Эксперт:

Что такое УКЭП и кто может ей пользоваться

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — это цифровой аналог собственноручной подписи, с ее помощью можно подписывать абсолютно любые документы. Использовать ее могут как граждане, так и бизнес. Например, с помощью УКЭП можно подписать договор купли-продажи квартиры и отправить документы на регистрацию в Росреестр, зарегистрировать онлайн-кассу, сдать отчетность в контрольные органы или обмениваться документами в системах электронного документооборота (ЭДО), а также принимать участие в торгах на электронных торговых площадках и многое другое.

С технической точки зрения УКЭП — это уникальная последовательность символов, состоящая из трех компонентов:

• сертификат электронной подписи — выпускается аккредитованным удостоверяющим центром, подтверждает личность и авторство владельца подписи;
• ключ электронной подписи — формируется пользователем, представляет собой уникальную последовательность символов, необходим для расшифровки и создания электронной подписи (ЭП).
• открытый ключ — формируется в момент создания закрытого ключа, представляет собой уникальную последовательность символов, необходим для проверки подлинности ЭП и шифрования.

УКЭП хранится на специальном USB-носителе, который называется токен. Когда документ подписывается электронной подписью, к нему добавляется соответствующая отметка (присоединенная УКЭП) либо отдельный файл с таким же названием в формате SIG, который подтверждает наличие подписи (отсоединенная УКЭП).

Отличия УКЭП от УНЭП и ПЭП

Существует два вида электронной подписи — простая (ПЭП) и усиленная. Усиленная в свою очередь подразделяется на усиленную квалифицированную (УКЭП) и усиленную неквалифицированную (УНЭП).

1. Простая электронная подпись (ПЭП). Это комбинация данных, которая подтверждает, что операцию совершил или сообщение отправил конкретный человек. Это может быть подтверждающий код или связка логина и пароля на каком-нибудь сайте. Например, когда вы оплачиваете покупку в интернет-магазине, вам приходит СМС или push-уведомление от банка с кодом подтверждения операции. После того как вы вводите цифры, деньги списываются с вашей карты. Код из СМС или уведомления — как раз и есть простая электронная подпись, которую вы «поставили» на поручении для списания денег со счета карты. При этом для использования ПЭП стороны сделки должны отдельно об этом договориться. Но иногда закон допускает использование ПЭП и признает ее: например, можно получить выписку из электронной трудовой книжки на «Госуслугах».
2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Это комбинация ключа и сертификата электронной подписи, которая создается с применением средств шифрования и используется для подтверждения действий конкретного человека, позволяет отследить, вносились ли в документ изменения после первого подписания. Компании и предприниматели могут использовать УНЭП для электронного документооборота. Чтобы подписывать такой подписью договоры с партнерами, нужно заключить соглашение. Граждане обычно используют УНЭП в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС РФ. Например, подпись понадобится, чтобы направить декларацию 3-НДФЛ в электронном виде.
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Это комбинация ключа и сертификата электронной подписи, которая создается с использованием сертифицированных ФСБ России средств шифрования. УКЭП изначально имеет полную юридическую силу. Использовать ее можно повсеместно и без предварительного согласования с партнерами. В отличие от ПЭП, она защищает документ от внесения изменений после его подписания, а по сравнению с УНЭП у нее повышенный уровень безопасности: программное обеспечение для работы с квалифицированной ЭП сертифицирует ФСБ России.

Когда обязательно применять УКЭП

Электронный документооборот стремительно развивается, и государство активно поддерживает использование электронных подписей. А в некоторых случаях усиленная квалифицированная электронная подпись становится не просто полезной, а обязательной.

• Подача документов для госрегистрации ИП или юрлица. Подать документы можно и лично в налоговую инспекцию, но ЭДО значительно экономит время. И если предприниматель направляет документы в электронном виде, подписать их нужно обязательно УКЭП.
• Направление налоговой отчетности. Законом предусмотрены случаи, когда направлять декларации можно только в электронном виде. Например, если в компании работают больше 100 человек. С 5 сентября 2025 года отчетность в Социальный фонд России (ЕФС-1 и др.) принимается только через Единую цифровую платформу (ЕЦП). Прямые шлюзы операторов ЭДО трансформируются. Для работы нужна УКЭП с новыми OID и МЧД формата, утвержденного приказом СФР от 27 мая 2024 г. № 848.
• Обмен электронными универсальными передаточными документами (УПД). Бизнес может обмениваться закрывающими документами и в бумажном виде. Но если контрагенты применяют в своих отношениях ЭДО, подписывать УПД нужно только квалифицированной подписью.
• Участие в государственных закупках. Если предприниматель хочет принять участие в конкурсе на заключение госконтракта, без УКЭП тоже не обойтись. Регистрация на порталах zakupki.gov.ru и государственных электронных торговых площадках, подача заявок, обмен любыми документами ― для этих целей подходит только квалифицированная подпись.
• Продажа маркированных товаров. Работать с маркировкой без УКЭП невозможно ― она понадобится еще на этапе регистрации в системе «Честный знак». Весь документооборот в системе осуществляется только в электронной форме, подписывать документы можно только квалифицированной подписью.

