Федеральный закон N 54-ФЗ регулирует расчеты с покупателями и поставщиками с помощью контрольно-кассовой техники. Рассказываем, когда и кому нужна онлайн-касса, разбираем основные требования закона и изменения 2025-2026 годов, даем пошаговую инструкцию по выбору и запуску кассы и практические советы для избежания штрафов.
Федеральный закон N 54-ФЗ регулирует расчеты с покупателями и поставщиками с помощью контрольно-кассовой техники. Рассказываем, когда и кому нужна онлайн-касса, разбираем основные требования закона и изменения 2025-2026 годов, даем пошаговую инструкцию по выбору и запуску кассы и практические советы для избежания штрафов.
Допустим, предприниматель продает дизайнерские украшения или управляет небольшой кофейней. Каждый раз, когда клиент платит за товар или чашку кофе, ФНС нужно об этом знать. Федеральный закон № 54-ФЗ регулирует использование контрольно-кассовой техники (ККТ, другое название ― «онлайн-касса»), чтобы налоговая могла отслеживать все расчеты с контрагентами в реальном времени.
Нарушение закона грозит серьезными штрафами и даже приостановкой бизнеса. Понимание требований 54-ФЗ ― важный шаг к тому, чтобы работать спокойно и без проблем с ФНС.
Закон распространяется на большинство предпринимателей. Согласно ст. 1.2, онлайн-кассу обязаны использовать организации и ИП, которые ведут расчеты за товары, работы или услуги на территории РФ. Это касается как наличных, так и безналичных платежей, включая оплату по QR-коду и через СБП.
Но есть исключения, когда по закону можно работать без онлайн-кассы. Это не означает, что бизнес полностью освобожден от отчетности, но позволяет не приобретать и не обслуживать оборудование.
Вот наиболее распространенные виды деятельности, освобожденные от использования онлайн-кассы:
Полный список случаев, когда онлайн-касса не требуется, приведен в ст. 2.
Самозанятые и ИП на НПД освобождены от использования онлайн-кассы. Но если они теряют право на формат НПД, то обязаны ее приобрести.
При подключении к оплате по QR-коду ИП и организации могут выбрать универсальное решение для работы как с онлайн-кассами, так и без них. Например, SberPay QR позволяет принимать оплату всеми способами: через кассу, распечатанный QR-код, с экрана телефона. Можно также интегрировать в свою кассу одно из 18 готовых программных решений.
Закон устанавливает строгие требования для онлайн-кассы (ст. 4):
Если интернет пропадает, фискальный накопитель хранит данные до 30 дней, но важно убедиться, что они отправлены после восстановления связи.
Запуск кассы ― это не только покупка оборудования, но и регистрация в ФНС в соответствии с законом. Вот пошаговый план, как зарегистрировать ККТ:
Ошибки в соблюдении 54-ФЗ могут дорого обойтись бизнесу. Штрафы за неправильное использование ККТ обозначены в ст. 14.5 КоАП РФ:
Для малых и микропредприятий во всех перечисленных случаях действует послабление: размер указанных штрафов в два раза ниже.
В марте 2026 года правительство одобрило законопроект об ужесточении контроля за ККТ. Уже в 2026 году штрафы за неприменение онлайн-касс для ИП и юрлиц могут вырасти до 150 тыс. руб.
В 2025–2026 годах в законе 54-ФЗ произошли важные изменения. Одни из них упрощают жизнь бизнесу, другие — усиливают контроль со стороны государства.
Наиболее значимое для предпринимателей нововведение — расширение списка освобожденных от использования онлайн-касс. С 1 марта 2025 года в него входят ИП, которые оказывают образовательные и физкультурно-спортивные услуги. Эта поправка уравнивает ИП с организациями, ведущими деятельность в этих сферах, и делает их работу более простой и понятной с точки зрения закона.
С 1 марта 2025 года применение онлайн-касс стало обязательным для всех предпринимателей, которые торгуют на рынках. Исключение — те, кто применяет ЕСХН, торгует на розничном рынке, ярмарках, выставках и при этом использует не более трех торговых мест и имеет совокупную площадь не более 15 кв. м.
