Как перестать «тушить пожары» и научиться приоритизации. Объясняет Евгений Давыдов, SETTERS

Что такое приоритизация

Сортировка задач в соответствии с приоритетами — полезный инструмент, который помогает грамотно распределять ресурсы. Приоритизировать можно не только рабочие задачи, но и целые проекты или релизы продукта.

Почему приоритизировать важно

Если вам нужно добиться успеха (а для любого предпринимателя это основное), придется натренировать интуицию и научиться быстро определять важность любой задачи. Нам свойственно попадать в когнитивную ловушку, думая, что чем загруженнее наш график, тем мы успешнее. Правда в том, что сверхзанятость заставляет выполнять больше работы, но при этом пропускать действительно важные стратегические задачи и в панике «тушить пожары».

Грамотная расстановка приоритетов:

• снижает стресс и повышает производительность. Когда вы понимаете, какие задачи действительно нужно выполнить и сколько по времени это займет, это помогает гибко выстраивать график и сосредотачиваться на важном. А значит, быстрее достигать результатов;
• позволяет увидеть свои ошибки. В бесконечной гонке за выполнением всех задач сложно остановиться и отрефлексировать, где что-то пошло не так;
• помогает избежать прокрастинации — помехе номер один для продуктивности. Когда есть четкий план и понятно, сколько времени займут задачи, к ним намного проще подступиться;
• поддерживает мотивацию. Когда вы расставите приоритеты для своих задач и увидите положительные результаты, у вас появится мотивация выполнять еще больше задач.

Как расставить приоритеты правильно

Приоритизация — это искусство выбирать, что важно в нашей жизни, и сосредотачиваться на этом. Стоит помнить, что приоритеты бизнеса и личные приоритеты руководителя могут быть разными, но лучше, когда они дополняют друг друга.

• Структурируйте бизнес по критериям (обороты, кризисы, потенциал роста).
• В каждом критерии выделите три приоритетные задачи, требующие включения руководителя.
• Актуализируйте приоритеты раз в месяц.

Методы расстановки приоритетов

Важно, чтобы расстановка приоритетов действительно помогала освобождать время. Но его нужно использовать не на бесполезное пролистывание лент новостей или поиск идей, чем бы заняться. Оно нужно для анализа своих действий.

«Подумайте, что дает вам энергию на новые задачи, что драйвит, что вдохновляет? А что, наоборот, выбивает из колеи и раздражает? И когда появляется свободное время, его можно потратить на что-то полезное», — рекомендует Евгений Давыдов.

• Да или нет: самый простой способ честно очистить рабочий график. Откройте свои рабочие задачи и ответьте на вопрос: «Какие задачи я не хочу делать и понимаю, что только отдаю на это энергию?» Желательно их вычеркнуть, чтобы освободить время на что-то важное.
• Принцип «первого дня» Джеффа Безоса: принимайте решения быстро. Особенно в диджитал-пространстве, где лучше начинать с MVP, тестирования и оценки продукта, — важно делать фокус на скорости принятия решения. Можно две недели обсуждать идею, чтобы все на нее согласились, или за эти две недели сделать A/B-тест и прийти к каким-то выводам.
• Обратное планирование: выстраивайте задачи от цели к текущему положению. Это максимально простая штука, которая помогает понимать, в каких случаях ты двигаешься вперед, а что тебя стопорит.
• Анализ своего графика за 2-3 месяца. Посмотрите на то, какие задачи были выполнены и к какому результату они привели. Все ли было нужно? Что можно убрать? Предпринимателю важно регулярно тренировать интуицию — так вы сможете быстрее принимать необходимые решения.

Ошибки предпринимателей в приоритизации

Итак, вот основные ошибки, которые совершают предприниматели при расстановке бизнес-приоритетов:

• делать то, что интересно, и не делать то, что неинтересно. Если вы понимаете важность неинтересных вам задач, они не попадут в список «забыл сделать». Их можно просто делегировать;
• безапелляционно брать срочные задачи, выставленные другими людьми. Сначала выясните, действительно ли «все горит» или просто попался коллега с повышенной тревожностью;
• принимать много решений, внося множество изменений в бизнес в один момент времени. Если есть возможность не принимать решение, его лучше не принимать.