Что такое тайм-менеджмент и зачем он предпринимателю

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Результат грамотного тайм-менеджмента — сбалансированный график дня, в конце которого у вас остается время на личные дела.

Есть очевидные факторы, которые влияют на продуктивность: залипание в социальных сетях, прокрастинация, неумение отказывать или концентрироваться на задаче, уведомления, игры, походы за чаем и даже духота в комнате. Проведите эксперимент: попробуйте в течение одного дня записывать, сколько времени у вас уходит на разные задачи, включая перерывы, отдых, дорогу, время в телефоне. Записывайте все, даже моменты, когда вы отвлеклись на пару минут. Цифры помогут понять, как и насколько релевантно вы распределяете свое время.

Принципы тайм-менеджмента

Методы управления временем состоят из трех компонентов:

При этом важно помнить, что у каждого человека есть индивидуальные особенности, которые влияют на то, с какой скоростью он выполняет задачи, как быстро ему нужен отдых, какие задачи ему нравятся, а какие нет, легко ли его мотивировать.

Экспресс-тест: нужен ли вам тайм-менеджмент?

Проверьте себя: на сколько пунктов вы можете ответить положительно?

• Мне не хватает времени на личные дела.
• Я не успеваю решать задачи по работе.
• Я не успеваю выполнить свои KPI.
• Я часто использую для работы личное время.
• Если я что-то не доделал, я могу пожертвовать сном или отдыхом.
• В конце дня я чувствую себя усталым и вымотанным.
• Мне надо решить так много задач, что я в них путаюсь.
• Я часто забываю, что мне нужно сделать, или путаю время встреч.

Если у вас больше двух «да» — вам стоит задуматься над внедрением тайм-менеджмента, который позволит не забывать о важных задачах и выполнять их в срок.

Популярные методы тайм-менеджмента

Метод помидора (или правило 25 минут)

Один из самых знаменитых методов, который придумал Франческо Чирилло в конце восьмидесятых годов, когда готовился к экзаменам. А забавное название пришло от таймера в виде помидора, на котором он засекал время. Суть метода помидора в том, что вы работаете в течение 25 минут, ни на что не отвлекаясь, а затем делаете паузу в пять минут. Затем повторяете цикл. После четырех циклов можно сделать большой перерыв в 30 минут.

Метод 90 на 30

Его придумал предприниматель и писатель Тони Шварц. Суть метода в том, что цикл «работа — отдых» длится два часа: 90 минут вы работаете, а 30 после — отдыхаете. При этом важно в начале делать сложные дела. Если нет сил работать все 1,5 часа, можно разделить цикл иначе: 52 минуты — работа, а отдых — 17 минут.

Метод «Принцип трех дел»

Его придумал канадец Крис Бейли. Он подходит тем, кто очень занят рутинными делами. Смысл метода в том, что каждый день вы выбираете для себя три наиболее приоритетных задачи и в первую очередь делаете их, а затем — беретесь за все другие. В этом случае планирование дня строится не по часам и минутам, а по задачам.

Метод канбан

Первоначально канбан — это японская схема, которая визуализирует рабочий процесс. Ее можно использовать и для планирования рабочего процесса большой команды, и для личных целей. Создайте таблицу со столбцами: например, «Надо сделать», «Надо сделать срочно», «В процессе», «Выполнено». В каждый столбец добавляйте и переносите задачи в зависимости от их приоритета и стадии выполнения. Такой подход помогает визуализировать работу, расставить приоритеты и отслеживать прогресс.

Еще шесть полезных советов

1. Ставьте цели на год, квартал, месяц, неделю, день. Согласно исследованиям, люди с такими целями успевают и достигают больше.
2. Уберите отвлекающие факторы: уведомления, звуки и даже любимого кота.
3. Ставьте дедлайны и следуйте им — это поможет выполнять цели.
4. «Ешьте лягушку» утром: делайте утром важные или неприятные дела, на которые долго решались.
5. Следите за настроением и продуктивностью: проветривайте комнату, делайте перерывы, отдыхайте — например, можно сделать несколько дыхательных упражнений, пейте чистую воду.
6. Придумайте систему мотивации: обязательно хвалите себя за выполненную работу.

5 приложений для тайм-менеджмента

Приложения, которые помогут расставить приоритеты и спланировать дела. Все они доступны для iOS и Android.

