Компания также может предусмотреть в локальном нормативном акте оформление работником отчёта о выполнении служебного задания — и запрашивать этот документ после командировки.
Если работник получал деньги на расходы в командировке, то их выплата тоже оформляется приказом. Выплату суточных можно включить в приказ о командировке или оформить отдельным приказом.
По возвращении сотрудник в течение 3 рабочих дней должен предоставить:
➖
авансовый отчёт об израсходованных в командировке суммах;
➖
документы о найме жилья, оплате номера в гостинице, билеты на поезд или самолет;
➖
чеки и другие документы о фактических расходах, связанных с командировкой: такси, представительские, оплата интернета в гостинице, постельного белья в поезде и так далее.
После этого производится окончательный расчёт. Если фактические расходы оказались меньше, то сотрудник должен вернуть деньги в кассу. Если работник не вернул остаток неиспользованных денежных средств, то работодатель вправе удержать их из зарплаты (ст. 137 ТК РФ). Если работник по документам израсходовал больше средств, чем ему было выдано, то компания должна компенсировать перерасход.