Эксперт:

Что такое ретроспектива

Ретроспектива (ретро) — это организованный процесс анализа и оценки прошедшего периода (года, полугодия, квартала). В компаниях она проводится в форме группового обсуждения, в котором задействованы все участники команды.

Цель ретроспективы — помочь компании, команде, отделу в выявлении факторов, которые способствовали успеху или неудачам, а также использовать эти знания для улучшения будущих результатов.

Ретроспективу можно проводить как по завершении определенного периода времени, так и после реализации конкретного проекта или достижения определенной цели.

Плюсы ретроспективы для бизнеса

Первыми ретроспективу стали использовать большие корпорации из Кремниевой долины, чтобы анализировать работу, выявлять области для улучшения и оперативно корректировать стратегию по мере необходимости.

Ретроспектива подходит для команд разной численности. Вот основные плюсы этого инструмента.

Кому подходит ретроспектива

Подходит она для всех видов бизнеса и команд, независимо от размера или отрасли, но имеет свои ограничения. Важный фактор для проведения ретроспективы — это дружелюбная атмосфера в коллективе, открытость руководства и готовность всех сторон признавать ошибки и принимать критику.

Как провести ретроспективу в команде

Для проведения ретроспективы нужен модератор, который умеет организовывать командные мероприятия. Лучше приглашать специалиста со стороны. Вот почему:

• Объективность: специалист не будет вовлечен в ежедневную работу команды и сможет более объективно оценить ситуацию.
• Опыт: специалисты по ретроспективам (бизнес-тренер, agile-коуч, scrum-мастер) обладают знаниями, которые помогут провести ретроспективу эффективно и результативно.
• Фасилитация: специалист может взять на себя роль фасилитатора, обеспечивая конструктивное обсуждение и помогая команде достичь консенсуса.

Процесс можно разделить на несколько этапов:

1. Сбор данных. Соберите отзывы всех участников команды о том, что прошло хорошо, а что плохо в завершенном периоде.
2. Анализ данных. Проанализируйте собранные данные и выделите основные темы и тенденции.
3. Генерация идей. Проведите мозговой штурм, чтобы найти решения проблем и возможности для улучшения.
4. Принятие решений. Выберите наиболее перспективные идеи и разработайте план действий по их реализации.
5. Отслеживание прогресса. Вы можете назначить ответственных за внедрение новых инструментов или отслеживание показателей. Важно также договориться и контролировать выполнение плана действий.

Для проведения ретроспективы можно использовать различные инструменты и техники, такие как диаграмма Исикавы или метод «Пять почему».

• Для ретроспективы не нужно много специальных инструментов. Если она проводится офлайн, используйте доску, маркеры или флипчарт, стикеры. Схемы можно заранее нарисовать и распечатать.

Пошаговое руководство по проведению ретроспективы

Онлайн-ретроспектива

1. Выберите онлайн-инструмент
   
   Например, Holst, который позволяет участникам совместно работать над виртуальной доской.
2. Обозначьте главные темы
   
   Заранее разошлите участникам темы для обсуждения и временных рамок.
3. Создайте виртуальную доску
   
   Создайте виртуальную доску, разделенную на разделы, для сбора отзывов, выявления областей для улучшения и планирования действий.
4. Проведите ретроспективу
   
   Ведите команду через каждый раздел, например, используя сценарии, описанные ниже.
5. Зафиксируйте результаты
   
   Сделайте скриншоты или экспортируйте результаты ретроспективы для дальнейшего использования.

Офлайн-ретроспектива

1. Выберите место проведения
   
   Лучше всего, чтобы это была отдельная комната, где команду ничего не будет беспокоить или отвлекать.
2. Подготовьте материалы
   
   Заранее подготовьте флипчарты, маркеры и стикеры для сбора отзывов.
3. Проведите ретроспективу
   
   Ведите команду через каждый раздел, используя те же сценарии, что и для онлайн-ретроспективы.
4. Сфотографируйте результаты
   
   Сделайте фотографии флипчартов или используйте приложение для сканирования, чтобы сохранить результаты ретроспективы.

Главный совет: создайте безопасную и открытую атмосферу. Поощряйте участников делиться своими мыслями и идеями без страха осуждения.

