Эксперт:

Что в статье:

Как работает подписание документов ЭП

Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог собственноручной подписи. Она требуется ИП и организациям при подписании электронных документов, особенно если речь идет о взаимодействии с государственными органами, например налоговой службой.

Подробно о том, что представляет собой ЭП, где получить ее сертификат и как настроить компьютер для работы с ней, читайте в статье Электронная подпись для ИП: зачем нужна и как получить.

Рассмотрим, как происходит подписание электронных документов с использованием электронной подписи.

Сама ЭП — это реквизит электронного документа. То есть подтверждение того, что документ подписан. А сам процесс подписания происходит с использованием закрытого ключа и сертификата ЭП.

Закрытый (секретный) ключ ЭП — это уникальная последовательность символов, сгенерированная случайным образом. Эти символы не содержат никакой информации о владельце подписи и никак его не идентифицируют. Закрытый ключ используется для создания ЭП на документе.

Сертификат ЭП (сертификат ключа проверки) — это электронный документ, который содержит в себе информацию о владельце, срок действия, данные об Удостоверяющем центре (УЦ), выдавшем сертификат, и открытый ключ ЭП. Сертификат ЭП используется для проверки ЭП на уже подписанном документе. С его помощью подтверждается, что документ подписан конкретным лицом.

Допустим, нужно подписать электронную накладную. Как это работает:

• В момент принятия решения и нажатия кнопки «подписать» система, в которой подписывается документ, обращается к специальному программному обеспечению для обработки запроса и к закрытому ключу ЭП.
• С помощью закрытого ключа ЭП данные документа шифруются.
• К полученным зашифрованным данным прикладывается сертификат ЭП. Он содержит в себе открытый ключ.
• С помощью открытого ключа можно проверить действительность ЭП на документе и ее принадлежность владельцу.

Теперь, когда понятен принцип подписания документов ЭП, рассмотрим процесс пошагово, с учетом всех организационных мероприятий.

1. Выбор вида сертификата ЭП

Виды сертификатов электронной подписи:

• Сертификат усиленной неквалифицированной ЭП (НЭП). Его может выпустить любая организация, у которой есть соответствующее программное обеспечение. Для решения большинства задач бизнеса НЭП не подходит, так как для ее использования нужно предварительно заключить соглашение с контрагентом. Например, такие сертификаты могут использоваться при работе с клиентами банка и выдаются самим банком.
• Сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП). Для использования КЭП не требуются дополнительные соглашения. Подписанные КЭП документы действительны во всех организациях, в том числе государственных органах.

Полномочия по выдаче КЭП разделены по четырем направлениям:

1. УЦ Федерального казначейства (ФК). Выдача сертификата КЭП представителям государственных органов и бюджетных организаций;
2. УЦ Федеральной налоговой службы (ФНС) или ее доверенные лица, например Сбер. Выдача сертификата руководителям юридических лиц и индивидуальным предпринимателям.
3. УЦ Центрального Банка (ЦБ). Выдача сертификата руководителям финансовых организаций.
4. Коммерческие аккредитованные УЦ (АУЦ). Выдача сертификата физическим лицам.

Важно определить, кто будет подписывать документы и какие конкретно:

Личные документы (покупка квартиры, обращение в госорганы и иные личные вопросы). Подписываются от имени физического лица с использованием сертификата КЭП, полученного в АУЦ.

Служебные документы:

• Подписывает лично руководитель организации или ИП с использованием сертификата КЭП, полученного в УЦ ФНС или у ее доверенного лица.
• Подписывает уполномоченный сотрудник (например, главный бухгалтер), с использованием своего личного сертификата физлица, полученного в АУЦ на основании машиночитаемой доверенности (МЧД). Такая доверенность создается в электронном виде и подписывается КЭП руководителя, полученной в УЦ ФНС или у ее доверенного лица.

