Эксперты:

Адаптация сотрудника — это путь от момента, когда он пришел в компанию, до состояния «полноценный уверенный сотрудник». Онбординг — только часть процесса адаптации, которая помогает человеку быстрее влиться в команду, понять ценности компании и начать приносить результат.

Работодатель создает впечатление о себе с того момента, когда кандидат впервые увидит объявление о вакансии. Это начало так называемого employee journey (с англ. — путь сотрудника). Во всем процессе онбординга важна коммуникация и то, насколько корректно и логично она выстроена. Важно помнить, что в первые дни и недели не только работодатель оценивает нового сотрудника, но и новичок присматривается к месту своей работы.

Пребординг

В английском языке есть специальный термин Half-day Tony («Тони на полдня»), который обозначает человека, покидающего компанию в первый день работы. И это действительно не шутка, а реальные кейсы, когда сотрудники уходят на обед и не возвращаются в офис. Конечно, такое скорее редкость, но грамотный пребординг до начала первого рабочего дня нужен для максимального комфорта соискателя. Стоит помнить, что первый офисный день — это всегда большой стресс для человека, каким бы опытным он ни был.

Зачем компании нужен пребординг

Он помогает до подписания договора отобрать кандидатов и отсеять тех, кто не планирует работать у вас, что экономит время и бюджет. А также это период установления эмоциональной связи будущего сотрудника и компании. Поэтому пребординг — это важная часть корпоративной культуры.

Что можно сделать на этом этапе:

• пригласить в офис и провести экскурсию;
• погрузить в историю компании, ценности, миссии, структуру, УТП;
• поделиться внутренней кухней: все важные мелочи в плане быта — от «кто заваривает кофе по утрам» до «как получить компенсацию за спорт»;
• подготовить рабочее место, учетную запись, доступы;
• познакомить с командой, дать возможность задать вопросы без руководителя;
• ответить на все вопросы соискателя.

Онбординг в первый рабочий день

Первый день важен для любого нового человека в коллективе. Чтобы он максимально быстро влился в команду, чувствовал себя комфортно и начал выполнять свою работу, стоит изначально «инвестировать» в него время. Что может сделать HR-специалист или руководитель:

• назначить бадди (наставника) — обычно это коллега, может быть, немного выше по положению, но не руководитель. Важно, чтобы было ощущение общения на равных, чтобы новый сотрудник спокойно задавал самые, как ему может казаться, глупые или поверхностные вопросы: где пить кофе, во сколько перерыв, куда все ходят обедать, когда зарплата, где печатать документы и т. д.;
• познакомить с командой: можно сразу организовать общий кофе-брейк или обед, чтобы познакомиться в более неформальной обстановке. Пусть все расскажут о себе — что делают в компании, по каким вопросам к ним можно обращаться, чем все занимаются в свободное время. Техник для знакомства очень много — от более деловых до неформальных и игровых;
• провести экскурсию по офису — это также может сделать бадди. Помогите сотруднику сориентироваться в новых условиях и сразу ответьте на бытовые и организационные вопросы;
• обсудить ключевые темы, которые касаются корпоративной культуры: дресс-код, начисление зарплаты и премий, отпуска и пр.

Онбординг после первого рабочего дня

Первое впечатление и погружение сотрудника в корпоративную культуру уже произошло, теперь нужно помочь ему окончательно адаптироваться и стать частью команды. Вот что стоит сделать на этом этапе:

