Товарно-транспортная накладная: инструкция по применению

Что такое товарно-транспортная накладная

Товарно-транспортная накладная (ТТН) — это первичный документ, который сопровождает сделку по реализации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и их доставке покупателю автотранспортом. Все, что касается назначения, заполнения, применения и хранения ТТН, утверждено в Постановлении Госкомстата РФ № 78 от 28 ноября 1997 г.

ТТН включает два раздела:

1. Товарный, в котором содержатся все данные о ТМЦ, необходимые для учета их движения (название, количество, упаковка, цена, общая сумма и др.).
2. Транспортный, где указывается полная информация о доставке товара (перевозчик, маршрут, транспортное средство и т. д.) для последующих расчетов между отправителем, перевозчиком и получателем груза.

Документ составляется в четырех экземплярах. Один остается у отправителя для списания ТМЦ, три он отдает водителю. После доставки водитель оставляет один экземпляр получателю для оприходования ТМЦ, два отправляются владельцу транспорта.

Предприниматели, занятые в сфере грузоперевозок, могут сегодня автоматизировать подготовку первичных документов и другие бизнес-процессы. Например, в решении для транспорта есть возможность формировать предзаполненные документы исходя из данных заказа. А также контролировать все стадии выполнения заказа, работу водителя на пути следования, рассчитывать расход топлива и др.

Когда нужно составлять ТТН

В настоящее время ТТН необходима только при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. По закону (пп. 1 п. 1 ст. 10.2 ФЗ № 171-ФЗ от 22 ноября 1995 г.) именно ТТН — один из сопроводительных документов, который подтверждает легальность производства и оборота таких товаров.

Важный момент: если заключен договор на перевозку груза, даже при наличии ТТН оформляется транспортная накладная. Именно она используется для расчетов за перевозку и как первичный документ при бухучете.

Когда ТТН не обязательна

Если перевозится любой груз, кроме алкогольной и спиртосодержащей продукции, ТТН не нужна. Вместо нее отправитель может оформить транспортную накладную для расчетов за перевозку и товарную накладную ТОРГ-12 для оформления продажи, отпуска или отгрузки ТМЦ.

Также ТТН не требуется, если покупатель забирает товар у продавца самостоятельно, на своем транспортном средстве. В таких случаях достаточно оформить путевой лист.

Штрафы за перевозку груза без ТТН

За перевозку без ТТН алкогольной или спиртосодержащей продукции нарушителю грозит конфискация продукции и штраф (п. 2 ст. 14.16 КоАП РФ). В зависимости от ситуации он составляет:

• для руководителей или должностных лиц компаний — от 10 до 15 тыс. руб.;
• для малых предприятий — от 100 до 150 тыс. руб.;
• для средних и крупных компаний — от 200 до 300 тыс. руб.

Нужна ли ТТН, если есть УПД

При продаже или отгрузке товара многие компании используют универсальный передаточный документ (УПД). Он заменяет одновременно счет-фактуру и товарную накладную (или же другой первичный документ, подтверждающий факт отгрузки). Но для подтверждения факта грузоперевозки все равно требуется транспортная накладная или ТТН.

Образец заполнения ТТН в 2024 году

В настоящее время ТТН можно заполнять в свободной форме. Главное — наличие всей необходимой информации. Однако удобно использовать универсальную форму № 1-Т, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ № 78 от 28 ноября 1997 г. Она привычна и достаточно проста в заполнении.

Скачать бланк № 1-Т

Первая часть бланка содержит сведения об отправителе, получателе, наименовании, объеме и других параметрах товара. По ней происходит списание и оприходование ТМЦ.

Вторая часть — транспортная, куда вносится вся информация о перевозке (транспортной компании, водителе, марке автомобиля, времени в пути, стоимости услуги и пр.).

Как заполнять ТТН: инструкция и пример

В стандартном бланке ТТН по форме № 1-Т сначала заполняется шапка:

• номер документа (в соответствии с документооборотом компании) и дата заполнения;
• «Грузоотправитель»: полное название, телефон, фактический адрес компании;
• «Грузополучатель»: также полное название, адрес и телефон;
• «Плательщик»: компания, которая оплачивает услуги по грузоперевозке.

