Заключать контракты, подписывать важные документы, подавать отчеты в налоговую сегодня можно не выходя из дома. Для этого нужно научиться подписывать документы электронной подписью. Даем пошаговую инструкцию, как это делать.
Заключать контракты, подписывать важные документы, подавать отчеты в налоговую сегодня можно не выходя из дома. Для этого нужно научиться подписывать документы электронной подписью. Даем пошаговую инструкцию, как это делать.
Эксперт:
Ксения Шаврова
руководитель отдела по работе с технологическими партнерами, Компания «Актив» (направление Рутокен)
Что в статье:
Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог собственноручной подписи. Она требуется ИП и организациям при подписании электронных документов, особенно если речь идет о взаимодействии с государственными органами, например налоговой службой.
Подробно о том, что представляет собой ЭП, где получить ее сертификат и как настроить компьютер для работы с ней, читайте в статье Электронная подпись для ИП: зачем нужна и как получить.
Рассмотрим, как происходит подписание электронных документов с использованием электронной подписи.
Сама ЭП — это реквизит электронного документа. То есть подтверждение того, что документ подписан. А сам процесс подписания происходит с использованием закрытого ключа и сертификата ЭП.
Закрытый (секретный) ключ ЭП — это уникальная последовательность символов, сгенерированная случайным образом. Эти символы не содержат никакой информации о владельце подписи и никак его не идентифицируют. Закрытый ключ используется для создания ЭП на документе.
Сертификат ЭП (сертификат ключа проверки) — это электронный документ, который содержит в себе информацию о владельце, срок действия, данные об Удостоверяющем центре (УЦ), выдавшем сертификат, и открытый ключ ЭП. Сертификат ЭП используется для проверки ЭП на уже подписанном документе. С его помощью подтверждается, что документ подписан конкретным лицом.
Допустим, нужно подписать электронную накладную. Как это работает:
Теперь, когда понятен принцип подписания документов ЭП, рассмотрим процесс пошагово, с учетом всех организационных мероприятий.
Виды сертификатов электронной подписи:
Полномочия по выдаче КЭП разделены по четырем направлениям:
Важно определить, кто будет подписывать документы и какие конкретно:
Личные документы (покупка квартиры, обращение в госорганы и иные личные вопросы). Подписываются от имени физического лица с использованием сертификата КЭП, полученного в АУЦ.
Служебные документы:
По типу ЭП может быть:
Ксения Шаврова
руководитель отдела, Компания «Актив» (направление Рутокен)
Обычно можно использовать и присоединенную, и отсоединенную ЭП. Однако некоторые информационные системы могут требовать только ту или другую, поэтому рекомендуется научиться создавать обе подписи. Понять, какая именно подпись нужна в конкретном случае, можно с момент загрузки документа. Если просят загрузить один файл .sig — нужна прикрепленная подпись. Если нужно загрузить два файла (документ и подпись) — нужна открепленная.
Если документ подписан одним типом подписи, но в итоге оказалось, что нужен другой, придется переподписать документ. Переделать один тип подписи в другой нельзя.
Подпись можно усовершенствовать, добавив метку времени. Она обеспечивает дополнительную гарантию подлинности документа. Это важно, так как по истечении срока действия сертификата ЭП или его аннулирования, без штампа времени невозможно определить, была подпись поставлена до или после истечения срока действия сертификата ЭП. Это ставит юридическую значимость документа под вопрос.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ
Усиленная квалифицированная электронная подпись: что это такое, для чего нужна и как получить
Для подписания документов ЭП необходимо подготовить оборудование и программное обеспечение.
В Сбере можно получить сертификат КЭП от УЦ ФНС абсолютно бесплатно, независимо от наличия счета для бизнеса. А еще можно получить токен за 0 рублей в рамках акции, которая проводится до 31 марта 2027 года.
Подписанный ЭП документ можно отправить контрагенту по электронной почте, через ЭДО, портал Госуслуг, социальные сети и мессенджеры или сохранить в облаке. При этом важно учитывать вид подписи.
Важно сохранить все файлы в архиве. При возникновении спорных вопросов это поможет прояснить ситуацию. Файлы, подписанные отсоединенной подписью, переименовывать нельзя.
Проверить подлинность ЭП можно самостоятельно в специальных программах и сервисах. Это необходимо, когда компании обмениваются документами, но не через специальные сервисы ЭДО. Например, когда работодатель получает трудовой договор от сотрудника или контрагенты заключают сделку в электронном виде вне ЭДО.
Проверить открепленную ЭП можно в специальном разделе на портале Госуслуг. В этом случае нужно будет загрузить подписанный документ и файл подписи.
Также для проверки можно воспользоваться инструментами, при помощи которых создаются подписи. Для документов в форматах Word или Excel это КриптоПро Office Signature. Для документов в формате PDF — КриптоПро PDF.
Подробнее о проверке Электронной подписи читайте в статье Как проверить электронную подпись онлайн.
Рассмотрим несколько примеров подписания документа ЭП.
Ситуация: Компания (ИП) заключает договор с другой организацией (контрагентом). Документ создан в формате PDF и подписан ЭП.
Что проверять:
Ситуация: Организация (ООО) отправляет налоговую декларацию, бухгалтерскую отчетность или другие обязательные отчеты в государственные органы (например, ФНС, Росстат) в электронном виде.
Что проверять:
Рассмотрим ошибки, которые встречаются чаще всего в бизнесе.
Ксения Шаврова
руководитель отдела, Компания «Актив» (направление Рутокен)
Много ошибок, связанных с ЭП, происходит оттого, что люди плохо осознают, какую силу она имеет. Согласно федеральному закону № 63-ФЗ, в нашей стране квалифицированная электронная подпись (КЭП) полностью равнозначна собственноручной. Поэтому к документу, подписанному КЭП в электронном виде, применяются все те же правила, что и к оформленному на бумаге документу.
Спасибо, что были с нами! Возобновить подписку можно в любой момент на сайте СберБизнес Live