• подготовьте план по адаптации, который будет включать пункты по вводу сотрудников в конкретные должности. Сюда могут входить обучающие программы, семинары, материалы для изучения. Равномерно распределите нагрузку по рабочим дням. Не перегружайте информацией, но и не давайте скучать без задач, пока идет период адаптации;
• устанавливайте OKR (Objectives and Key Results), или «цели и ключевые результаты». Обычно такую систему используют в крупных компаниях, чтобы определять измеряемые цели и вовлекать в них команду. Но малый бизнес также может попробовать этот формат, чтобы с помощью OKR объяснить, как работа нового сотрудника влияет на цели команды;
• помогайте укреплять связи в команде. Конечно, симпатию коллег невозможно спрогнозировать, но можно организовать мероприятия и встречи, чтобы была возможность пообщаться и в рабочих, и в неформальных условиях;
• помните про испытательный срок. Он может разниться: иногда, чтобы проверить знания сотрудника, достаточно пары месяцев, а иногда требуется полгода. Не забывайте следить за результатами и собирать обратную связь, чтобы понимать, где можно улучшить процесс;
• поздравляйте сотрудника с окончанием испытательного срока и первыми годовщинами в работе (полгода, год), а также отмечайте успехи. Исследования показывают, что до 23% новичков, онбординг которых был плохо организован, уходят с работы в течение первого года.

«А еще полезно запросить итоговый фидбэк о welcome-курсе у новичка: попросить оценить от 0 до 5, все ли понятно, остались ли вопросы. Так мы даем понять новому сотруднику, что нам важно его мнение, и собираем фидбэк по доработкам курса», — рассказывает Анна Шестакова, директор по персоналу ITECH.

План адаптационных встреч на протяжении адаптационного периода

• Фидбэк от сотрудника о первом рабочем дне
• Фидбэк от сотрудника о первой рабочей неделе
• Фидбэк от сотрудника о первом месяце работы
• Встреча HR с сотрудником после заполнения анкеты с обратной связью о работе
• Встреча сотрудника с руководителем

Инструменты онбординга

Согласно исследованию «Работы.ру», 54% опрошенных россиян рассказали, что благодаря онбордингу им удалось быстро ознакомиться с конкретным списком задач и компетенций для их позиции. 48% поняли, к кому могут обратиться внутри компании как по рабочим, так и по личным делам. Также 22% респондентов поделились, что им удалось влиться в коллектив и установить дружеские контакты, а 21% получили новые навыки и знания для выполнения дальнейших задач. 19% участников исследования отметили, что ощутили поддержку компании и это помогло им влиться в рабочий процесс.

Онбординг — это не всегда про личные встречи, разговоры и организацию мероприятий: есть различные инструменты, которые можно взять в свою систему онбординга и адаптировать под особенности работы в вашей компании.

• Welcome day — это, по сути, тот самый первый день в компании, который вам нужно продумать. Он должен закрыть все основные вопросы новичка — так, чтобы тот шел из офиса с мыслью, что он сделал правильный выбор в пользу вашей компании.
• Чат-боты — особенно удобно для онлайн-онбординга, когда нет возможности провести день в офисе. Чат-бот ответит на все вопросы, пришлет документы, напомнит о необходимости заполнить анкету, назначит расписание обучения, а затем отправит отчет руководителю.
• Приветственное письмо — желательно послать в тот же или на следующий день, как кандидат принял предложение о работе. Это может быть письмо с приветствием от основателя компании с долей мотивации и вдохновения. И конечно, оно должно содержать ответы на организационные вопросы о дате выхода, дресс-коде и пр.
• Welcome-бокс — коробка или бокс с мерчем от организации. Это могут быть толстовки, футболки, ручки, термокружки, мышки для компьютера, стикерпаки и т. п.
• Книга новичка — это документ со всей полезной информацией и практическими советами: например, схемой проезда на парковку, внутренними правилами, расположением кабинетов, описанием команды и должностей.
• Welcome book — как онлайн-, так и офлайн-формата. В ней можно показать showreel (демонстрационный ролик) компании, видеообращение генерального директора или основателя, бенефиты компании и интересные кейсы.

На этом этапе также можно отправить сотруднику первые шаги его дорожной карты, или ERM (Employee Road Map), чтобы помочь ему заранее представить рабочий процесс.