Как отслеживать эффективность

Ретроспективу проводят с определенными целями. Чтобы этот метод действительно принес пользу, важно не только внедрять инструменты, которые вы обсудили, но и отслеживать их результативность.

Эффективность ретроспективы можно отслеживать по следующим показателям:

• Улучшение результатов: ретроспектива должна приводить к улучшению показателей эффективности бизнеса, команды или продукта.
• Удовлетворенность участников: они должны быть довольны процессом и результатами.
• Последующие действия: команда должна реализовывать решения, принятые на ретроспективе.
• Постоянное улучшение: ретроспектива должна сама постоянно улучшаться, чтобы оставаться эффективным инструментом.

5 «но», которые помешают ретроспективе

Есть пять факторов, которые обнулят проведение ретроспективы или вызовут сложности в ее проведении:

1. Отсутствие психологической безопасности
   
   Если в команде нет атмосферы доверия и открытости, участники могут быть не готовы делиться своими мыслями и чувствами, что снижает эффективность ретроспективы.
2. Отсутствие времени
   
   Ретроспектива — это небыстрый процесс. Для проведения полноценной сессии требуется достаточное количество времени (чаще полтора-два часа на команду до 10 человек), чтобы команда могла обстоятельно обсудить свою работу и выявить области для улучшения.
3. Недавний конфликт или напряженность в команде
   
   Если в команде недавно произошел конфликт или возникла напряженность, проведение ретроспективы может быть нецелесообразным. Сначала необходимо восстановить доверие и создать благоприятную атмосферу.
4. Отсутствие поддержки со стороны руководства
   
   Если руководство не поддерживает проведение ретроспектив или не готово принимать меры по улучшению на их основе, то проведение таких сессий может быть бессмысленным.
5. Отсутствие четкой цели
   
   Если команда не имеет четкого представления о том, чего она хочет достичь в результате ретроспективы, то сессия может оказаться неэффективной и не принести желаемых результатов.

7 советов от Елены Сорокиной, которые помогут получить максимум от ретроспективы

3 сценария для проведения ретроспективы в конце года

Сценарий 1: Новогодний квест по итогам года

Цель: Подвести итоги года в игровой и увлекательной форме.

Материалы: Карточки с вопросами, призы, таймер.

Ход:

1. Объедините участников в команды.
2. Каждая команда получает набор карточек с вопросами, связанными с итогами года.
   
   Например:
3. • «Назовите самое значимое событие года»,
   • «Какой урок вы усвоили в этом году?»,
   • «В какой ситуации этого года вы сильнее всего ощутили себя частью команды?».
3. Установите таймер на определенное время (например, 30 мин.).
4. Команды должны ответить на как можно большее количество вопросов за отведенное время и записать ответы на заранее подготовленных бланках.
5. По истечении времени команды сдают свои ответы.
6. Проверьте результаты и объявите победителей, давших на большее количество ответов.
7. Наградите команды призами.

Сценарий 2: Новогодняя кинолента достижений

Цель: Подвести итоги года в творческой и вдохновляющей форме.

Материалы: Фотографии, видео, музыка, проектор.

Ход:

1. Заранее соберите фотографии, видео и музыку, которые отражают важные моменты года.
2. Создайте видеомонтаж, который расскажет историю достижений и успехов команды за год.
3. Проведите показ фильма в торжественной обстановке.
4. После просмотра обсудите с командой основные моменты и уроки, которые можно извлечь из прошлого года.

Сценарий 3: Новогодняя доска желаний и целей

Цель: Подвести итоги года и поставить цели на будущий год в интерактивной и мотивирующей форме.

Материалы: Большая доска, стикеры, маркеры.

Ход:

1. Установите большую доску в центральном месте.
2. Разделите доску на две части: «Итоги года» и «Цели на будущий год».
3. Попросите участников написать на стикерах свои достижения и уроки за прошедший год.
4. Затем попросите их написать свои цели и мечты на будущий год.
5. Прикрепите стикеры на соответствующие части доски.
6. Обсудите с командой итоги года и планы на будущее.
7. Сфотографируйте доску, чтобы сохранить ее как напоминание о целях и достижениях.