Сроки хранения документов: требования для бизнеса

Что в статье

• Зачем бизнесу хранить документы
• Какие документы, отчеты и декларации нужно хранить
• Сроки хранения документов
• Как организовать хранение бумажных документов
• Как хранить электронные документы
• Типичные ошибки при хранении документов
• Ответственность за нарушение сроков хранения
• Что делать, когда срок хранения документа истек
• Сроки хранения документов после закрытия бизнеса
• Частые вопросы

Эксперт:

Зачем бизнесу хранить документы

По закону бухгалтерские, налоговые, управленческие, кадровые и другие документы нужно хранить. Срок хранения документов регулируют:

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
• Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Налоговый кодекс РФ (например, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ);
• ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (регулирует только бухучет);
• приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236;
• приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77.

Хотя сбор документов — дополнительная нагрузка, это очень важно для бизнеса. Сохраненные бумаги помогут оперативно реагировать на запросы налоговой и трудовой инспекций, решать споры с контрагентами и сотрудниками (в том числе бывшими), подтверждать законность других действий.

Хранение документов помогает:

• подтверждать хозяйственные операции при налоговых проверках;
• защищать интересы бизнеса в судах и спорах с контрагентами;
• оперативно отвечать на запросы налоговой, банков, аудиторов и других проверяющих;
• подтверждать трудовой стаж и кадровые сведения работников;
• быстрее находить нужные данные в повседневной работе;
• избегать корпоративных споров между собственниками и акционерами или минимизировать их последствия.

Какие документы, отчеты и декларации нужно хранить

Хранить нужно все документы, связанные с деятельностью ИП или компании:

• Бухгалтерские и первичные. Например, накладные, платежки, акты, все годовые бухгалтерские отчеты.
• Налоговые. Декларации, сведения о доходах физлиц, кассовые документы и авансовые отчеты с приложениями к ним.
• Кадровые. Трудовые договоры, приказы, табели, личные дела.
• Договоры и документы по сделкам. Контракты, счета-фактуры, акты работ. Также лучше сохранять всю переписку (в сканах, архивах электронной почты).
• Управленческие (имеющие юридическую силу). Уставы, протоколы и решения собраний, доверенности.

Сроки хранения документов

Для разных видов документов есть свои сроки хранения: от нескольких лет до пожизненных (постоянное хранение). Они зависят от типа документа, сферы его применения и юридической значимости.

Минимальные сроки хранения по закону:

• Налоговые документы (ст. 23 НК РФ) — не менее 5 лет.
• Первичные учетные документы (закон № 402-ФЗ) — не менее 5 лет.
• Бухгалтерская отчетность: годовая — постоянно, промежуточная — обычно 5 лет.
• Декларации и расчеты — минимум 5 лет.
• Договоры — не менее срока исковой давности (3 года), лучше хранить 5 лет и более, особенно если есть налоговые риски.
• Кадровые документы — 50 или 75 лет (в зависимости от вида и даты создания).
• Учредительные документы — постоянно.

Важно! Если у компании есть убыток по налогу на прибыль или по УСН, его можно перенести на будущее (в течение 10 лет) и принять в расходы в последующих периодах. Это значит, что весь период, пока компания переносит убыток, должны храниться все первичные документы, подтверждающие (обосновывающие) сумму убытка. Поэтому лучше хранить документы в течение 10 лет.

Конкретные сроки содержатся в нормативных актах: например, в перечне, утвержденном приказом Росархива № 236.

Обычно срок хранения отсчитывается с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства по документу. Для налоговых документов применяются специальные правила, которые зависят от налогового периода и вида документа.

Как организовать хранение бумажных документов

Существует два условных вида хранения документов: текущий и архивный.

Текущее хранение касается документов, которые пока в работе, то есть по ним ведется делопроизводство. Они хранятся у ИП или в компании, и особых требований, кроме сохранения конфиденциальности, нет. Как правило, текущее хранение осуществляется по документам в течение трех лет срока исковой давности.

Правила архивного хранения касаются документов, по которым делопроизводство завершено. Здесь все несколько сложнее. Перед передачей документов в архив обычно:

• формируют их в дела в хронологическом порядке;
• нумеруют и прошивают;
• включают в опись;
• оформляют лист-заверитель с указанием количества листов и особенностей состояния.