SingularityApp

Приложение-планировщик для управления задачами, которое создано в 2019 году российскими разработчиками. Есть версии для разных устройств и ПО. Фишка — сочетание популярных инструментов планирования и продуктивности: списки задач, проекты, режим календаря с просмотром почасового расписания, таймер по методу помодоро и трекер привычек. Задачи и проекты можно выстраивать в иерархии с бесконечной вложенностью, и добавлять к ним теги и напоминания.

TickTick

Планировщик с большим количеством функций. Помогает пользователям фиксировать идеи, создавать планы на день или на долгий срок, синхронизировать их с календарем и ставить напоминания. Есть бесплатная версия, есть платная подписка, которая добавляет возможностей для кастомизации. Фишка приложения — принцип приоритета: пользователь устанавливает уровни важности для каждого задания, также есть возможность делиться задачами с другими.

Kaiten

Российский таск-трекер для управления задачами, проектами и командами. Позволяет ставить задачи и дедлайны по ним, отслеживать прогресс их выполнения и анализировать работу команды. Подходит для тех, у кого много задач или насыщенные рабочие процессы. Визуально напоминает доску со стикерами, только в онлайн-варианте. Есть возможность создавать под задачи разные карточки, прикрепляя в них любой формат контента. Есть система ранжирования списков и возможность делиться своей доской с другими.

Evernote

Приложение для заметок и организации информации, позволяет создавать и сохранять контент, управлять различными его типами, включая текстовые записи, фотографии, аудио, веб-страницы. Заметки сохраняются в блокнотах, которые позволяют структурировать информацию по различным категориям: для работы, учебы, личных дел и так далее. Есть интеграция с другими платформами и календарями, а также возможность поставить напоминание. Нюанс: для России сервис работает через VPN.

Книги о тайм-менеджменте для предпринимателей и фрилансеров

Ася Маркевич рекомендует прочитать книги Глеба Архангельского, который является первым тренером по тайм-менеджменту в России, и Максима Дорофеева, который добавил современные инструменты в существующие методики. Мы добавили к ним еще несколько изданий — для фрилансеров и креативных предпринимателей.

• Алексей Толкачев, Николай Мрочковский. «Экстремальный тайм-менеджмент»
  Авторы советуют фокусироваться на приоритетах, управлять энергией — заботиться о себе и своем здоровье, работать с целями и бороться с отвлекающими факторами. В книге есть также упражнения, техники планирования времени и популярные методики — например, «Колесо баланса».
• Дональд Рос. «Не делай это. Тайм-менеджмент для творческих людей»
  Одна из ключевых идей книги заключается в том, что стандартные подходы к тайм-менеджменту часто не работают для творческих людей. Креативность требует гибкости и спонтанности, тогда как жесткое планирование может подавлять вдохновение. Книга состоит из трех частей: «Жизнь», «Работа» и «Проекты», и в ней рассмотрено все — от постановки жизненных целей до составления письма из пяти предложений.
• Тимоти Пичил. «Не откладывай на завтра»
  Для тех, кто любит откладывать дела. Книга сочетает в себе научные факты, практические советы и юмор. Подойдет всем, кто хочет перестать откладывать все свои дела и начать жить полноценной и насыщенной жизнью. Автор рассматривает причины прокрастинации с научной точки зрения и дает простые и эффективные приемы, которые помогают следить за временем.
• Максим Дорофеев. «Путь джедая. Поиск собственной методики продуктивности»
  С 2007 года книга переиздавалась пять раз, а автор выпустил несколько дополнений. Дорофеев предлагает не копировать чей-то опыт, а понять, как, исходя из вашей работы, загрузки и мышления, построить наиболее эффективную методику продуктивности для себя.
• Глеб Архангельский. «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»
  Автор собрал практические советы и методы по управлению временем, чтобы повысить личную эффективность и достичь баланса между работой и отдыхом. Среди предложенных техник — метод приоритизации дел, делегирование, а также подсказки, как совместить работу с личными пиками биоритмов.

Что нужно знать о тайм-менеджменте

• Тайм-менеджмент — это система управления временем.
• Основная задача тайм-менеджмента — эффективное выстраивание дня.
• Методики тайм-менеджмента построены на планировании, контроле и приоритизации.
• Какие-то строятся на чередовании работы и отдыха, какие-то — на приоритизации.
• Настроить тайм-менеджмент поможет одна из книг или специальное приложение.