Эксперты:

Что такое электронный документооборот

Юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) — это система обмена документами в электронном виде между сотрудниками, партнерами и контрагентами.

Все этапы работы с документами — от создания до утверждения и хранения — происходят в цифровом формате, что исключает необходимость использования бумажных документов.

Для предпринимателя это означает, что привычные договоры, счета-фактуры, акты и товарные накладные можно не только создавать быстрее, но и моментально передавать партнерам. Бумажные документы приходится подписывать вручную, пересылать по почте или курьером, ждать подтверждения. В ЭДО все эти процессы проходят в несколько кликов, причем с юридической силой, равнозначной бумажному варианту.

Зачем малому бизнесу ЭДО

Малый бизнес часто ограничен в ресурсах — как финансовых, так и кадровых. Внедрение ЭДО позволяет автоматизировать рутинные процессы, снизить время на обработку документов и минимизировать ошибки, связанные с человеческим фактором. Документы, подписанные электронной подписью (ЭП), имеют такой же правовой статус, как и бумажные, они принимаются судами и госорганами.

Среди главных преимуществ электронного документооборота:

• Ускорение процесса обмена документами с контрагентами и партнерами.
• Упрощение контроля над документооборотом, электронный архив.
• Повышение уровня безопасности и конфиденциальности данных: каждая операция фиксируется, документы нельзя потерять или подделать, а доступ к ним есть из любой точки мира. Это особенно важно, если компания сотрудничает с удаленными сотрудниками или партнерами из других городов.

Кроме того, переход на цифровые документы снижает расходы на бумагу, картриджи для принтера, курьерские услуги и аренду архива. Например, если компания ежемесячно отправляет 500 документов, то только на печати и доставке можно сэкономить десятки тысяч рублей в год. А если вспомнить, сколько времени тратится на поиск нужного документа среди папок и стопок бумаги, выгода становится еще очевиднее.

Какие документы можно перевести в электронный формат

Сегодня практически все документы, которые используются в бизнесе, можно оформить в цифровом виде: договоры, счета на оплату, накладные, акты, коммерческие предложения, доверенности.

Однако для того, чтобы они имели юридическую силу, они должны быть подписаны электронной подписью, соответствующей законодательным требованиям. Исключения есть: например, документы, требующие нотариального заверения, или те, которые по закону должны храниться на бумаге.

Некоторые компании идут дальше и полностью переходят на безбумажное ведение бизнеса: например, крупные онлайн-ритейлеры давно используют электронные накладные и акты сверки, исключая человеческий фактор в обработке документов. Такой подход помогает избежать ошибок в цифрах, свести к нулю вероятность споров и ускорить процесс отгрузки товара.

Обязателен ли ЭДО для малого бизнеса

На данный момент законодательство Российской Федерации не обязывает малый бизнес использовать электронный документооборот, но тренд очевиден: каждый год появляются новые требования к обязательной сдаче документов в электронном виде.

Например, с 2022 года компании обязаны сдавать налоговую и бухгалтерскую отчетность исключительно в электронном формате. Работа с маркированными и прослеживаемыми товарами также требует использования ЭДО. А если бизнес планирует работать с крупными корпорациями или государственными организациями, то без цифрового документооборота договориться практически невозможно — многие компании ставят наличие ЭДО обязательным условием сотрудничества.

Можно ли продолжать работать по-старому? Пока да. Но с каждым годом возможностей для работы с бумажными документами остается все меньше.

Как выбрать систему ЭДО для малого бизнеса

На рынке множество сервисов, которые предлагают электронный документооборот. Выбор зависит от специфики бизнеса, но есть несколько ключевых параметров, на которые стоит обратить внимание:

• Возможность интеграции с существующими системами. Система должна легко интегрироваться с бухгалтерским ПО и CRM.
• Наличие развитого роуминга, позволяющего обмениваться документами контрагентам, подключенным к разным операторам.
• Стоимость. Важно учитывать не только стоимость пакета исходящих документов, но и дополнительный функционал, например, создание машиночитаемых доверенностей (МЧД), маршруты согласования, затраты на поддержку продукта.
• Надежность и безопасность. Важно выбрать платформу с высоким уровнем защиты данных и соответствием законодательным требованиям.
• Простота использования. Пользователи, не обладающие специальными техническими знаниями, должны быстро освоить работу в системе.

Какую роль играет электронная подпись в ЭДО

Электронная подпись является ключевым элементом электронного документооборота, так как подтверждает подлинность документа и его юридическую силу. Существует несколько видов ЭП:

• Простая электронная подпись (ПЭП) равнозначна собственноручной подписи. Чаще всего используется для авторизации на интернет-сайтах и порталах, в мобильных приложениях. Этот вид подписи не позволяет проверить и установить отсутствие изменений в подписанном электронном документе после его подписания. Регулируется соглашением между участниками электронного взаимодействия, а в случаях, установленных законом, — нормативными правовыми актами, нормативными актами ЦБ РФ.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Подходит для документооборота между контрагентами, но не во всех случаях признается государственными органами. УНЭП позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронном документе после подписания. УНЭП, как и простая ЭП, имеет юридическую силу при заключении соглашения между участниками электронного взаимодействия. Чаще всего использование и применение УНЭП ограничено определенной системой или сервисами, и ее использование вовне невозможно.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Это самая защищенная подпись, которая используется для взаимодействия с госорганами и обмена электронными документами с контрагентами подписания документов. Это аналог собственноручной подписи на бумажном носителе в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Используется в любых юридически значимых электронных действиях и сделках, за исключением случаев, когда документы должны быть подписаны только на бумаге.

Для организации юридически значимого электронного документооборота компаний необходимо получить именно усиленную квалифицированную электронную подпись. Средняя стоимость базового квалифицированного сертификата ЭП начинается от 1000 руб. и может увеличиваться за счет дополнительных услуг (настройка рабочего места, выездная идентификация заказчика ЭП, лицензии для криптопровайдера). Руководители юридических лиц и ИП могут выпустить сертификат в УЦ ФНС или у его доверенных лиц, например в Сбере.

Насколько безопасен ЭДО для бизнеса

Безопасность — один из главных вопросов при переходе на электронный документооборот. Современные системы ЭДО обеспечивают высокий уровень защиты данных благодаря шифрованию данных и использованию квалифицированной электронной подписи.

Тем не менее компании важно соблюдать базовые правила кибербезопасности: регулярно обновлять электронные подписи, устанавливать актуальные версии программного обеспечения и контролировать доступ сотрудников к документам.

Какова стоимость внедрения ЭДО для малого бизнеса

Стоимость внедрения электронного документооборота варьируется в зависимости от размера компании и специфики выбранного решения. Основные затраты могут включать:

• Покупку пакета исходящих документов.
• Получение электронных подписей и при необходимости выпуск МЧД для сотрудников.
• Лицензию КриптоПро CSP (программа для создания и проверки ЭЦП, формирования ключей электронной подписи, шифрования и защиты данных).
• Обучение сотрудников.

«Электронный документооборот позволяет малому бизнесу повысить эффективность работы и снизить издержки на хранение, закупку и оформление бумажных документов. Ускоренный обмен документами, отсутствие бюрократических процедур и безопасность работы с цифровыми документами делают ЭДО незаменимым инструментом для тех, кто стремится оптимизировать свои бизнес-процессы и идти в ногу с технологическими изменениями», — отмечает генеральный директор цифровой платформы для электронного документооборота СберКорус Виталий Тарасов.