Эксперт:

Что такое дедлайн

Дедлайн — это последний срок выполнения задачи или окончания проекта, точка, после которой уже нет смысла что-то делать или переделывать. Это главное отличие дедлайна от других сроков, которые можно передвинуть.

Дословно deadline переводится как «линия смерти». Синонимы: крайний срок, временнóе ограничение, лимит или рамки, конец периода. Дедлайн универсален и может использоваться во всех сферах бизнеса и жизни. Активнее всего понятие применяется в СМИ, менеджменте. Подготовка договоров, отчетов, бухгалтерских сводок тоже имеет свои дедлайны.

Если работа идет по плану, дедлайн совпадает с фактическим сроком завершения задачи. Если дедлайн сорван, конечный срок отодвигается, нарушая рабочий процесс и другие планы.

Зачем нужны дедлайны

Дедлайны — обычный предмет офисных шуток, но если игнорировать сроки, даже самый устойчивый бизнес потерпит крах. Для большинства людей дедлайн является стрессовым фактором. Но если все спланировать заранее, именно он поможет зарабатывать больше.

Хорошо спланированный дедлайн помогает бизнесу:

• Вовремя достигать поставленных целей. Если есть четкое понимание, когда задача должна быть решена, можно разбить ее на этапы и действовать постепенно. Но здесь важно установить срок окончания для каждого этапа.
• Оценивать продуктивность сотрудников и команды в целом: их возможности, самоорганизацию, стрессоустойчивость, лидерские качества. Это, в свою очередь, дает возможность правильно распределить нагрузку между членами команды.
• Быстрее и эффективнее достигать целей. Точные сроки и четко поставленные задачи выполняются быстрее. Любые размытые договоренности автоматически делают задачу второстепенной.
• Повышать лояльность клиентов. Клиенты и партнеры всегда лучше относятся к бизнесу, который выполняет договоренности и не срывает сроки. Да и в целом легче контролировать ведение бизнеса, когда у каждой задачи есть понятный дедлайн.

Виды дедлайнов

Существует два вида дедлайнов: жесткие и гибкие.

Помимо этого, дедлайны подразделяются на внешние и внутренние.

Внешний дедлайн — срок, установленный заказчиком. Например, аудит компании назначен на 1 февраля.

Внутренний дедлайн — срок, который определяет завершение определенных этапов работы. Его назначает руководитель проекта или коллеги. Например, подготовка документации и бухгалтерской отчетности со сроком сдачи 25 января.

Внутренние дедлайны всегда назначаются раньше внешнего. Это необходимо для того, чтобы было время для исправления ошибок, решения срочных дел и неучтенных сложностей, возникших в процессе работы.

Что такое редлайн

Редлайн (англ. red line) — это предварительный срок готовности работы, красная линия, предупреждающая о скором окончании проекта. Их может быть несколько: у разных отделов, сотрудников, подзадач, чтобы привести затем весь проект к одному общему дедлайну.

Как правило, редлайн назначают за несколько дней до наступления дедлайна. Как и в случае с внутренними дедлайнами, время от редлайна до дедлайна дано для того, чтобы воедино свести результаты и устранить все неточности. Таким образом, редлайн страхует дедлайн, позволяя завершить проект точно в оговоренные сроки, несмотря на форс-мажор, прокрастинацию и любые другие факторы, тормозящие процесс.

Правила соблюдения дедлайнов

1. Оценить масштаб
   
   Как только задача сформулирована, нужно оценить:
2. • сколько реально времени потребуется на ее решение,
   • какие ресурсы необходимо задействовать и есть ли они в наличии,
   • что необходимо приобрести, с кем переговорить для решения задачи.
2. Разделить задачу
   
   Сложные задачи и этапы делить на части. При этом важно контролировать, чтобы при дроблении общий срок выполнения задачи не изменился. Для этого у каждого поручения есть свой дедлайн.
   
   Кроме этого, необходимо заложить время на форс-мажор.
3. Использовать планировщики
   
   Любые цифровые инструменты, приемы тайм-менеджмента, например матрица Эйзенхауэра, значительно сокращают время и силы при работе над проектом.
4. Расставить приоритеты
   
   Бывает, что задач слишком много и все требуют решения. В этом случае важно расставить приоритеты и постепенно продвигаться от простого к сложному.
5. Корректировать планы
   
   Это важно делать регулярно, в зависимости от возникающих в процессе работы сложностей. Пересмотреть срок, уточнить задачу — это лучше сделать на этапе работы, а не в последний день перед дедлайном.

Что делать, когда «горят дедлайны»

Главное правило — не паниковать. Искать виноватых, применять к ним жесткие меры, угрожать, нагнетать обстановку — вещи, которые запрещено делать в момент «горящего дедлайна».

Если времени для решения задачи совсем мало, но еще есть надежда уложиться в сроки, нужно акцентировать внимание на двух вещах. Первая — организация процесса. Перераспределить задачи между сотрудниками, найти проблемные точки и сделать на них упор. Важно вовремя реагировать на внешние обстоятельства и любые сигналы внутри компании, по возможности сразу же закрывать вопросы.

Вторая — мотивация сотрудников. Поддерживайте продуктивную атмосферу и не нагнетайте обстановку. Важно не просто подбадривать, а стимулировать работоспособность ощутимыми вещами: предложить дополнительный выходной, премию. Нужно обсуждать, предлагать реальную помощь и гасить любые конфликты.

Если же очевидно, что уложиться в срок не получится, то важно как можно раньше сообщить об этом заказчику и постараться перенести сроки.

Лайфхаки от эксперта

Александр Матвейчев предлагает три шага, чтобы избежать срывов дедлайна:

• Берите внешнюю экспертизу
  
  Если задача для вас новая и неизвестно сколько времени уйдет на завершение проекта, нужно найти людей, которые уже выполняли подобную работу. Используйте чужой опыт — это поможет решить многие ваши вопросы.
• Используйте ИИ
  
  Запишите свои цели и задачи в список, загрузите в чат GPT и дайте ему задание: «Расставь приоритеты и распиши дедлайны на основе мирового опыта». Это здорово помогает в работе, освобождает время.
• Ориентируйтесь на личность
  
  Есть люди, которых дедлайн мотивирует. Они становятся более собранными, энергичными. Но есть и те, кого дедлайн полностью демотивирует. Поэтому не всем нужны дедлайны, и это важно знать, чтобы эффективнее работать с каждым членом команды.

Что почитать: 4 книги о дедлайне

1. «Deadline. Роман об управлении проектами». Том ДеМарко
   
   Приключенческий роман, который содержит выкладки и четкие рекомендации по управлению проектами. Особое внимание уделяется человеческому ресурсу, автор учит управлять членами команды, мотивировать их и работать с рисками.
2. Сделано. Проектный менеджмент на практике". Скотт Беркун
   
   Книга основана на личном опыте управления IT-проектами. В ней есть советы о том, как довести идею до реализации, что нужно сделать, чтобы проект стал успешным, как избегать конфликтов, реагировать и работать в условиях форс-мажора.
3. «Прокрастинация. Первая помощь». Таня ван Эссен, Хенри Шувенбург
   
   Прокрастинация — первый шаг на пути к нарушению дедлайна. Голландские психологи подробно разбирают причину явления и дают ценные рекомендации, как привести дела и мысли в порядок, научиться работать без стресса.
4. «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса». Дэвид Аллен
   
   Писатель и бизнес-консультант создал свою методику управления временем. Он предлагает рабочие методы, позволяющие планировать и контролировать работу, быстро отделять важное от второстепенного и навести порядок не только в работе, но и в своей голове.