Товарная накладная: зачем нужна и как заполнять

Что такое товарная накладная

Товарная накладная по форме ТОРГ-12 — это первичный документ, который сопровождает продажу (отпуск) товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Составляется продавцом (поставщиком) в двух экземплярах: один остается у него и фиксирует факт отгрузки, второй передается покупателю (получателю) для подтверждения приема. Контрагентом может быть не только юридическое, но и физическое лицо — ИП или самозанятый.

Товарная накладная важна для обеих сторон сделки. Даже если партия товара невелика, расчеты просты, а отгрузка совершается проверенному партнеру, ситуации бывают разные. Например, покупатель утверждает, что недополучил товар, а продавец уверен, что все отправил. Или наоборот — поставщик считает, что отправил лишнюю коробку, а получатель — что число коробок правильное. И это не злой умысел — просто что-то неправильно посчитали. А кто прав, без накладной доказать трудно.

Для чего нужна товарная накладная

• Служит решающим аргументом в случае претензий, споров, судов между участниками сделки.
• Дает обоснование для бухгалтерских операций: списания товара продавцом и постановки на учет покупателем.
• Подтверждает доходы продавца и расходы покупателя, если требуется убедить ФНС в правильности расчета налогов.
• Доказывает легальность доходов в случае проверок со стороны правоохранительных органов или банков — например, в рамках закона 115-ФЗ.

В чем разница между товарной накладной и УПД

С 2013 года в деловом обороте появился универсальный передаточный документ (УПД), разработанный ФНС. И его можно использовать вместо ТОРГ-12. Основные различия между ними:

• УПД включает в себя ТОРГ-12, счет-фактуру, передаточный акт — итого один документ. ТОРГ-12 всегда идет в связке со счетом-фактурой — итого два документа.
• УПД используется при сделках только между плательщиками НДС. ТОРГ-12 можно применять в том числе тем, кто его не платит.
• УПД содержит больше полей для заполнения, чем ТОРГ-12 — процесс несколько усложняется.
• УПД менее привычен, чем ТОРГ-12. Многие контрагенты больше доверяют товарной накладной.

Таким образом, продавец может выбирать, какой документ использовать — УПД или товарную накладную. Закон разрешает оба варианта. Тут все зависит от договоренностей сторон и специфики сделки.

Например, если покупатель применяет специальный налоговый режим УСН, то счет-фактура ему не нужен. Он не платит НДС, не принимает его к вычету. Товарной накладной ТОРГ-12 будет достаточно. Другой пример. При безвозмездной передаче имущества счет-фактуру не составляют. А значит, и УПД не применить. Остается только товарная накладная, в которой будет указано, что товар отпущен на безвозмездной основе.

Выстроить индивидуальную работу с разными покупателями помогают современные цифровые сервисы. Например, решение для управления продажами позволяет хранить историю заказов, актуализировать базу клиентов, вести учет сделок с юридическими лицами и ИП, отслеживать процент совершенных сделок и многое другое. Систему можно настроить бесплатно и так, как удобно для вашего бизнеса.

Бланк товарной накладной

Чтобы товарная накладная была законным документом, очень важно заполнять ее правильно. За каждой графой и цифрой стоит учет, налоги, ответственность перед контрагентами и контролерами. Любая неточность, малейшее расхождение в данных могут обернуться большими проблемами.

Типовой документ ТОРГ-12 включает сведения:

• о грузоотправителе;
• грузополучателе;
• поставщике;
• плательщике;
• поставляемом товаре;
• других лицах, участвующих в сделке.

При заполнении товарной накладной можно использовать как унифицированный бланк ТОРГ-12, так и самостоятельно разработанную на его основе форму. Это разрешено Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Унифицированные бланки ТОРГ-12 можно скачать по ссылкам:

• Скачать бланк ТОРГ-12 в формате Excel.
• Скачать бланк ТОРГ-12 в формате Word.

Обязательные реквизиты товарной накладной, без которых она теряет силу

• Название «Товарная накладная» и номер типовой формы ТОРГ-12.
• Дата составления накладной.
• Наименование организации-продавца и покупателя.
• Основание отпуска товаров (договор купли-продажи, заказ и т. д.).
• Перечень и количество отпущенных товаров.
• Должности и ФИО лиц, совершивших сделку и ответственных за отпуск и приемку.
• Подписи этих лиц.

Дополнительные реквизиты в товарной накладной

• Номер документа по внутренней нумерации.
• Подробные реквизиты продавца и покупателя (адрес, ИНН, КПП, банковские счета).
• Конкретные наименования, коды, артикулы товаров.
• Единицы измерения.
• Цена и стоимость каждой позиции.
• Ставка и сумма НДС.
• Общая сумма накладной с учетом налогов.

Чем подробнее будет расшифровка, тем проще потом использовать ТОРГ-12 в бухучете, проводить сверки с контрагентами и пр. Это особенно актуально, когда по одной накладной проходит большое количество разных товаров.

Включать ли дополнительные реквизиты в ТОРГ-12 — ваше право. Все зависит от специфики бизнеса, объемов документооборота и того, насколько подробный учет вы ведете.