Тип электронной подписи

По типу ЭП может быть:

• Открепленная (отсоединенная). Формируется отдельно от документа. Ее можно сравнить с багажной биркой: получается два файла — исходный и небольшой файл подписи. Обычно он называется так же, как документ, но имеет другое расширение: .sig, .sgn, .p7s. Оба файла отправляют и хранят вместе. Подписанный документ можно читать без специальных программ, которые проверяют подлинность подписи. Этот тип ЭП удобен для больших объемов данных или в том случае, когда важно сохранить структуру документа без изменений (подпись не вносит изменений в исходный файл).
• Прикрепленная (присоединенная). При формировании такой подписи создается новый файл, в который помещаются документ и подпись. Его можно сравнить с zip-архивом или запечатанным конвертом. Этот файл можно копировать и пересылать. Подписанный документ нельзя увидеть без специальной программы, в которую загружается единый файл с документом и подписью. Такая ЭП удобна для передачи подписанных документов без дополнительных файлов, так как вся информация хранится в одном месте.

Если документ подписан одним типом подписи, но в итоге оказалось, что нужен другой, придется переподписать документ. Переделать один тип подписи в другой нельзя.

Подпись можно усовершенствовать, добавив метку времени. Она обеспечивает дополнительную гарантию подлинности документа. Это важно, так как по истечении срока действия сертификата ЭП или его аннулирования, без штампа времени невозможно определить, была подпись поставлена до или после истечения срока действия сертификата ЭП. Это ставит юридическую значимость документа под вопрос.

2. Подготовка оборудования

Для подписания документов ЭП необходимо подготовить оборудование и программное обеспечение.

Оборудование

• Компьютер или ноутбук: основное устройство для работы.
• Токен: носитель для записи закрытого ключа и сертификата КЭП. Токен нужно приобрести заранее или непосредственно в УЦ. Обратите внимание, что не все УЦ продают токены и необходимо уточнить наличие такой возможности заранее.

Программное обеспечение

• Операционная система: Windows, Linux, macOS.
• Программное обеспечение, которое обеспечивает взаимодействие ЭП с операционной системой и приложениями: КриптоПро CSP, ViPNet CSP.
• Драйверы для токена: необходимы для распознавания токена на компьютере: можно скачать с сайта производителя токена.
• Программы для работы с электронными документами: например, Adobe Acrobat Reader или PDF-XChange Editor для документов в PDF.
• Плагины браузера, которые дают возможность поставить подпись на электронные документы.
• Для настройки рабочего места можно воспользоваться инструкцией.

3. Подготовка файла к подписанию

1. Выбрать подходящий формат:
2. • PDF: подходит для большинства документов, которые нужно только подписать и отправить. В таком формате документ выглядит одинаково на любых устройствах, его сложно незаметно изменить.
   • Word, Excel: также можно использовать в большинстве документов, но в основном финальные версии конвертируют в PDF.
   • Специфические форматы: для подписания отчетности и других структурированных данных.
2. Подготовить финальную версию документа:
3. • Убедиться, что не требуются поправки и изменения.
   • Проверить текст. В нем не должно быть ошибок и опечаток, все данные должны быть корректны (ФИО, реквизиты и прочие).
   • Если документ многостраничный, проверить, все ли страницы на месте и в каком порядке расположены.
3. Подписать документ ЭП. Если в документ внести изменения после подписания ЭП, документ станет недействительным.

4. Отправка подписанного документа

Подписанный ЭП документ можно отправить контрагенту по электронной почте, через ЭДО, портал Госуслуг, социальные сети и мессенджеры или сохранить в облаке. При этом важно учитывать вид подписи.

• Если использована открепленная подпись, то следует отсылать по отдельности файл .sig и оригинальный файл.
• Если выбрана прикрепленная подпись, то все можно отправить одним файлом.

Важно сохранить все файлы в архиве. При возникновении спорных вопросов это поможет прояснить ситуацию. Файлы, подписанные отсоединенной подписью, переименовывать нельзя.

5. Проверка и подтверждение подлинности ЭП

Проверить подлинность ЭП можно самостоятельно в специальных программах и сервисах. Это необходимо, когда компании обмениваются документами, но не через специальные сервисы ЭДО. Например, когда работодатель получает трудовой договор от сотрудника или контрагенты заключают сделку в электронном виде вне ЭДО.

Проверить открепленную ЭП можно в специальном разделе на портале Госуслуг. В этом случае нужно будет загрузить подписанный документ и файл подписи.