Важно! В государственный архив для хранения принимаются документы, оформленные и сшитые в пачки по особым правилам, установленным ГОСТ. Поэтому перед сдачей документов в архив необходимо уточнить, в каком виде эти документы должны быть сданы. Обычно это касается кадровых документов.

Скачать форму листа-заверителя в PDF

Требования к архиву

В организации за хранение документов в архиве отвечает руководитель, который организует создание архива или назначает ответственное лицо. В небольших компаниях это, как правило, секретарь или бухгалтер.

При хранении документов рекомендуется соблюдать условия:

• поддерживать в помещении стабильную температуру (примерно 17–19°C) и влажность (50–55%),
• ограничить доступ к документам, определив доверенных лиц,
• хранить дела на закрытых полках или стеллажах,
• избегать попадания прямых солнечных лучей, влаги, загрязнения.

Если ИП или организация не может обеспечить хранение самостоятельно, документы можно передать на хранение специализированной организации по договору.

Как хранить электронные документы

Электронные документы можно хранить в электронном виде, если они изначально оформлены в таком формате и соблюдены требования к их юридической силе и сохранности (законы № 63-ФЗ, № 149-ФЗ). При этом скан бумажного документа не всегда заменяет оригинал: если закон требует бумажную форму, нужно сохранять именно бумажный экземпляр.

Для хранения электронных документов также есть определенные правила:

• иметь технические средства и программы для чтения документов;
• при смене программного обеспечения переводить документы в новый читаемый формат;
• обеспечивать резервное копирование минимум на двух носителях (например, на компьютере и внешнем жестком диске);
• соблюдать конфиденциальность, в частности при обработке персональных данных (закон № 152-ФЗ);
• периодически проверять доступность и читаемость файлов.

Типичные ошибки при хранении документов

Типичные ошибки при хранении документов (бумажных и электронных) часто приводят к потере данных, порче носителей или юридическим рискам.

Распространенные ошибки ИП и организаций

• Неподходящие условия хранения: сырость, жара, отсутствие защиты от света и пыли.
• Отсутствие систематизации: бумаги хранятся без папок, файлы — без понятных названий.
• Преждевременное уничтожение документов до истечения срока хранения.
• Уничтожение без оформления: без акта, описи и решения уполномоченного лица.
• Путаница оригиналов и копий, из-за чего возникают споры о юридической силе документов.
• Отсутствие резервного копирования и защиты электронных архивов.
• Несвоевременное обновление форматов файлов и носителей.

Ответственность за нарушение сроков хранения

1. Штрафы

Универсального штрафа именно за нарушение сроков хранения документов нет. Но есть ответственность за отсутствие документов, непредставление по запросу и нарушения порядка кадрового делопроизводства.

Возможные последствия:

1. Штраф за отсутствие первичных документов бухучета (ст. 15.11 КоАП РФ):
2. • для должностных лиц — 5–10 тыс. руб.;
   • для ИП и организаций — 10 тыс. руб.;
   • для ИП и организаций, если документы отсутствуют более одного налогового периода, — 30 тыс. руб. (ст. 120 НК РФ).
2. Штраф за нарушение правил хранения кадровых документов (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
3. • для ИП и малых организаций — 1–5 тыс. руб.;
   • для средних и крупных компаний — 30–50 тыс. руб.
3. Штраф за непредставление в ИФНС нужных для налоговой проверки документов — 200 руб. за каждый отсутствующий (п. 1 ст. 126 НК РФ).
4. Штраф за непредставление документов в рамках встречной проверки контрагента — 10 тыс. руб. для ИП и организаций.
5. Штраф за непредставление документов проверяющим органам (если налоговая инспекция или полиция запросит устав в ходе проверки, а организация его не представит):
6. • для должностных лиц — 3–5 тыс. руб. (ст. 19.7 КоАП РФ);
   • для юридических лиц — 100–500 тыс. руб. (ч. 4 ст. 14.25 КоАП РФ, в случае непредставления сведений, предусмотренных законом).
6. Если ООО уклоняется от представления документов, штраф по ч. 11 ст. 15.23.1 КоАП РФ может составить 500–700 тыс. руб. (для должностных лиц — 20–30 тыс. руб.).