В окошке рядом с каждым участником сделки указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций).

Товарная часть ТТН

Почти всю товарную часть заполняет грузоотправитель. Сначала в таблицу вносятся данные о товаре (цифры ниже —— номера граф ТТН):

1. номенклатурный номер,
2. номер прейскуранта,
3. артикул,
4. количество перевозимых товаров (отдельно для каждого наименования),
5. цена за единицу товара,
6. наименование товара,
7. единица измерения,
8. вид упаковки,
9. количество мест,
10. масса каждого наименования (в тоннах),
11. общая стоимость каждого наименования,
12. порядковый номер записи об отпуске товара в складской картотеке отправителя.

В строки под таблицей вписываются итоговые данные о товаре:

• количество листов накладной,
• общее количество наименований,
• общее количество мест,
• масса груза в нетто- и брутто-оценке в тоннах (с точностью до 0,01 т),
• количество листов, на которых оформлены документы на товар (сертификаты и пр.),
• итоговая стоимость товаров.

Внизу слева товарный раздел подписывают (с расшифровками подписей):

• отпускающий товар (с указанием должности),
• главный бухгалтер,
• производящий отгрузку (например, кладовщик).

Внизу справа вносятся данные водителя. После приема товара там ставит свою подпись представитель грузополучателя.

Транспортная часть ТТН

Раньше вторая часть ТТН использовалась для расчетов за перевозки. Сейчас для этого требуется транспортная накладная. Тем не менее транспортный раздел ТТН все равно принято заполнять. В этом участвуют уже все участники сделки.

В верхней части листа указывается:

• срок доставки груза,
• информация о фирме-перевозчике,
• сведения о машине (марка и номер),
• номера накладной и путевого листа,
• информация о заказчике перевозки,
• данные водителя и номер его водительского удостоверения,
• вид перевозки (коммерческая),
• данные о погрузке и отгрузке.

Все, что касается лицензионной карточки, можно пропустить: лицензирование сейчас не производится.

Дальше следует таблица, куда надо внести данные о товаре, — аналогично товарной части ТТН. Рядом указываются документы, сопровождающие груз. Под таблицей ставят свои подписи ответственные за отгрузку, доставку и прием товара.

Ниже есть еще одна таблица — «Погрузочно-разгрузочные операции». В нее вписываются наименование отправителя груза, способ действия (ручной, механический), дата отправки и прибытия товара. В крайних правых столбцах таблицы ставят подписи ответственные за погрузку и разгрузку.

«Прочие сведения» (километраж, стоимость поездки, штрафы за неверно оформленные документы, время простоя и т. д.) заполняет перевозчик.

Строки, которые относятся к расчетам за перевозку, в ТТН сегодня не заполняются (для этих целей используется транспортная накладная).

Чем лучше подтверждать транспортные расходы

С точки зрения налогового учета первичными документами, подтверждающими расходы на перевозку грузов, могут быть как ТТН, так и ТН. Но учитывая, что в большинстве случаев ТТН не обязательна, лучше использовать связку «ТН + ТОРГ-12».

Дело в том, что при отдельном оформлении товарной и транспортной накладной точно соблюдается разграничение между реализацией товара и оказанием услуг по его доставке. То есть стоимость ТМЦ и расходы на перевозку подтверждаются раздельно, как того и требуют нормативные акты. В то же время в ТТН эти затраты отражаются «вперемешку», что может вызвать вопросы у проверяющих организаций.

Кроме того, в ТН предусмотрены специальные разделы для сведений о принятии груза к перевозке и об изменении адреса доставки (раздел 9). Они позволяют учесть нюансы конкретной перевозки, которые влияют на ответственность сторон, расчеты за транспортировку и итоговую стоимость услуг. В ТТН подобных разделов нет.

Вывод: для подтверждения расходов на доставку товаров, за исключением алкогольной и спиртосодержащей продукции, целесообразно применять не ТТН, а ТН. Желательно составлять их в электронном формате — это сэкономит время на оформление и избавит от бумажной волокиты.