Эксперт:

Что такое инвойс в международной торговле

Инвойс (invoice) — это официальный международный документ, который продавец выставляет покупателю, обозначая свои требования по платежу. Например, инвойс будет нужен, если предприниматель закупает товары у международного поставщика и затем выставляет их на маркетплейсе.

В инвойсе прописываются стоимость, количественные параметры и характеристики товара, условия поставки, сведения об участниках сделки и способы оплаты. Он необходим при ввозе или вывозе товара, оформлении финансовых сделок, валютном контроле.

Суть инвойса — подтверждение сделки и запрос на оплату. С этим документом нередко путают счет-фактуру или счет на оплату, но у них иное назначение.

Инвойс не обязателен при продаже товаров в Армению, Белоруссию, Казахстан и Киргизию или покупке в этих странах. Для сделок достаточно счета на оплату, счета-фактуры, товарной и товарно-транспортной накладных.

Какие бывают инвойсы

Инвойс не только описывает детали сделки, но и обеспечивает четкость в процессе получения и оплаты товара. В бизнесе используется два вида инвойсов: проформа и коммерческий. У каждого из них свои особенности.

Инвойс-проформа

Предварительный документ, который не имеет юридической силы и не требует заблаговременной оплаты. В инвойсе-проформе указывают все детали для финансового планирования или оформления заказа. Если партнеров что-то не устраивает, то в документ вносят корректировки. Инвойс-проформа выставляется до фактической поставки товара или получения услуги. Также его используют для оформления кредитов.

Цель: предоставить покупателю наиболее полную информацию о предстоящей сделке.

Коммерческий инвойс

Официальный юридический документ, который выставляют после оказания услуги. В нем указывают полную информацию о сделке. В таможенном контроле этот документ используют для расчета таможенных пошлин и налогов, оценки стоимости товара, учета расходов и доходов. Без него товар не пустят в страну. Один коммерческий инвойс оформляют на один платежный документ. Для следующей партии требуется заполнить новый инвойс.

Цель: основание для финансовых транзакций и учета.

Как оформить инвойс: правила и образец

Оформляет инвойс продавец. Как правило, его заполняют на английском языке, но для российской таможни потребуется экземпляр и на русском. Поэтому имеет смысл подготовить бланк сразу на двух языках.

Для разных целей требуется разное количество экземпляров инвойсов:

1. При приобретении или продаже услуг — два экземпляра.
2. При реализации товаров — шесть экземпляров:
3. • первый отправляют с транспортными разрешительными документами;
   • второй находится внутри транспортировочной упаковки;
   • третий отправляют покупателю;
   • четвертый остается у продавца для отчетности;
   • пятый нужен для банка, для проведения платежа;
   • шестой нужен таможенному органу, для оформления груза.

Инструкция по заполнению инвойса

1. Шапка документа

Название документа и реквизиты

Заголовок «Invoice» или «Инвойс».

Номер инвойса (уникальный) и дата выставления.

Сведения об экспортере (продавце)

Полное наименование компании и ее правовая форма.

Юридический и почтовый адреса.

Основные реквизиты: ИНН (НДС), EORI (если применимо), SWIFT (BIC) банка.

Контактные данные: телефон, email, веб-сайт.

Сведения об импортере (покупателе)

Полное наименование и адрес.

ИНН (НДС) или EORI покупателя.

Контактное лицо и его данные: email, телефон.

Дополнительные получатели

Если экспортер не является отправителем или импортер получателем — указать данные посредника.

2. Условия сделки и платежа

Условия поставки (например, по Incoterms 2020)

Выбрать условие (FOB, CIF, DDP и т. д.) и указать место (порт, склад).

Условия оплаты

Способ (аккредитив, банковский перевод, предоплата и т. п.).

Срок оплаты (например, «30 дней после отгрузки»).

Валюта сделки и курс пересчета (если платеж в иной валюте).

Банковские реквизиты

Наименование и адрес банка, номер счета, SWIFT, корреспондентский счет.

3. Детализация товаров и услуг

В каждой строке таблицы инвойса содержится следующее:

• позиция (№): номер в списке;
• наименование товара (услуги): полное название, модель, артикул;
• HS-код (ТН ВЭД): шестизначный код для таможни;
• описание: краткое описание, назначение, сфера применения, материалы;
• количество: штучное или весовое (например, кг, л) — указать единицы измерения;
• количество грузовых мест: число упаковок или контейнеров;
• вес брутто или нетто: вес одного изделия и общий брутто-вес по партии;
• упаковка: тип (ящик, палета), габариты;
• цена за единицу или час работы: в валюте сделки;
• суммарная стоимость позиции: количество × цена за единицу + стоимость дополнительных услуг (например, фрахт, страховка — при необходимости);
• налоги и скидки — указать, если применимы.

Нельзя сокращать слова и указывать общую информацию. Она должна быть максимально детальной, чтобы у таможенных органов или органов валютного контроля возникало меньше вопросов.

