Усиленная квалифицированная электронная подпись: что это такое, для чего нужна и как получить

Эксперт:

Что такое УКЭП и кто может ей пользоваться

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — это цифровой аналог собственноручной подписи, с ее помощью можно подписывать абсолютно любые документы. Использовать ее могут как обычные граждане, так и бизнес. Например, с помощью УКЭП можно подписать договор купли-продажи квартиры и отправить документы на регистрацию в Росреестр, зарегистрировать онлайн-кассу, сдать отчетность в контрольные органы или обмениваться документами в системах электронного документооборота (ЭДО), а также принимать участие в торгах на электронных торговых площадках и многое другое.

С технической точки зрения УКЭП — это уникальная последовательность символов, состоящая из трех компонентов:

• сертификат — выпускается аккредитованным удостоверяющим центром, подтверждает личность и авторство владельца подписи;
• закрытый ключ — формируется пользователем, представляет собой уникальную последовательность символов, необходим для расшифровки и создания электронной подписи (ЭП);
• открытый ключ — формируется в момент создания закрытого ключа, представляет собой уникальную последовательность символов, необходим для проверки подлинности ЭП и шифрования.

УКЭП хранится на специальном носителе, который называется токен. Когда вы подписываете документ электронной подписью, к нему добавляется соответствующая отметка (присоединенная УКЭП) либо отдельный файл с таким же названием в формате SIG, который подтверждает наличие подписи (отсоединенная УКЭП).

Отличия УКЭП от УНЭП и ПЭП

Кроме УКЭП есть еще два вида электронной подписи — простая (ПЭП) и усиленная неквалифицированная (УНЭП).

1. Простая электронная подпись (ПЭП). Это комбинация данных, которая подтверждает, что операцию совершил или сообщение отправил конкретный человек. Это может быть подтверждающий код или связка логина и пароля на каком-нибудь сайте. Например, когда вы оплачиваете покупку в интернет-магазине, вам приходит СМС или push-уведомление от банка с кодом подтверждения операции. После того, как вы вводите цифры, деньги списываются с вашей карты. Код из СМС или уведомления как раз и есть простая электронная подпись, которую вы «поставили» на поручении для списания денег со счета карты. По умолчанию ПЭП не имеет юридической силы: стороны сделки должны отдельно об этом договориться. Но иногда закон допускает использование ПЭП и признает ее: например, можно получить выписку из электронной трудовой книжки на «Госуслугах».
2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Похожа на УКЭП, но кроме подтверждения действий конкретного человека позволяет отследить, вносились ли в документ изменения после первого подписания. Компании и предприниматели могут использовать УНЭП для электронного документооборота. Чтобы подписывать такой подписью договоры с партнерами, нужно заключить соглашение. Граждане обычно используют УНЭП в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС РФ. Например, подпись понадобится, чтобы направить декларацию 3-НДФЛ в электронном виде.

УКЭП изначально имеет полную юридическую силу. Использовать ее можно повсеместно и без предварительного согласования с партнерами. В отличие от ПЭП, она защищает документ от внесения изменений после его подписания, а по сравнению с УНЭП у нее повышенный уровень безопасности: программное обеспечение для работы с квалифицированной ЭП сертифицирует ФСБ России.

Когда обязательно применять УКЭП

Электронный документооборот стремительно развивается, и государство активно поддерживает использование электронных подписей. А в некоторых случаях усиленная квалифицированная электронная подпись становится не просто полезной, а обязательной.

• Подача документов для госрегистрации ИП или юрлица. Подать документы можно и лично в налоговую инспекцию, но ЭДО значительно экономит время. И если предприниматель направляет документы в электронном виде, подписать их нужно обязательно УКЭП.
• Направление налоговой отчетности. Законом предусмотрены случаи, когда направлять декларации можно только в электронном виде. Например, если в компании работают больше 100 человек.
• Обмен электронными универсальными передаточными документами (УПД). Бизнес может обмениваться закрывающими документами и в бумажном виде. Но если контрагенты применяют в своих отношениях ЭДО, подписывать УПД нужно только квалифицированной подписью.
• Участие в государственных закупках. Если предприниматель хочет принять участие в конкурсе на заключение госконтракта, без УКЭП тоже не обойтись. Регистрация в ЕИС, подача заявок, обмен любыми документами ― для этих целей подходит только квалифицированная подпись.
• Продажа маркированных товаров. Работать с маркировкой без УКЭП невозможно ― она понадобится еще на этапе регистрации в системе «Честный знак». Весь документооборот в системе осуществляется только в электронной форме, подписывать документы можно только квалифицированной подписью.

В некоторых случаях без УКЭП не обойтись и во внутреннем документообороте компании, например:

• оформление электронных путевых листов,
• заключение трудового договора с дистанционным сотрудником,
• выдача работнику сведений о трудовой деятельности.

Помимо обязательных случаев, усиленная квалифицированная электронная подпись может быть полезна для множества других ситуаций.

Эти документы можно подписывать УКЭП:

• договоры аренды и купли-продажи недвижимости;
• контракты с поставщиками и подрядчиками;
• финансовые отчеты и аудиторские заключения;
• заявления и запросы в государственные органы;
• корпоративные и кадровые документы, например, протоколы собраний и уставы, приказы, локальные нормативные акты;
• акты сверки и счета-фактуры.