Также для проверки можно воспользоваться инструментами, при помощи которых создаются подписи. Для документов в форматах Word или Excel это КриптоПро Office Signature. Для документов в формате PDF — КриптоПро PDF.

Подробнее о проверке Электронной подписи читайте в статье Как проверить электронную подпись онлайн.

Типичные сценарии применения ЭП для бизнеса

Рассмотрим несколько примеров подписания документа ЭП.

Подписание договора в PDF

Ситуация: Компания (ИП) заключает договор с другой организацией (контрагентом). Документ создан в формате PDF и подписан ЭП.

Что проверять:

• Реквизиты обеих сторон: название организации, ИНН, КПП, юридический адрес и т.д. Электронная подпись не гарантирует правильность содержания договора, она только подтверждает личность подписавшего и неизменность содержания после подписания.
• Подпись: сертификат ЭП не должен быть отозван (аннулирован) удостоверяющим центром.

Подписание декларации или отчетности

Ситуация: Организация (ООО) отправляет налоговую декларацию, бухгалтерскую отчетность или другие обязательные отчеты в государственные органы (например, ФНС, Росстат) в электронном виде.

Что проверять:

• Формат: должен соответствовать требованиям принимающего органа (обычно это XML-форматы, утвержденные ФНС или другими ведомствами).
• Реквизиты: указаны правильно, а также настроены параметры соединения с сервером контролирующего органа.
• Подпись: проверка действительности ЭП.
• Квитанцию о приеме: получить подтверждение от госоргана о том, что отчетность успешно принята (обычно это электронная квитанция).

Ошибки при использовании ЭП

Рассмотрим ошибки, которые встречаются чаще всего в бизнесе.

1. Сертификатом ЭП генерального директора пользуются все сотрудники.
   
   Юридически такой подход можно квалифицировать как неконтролируемое использование аналога собственноручной подписи руководителя компании. Это может привести к неконтролируемым переводам со счета компании, подписанию важных документов без ведома директора. Чтобы избежать проблем, следует выпускать сертификаты физических лиц на сотрудников, имеющих право подписи, и создавать для них машиночитаемые доверенности (МЧД).
2. Владельцы сертификатов ЭП не меняют стандартный PIN-код на токене.
   
   Стандартные PIN-коды легко найти в интернете. Если злоумышленник завладеет устройством с PIN-кодом по умолчанию, он сможет подписать документ от имени владельца сертификата ЭП. Очень важно при получении токена и на старте работы с ним изменять PIN-коды пользователя и администратора.
3. Смена носителя ЭП
   
   Смена токена приведет к потере доступа к сертификату ЭП. Придется выпускать новый, чтобы появилась возможность подписывать документы ЭП.
4. Отсутствие штампа времени
   
   При возникновении спорных ситуаций будет сложно доказать действие электронной подписи. Например, в случае возникновения споров штамп времени является весомым юридическим доказательством времени подписания документа.
5. Выбор неправильного типа ЭП
   
   При ошибке в выборе типа подписи, система, для которой предназначен документ, может его не обработать, что может вызвать трудности в случаях, когда были установлены сроки отправки. Следует заранее уточнять формат электронных документов, которые может обработать та или иная система электронного документооборота.
6. Истек срок действия сертификата ЭП
   
   Подписать документ не удастся. В этом случае нужно выпустить новый сертификат. В СберБизнесе можно подать заявку на получение нового сертификата ЭП онлайн. При наличии действующего сертификата получение нового также произойдет в режиме онлайн и визит в офис не потребуется.

Главное

• Для подписания документов электронной подписью нужно установить на компьютер специальные программы, подготовить документ и сохранить его в нужном формате.
• Далее нужно выбрать сертификат ЭП и правильный для данного документа тип подписи: прикрепленную или открепленную. При подписании в сервисах ЭДО выбор типа подписания происходит автоматически.
• Подписать документ можно через онлайн-сервис, с помощью специальных программ.
• При отправке документа с открепленной подписью следует отсылать оба файла (исходный документ и файл с аналогичным названием, но с другим расширением). При выборе варианта с присоединенной подписью отправлять одним файлом
• Если в документ внесли изменения после его подписания ЭП, файл следует переподписать.