Эксперт:

Что такое kanban как метод управления процессами

Kanban-метод — это управленческий метод для организации процессов умственного труда, создания нематериальных продуктов и услуг. Основная задача kanban — помочь руководителю сделать процесс управляемым и эффективным, построить устойчивую и гибкую систему производства. Инструмент предложил в двухтысячных годах американский менеджер Дэвид Андерсон, работая в компаниях Microsoft и Corbis.

Kanban-метод не имеет прямых ограничений в использовании. Он зарекомендовал себя в разных отраслях: от создания IT-продуктов, выстраивания маркетинговых и HR-активностей до реализации бизнес-инициатив и стратегии.

Принципы kanban-метода

Принципы kanban-метода разделены на две группы: принципы предоставления сервиса, для которых важны ценности, и принципы управления изменениями, помогающие развивать успех. Рассмотрим их.

Принципы предоставления сервиса:

• Осознайте потребности клиентов и сфокусируйтесь на их удовлетворении.
• Управляйте задачами, а людям дайте возможность самим организоваться вокруг их выполнения.
• Регулярно пересматривайте систему предоставления сервиса. Меняйте правила для улучшения результатов.

Принципы управления изменениями:

• Начните с того, что есть сейчас.
• Договоритесь о начале изменений, используя эволюционный механизм.
• Поощряйте проявление лидерства на всех уровнях.

Руководитель, который владеет инструментами из kanban-ящика, способен нарисовать работу своего бизнеса и получить конкурентное преимущество.

Плюсы и минусы kanban

Как и у любого метода, у kanban есть преимущества и недостатки.

Плюсы:

• Наглядность. Дает возможность простыми инструментами визуализировать любой процесс.
• Адаптивность. Позволяет быстро вносить изменения в процесс, не нарушая целостности.
• Системность. Дает возможность видеть поведение всей системы и управлять им без необходимости заниматься микроменеджментом.
• Масштабируемость. Одинаково хорошо подходит для управления на любом уровне — от командного до стратегического.

Минусы:

• Основной источник знаний — тренинги. Метод молодой, только развивается, и описание изменений не успевает за развитием.
• Не фреймворк. Научить пользоваться «ящиком с инструментами» сложнее, чем шаблонами и готовыми практиками.
• Неудачное название. Совпадает с названием метода из инструментария бережливого производства. Это вызывает путаницу.
• Мифологичность. Появление kanban-метода в период роста популярности agile-подходов породило множество трактовок и мифов, которые мешают широкому развитию.

Инструменты kanban

1. Kanban-доска
   
   Доска может быть либо физической, на которую крепят бумажные или магнитные стикеры, либо виртуальной, в интерфейсе приложений таск-менеджеров (например, Kaiten).
   
   «За 20 лет применения сложились определенные традиции. Карточки-задачки перемещаются по колонкам-этапам слева направо — это уже стало визитной карточкой kanban. Определяем этапы, рисуем доску — и вуаля: мы можем управлять тем, что раньше было только в голове», — говорит эксперт.
2. Буферы и дорожки
   
   Для расширения возможностей досок можно использовать дополнительные элементы. Колонки-буферы, показывающие, когда над задачей не работают, и дорожки, разделяющие разные типы работ или приоритеты. Это помогает смотреть на поток работ с нужным фокусом, фильтруя лишнее.
3. Карточки с описанием задач
   
   Карточки могут быть стикерами на реальной доске или блоками, которые перемещают по экрану из графы в графу. «На карточке на переднем плане обычно написана краткая информация о задаче, помогающая ее идентифицировать, а в дополнении к ней содержатся данные, нужные в оперативном режиме», — рассказывает Денис Бартоломе.
4. WIP-limit (ограничение work in progress)
   
   Есть старое менеджерское правило: не держать в голове больше трех дел одновременно. В противном случае качество работы снижается, а риск неудачи растет. WIP-limit помогает сфокусироваться на том, что мы можем держать под контролем, ограничивая возможность взять новую задачку, если не закончена хотя бы одна из текущих.
5. Каденции
   
   Каденции (от англ. cadence — ритм) — это регулярные встречи, которые могут проводиться ежедневно, еженедельно, ежемесячно и ежеквартально. На них обсуждают текущие задачи и планируют будущие, решают проблемы, ищут возможности для улучшения рабочих процессов и оценивают прогресс. Каденции также называют петлями обратной связи, так как встречи связаны друг с другом и результаты одного собрания используют на следующем.

Как начать применять kanban

Предприниматели могут воспользоваться инструкцией STATIK, которая включает восемь шагов:

1. Определите предназначение сервиса. Зачем и для кого вы работаете? Процесс должен быть сфокусирован на ценности.
2. Определите источники неудовлетворенности. Что болит? Можно ли заложить в систему инструмент, уменьшающий боль?
3. Проанализируйте источники и природу запросов. Какую работу у вас запрашивают? Как часто?
4. Проанализируйте текущие возможности поставки. Сколько задач вы способны решить за период? А обещаете сколько? Может быть, поставить ограничение?
5. Смоделируйте рабочий поток сервиса поставки. Как вы хотите визуализировать прогресс по задаче? Какие у вас будут колонки?
6. Идентифицируйте и определите классы обслуживания. Нужно ли разбивать поток задач на несколько? На какие?
7. Спроектируйте канбан-систему. Нарисуйте вашу доску. Договоритесь о том, как вы будете с ней работать.
8. Найдите инструмент для реализации дизайна системы и примените его.

«Последовательность шагов не даст мысли потеряться, и в итоге вы получите систему, подходящую именно вам», — рассказывает Денис Бартоломе.

Метрики для оценки работы в kanban

• Lead time — время производства. Включили секундомер на старте, выключили на финише. Собирайте статистику, и уже через небольшое время сможете давать прогноз о том, когда будет выполнена новая задача.
• Cycle time — тоже время, но уже между двумя любыми точками в процессе. Смысл тот же, но для кусочка процесса.
• WIP (work in progress) — количество задач, которые одновременно находятся в работе.
• Throughput — число задач, выполненных за период. Скорость потока в системе.

Kanban и scrum: в чем различия

В интернете ходит миф о том, что kanban — это agile-фреймворк, альтернативный популярному фреймворку scrum. «По народной легенде, один консультант, подглядев пару примеров у Дэвида Андерсона, решил под шумок вставить их в свой арсенал agile-инструментов. И потихоньку люди начали сравнивать scrum (фреймворк для создания продукта) и тот „слепок“, который пошел в народ с легкой руки этого консультанта», — говорит эксперт.

Давайте посмотрим, чем же на самом деле различаются kanban и scrum.