В некоторых случаях без УКЭП не обойтись и во внутреннем документообороте компании, например:

• оформление электронных путевых листов,
• заключение трудового договора с дистанционным сотрудником,
• выдача работнику сведений о трудовой деятельности.

Помимо обязательных случаев, усиленная квалифицированная электронная подпись может быть полезна для множества других ситуаций.

Эти документы можно подписывать УКЭП:

• договоры аренды и купли-продажи недвижимости;
• контракты с поставщиками и подрядчиками;
• финансовые отчеты и аудиторские заключения;
• заявления и запросы в государственные органы;
• корпоративные и кадровые документы, например протоколы собраний и уставы, приказы, локальные нормативные акты;
• акты сверки и счета-фактуры.

Как оформить УКЭП для ИП или юридического лица

Индивидуальные предприниматели и руководители компаний получают УКЭП в удостоверяющем центре ФНС России (УЦ ФНС России) через налоговые инспекции или через доверенных лиц. Для этого нужно:

1. Выбрать любую инспекцию ФНС России или доверенное лицо, которые выдают УКЭП. Сбербанк является первым доверенным лицом ФНС России и выдает УКЭП от налоговой более чем в 5000 офисов по всей стране.
2. Купить USB-носитель для электронной подписи — токен. Он выглядит как обычная USB-флешка, но представляет собой защищенный ключевой носитель информации и имеет сертификат соответствия ФСБ России или ФСТЭК. Токен можно купить в магазинах электроники и на маркетплейсах. Также токен можно получить бесплатно в офисах Сбера в рамках акции «Токен за 0 руб. для новых клиентов».
3. Подготовить документы. На прием нужно взять оригинал паспорта, номер СНИЛС и номер свидетельства ИНН. При оформлении ЭП в налоговой инспекции могут попросить также сертификат соответствия токена — его должен приложить продавец.
4. Прийти в налоговую инспекцию или доверенное лицо и получить сертификат УКЭП.

Услуга по выдаче УКЭП руководителям компаний и индивидуальным предпринимателям предоставляется ФНС России и некоторыми доверенными лицами на безвозмездной основе, заплатить придется только за токен.

С 1 сентября 2025 года в ФНС и казначействе подписи могут получать должностные лица госорганов без статуса юрлица. А в 2026 году такая возможность появится у руководителей иностранных организаций (филиалов, диппредставительств).Так, руководители аккредитованных филиалов и представительств иностранных юрлиц могут получать квалифицированную электронную подпись в удостоверяющих центрах ФНС России. Для дипломатических представительств и консульских учреждений предусмотрен особый порядок: они получают сертификаты в удостоверяющем центре МИД России.

Передавать электронную подпись другим людям нельзя, она предназначена только для владельца. Если у ИП или руководителя компании есть подчиненные, которым тоже нужно подписывать документы, они должны оформить отдельную УКЭП для себя, как на физическое лицо, и применять машиночитаемую доверенность (МЧД). Получить УКЭП физлица можно в удостоверяющем центре, аккредитованном Минцифры.

Сейчас существует множество форматов доверенностей. В 2026 году ожидается переход на единый формат МЧД для всех госорганов. Специфические требования ведомств станут лишь дополнением к единой форме.

Как подписывать документы УКЭП: инструкция

Для подписания документов электронной подписью необходимо настроить свой ноутбук или компьютер: установить специальное программное обеспечение и настроить расширение браузера. Подробные инструкции размещены на сайте налоговой и ее доверенных лиц.

Для подписания документов в Word подойдет ПО КриптоПро или ПО КриптоАРМ, с помощью которого можно выбрать:

• количество файлов, которые нужно подписать (несколько отдельных документов или сразу целую папку);
• формат подписи: присоединенную или отсоединенную;
• сертификат, которым нужно подписать документ.

Как проверить подлинность УКЭП

Электронные подписи сильно упрощают и ускоряют документооборот между контрагентами, а высокая степень защиты позволяет полностью исключить риск подделки и подмены УКЭП. Для проверки УКЭП необходимо ввести данные на государственном портале УФО.

Как продлить (перевыпустить) УКЭП

Срок действия УКЭП от Удостоверяющего центра ФНС России — 15 месяцев. После этого подписывать документы электронной подписью не получится. Продлить или перевыпустить УКЭП технически невозможно — необходимо получать новый сертификат электронной подписи.

Если срок действия УКЭП истек, придется посещать налоговую инспекцию или офис доверенного лица для идентификации. Чтобы снова не тратить на это время, новую УКЭП можно получить заранее, до истечения срока ее действия, подписав запрос на сертификат еще действующей УКЭП.

Налоговая и ее доверенные лица предупреждают об истечении срока действия УКЭП — за 2–4 недели с помощью уведомлений в личном кабинете ИП или компании, а также по электронной почте и СМС. Также информация о сроке действия сертификата электронной подписи есть в личном кабинете «Госуслуг». За это время необходимо получить новую УКЭП.