Как заполнить товарную накладную без ошибок

Шапка ТОРГ-12

1. «Грузоотправитель». Название своей компании-продавца, ее адрес и банковские реквизиты. Повторяем эти же данные в поле «Поставщик».
2. «Грузополучатель». Полное наименование покупателя, его ИНН, КПП и фактический адрес доставки товара. Дублируем информацию в поле «Плательщик».
3. «Основание». Реквизиты договора, счета, заказа — документа, на основании которого идет отгрузка товаров.
4. «Номер документа» и «Дата составления». Номер присваиваем в соответствии со своей внутренней нумерацией ТОРГ-12. Дата должна совпадать с фактической датой отпуска ценностей со склада.

Не перепутайте местами покупателя и продавца. Убедитесь, что указали актуальные реквизиты, особенно банковские счета. Сверьте номер и дату накладной с учетными регистрами. Ведь ошибка даже в одной цифре может обернуться недоимкой по налогам и пеням.

Табличная часть ТОРГ-12

Дальше переходим к табличной части, где отражается состав отгружаемых товаров. Вносим информацию построчно:

1. Номер по порядку — сквозная нумерация всех позиций в документе.
2. Наименование товара — предельно конкретно, с учетом характеристик, марки, артикула. Если места мало — даем ссылку на спецификацию.
3. Код товара — по учетной системе вашей компании или по классификатору ОКПД2 для госзаказчиков.
4. Единицы измерения — штуки, упаковки, литры, килограммы. Если в договоре прописаны свои ЕИ («комплект», «бухта» и т. д.) — используем их.
5. Вид упаковки — короба, паллеты, пакеты, навалом и т. д.
6. Количество — в соответствии с указанными единицами измерения. Не путаем разные ЕИ для одного товара!
7. Масса брутто и нетто — вес товара с упаковкой и без. Если товар в индивидуальной упаковке — достаточно массы нетто.
8. Цена и сумма — за единицу и общая по позиции. Указываем с учетом НДС, сумму налога выносим отдельно.
9. Всего мест — сводное количество грузовых мест (коробов, мешков и т. п.) по каждому наименованию.

Будьте предельно внимательны с количеством и единицами измерения. Очень часто путаница возникает именно из-за того, что в накладной написали одно, а по факту получили другое. Обязательно сверяйте итоговую массу и количество мест с тем, что указал кладовщик при отгрузке.

Итоговая часть ТОРГ-12

Закончив с табличной частью, подбиваем общие итоги внизу бланка ТОРГ-12:

1. Указываем прописью количество наименований и общую стоимость товаров, в том числе НДС. Не забываем перечеркнуть Z-образно пустую часть строки после суммы прописью, чтобы ничего не дописали.
2. Заполняем данные по количеству мест, массе брутто и нетто всей партии целиком.
3. Если товар был отгружен/получен по доверенности — вносим ее реквизиты. Саму доверенность прикладываем к своему экземпляру накладной.
4. Указываем общее количество листов накладной, особенно если она размещается на нескольких страницах.
5. В зависимости от условий договора ставим отметки о наличии или отсутствии претензий у покупателя по количеству и качеству, упаковке и маркировке товара.

Подписи и печати на товарной накладной

Со стороны продавца ТОРГ-12 подписывает кладовщик, отпустивший товар, руководитель и главный бухгалтер. Покупатель расписывается в полях «Груз принял» (при передаче товара на складе поставщика) и «Груз получил» (при поступлении ТМЦ на склад покупателя). Если накладная не подписана одной из сторон, то сделка не считается завершенной.

Что касается печати, то в перечне обязательных реквизитов первичного документа (ч. 2 ст. 9 402-ФЗ) она не указана. Поэтому ТОРГ-12 может быть без нее — негативных последствий не будет (Письмо ФНС России от 13.01.2016 № СД-4-3/105). Но если печати у продавца и покупателя есть, проставить их не мешает.

Образец заполненной товарной накладной ТОРГ-12 можно скачать по ссылке.

Электронная ТОРГ-12: можно или нет

Саму товарную накладную в электронном виде сегодня составлять нельзя. Да, был Приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172, в котором утверждались электронные форматы первичных учетных документов, включая ТОРГ-12. Но с 1 июля 2017 года он утратил силу.

Однако в настоящее время действует Приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551, в соответствии с которым утвержден формат передачи ТМЦ при торговых операциях в электронной форме онлайн.

Как хранить товарные накладные

Независимо от дальнейшей судьбы товара, товарные накладные нужно хранить полный срок — 5 лет. Причем отсчет начинается с 1 января следующего года, а не с даты выпуска накладной. Например, ТОРГ-12 от 15 апреля 2022 года нужно хранить до конца 2027 года. За досрочное уничтожение документов могут оштрафовать.

Несколько советов по дальнейшему учету ТОРГ-12.

• Храните формы ТОРГ-12 в электронном виде, вписывайте туда актуальные реквизиты. Это сэкономит время и силы.
• По возможности автоматизируйте заполнение накладных. Большинство учетных программ умеют создавать ТОРГ-12 автоматически на основе заказа.
• Заведите журнал регистрации. Присваивайте каждому документу уникальный номер, фиксируйте количество экземпляров. Так вы всегда будете знать, кому и когда передана накладная.
• Подшивайте товарные накладные в отдельную папку, составляйте внутреннюю опись.

Товарная накладная ТОРГ-12 — обязательный документ при совершении сделок по передаче ТМЦ, в которых участвуют как юридические, так и физические лица. Правильное заполнение и учет накладных уберегут вас от возможных претензий со стороны контрагентов, налоговой службы и правоохранительных органов.