Спасибо, что были с нами! Возобновить подписку можно в любой момент на сайте СберБизнес Live
Сколько времени сотрудники тратят на рутинные задачи и перекладывание бумажек вместо выполнения профильных обязанностей? Готовы ли предприниматели оплачивать такую работу в ситуации, когда бизнесу нужно быстро перестроиться и быть максимально эффективным? Как понять, загружен ли персонал на 100 %? Редакция «Своего дела» изучила, как провести оптимизацию, чтобы экономить на расходах, но не терять в качестве и эффективности
Предприниматели выходят из карантина с намерением встряхнуть компанию и заметно повысить эффективность сотрудников, считает управляющий партнёр по аудиту и налоговым спорам в консалтинговой компании WiseAdvice Consulting Group Маргарита Дружинина. Реализовать эти планы можно благодаря оптимизации.
«Во время самоизоляции мы уволили 10 сотрудников из 80. В первую очередь расстались с теми, кто не был готов меняться и перестраивать свою работу. Благодаря этому решению мы смогли нанять новых классных специалистов и в итоге — увеличить продажи на треть, до самого высокого месячного показателя за 15 лет», — поделилась эксперт. 40 % клиентов составляют представители малого бизнеса.
Оптимизация может касаться либо численности сотрудников, либо состава штата. В трудовом законодательстве чёткого разделения этих понятий нет. Но в первом случае владелец бизнеса уменьшает затраты на содержание команды: снижает зарплаты, сокращает число работников, выполняющих одни и те же функции, например из четырёх копирайтеров оставляет трёх. В результате уменьшаются расходы на уплату налогов, социальных взносов, обучение и переподготовку, закупку техники и даже аренду.
При оптимизации состава штата упраздняются определённые должности. Например, если владелец трансформирует бизнес по uber-модели, компания может отказаться от диспетчеров. Поскольку клиент и исполнитель будут связываться через интернет-платформу, без посредников, понадобятся только менеджеры для решения спорных вопросов.
Оптимизация состава штата может произойти, когда предприниматель решит передать часть задач на аутсорс. Например, компания подписывает договор с агентством для продвижения бренда и, как следствие, отказывается от младших специалистов в отделе маркетинга. Там останется только руководитель направления, который будет контролировать процесс.
Он будет руководить работой и анализировать результаты. В малом бизнесе этим обычно занимается собственник.
Оптимизация начинается с исследования внутренних процессов компании. Подсчитайте количество сотрудников в подразделениях предприятия, узнайте объем задач каждого работника и время, которое они тратят на их выполнение. Это позволит определить, загружены ли специалисты на 100 %. Возможно, они справляются с делами за полдня.
Расскажите им, как меняется работа компании в новых обстоятельствах, что придётся перестроить в процессах. По словам Дружининой, так предпринимателю проще понять, кто готов к трансформации, а кто, скорее всего, будет тормозить перестройку.
Изучите, сколько времени сотрудники тратят на составление простых таблиц, расшифровки интервью, учёт звонков, неавтоматизированное копирование данных. Чтобы оценить объём максимально точно, составьте блок-схемы бизнес-процессов. Благодаря им вы поймёте, сколько времени в каждом из них отнимает рутина.
По наблюдениям генерального директора сервиса личных помощников Want Юлии Юрченко, на подобные процессы уходит до 30–35 % рабочего времени. В эти часы сотрудники могут заняться основными задачами и повысить эффективность работы. Например, специалист отдела продаж — организовывать переговоры с клиентами, а не заполнять таблицы с данными о потенциальных покупателях, журналист — брать новые интервью, а не заниматься их расшифровкой, юрист — консультировать клиентов, а не собирать папки документов для подачи запросов в разные ведомства.
Маркетологам, специалистам по продажам, менеджерам, которые общаются с заказчиками, могут помочь CRM-системы (системы управления взаимоотношениями с клиентами). В них можно регистрировать, хранить и анализировать данные, например число звонков каждого специалиста кол-центра или показатели работы менеджеров продаж.
