Эксперты:

Что такое кайдзен простыми словами

Кайдзен — это метод управления, который направлен на улучшение всех бизнес-процессов и увеличение эффективности. В переводе с японского «кайдзен» означает «постоянное улучшение» или «изменение к лучшему». Предприниматели это ценят и хотят внедрять в свой рабочий процесс. Кайдзен применяют не только для производства, но и для управления персоналом.

Метод кайдзен разработали японские специалисты после Второй мировой. Тогда компании были вынуждены искать новые способы организации производства, которые увеличили бы производительность труда и помогли бы им стать более конкурентоспособными на мировом рынке.

Традиционный подход к управлению бизнесом ставит цели:

• победить конкурентов,
• доминировать на рынке,
• добиваться финансовых задач.

А кайдзен — это:

• бережливое обеспечение производства,
• отсутствие перепроизводства,
• продажа товаров, которые действительно нужны потребителям.

Принципы кайдзен в производстве

1. Работа в команде. Все трудятся ради общего дела, что в современных реалиях может выражаться во взаимообучении, курсах, брейнштормах и других форматах.
2. Самодисциплина. Сотрудники должны сами планировать свое время, контролировать работу и результат, соблюдать дедлайны.
3. Мотивация на результат. Чтобы сохранить рабочий настрой, лидер должен вдохновлять и мотивировать команду с помощью различных инструментов: внешних и внутренних.
4. Непрерывность изменений. Текучка в коллективе допустима, но важно, чтобы новые сотрудники также разделяли философию кайдзен.
5. Открытость. Все вопросы нужно решать публично и прозрачно — по видеосвязи, в почте и чатах. В отношениях с клиентом также не должно быть дезинформации.

Что важно:

• стимулировать сотрудников материальными или нематериальными бонусами;
• оперативно давать обратную связь;
• делиться результатами, лучший из которых — это внедрение предложения.

Методы кайдзен

Один из важнейших аспектов кайдзен — внимание к рабочему месту. Чтобы улучшить условия труда и атмосферу в компании, японцы придумали так называемый метод 5S.

• Seiri (сортировка) — не оставлять неиспользуемые предметы. Это касается как офлайн-пространства, так и онлайна — важно не забывать чистить папки, диски и рабочие столы.
• Seiton (систематизация) — на рабочем месте должен быть полный порядок. Это распространяется и на офлайн, и на онлайн: рабочие инструменты, необходимые приложения и документы должны всегда быть в быстром доступе и легко находиться.
• Seiso (содержание в чистоте) — это классика гигиены, чтобы после вас всегда было чисто. Никаких заброшенных кофейных кружек и этикеток от шоколадок японская философия не потерпит.
• Seiketsu (стандартизация) — первые три шага должны стать нормой и войти в привычку.
• Shitsuke (совершенствование) — всегда помнить о том, что можно сделать свое рабочее место еще лучше.

Примеры использования кайдзен в бизнесе

Toyota

Основу философии кайдзен разработали и испытали на практике именно здесь. Компания Toyota внедрила систему, чтобы добиться двух целей: улучшить производственные процессы и сократить время на изготовление автомобилей. Более упорядоченными и эффективными рабочие места помог сделать вышеупомянутый метод 5S.

Многолетний глава компании Эйдзи Тойода говорил: «Наши рабочие трудятся не только руками, но и головой. Они вносят 1,5 миллиона предложений в год, и мы реализуем 95% из них. Стремление к совершенству настолько велико, что ощущается в компании физически».

Инструмент PDCA позволяет систематически анализировать процессы и избегать сложностей, которые могут повлиять на конечный продукт.

Четыре этапа PDCA:

1. Plan (планирование). На этапе планирования анализируют текущее состояние процессов, выявляют проблемы и формируют план действий. Затем выбирают инструменты, методологии — все, что поможет достичь цели, а также определяют временные рамки и необходимые ресурсы.
2. Do (действие). На этом этапе происходит непосредственная реализация плана. Это может быть внедрение новых технологий или систем, создание курса для обучения персонала — любое запланированное изменение.
3. Check (проверка). Для этого используются такие инструменты, как статистический анализ данных, обзор производства, опросы персонала.
4. Act (корректировка). На основе выводов из прошлого этапа корректируется план действий и тестируются новые идеи.

Кайдзен: цикл управления PDCA

• Plan (планирование).
• Do (действие).
• Check (проверка).
• Act (корректировка).

Mitsubishi Motors

В 1980-х компания Mitsubishi купила филиал Chrysler Corporation, находящейся в глубоком кризисе. Чтобы найти выход из кризиса, на заводе появились «люди кайдзен». Этих опытных рабочих освободили от обязанностей на производстве, чтобы они искали способы улучшения работы. Таких сотрудников меняли каждые полгода — благодаря этому методу компании удалось на 80% снизить накопившиеся на сборочных линиях запасы и на 30% повысить эффективность сотрудников.

Sony

Компания Sony применяла кайдзен для повышения качества своих продуктов также с помощью цикла управления PDCA.

Как использовать кайдзен малому бизнесу

Философия кайдзен хорошо раскрыта в литературе при описании крупных индустриальных компаний, но не все знают, что принципы бережливого производства можно применять и в малом бизнесе. Для этого из инструментария бережливого производства выделено целое направление Lean management (бережливое управление), которое сфокусировано на использовании инструментов менеджмента, позволяющих на всех уровнях подсвечивать то, что можно улучшить.

Основная идея бережливого производства заключается в том, что нужно максимально сократить все виды потерь и повысить ценность продукта или услуги для конечного потребителя:

1. Определите ценность для клиентов. Что они считают важным? Какие характеристики продукта или услуги делают их счастливыми?
2. Проанализируйте бизнес-процессы, начиная с получения заказа и заканчивая доставкой товара клиенту. Найдите этапы, где возникают задержки, избыточные операции или неэффективности.
3. Устраните недостатки: перепроизводство, ожидание, дефекты, транспортировка и прочее.
4. Создайте инструкции и процедуры для каждого этапа работы, чтобы избежать ошибок и обеспечить стабильное качество. Для того чтобы оперативно реагировать на изменения, наглядно представлять текущие задачи и прогресс, лучше использовать визуализацию — графики, доски kanban, диаграммы.
5. Регулярно улучшайте процессы. Поставьте себе и команде в календарь встречи, чтобы обсуждать возможности улучшения. Важно, чтобы сотрудники понимали ценность подхода бережливого производства, были открыты к идеям и предложениям — поэтому формируйте безопасную атмосферу с правом на ошибку.

Примеры применения бережливого управления в малом бизнесе

• Магазин одежды: владелец магазина применяет Lean, анализируя поток товаров от поставщика до полки. Он находит в процессе обработки товаров этапы, которые не добавляют реальной ценности конечному продукту, но требуют затрат (времени, денег и прочего). Устраняя эти ненужные этапы, владелец сокращает время доставки товара клиентам.
• Кафе: внедряются стандартизированные рецепты и процедуры приготовления пищи, что снижает вероятность ошибок и улучшает качество обслуживания.
• Ремонтная мастерская: команда использует kanban-доску для отслеживания заказов и распределения задач между сотрудниками, что повышает эффективность работы и уменьшает время ожидания клиентов.

Кайдзен в России

Сейчас философия кайдзен становится все более популярной за счет того, что в ее основе — бережное использование ресурсов, что всегда было актуально для России. Рациональное использование ресурсов и грамотная мотивация персонала поможет российским брендам находить новые способы продвижения и масштабирования, а также оставаться конкурентоспособными даже в турбулентное время.