Они наступают, поджимают и даже горят. А еще делают нас активнее, креативнее и работоспособнее. Это дедлайны. Их нарушение, в свою очередь, приводит к потере в деньгах и ущербу для репутации. Как же правильно ставить дедлайны и надо ли всегда в них укладываться?
Они наступают, поджимают и даже горят. А еще делают нас активнее, креативнее и работоспособнее. Это дедлайны. Их нарушение, в свою очередь, приводит к потере в деньгах и ущербу для репутации. Как же правильно ставить дедлайны и надо ли всегда в них укладываться?
Эксперт:
Александр Матвейчев
собственник PNEVMOTEH
Дедлайн — это последний срок выполнения задачи или окончания проекта, точка, после которой уже нет смысла что-то делать или переделывать. Это главное отличие дедлайна от других сроков, которые можно передвинуть.
Дословно deadline переводится как «линия смерти». Синонимы: крайний срок, временнóе ограничение, лимит или рамки, конец периода. Дедлайн универсален и может использоваться во всех сферах бизнеса и жизни. Активнее всего понятие применяется в СМИ, менеджменте. Подготовка договоров, отчетов, бухгалтерских сводок тоже имеет свои дедлайны.
Если работа идет по плану, дедлайн совпадает с фактическим сроком завершения задачи. Если дедлайн сорван, конечный срок отодвигается, нарушая рабочий процесс и другие планы.
Если ты сильный, ловкий и умелый, значит, сейчас дедлайн.
Мем из сети.
Дедлайны — обычный предмет офисных шуток, но если игнорировать сроки, даже самый устойчивый бизнес потерпит крах. Для большинства людей дедлайн является стрессовым фактором. Но если все спланировать заранее, именно он поможет зарабатывать больше.
Хорошо спланированный дедлайн помогает бизнесу:
Александр Матвейчев
собственник PNEVMOTEH
Чтобы дедлайны исполнялись, надо правильно собирать команду. Есть тест Белбина, который позволяет определить самые сильные командные роли. С этого и нужно начинать. Каждый член команды должен осознавать свои способности в решении тех или иных задач.
Существует два вида дедлайнов: жесткие и гибкие.
Вид дедлайна | Условия | Действия |
|---|---|---|
Жесткий | Нельзя сдвинуть сроки, задача после дедлайна будет не актуальна | Максимально детально расписать задачи и конкретные шаги. Предусмотреть действия в случае, если возникнет задержка |
Гибкий | Сроки окончания размыты, есть возможность отодвинуть время окончания проекта | Также обязательно установить срок. Это помогает планировать работу. Определить контрольные точки и критерии готовности проекта |
Примеры жесткого дедлайна: открытие магазина, организация концерта и другие мероприятия, где определена точная дата, которую нельзя перенести или она установлена договором.
Примеры гибкого дедлайна: обновление сайта, разработка проекта, заказ канцелярии. Дата окончания у них тоже есть, но ее можно сдвигать в определенных пределах.
Помимо этого, дедлайны подразделяются на внешние и внутренние.
Внешний дедлайн — срок, установленный заказчиком. Например, аудит компании назначен на 1 февраля.
Внутренний дедлайн — срок, который определяет завершение определенных этапов работы. Его назначает руководитель проекта или коллеги. Например, подготовка документации и бухгалтерской отчетности со сроком сдачи 25 января.
Внутренние дедлайны всегда назначаются раньше внешнего. Это необходимо для того, чтобы было время для исправления ошибок, решения срочных дел и неучтенных сложностей, возникших в процессе работы.
Редлайн (англ. red line) — это предварительный срок готовности работы, красная линия, предупреждающая о скором окончании проекта. Их может быть несколько: у разных отделов, сотрудников, подзадач, чтобы привести затем весь проект к одному общему дедлайну.
Как правило, редлайн назначают за несколько дней до наступления дедлайна. Как и в случае с внутренними дедлайнами, время от редлайна до дедлайна дано для того, чтобы воедино свести результаты и устранить все неточности. Таким образом, редлайн страхует дедлайн, позволяя завершить проект точно в оговоренные сроки, несмотря на форс-мажор, прокрастинацию и любые другие факторы, тормозящие процесс.
Пример:
Дедлайн для сдачи приложения заказчику — 5 мая.
Редлайн — 15 апреля.
С 15 апреля по 5 мая приложение тестируют и дорабатывают.
Александр Матвейчев
собственник PNEVMOTEH
Зачастую после того, как мы что-то сделали, мы не подводим итоги, не задаем себе вопросы «за счет чего получилось?» или «за счет чего не получилось?». Чтобы дедлайны не нарушались, нужно учиться рефлексировать, анализировать свой прошлый опыт. Это помогает создать правильное планирование, без которого дедлайны часто не выполняются.
Александр Матвейчев
собственник PNEVMOTEH
Слово «дедлайн», как правило, ассоциируется с негативными эмоциями. А то, что вызывает негатив, всегда менее эффективно. Чтобы этого не происходило, нужно повышать уровень своей осознанности, правильно выбирать внутреннюю мотивацию. Если цель откликается внутри, заряжает тебя энергией, никакой дедлайн не страшен.
Главное правило — не паниковать. Искать виноватых, применять к ним жесткие меры, угрожать, нагнетать обстановку — вещи, которые запрещено делать в момент «горящего дедлайна».
Если времени для решения задачи совсем мало, но еще есть надежда уложиться в сроки, нужно акцентировать внимание на двух вещах. Первая — организация процесса. Перераспределить задачи между сотрудниками, найти проблемные точки и сделать на них упор. Важно вовремя реагировать на внешние обстоятельства и любые сигналы внутри компании, по возможности сразу же закрывать вопросы.
Вторая — мотивация сотрудников. Поддерживайте продуктивную атмосферу и не нагнетайте обстановку. Важно не просто подбадривать, а стимулировать работоспособность ощутимыми вещами: предложить дополнительный выходной, премию. Нужно обсуждать, предлагать реальную помощь и гасить любые конфликты.
Если же очевидно, что уложиться в срок не получится, то важно как можно раньше сообщить об этом заказчику и постараться перенести сроки.
Александр Матвейчев предлагает три шага, чтобы избежать срывов дедлайна:
«Горящий дедлайн» — не всегда плохо. Порой это помогает сплотить команду, найти креативное решение и в будущем успешнее справляться с проектами. Умение работать в условиях дедлайна — важный и неоценимый навык, который нужен и высоко ценится на рынке.
Спасибо, что были с нами! Возобновить подписку можно в любой момент на сайте СберБизнес Live