Приняли оплату по эквайрингу, но забыли пробить чек: что делать

Какие чеки нужны

При оплате картой покупатель получает два чека: слип-чек терминала о том, что банк списал деньги в пользу продавца, и фискальный чек кассы, который автоматически уходит в налоговую и подтверждает факт сделки купли-продажи. Именно фискальный чек нужно исправить в случае ошибки или выбить задним числом, если продавец об этом забыл.

Виды чеков

Фискальный, или кассовый, чек — первичный учетный документ, формируется на ККТ. Он должен содержать дату и время расчета, название товара или услуги. По нему покупатель может вернуть товар.

Фискальный чек можно сформировать в электронном виде. Если покупатель заранее просит отправить чек по телефону или на электронную почту, продавец обязан это сделать. Такой чек служит подтверждением расчета.

Слип-чек формируется на терминале эквайринга, когда покупатель для оплаты прикладывает карту к терминалу. Если средств достаточно, терминал печатает два слип-чека: один нужно отдать покупателю, второй остается у продавца.

По закону предприниматель выдает чек не позднее следующего рабочего дня после поступления денег и не позднее момента передачи покупателю товара или оказания услуги. Чек может быть электронным или бумажным — независимо от того, как прошла оплата: через терминал, на сайте или в приложении.

Чек не нужен только в том случае, если юрлицо или ИП получает оплату банковским переводом со счета другого юрлица или ИП.

Возможные санкции и штрафы

Налоговая служба следит за выдачей чеков: приезжает с проверками, отправляет сотрудников для контрольной закупки и сотрудничает с Роспотребнадзором в случае жалоб покупателей. По результатам проверок могут выписать штраф.

Невыдача чека грозит предупреждением или административным штрафом в соответствии с п. 2 ст. 14.5 КоАП вне зависимости от просьбы покупателя:

• до 300 тыс. руб. для юридических лиц;
• до 60 тыс. руб. для сотрудников и ИП.

В некоторых случаях удается добиться уменьшения размера штрафа или же вообще предотвратить привлечение к ответственности.

В случае если нарушение совершено впервые, штраф может быть назначен в размере менее минимального, но не меньше половины минимального размера штрафа (ч. 3.2, 3.3 ст. 4.1 КоАП РФ).

Фискальный чек или чек эквайринга

Если продавец выпустил слип-чек и забыл пробить фискальный, надо пробить на кассе чек коррекции с признаком расчета «Приход», указать корректную дату расчета, сумму, систему налогообложения, предмет расчета и другие обязательные реквизиты, действующие по актуальному формату фискальных документов (ФФД), а в чеке коррекции указать основание и данные, позволяющие идентифицировать расчет (например, дату и время оплаты).

Если кассир не выпустил и слип-чек, нужно пробить чек коррекции и подать заявление в ФНС: указать дату и причину нарушения, а также реквизиты чека коррекции. Если чек бумажный, приложить оригинал. Документы отправляют письмом с описью вложения или относят лично.

Если денег в кассе больше, чем по отчету, выбивают чек «Коррекция прихода», если меньше — «Коррекция расхода».

Ошибка в чеке

Если в чеке допущена ошибка, его необходимо аннулировать с помощью чека коррекции на возврат. Продавец оформляет чек коррекции с признаком расчета «Коррекция прихода» или «Коррекция расхода». В нем должна быть следующая информация:

• Тип коррекции «Самостоятельная операция» или «0», если кассир корректирует чек по собственной инициативе и нашел ошибку до того, как ее обнаружила налоговая. Если нарушение обязала исправить инспекция, надо указать «По предписанию» или «1» — в этом случае тоже есть шанс избежать штрафа.
• Дата совершения корректируемого расчета — та, когда был пробит ошибочный чек. Если дата пробития ошибочного чека неизвестна, укажите сегодняшнюю.
• Фискальный признак документа (ФПД) ошибочного чека.

После этого кассир пробивает правильный чек.

Как избежать штрафа

Это возможно, если предприниматель добровольно устранит нарушение до того, как налоговая инспекция обнаружит несостыковку, и сообщит об этом в инспекцию. В этом случае очень важно:

1. чтобы на момент обращения налоговая не располагала информацией и документами о правонарушении;
2. предоставить документы и все сведения, которых будет достаточно для установки правонарушения.

Всегда пробивать необходимые чеки помогут кассы со встроенным эквайрингом.

Совет предпринимателям

Если забыли пробить чек:

1. Как можно скорее сформируйте чек коррекции и уведомите о нарушении налоговую.
2. Проинформируйте сотрудников о правилах применения ККТ и последствиях за нарушения. Дайте четкую инструкцию, как действовать, если произошло нарушение.

Если все же налоговая инспекция пришла с проверкой до того, как вы успели сообщить о нарушении, и вынесла постановление об административном нарушении, с которым вы не согласны, можете обратиться в арбитражный суд.

В зависимости от обстоятельств вы можете попросить:

• освободить вас от ответственности — в связи с тем, что нарушение малозначительно;
• заменить штраф предупреждением;
• уменьшить размер штрафа.