Можно использовать и другие цифровые инструменты. Например, системы электронного документооборота (ЭДО), которые позволят сократить время, затрачиваемое на подпись бумаг, проставление печати и передачу в другие компании счетов-фактур и контрактов.
Юлия Юрченко из Want советует ориентироваться на два ключевых параметра: качество и цену рабочего часа. Например, менеджеру нужно регулярно делать презентации для встреч. Он собрал нужные данные, но дизайнерских навыков ему не хватает. Скорее всего, дизайнер-фрилансер сделает эту работу более качественно.
Следом нужно посчитать, сколько рабочего времени потратит менеджер, умножить на стоимость одного рабочего часа и сравнить с гонораром дизайнера. Если второе окажется дешевле, то задачу лучше поручить внештатному специалисту. Несмотря на то, что сегодня компания потратит дополнительные деньги, менеджер, выполняющие в это время свои основные обязанности (например, поиск нового клиента), впоследствии окупит эти расходы и даже позволит заработать.«Естественно, если у меня достаточно времени, то гонорар дизайнеру, наоборот, будет расточительством. Поэтому я отдам задачу на аутсорс только в том случае, если мне нужно качество выше среднего», — объясняет Юрченко.
Отдавать задачи за пределы штата компании можно не только профильным специалистам, но и сервисам личных помощников (или консьерж-службам). Они работают по подписке. По данным сервисов для поиска работы, зарплата младшего ассистента в Москве составляет 55–60 тысяч рублей. Подписка может обойтись в три-четыре раза дешевле.
Но передавать внештатным ассистентам стоит только те задачи, которые не касаются показателей эффективности (KPI) штатного сотрудника. Например, один из самых популярных запросов для ассистентов — поиск информации, говорит Юрченко. «Если правильно поставили задачу, неважно, что он будет делать: искать марку пылесоса, составлять список конкурентов или изучать сложный технологичный продукт», — уверена эксперт, но поясняет, что из-за нехватки специализированных знаний он вряд ли сможет найти клиентов через холодные звонки.
Перед тем как отдать задачи, пропишите инструкции для помощников и стандарты, на которые они будут ориентироваться в работе. Определите, как будут взаимодействовать штатные и внештатные сотрудники. Например, через планировщик задач вроде Trello и Notion. Юрченко также советует отвести время на тестовый период и сбор обратной связи. Срок будет зависеть от масштаба оптимизации и объёма задач, переданных на аутсорс. Например, если ассистентам передают задачи обзванивать клиентов и общаться по скриптам, тест займёт не больше недели.
Если после изучения процессов вы поняли, что для части сотрудников нет задач и с ними стоит расстаться, можно поступить двумя способами: уволить по соглашению сторон (как это сделать, мы объясняли в этом тексте) либо пройти процедуру сокращения численности штата. Расскажем о втором способе подробнее.
В Трудовом кодексе не прописано, как его оформлять, но в документе необходимо указать причины и даты. При сокращении численности штата место должно остаться за наиболее квалифицированным и эффективным специалистом. Если показатели равные, преимущество есть у работника с детьми, сотрудника, пострадавшего во время работы, например получившего травму, инвалида боевых действий; специалиста, повышающего квалификацию без отрыва от работы.
Это нужно сделать не менее чем за два месяца до увольнения. Сотрудник должен получить документ лично и расписаться.
Работники отдела кадров должны это делать регулярно вплоть до сокращения. Они вправе предложить специалисту должность ниже, в том числе с меньшей зарплатой, или временную замену сотрудника, который находится в отпуске по уходу за ребёнком.
Это делается в последний рабочий день сотрудника.
Руководителю юрлица нужно сделать это не позднее чем за два месяца до увольнения, а ИП — не позднее чем за две недели. В письме работодатель указывает должность человека, его специальности, навыки и условия оплаты труда. К документу прикладываются копия приказа о сокращении численности, проекты приказа об увольнении и нового штатного расписания организации.
В последний рабочий день работодатель должен погасить все задолженности перед сотрудником и выплатить выходное пособие в размере одного среднемесячного заработка (как он рассчитывается, мы объяснили в этой инструкции). Его также нужно платить, пока специалист ищет работу, но не дольше двух месяцев.