Воркшоп: что это такое, чем отличается от тренинга и как провести

Что в статье

• Что такое воркшоп простыми словами
• Чем воркшоп отличается от тренинга и мастер-класса
• Для каких задач бизнесу подходит воркшоп
• Какие бывают воркшопы
• Как организовать воркшоп
• Какие инструменты понадобятся для проведения воркшопа
• Как оценить результат
• Частые ошибки при проведении воркшопа
• Чек-лист подготовки
• Частые вопросы
• Воркшоп: что нужно знать предпринимателю

Что такое воркшоп простыми словами

Воркшоп — это практическая групповая работа, во время которой участники не просто слушают эксперта, а вместе решают конкретную задачу. В результате должен появиться готовый рабочий материал: план, прототип, список гипотез, сценарий, карта процесса или другой результат, который можно использовать в бизнесе.

Например, сотрудники кофейни могут за два часа разобрать жалобы посетителей и создать новый стандарт обслуживания. Команда интернет-магазина — найти причины снижения повторных заказов и выбрать несколько гипотез для проверки.

С английского workshop переводится как «мастерская». Это хорошо передает суть формата: участники работают над задачей, а ведущий помогает им двигаться по заданному сценарию.

У воркшопа есть четыре основных признака:

• сформулирована конкретная задача;
• участники активно работают, а не только слушают;
• ведущий направляет обсуждение, но не выдает готовый ответ;
• в конце появляется осязаемый результат.

Если команда просто обменялась мнениями и разошлась, не договорившись о дальнейших действиях, это скорее совещание, а не воркшоп.

Чем воркшоп отличается от тренинга и мастер-класса

Форматы часто путают, потому что во всех случаях участники могут выполнять задания и общаться с ведущим. Разница — в основной цели.

Например, на тренинге по продажам сотрудники отрабатывают переговоры с клиентом. На воркшопе они могут проанализировать реальные возражения покупателей и вместе разработать новый сценарий разговора.

Для каких задач бизнесу подходит воркшоп

• разработать новую услугу;
• улучшить клиентский сервис;
• найти причины падения продаж;
• подготовить рекламную кампанию;
• создать стандарт работы;
• распределить роли в проекте;
• упростить внутренний процесс;
• собрать и оценить бизнес-гипотезы;
• составить план выхода на новый рынок.

Воркшоп может дать сразу три результата. Бизнес получает рабочее решение, сотрудники учатся применять новый подход на реальной задаче, а команда лучше понимает позиции друг друга.

При этом формат подходит не всегда. Воркшоп не нужен, если руководителю требуется только сообщить новые правила, решение уже принято или участники не могут влиять на дальнейшее внедрение. Не поможет он и тогда, когда проблема связана не с отсутствием идей, а с нехваткой денег, времени или управленческой воли.

Какие бывают воркшопы

Вид мероприятия зависит от задачи.

• Стратегический воркшоп помогает определить приоритеты и составить план развития.
• Продуктовый используют, чтобы разработать или улучшить продукт, изучить путь клиента и проверить гипотезы.
• Маркетинговый проводят для поиска идей продвижения, выбора каналов и подготовки рекламной кампании.
• Обучающий позволяет освоить инструмент на реальной рабочей задаче.
• Командный помогает распределить роли, договориться о правилах взаимодействия или решить повторяющийся конфликт.

Проводить воркшоп можно очно или онлайн. Во втором случае понадобятся видеосвязь, общий документ или интерактивная доска, а также возможность разделить участников на небольшие группы.

Как организовать воркшоп

1. Сформулируйте задачу
   
   Чем точнее вопрос, тем полезнее будет результат.
   
   Неудачная формулировка: «Улучшить маркетинг».
   
   Более рабочий вариант: «Найти три способа увеличить число повторных заказов без повышения рекламного бюджета».
2. Определите результат
   
   Заранее решите, что должно появиться в конце: список приоритетных гипотез, новый сценарий, карта процесса, прототип или план действий.
   
   Формулировка «обсудить проблему» не подходит: обсуждение — это процесс, а не результат.
3. Выберите участников
   
   Пригласите тех, кто знает проблему, сталкивается с ней в работе и сможет участвовать во внедрении решения. Для короткого внутреннего воркшопа обычно достаточно 5–12 человек. Если группа больше, лучше разделить ее на команды.
   
   Важно собрать разные точки зрения. Например, к обсуждению клиентского сервиса стоит привлечь не только руководителя, но и продавцов, администратора, сотрудника поддержки.
4. Назначьте ведущего
   
   Ведущий, или фасилитатор, следит за временем, задает вопросы, вовлекает участников и помогает группе прийти к решению. Он не должен навязывать собственный ответ.
   