Для торговли на рынках и ярмарках важно учитывать еще одну норму переходного периода. После изменений 2025 года часть продавцов могла временно формировать упрощенные чеки — без указания наименования и количества товара. Но с 1 января 2026 года это послабление закончилось: в кассовом чеке нужно отражать полную номенклатуру, то есть наименование товара (работы, услуги), количество и цену за единицу.
С 1 сентября 2025 года появилось два новых способа регистрации онлайн-касс. Теперь предприниматели могут подать заявление на регистрацию или перерегистрацию кассы через портал «Госуслуги» или в кабинете производителя кассы или оператора фискальных данных.
С 1 сентября 2025 года изменились требования к составу кассового чека: появились новые обязательные и дополнительные реквизиты, утвержденные приказом ФНС России от 26 марта 2025 г. № ЕД-7-20/236@. В первую очередь изменения затрагивают тех, кто работает с маркированными товарами и онлайн-платежами. На практике это означает, что кассовое ПО и прошивка ККТ должны поддерживать обновленные форматы фискальных документов, иначе часть реквизитов может не попадать в чек.
Наряду с упрощениями, в 2025 году усилился и контроль со стороны ФНС. Налоговая служба получила возможность напрямую запрашивать данные о безналичных платежах из Национальной системы платежных карт и СБП, что позволило ей получать более полную картину финансовых операций. Также вводится механизм обмена информацией о кассах между ведомствами, что усиливает контроль за соблюдением прав потребителей.
Для сферы общественного питания с 1 марта 2025 года вступили в силу особые правила: кафе и рестораны теперь обязаны формировать и выдавать клиенту чек до того, как будет произведена оплата. Такой порядок выдачи чека, когда клиент еще только просит счет, позволит избежать ситуаций, когда чек не пробивается вовсе.
С 1 января 2026 года при расчетах по операциям, облагаемым НДС, в кассовых чеках нужно учитывать новую основную ставку — 22%. Это важно проверить в настройках кассы и кассового ПО, чтобы ставка в чеке была корректной. Отдельного внимания требуют ситуации на стыке периодов: например, если предоплату получили в 2025 году, а отгрузка или оказание услуги происходит уже в 2026 году.
Для тех, кто продает маркированные товары, в 2025–2026 годах усилилась роль проверки кода маркировки прямо в момент продажи: кассовое ПО должно уметь проверять код и корректно передавать данные в систему маркировки. В ряде решений переход на новые механизмы осуществляется поэтапно: например, оператор системы маркировки сообщал о продлении срока действия розничного токена X-API-KEY до 1 июля 2026 года для пользователей некоторых продуктов 1С. Поэтому на практике важно заранее проверить у поставщика кассы или кассового ПО и ОФД, какие обновления нужны именно вам и в какие сроки, чтобы не столкнуться с отказом в продаже из-за проверки кода.
Нужно ли отправлять клиенту чек, если он сам его не попросил?
Да, нужно. Согласно закону, чек — бумажный или электронный — покупателю предоставлять обязательно, независимо от его просьбы. Отправить электронный чек на почту или по СМС можно, если клиент дал на это свое согласие.
Нужно ли агентам и субагентам указывать в чеке данные поставщика?
Да. Если расчеты идут по агентской схеме (агент или субагент принимает деньги за товары, работы или услуги поставщика), в кассовом чеке нужно указывать реквизиты поставщика: «данные поставщика» (тег 1224) и «ИНН поставщика» (тег 1226). Это важно, чтобы выручка по таким расчетам относилась к поставщику, а не к агенту.
Какие ошибки чаще всего допускают новички?
Одна из самых частых ошибок ― невыдача чека. Даже если оплата принята наличными или переводом, все равно нужно сформировать и выдать чек. Еще одна распространенная проблема ― неправильно указанные реквизиты в чеке: неверное название товара или услуги, неправильная сумма. Чтобы избежать этого, всегда надо проверять, правильно ли ваша касса передает данные в ОФД и актуально ли ее программное обеспечение.
Как снять с учета ККТ при прекращении деятельности ИП или организации?
Онлайн-касса снимается с регистрационного учета двумя способами:
Спасибо, что были с нами! Возобновить подписку можно в любой момент на сайте СберБизнес Live