Как оформить УКЭП для ИП или юридического лица

Индивидуальные предприниматели и руководители компаний могут получить квалифицированную ЭП в удостоверяющем центре ФНС России (УЦ ФНС России). Для этого нужно:

1. Выбрать любую инспекцию ФНС, которая выдает УКЭП. Можно заранее записаться на прием в удобное для себя время. Сделать это можно в личном кабинете ИП или юрлица на сайте ФНС или через форму онлайн-записи.
2. Купить носитель для электронной подписи — токен. Он выглядит как обычная USB-флешка, но представляет собой защищенный ключевой носитель информации и имеет сертификат соответствия ФСБ России или ФСТЭК. Токен можно купить в магазинах электроники и на маркетплейсах.
3. Подготовить документы. На прием нужно взять оригинал паспорта, номер СНИЛС и номер свидетельства ИНН. При оформлении ЭП в налоговой инспекции могут попросить также сертификат соответствия токена — его должен приложить продавец.
4. Прийти в налоговую инспекцию и получить сертификат УКЭП.

Услуга в налоговой бесплатна, заплатить придется только за токен.

Электронную подпись можно получить также через доверенных лиц ФНС. Например, в Сбере с помощью сервиса «Электронная подпись ФНС России». Выпуск подписи бесплатный, а новые клиенты при открытии расчетного счета получают бесплатно и сертифицированный USB-токен.

Передавать электронную подпись другим людям нельзя, она предназначена только для владельца. Если у ИП или руководителя компании есть подчиненные, которым тоже нужно подписывать документы, они должны оформить отдельную УКЭП для себя, как на физическое лицо, и применять машиночитаемую доверенность (МЧД). Получить УКЭП физлица можно в удостоверяющем центре, аккредитованном Минцифры.

Как подписывать документы УКЭП: инструкция

Для подписания документа требуется специальное программное обеспечение. Причем для разных форматов нужны свои программы. Например, чтобы подписать документ в формате Word, нужно установить на компьютер модуль КриптоПро Office Signature, а для PDF-документов — Adobe Acrobat (Adobe Reader) и отдельный модуль КриптоПро PDF.

Вот как подписать файл PDF после его установки на рабочий компьютер:

1. В меню документа перейдите к пункту «Работа с сертификатами».
2. Нажмите «Подписание».
3. Выберите электронную подпись и укажите место в документе, где будет стоять штамп электронной подписи.

Для подписания документов в других форматах подойдет ПО КриптоАРМ, с помощью которого можно выбрать:

• количество файлов, которые нужно подписать (несколько отдельных документов или сразу целую папку);
• формат подписи: присоединенную или отсоединенную;
• сертификат, которым нужно подписать документ.

Как проверить подлинность УКЭП

Электронные подписи сильно упрощают и ускоряют документооборот между контрагентами, а высокая степень защиты позволяет практически полностью исключить риск подделки УКЭП. При этом все равно не будет лишним проверить ее подлинность, чтобы убедиться в юридической силе электронного документа.

Несколько примеров ситуаций, когда требуется проверка подписи:

• работодатель получает трудовой договор от физического лица;
• контрагенты заключают сделку в электронном виде вне системы ЭДО;
• заказчик принимает котировочные заявки от участников тендера на почту, а не через электронную торговую площадку;
• банк проверяет подпись инспектора ФНС на электронной выписке из ЕГРЮЛ.

Есть несколько способов проверить УКЭП. Самый простой и доступный ― с помощью сервиса «Госуслуги». Это делается так:

1. Зайдите на страницу сервиса проверки ЭЦП.
2. Выберите вид проверки. Сервис дает на выбор четыре варианта, но достаточно указать только вид электронной подписи — отсоединенная или присоединенная.
3. Загрузите электронный документ и файл подтверждения в формате SIG.
4. Введите код-капчу с картинки.

После этого система выдаст отчет о проверке подписи, в котором будет указана вся информация об УКЭП, в том числе статус, владелец и издатель сертификата подписи, срок действия и серийный номер.

Как продлить (перевыпустить) УКЭП

После получения УКЭП ею не получится пользоваться вечно, потому что у сертификата электронной подписи и закрытого ключа ограниченный срок действия. Для ЭП, выданной УЦ ФНС или ее доверенным лицом, он составляет 15 месяцев. После этого подписывать документы электронной подписью не получится.

Если срок действия УКЭП истек, придется оформлять новую подпись. Чтобы снова не тратить на это время, подпись можно продлить (перевыпустить) заранее, до истечения срока ее действия.

Налоговая заранее предупреждает об истечении срока действия УКЭП — за две недели направляет уведомление в личный кабинет ИП или компании. Также информация о сроке действия сертификата электронной подписи есть в личном кабинете «Госуслуг». За это время необходимо продлить электронную подпись. Сделать это можно тремя способами.

В личном кабинете налогоплательщика

Процедура займет несколько минут. Что нужно сделать:

1. Вставить токен с электронной подписью в компьютер.
2. Войти в личный кабинет компании или ИП с помощью электронной подписи.
3. Сформировать заявление на изготовление нового сертификата в сервисе «Перевыпустить сертификат электронной подписи».
4. Подписать заявление действующей подписью и отправить его в налоговую. Новый сертификат будет записан на тот же токен.

Лично в налоговой инспекции

Предпринимателю или руководителю компании нужно прийти в инспекцию, которая выдает УКЭП, и подать заявление на перевыпуск сертификата. При себе нужно иметь токен, оригинал паспорта, номера ИНН и СНИЛС.

У доверенного лица ФНС

У каждого сервиса могут быть свои правила, уточните их заранее. Но суть одна — можно подать заявление на перевыпуск сертификата и записать его на токен. Обратиться к доверенному лицу можно и в том случае, если первоначально вы оформляли УКЭП в налоговой.