Как сэкономить на командировках сотрудников

При покупке билетов

Планирование всегда помогает сэкономить — это правило работает не только в вопросе командировок, но и в бизнесе в целом. Если заранее планировать поездку сотрудника, можно купить более дешёвый билет, выгодно забронировать гостиницу и конференц-зал для переговоров.

Рабочая поездка — это не повод тратить деньги компании. Поэтому лучше отказаться от перелёта бизнес-классом, дорогого отеля и шикарных ресторанов. Но всё-таки, как отмечают эксперты, не нужно организовывать совсем «спартанские условия» для своих сотрудников. Отель может быть не пятизвёздочным, но чистым, уютным и удобно расположенным, а перелёт — комфортабельным, пусть и не очень дорогим.

Пользуйтесь корпоративными программами, которые предлагают авиакомпании, чтобы получать кэшбек. И не забывайте, что покупка билетов не менее чем за три дня до вылета даёт выгоду в 10–15 % от стоимости перелёта

Если хотите сэкономить, то не нужно обращаться к трэвел-агентствам, чтобы подобрать билеты и отели: в интересах посредников навязать вам самые дорогие варианты, чтобы получить максимальные бонусы от поставщиков. Используйте специализированные онлайн-ресурсы для деловых путешествий, где показываются доступные варианты и конечные цены. Так вы сможете самостоятельно выбрать самые выгодные предложения по соотношению «цена — качество».

Например, Сбербанк предлагает компаниям сервис Business Travel, который позволяет выбирать и покупать билеты через своих партнёров. При этом все закрывающие документы от сервиса отправляются напрямую в бухгалтерию вашей компании в электронном виде. Оплачивать билеты можно банковской картой либо с расчётного счета организации. Десять процентов от стоимости билета вернутся на счёт в качестве бонуса.

Забронировать и оплатить билеты через Business Travel можно напрямую в «Сбербанк Бизнес Онлайн». В сервисе доступны бонусы и специальные тарифы от сотен авиаперевозчиков и РЖД

На командировочных

Трудовой кодекс РФ гарантирует работнику сохранение среднего заработка в командировках, выплату суточных и возмещение расходов на проезд и проживание. До отъезда сотрудника работодатель обязан выдать ему аванс на оплату всех расходов, а по возвращении из командировки работник обязан в течение трёх рабочих дней сдать в бухгалтерию отчёт с приложением оригиналов документов о расходах в командировке. Однако бывает, что всё идёт не по плану.

Если сотрудник планирует командировку самостоятельно, то у него появляется возможность выбрать более дорогой перелёт, чтобы получить персональные бонусы, либо вообще попросить у отеля «левый», чтобы компенсировать несуществующие затраты. В этом случае не понести дополнительные затраты могут помочь те же самые сервисы онлайн-бронирования. В них вы можете дать сотруднику личный доступ для организации командировки, но при этом схитрить работник не сможет.

Другой распространённой статьёй расходов являются затраты сотрудников в командировках. Застраховаться от неоправданных трат поможет использование бизнес-карт. Карта привязана к расчётному счету компании, а руководитель может задать лимит операций и получать уведомления о всех транзакциях, совершаемых командировочным.

Сервисы онлайн-бронирования и бизнес-карты делают траты сотрудников в командировках прозрачными и понятными. Легче контролировать то, что видишь.