Что такое среднесписочная численность работников и как ее рассчитать

Что такое среднесписочная численность работников

Среднесписочная численность работников — это усредненное количество сотрудников, которые трудились у работодателя в определенный период времени. Показатель используется для оформления расчета страховых взносов (РСВ), статистических данных по форме П-4 и в отчетности по форме ЕФС-1.

Чем отличается ССЧ от средней и списочной численности

В таблице ниже покажем ключевые отличия ССЧ от средней и списочной численности работников:

Кто входит в среднесписочную численность работников

В ССЧ входят сотрудники, которые работают по трудовым договорам. При этом не важно, присутствовали они фактически на работе или временно отсутствовали. В нее включают работников, которые (п. 15–16 указаний приказа Росстата № 678 от 22 декабря 2023 г.):

• фактически находились на рабочем месте;
• были в командировке, отгуле, отпуске, на больничном;
• работают дистанционно;
• числились в штате на период простоя предприятия;
• проходят испытательный срок;
• находятся под следствием;
• проходят обучение с сохранением зарплаты;
• стажируются (при условии, что их зачислили на должность);
• находятся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком при условии их работы на дому или в рамках неполного рабочего времени.

Кого не нужно включать в ССЧ

При расчете ССЧ не нужно учитывать:

• учредителей, акционеров, участников компании, которые не получают в ней зарплату;
• сотрудников, которых трудоустроили по ученическим договорам, если им выплачивают стипендию;
• работников, проходящих обучение без сохранения зарплаты (с отрывом от производства);
• сотрудников, которых перевели за рубеж или в другую фирму без сохранения зарплаты;
• исполнителей и подрядчиков по гражданско-правовым договорам;
• внешних совместителей;
• мобилизованных сотрудников;
• находящихся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком, если они не работают на дому или в режиме неполного рабочего времени.

Как рассчитать ССЧ работников за месяц

Для расчета ССЧ работников за месяц нужно воспользоваться следующей формулой:

Сумма списочной численности сотрудников на каждый день месяца / количество календарных дней в месяце

При расчете суммы списочной численности учитываются также праздничные и выходные дни. При этом списочная численность сотрудников в этот период будет равна показателю в последний рабочий день. Например, списочное количество сотрудников в субботу и воскресенье равно 10, поскольку это же значение было в рабочую пятницу.

Как рассчитать ССЧ работников за год, полугодие, квартал

Годовую ССЧ рассчитывают по формуле:

Сумма ССЧ за каждый месяц года / 12

Если компания новая и работает неполный год, в ССЧ все равно учитывается каждый месяц. Периоды, когда организация не работала, будут считаться с показателями «0».

Полугодовая ССЧ рассчитывается по формуле:

Сумма ССЧ за 6 месяцев года (январь — июнь или июль — декабрь) / 6

Для квартальной ССЧ актуальна следующая формула:

Сумма ССЧ за каждый месяц квартала / 3

Расчет ССЧ для сотрудников на неполном рабочем времени

Особый порядок расчетов ССЧ действует для сотрудников, работающих по сокращенному графику. На них распространяется следующая формула:

(Отработанные за день часы / нормативная часовая продолжительность рабочего дня * количество отработанных дней) / количество рабочих дней в месяце

Примеры расчета среднесписочной численности

Ниже приведем несколько примеров расчета среднесписочной численности работников на разный период времени.

Пример 1: ССЧ за месяц

В компании «Цветок» работало:

• с 1 по 10 июля (10 дней) — 20 человек,
• с 11 по 21 июля (11 дней) — 22 человека,
• с 22 по 31 июля (10 дней) — 19 человек.

Тогда ССЧ за месяц будет:

(20 * 10) + (22 * 11) + (19 * 10) / 31 = (200 + 242 + 190) / 31 = 632 / 31 = 20,38

Полученный результат нужно округлить до целых единиц. Если значение после запятой менее 0,5, то округляем в меньшую сторону. Если показатель после запятой равен 0,5 или больше него, то округляем в большую сторону.

В нашем случае значение после запятой — 0,38, оно меньше 0,5. Тогда получаем ССЧ 20 человек.

Пример 2: ССЧ за год

В компании «Цветок» трудилось:

• с января по апрель (4 месяца) — 25 человек,
• с мая по июль (3 месяца) — 23 человека,
• с августа по декабрь (5 месяцев) — 28 человек.

Тогда ССЧ за год равна:

(25 * 4) + (23 * 3) + (28 * 5) / 12 = (100 + 69 + 140) / 12 = 309 / 12 = 25,75

Также округляем показатель до целого числа. После запятой идет значение 0,75, оно больше 0,5. Потому округляем в большую сторону и получаем годовую ССЧ в 26 человек.

Пример 3: ССЧ для сотрудников с неполным рабочим временем

В компании «Цветок» все сотрудники работают по графику 5/2. Рабочий день длится 8 часов. В июле 2024 года в организации трудилось 2 сотрудника по неполному рабочему времени. Количество рабочих дней равно 23.

Сотрудник Иван Иванов трудился по 4 часа все 23 рабочих дня. Сотрудница Анна Петрова работала по 5 часов в течение 10 рабочих дней.

При неполном рабочем дне персонал считается не как целая единица, а как частное от отработанных часов, поделенное на нормированное время. Тогда:

Иван Иванов — это 0,5 человека (4 часа / 8 часов)

Анна Петрова — это 0,63 человека (5 часов / 8 часов, округлили после второй цифры от запятой)

Рассчитываем ССЧ:

(0,5 * 23) + (0,63 * 10) / 23 = (11,5 + 6,3) / 23 = 0,77

Округляем показатель до целой единицы. Получается, ССЧ сотрудников на сокращенном графике равна 1 человеку.

Подобный вид расчета можно применять при необходимости и для женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам, а также для сотрудников в отпуске по уходу за ребенком.

Для каких отчетов нужно рассчитывать ССЧ

Среднесписочная численность работников фигурирует в следующих отчетах:

• расчет страховых взносов (РСВ) — сдается в ФНС,
• раздел 2 ЕФС-1 — сдается в СФР,
• П-4 — подается в Росстат.

За неподачу информации бизнес могут оштрафовать:

1. Ч. 1 ст. 126 НК РФ предусматривает штраф в 200 руб. за каждый неподанный документ — в нашем случае речь идет о РСВ.
2. За несдачу статистических данных (П-4) могут оштрафовать должностных лиц на 10–20 тыс. руб., а юридических лиц — на 20–70 тыс. руб. (ч. 1 ст. 13.19 КоАП).
3. Несдача отчетности в СФР навлечет штраф в 300–500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).