Инструменты онбординга для малого бизнеса

«Предприниматели, которые только начинают выстраивать процесс онбординга, могут изучить практики других организаций. Им стоит ввести систему регулярных фидбэков и оценки прогресса, так как обратная связь сильно влияет на атмосферу в команде», — рассказывает Татьяна Мощагина, руководитель по продвижению бренда работодателя и внутренним коммуникациям сервиса «Работа.ру».

Хорошим шагом будет вовлечь руководство в онбординг, предоставив ему возможность рассказать об истории основания компании, ее ценностях и приветствовать новых сотрудников лично. Постоянные командные мероприятия и стратегические сессии также помогут людям держать руку на пульсе всех внутренних процессов. Еще один полезный инструмент — сбор единой базы знаний с инструкциями и советами. Ее можно организовать на отдельном сайте или в Google-файлах и предоставлять доступ всем новым сотрудникам.

• Если у вас нет HR-специалиста, который пропишет все процессы, обозначьте их самостоятельно в документе, таблице или презентации. Можно сделать это коротко, наметив основные шаги: первое интервью и коммуникация.
• Если на этом этапе произошла задержка, нужно связаться с кандидатом.
• При переходе от собеседования к найму нужно предупредить человека о документах, которые ему нужно принести.
• Также не забудьте подготовить рабочее место.

Как оценить эффективность онбординга

Бизнес всегда заточен на конкретные результаты, и любой процесс должен измеряться, поэтому для того, чтобы измерить эффективность онбординга, нужно анализировать результаты.

1. Время достижения продуктивности — число дней со дня трудоустройства, которое потребовалось сотруднику, чтобы выйти на нужный уровень продуктивности. Показатели для оценки определяет руководитель. Дату выхода на продуктивность отслеживает чаще всего наставник.
2. Стоимость достижения оптимального уровня производительности (OPL, Optimum Productivity Level) — общая стоимость, связанная с онбордингом новичка: затраты на наем персонала, обучение, заработную плату сотрудника и т. д.
3. Текучесть новых сотрудников — показатель адаптации, который говорит о том, как много работников покинули компанию в течение первого года или другого периода, определенного организацией. Чтобы его рассчитать, нужно разделить количество уволившихся на число принятых новичков.
4. Отток новых сотрудников. Обычно HR оценивают данные за 6 месяцев с момента трудоустройства. За ориентир берут показатель оттока среди специалистов со стажем. Если первый коэффициент растет при стабильности второго, то с системой онбординга точно стоит поработать.
5. Удовлетворенность при адаптации — оценка новым сотрудником различных аспектов работы: график, оплата труда, условия труда, отношения с руководителем и коллегами и т. д.
6. Уровень вовлеченности сотрудника после онбординга. Участие в общих обсуждениях, инициативность, дружелюбность и готовность вести диалог — индикаторы, которые покажут, насколько комфортно сотруднику в коллективе, смог ли он выстроить общение с коллегами, необходимое для полноценной работы в команде.

Компании сами определяют, какие метрики онбординга измерять и анализировать. Данные позволяют увидеть зоны роста в HR-процессах и в дальнейшем успешнее вовлекать и удерживать нужных специалистов.

Онбординг сотрудников: о чем нужно помнить малому бизнесу

1. Адаптация сотрудников — важный процесс, который необходимо выстраивать. Если у вас нет HR-специалиста, пропишите в документе примерные шаги онбординга сотрудника — с момента, как вы выслали ему оффер до прохождения испытательного срока. С каждым новым сотрудником вы можете корректировать свой файл, добавляя новые инструменты.
2. Выберите 2-3 инструмента и попробуйте внедрить их даже в формате MVP: не обязательно welcome-курс должен быть записан на профессиональную камеру, а подарочный бокс содержать мерч компании. Подумайте, что вы можете сделать своими силами, чтобы новый сотрудник чувствовал себя комфортно.
3. Процесс адаптации нужно контролировать и анализировать — от простого сбора фидбэка у новичков после welcome-курса до оценки определенных метрик.