   Если в команде есть конфликт или руководитель сильно влияет на мнение сотрудников, лучше пригласить нейтрального ведущего.
5. Соберите данные
   
   Чтобы встреча не превратилась в обмен предположениями, подготовьте отзывы клиентов, показатели продаж, обращения в поддержку, статистику ошибок, результаты опросов и ограничения по бюджету.
6. Составьте сценарий
   
   Для каждого этапа укажите:
7. • цель;
   • продолжительность;
   • вопрос участникам;
   • формат работы;
   • ожидаемый результат;
   • способ фиксации идей.
7. Проведите встречу
   
   В начале объясните задачу, ожидаемый итог, правила и расписание. Чередуйте индивидуальную работу, обсуждение в небольших группах и общую презентацию идей. Это помогает избежать ситуации, когда за всех говорит самый активный участник.
8. Зафиксируйте решения
   
   У каждого выбранного решения должны появиться ответственный, срок, первый шаг и критерий выполнения. Иначе мероприятие останется интересной, но бесполезной встречей.

Скачать примерный сценарий простого воркшопа

Какие инструменты понадобятся для проведения воркшопа

Для очного формата достаточно доски, стикеров, маркеров, распечатанных материалов и таймера. Для онлайн-встречи нужны видеосвязь, общий документ, интерактивная доска и отдельные комнаты для групповой работы.

Большой бюджет необязателен. Небольшая компания может провести воркшоп в переговорной с внутренним ведущим. Дополнительные расходы возникают, если нужно арендовать площадку, пригласить внешнего специалиста или предварительно провести исследование.

Как оценить результат

Сразу после воркшопа проверьте:

• создан ли запланированный материал;
• выбраны ли решения;
• назначены ли ответственные;
• понятны ли сроки и следующие шаги.

Через неделю стоит выяснить, началось ли внедрение и какие возникли препятствия. Через месяц — оценить показатель, связанный с задачей. Например, число повторных заказов, количество жалоб, срок выполнения операции или долю ошибок.

Единого показателя эффективности нет: его нужно определить еще до встречи.

Частые ошибки при проведении воркшопа

Воркшоп редко приносит пользу, если:

• тема сформулирована слишком широко;
• участники не знают, какой результат нужен;
• ведущий слишком много говорит;
• руководитель подавляет обсуждение;
• идеи не сравнивают по понятным критериям;
• на финал не остается времени;
• решения никто не фиксирует;
• после встречи к ним не возвращаются.

Если обсуждение зашло в тупик, можно сузить вопрос, разделить участников на группы, провести анонимное голосование или отложить спорные темы в отдельный список.

Скачайте чек-лист для подготовки к воркшопу

Чек-лист подготовки

До начала проверьте, определены ли:

• проблема и цель;
• ожидаемый результат;
• участники и ведущий;
• исходные данные;
• формат и продолжительность;
• сценарий и материалы;
• способ принятия решения;
• ответственный за внедрение;
• дата проверки результата.

Частые вопросы

Сколько длится воркшоп?

От полутора-двух часов до нескольких дней. Продолжительность зависит от сложности задачи и количества участников.

Кто может провести воркшоп?

Руководитель, сотрудник компании или приглашенный фасилитатор. Ведущий должен уметь управлять обсуждением и сохранять нейтральность.

Можно ли провести воркшоп онлайн?

Да. Важно заранее проверить связь и инструменты, дать участникам понятные инструкции и предусмотреть работу в небольших группах.

Сколько человек должно участвовать?

Для короткого рабочего формата удобно собрать 5–12 человек. Большую группу лучше разделить на команды.

Как понять, что воркшоп прошел успешно?

В конце появился заранее определенный результат, команда согласовала следующие действия, назначила ответственных и начала внедрение.

Воркшоп: что нужно знать предпринимателю

• Воркшоп помогает превратить обсуждение в конкретное решение: план действий, прототип продукта, новый сценарий продаж, карту процесса или список гипотез для проверки. В отличие от лекции или обычного совещания, участники не получают готовый ответ, а создают его вместе, опираясь на свой опыт и данные бизнеса.
• Однако сам формат не гарантирует результата. Польза воркшопа зависит от подготовки: задача должна быть достаточно конкретной, состав участников — соответствовать проблеме, а ожидаемый итог — быть понятным еще до начала встречи. Не менее важно заранее определить, как команда выберет лучшие идеи, кто зафиксирует решения и кто будет отвечать за их внедрение.
• Работа не заканчивается вместе с воркшопом. После встречи решения необходимо превратить в задачи, назначить ответственных и сроки, а затем проверить, что изменилось через неделю или месяц. Именно внедрение отличает полезный воркшоп от встречи, после которой остаются только фотографии доски со стикерами.