Скачать образец заполнения инвойса

Как оплатить инвойс

Плательщиком инвойса может быть покупатель или третье лицо — например, платежный агент. Что нужно сделать, чтобы оплатить инвойс самостоятельно:

1. Подготовить валюту. На расчетном счете организации должно быть достаточно средств в валюте, в которой выставлен инвойс.
2. Заполнить платежное поручение. Указать данные в форме, проверить правильность реквизитов. Данная процедура может быть выполнена через систему интернет-банкинга.
3. Отправить платежное поручение.

Сегодня оплата возможна несколькими способами:

• Банковский перевод (SWIFT/BIC) через уполномоченные банки. Комиссия зависит от тарифа банка и обычно составляет от 0,1 до 1% (иногда может быть выше — до 2–3% в зависимости от маршрута и валюты).
• Платежные агенты. Их деятельность регулируется законодательством о платежных системах (Федеральный закон № 103-ФЗ от 3 июня 2009 г.). Тарифы определяются договором и обычно составляют от 2,9 до 4,5%.
• Альтернативные способы. Бартерные сделки требуют предоставления договора в банк независимо от суммы. Использование криптовалюты возможно только в рамках регулирования цифровых финансовых активов (Федеральный закон № 259-ФЗ от 31 июля 2020 г.) и требует соблюдения специальных процедур, включая тестовый режим ЦБ РФ.

Топ-6 ошибок при работе с инвойсами

Ошибки, допущенные на этапе оформления инвойса, могут привести не только к затягиванию процессов, но и к серьезным финансовым потерям.

Ошибка 1. Расхождение информации в инвойсе и контракте с партнером

Во всех документах, необходимых для проведения сделки, не должно быть разночтений. Это касается и подписи: на инвойсе должна быть подпись того же человека, который подписывал контракт.

Последствия: отказ банка в проведении платежа.

Ошибка 2. Неверные реквизиты

Неправильно указанный номер счета, название компании или номер инвойса.

Последствия: возврат средств или полная блокировка счета.

Ошибка 3. Отсутствие обязательных данных

Не указаны один или несколько обязательных пунктов: дата, номер, описание товара или услуги, сумма, валюта и данные получателя.

Последствия: отказ в проведении платежа.

Ошибка 4. Неверная валюта или различие в стоимости

В графе «Итого» (total amount) указывают общую стоимость товара или услуги цифрами и прописью. Из-за невнимательности нередко сумма прописью и сумма цифрами не совпадают. По этой же причине в контракте может быть указана одна валюта платежа, а в инвойсе другая.

Последствия: отказ в зачислении средств.

Ошибка 5. Некорректное назначение платежа

Слишком общее или неправильное назначение платежа. Например, вместо «оплата за комплектующие детали» — «оплата за товары».

Последствия: дополнительная проверка и задержка платежа.

Ошибка 6. Просрочка по оплате инвойса

Платеж поступил позже оговоренного срока. Срок действия инвойса определяет поставщик. Как правило, это срок 3–6 месяцев с даты оформления.

Последствия: штраф в размере суммы международного контракта.

Как исправить ошибки в выставленном инвойсе

Даже если инвойс уже отправлен и в нем обнаружены ошибки, можно:

• оформить новый инвойс с пометкой «corrected invoice»;
• заключить допсоглашение к контракту, если изменены условия сделки;
• согласовать все изменения с банком по официальному письму.

Важно: все исправления должны быть оформлены официально и подтверждены обеими сторонами, участвующими в сделке.

Лайфхаки и полезные советы от эксперта

Анна Феклушина, эксперт по юридическому обслуживанию отдела МСБ, ПРАВОКАРД, дает ряд полезных советов предпринимателям, оформляющим инвойсы.

• Используйте электронный документооборот (ЭДО) — обмен электронным инвойсом возможен через операторов ЭДО с усиленной квалифицированной электронной подписью (Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
• Указывайте условия поставки на Incoterms 2020 — это упростит определение условий поставки и разграничение ответственности сторон.
• Следите за санкционными рисками — операции в USD и EUR с банками из санкционных списков могут быть заблокированы. Целесообразно использовать юани, дирхамы, рупии или рубли.
• Храните документы — срок хранения инвойса и подтверждающих документов составляет пять лет с момента окончания налогового периода (подп. 8, п. 1, ст. 23 НК РФ, новая редакция с 5 февраля 2025 г.).
• Дублируйте бартерный контракт — при бартере обязательно предоставьте договор в банк.
• Китай не является участником Incoterms. Поэтому в контрактах с китайскими поставщиками следует как можно подробнее расписывать взаимные обязательства и риски.
• Цифровые финансовые активы — при использовании их для международных расчетов требуется регистрация оператора обмена и соблюдение тестового режима ЦБ РФ.

Инвойс: главное

Инвойс обязаны оформлять ИП, ООО и самозанятые, которые заключают сделки с международными партнерами.

В инвойсе указывается максимально полная информация о товаре или услуге, способах доставки, оплате, без сокращений. На инвойсе и контракте должна стоять подпись одного и того же должностного лица.

Оплачивает инвойс покупатель, он может сделать это через платежного агента или самостоятельно.

Срок действия инвойса, как правило, 3–6 месяцев.