2. Налоговые риски

При камеральной или выездной налоговой проверке отсутствие документов за 3–10 лет (в зависимости от вида) приводит к доначислениям по налогам, пеням и штрафам 20–40% от суммы (ст. 122 НК РФ). Бизнесу грозят крупные претензии без доказательств расходов.

Важно! При проверках самыми нужными и важными документами иногда оказываются не сами первичные и бухгалтерские документы, а сертификаты качества, свидетельства, лицензии, переписки с контрагентами и даже сканы страниц ежедневников менеджеров по снабжению и продажам.

3. Сложности при проверках

Проверки трудовых инспекций и других государственных органов требуют наличие соответствующих документов. Если их нет, это приводит к составлению административных протоколов. Как следствие, может быть даже приостановлена деятельность компании.

Что делать, когда срок хранения документа истек

Сначала нужно убедиться, что срок хранения действительно истек. Для этого проверяют вид документа и соответствующий нормативный срок.

После этого бумажные документы можно уничтожить, но не просто выбросить. Если документы содержат персональные данные, коммерческую тайну или иную охраняемую информацию, их уничтожение нужно оформить.

Ликвидация бумажных документов

Уничтожение бумажного архива — это строгая процедура, требующая проверки сроков хранения (согласно ФЗ № 125), создания экспертной комиссии, оформления акта о выделении к уничтожению, затем физической ликвидации (шредирования (физического уничтожения документов специальным аппаратом) или вывоза специализированной компанией) с подписанием итогового акта утилизации.

Порядок ликвидации обычно выглядит так:

1. Руководитель издает приказ о создании экспертной комиссии для отбора документов для уничтожения. ИП без штата действует сам.
2. Комиссия или ИП проводит отбор и фиксирует итоги в протоколе: указывают повестку дня и принятые решения, все участники расписываются.
3. Готовится акт с перечнем уничтожаемых документов и выбранным методом ликвидации. Например, сжигание или измельчение через шредер. Процесс проводят своими силами или передают специализированной фирме по утилизации.

Ликвидация электронных документов

Порядок ликвидации электронных документов аналогичен, но с учетом цифровой специфики (закон № 125-ФЗ «Об архивном деле», приказ Росархива № 77).

Акт об уничтожении документов утверждает руководитель, все экземпляры (копии, бэкапы) уничтожают одновременно. Важно это зафиксировать в журнале ЭДО для проверок ФНС или Росархива.

Сроки хранения документов после закрытия бизнеса

Хранить документы надо даже после закрытия ИП или ликвидации компании. Причем столько, сколько требует закон, чтобы при необходимости подтвердить данные за прошлые периоды.

При ликвидации организации кадровые и архивные документы передают в государственный или муниципальный архив. Или же правопреемнику, если он есть.

Учредительные, управленческие и часть бухгалтерских документов хранятся в установленном порядке и после прекращения деятельности ИП или организации, если срок хранения еще не истек. Например:

• постоянно — учредительные документы и часть управленческих материалов;
• 50 или 75 лет — кадровые документы в зависимости от вида;
• не менее 5 лет — налоговые и бухгалтерские документы, если специальный срок не установлен иначе.

Частые вопросы

Где хранятся документы во время их исполнения?

Обычно в подразделении, которое их оформило. Например, в отделе кадров.

Может ли ИП хранить документы дома?

Да, если обеспечены сохранность, доступность и соблюдение сроков хранения.

При закрытии ИП нужно ли сдавать документы по работникам в архив?

Формально такой обязанности у ИП нет. Но, поскольку срок хранения кадровых документов составляет 50 или 75 лет в зависимости от периода их создания, имеет смысл после исключения ИП из госреестра сдать документы в архив.

Главное

• Сроки хранения документов установлены законом и зависят от их вида. Документы могут понадобиться при налоговых проверках, спорах с контрагентами, судебных разбирательствах и подтверждении трудового стажа работников.
• Бухгалтерские и первичные документы обычно хранятся не менее 5 лет, налоговые — также не менее 5 лет, кадровые — 50 или 75 лет, а учредительные документы — постоянно. Документы с длительным сроком хранения нужно систематизировать и защищать от утраты.
• По окончании срока хранения документы уничтожают по установленному порядку: с актом, описью и фиксацией решения уполномоченного лица.