Эксперт:

Что такое делегирование

Делегирование — это передача задач, прав и полномочий от руководителя к подчиненным. Помогает оптимально распределить ответственность и повысить продуктивность команды. Делегировать можно как мелкие дела, так и масштабные цели и задачи.

Например, вы можете попросить сотрудника разослать письма клиентам с готовым рекламным текстом. Или поставить задачу: увеличить узнаваемость компании, привлекая новых клиентов. И то и другое будет считаться делегированием, но есть большая разница. В первом случае вы передаете исполнителю ограниченную задачу и способ ее реализации. Во втором случае вы делегируете ответственность, не указывая, каким образом выполнить задачу.

Именно в делегировании ответственности заключается самая большая сложность, потому что на этом этапе важно правильно раздать роли. В вопросе делегирования задачи бóльшая ответственность лежит на руководителе: именно он должен найти специалиста с достаточной квалификацией и дать ему четкое ТЗ, правильно и подробно описать задачу.

Зачем делегировать задачи

Делегирование имеет много преимуществ для бизнеса:

• сотрудники развивают свои навыки и становятся более профессиональными;
• мотивация сотрудников растет, так как они получают больше полномочий и личного контроля над работой;
• если руководитель временно не сможет работать, его задачи выполнят другие члены команды;
• руководители могут сосредоточиться на важных стратегических задачах, не отвлекаясь на рутину.

Исследование Gallup показало, что компании, где руководители умеют делегировать, зарабатывают на 33% больше.

Принципы делегирования

Есть базовые принципы делегирования, подходящие всем:

• формулируйте четкие требования на каждом этапе делегирования, используйте ТЗ, дедлайны и цифры для точного измерения результата;
• подбирайте исполнителя с учетом его компетенций, опыта и объема основной работы;
• двигайтесь от простого к сложному: сначала давайте легкие задания, затем усложняйте их, следите, чтобы сотрудник справлялся на каждом этапе;
• не давите авторитетом и не спешите передавать задачу другому, если сотрудник пока не справляется;
• объемные и сложные работы лучше поручать группе, а не одному исполнителю;
• контролируйте процесс и просите обратную связь на всех этапах делегирования.

Как делегировать задачи правильно

Начинающие руководители могут начать с простых бытовых проектов. Например, поручить уборку квартиры клинингу и оценить свои ощущения. Чтобы уборка прошла успешно, важно четко объяснить уборщице, что именно нужно сделать. То же самое касается делегирования в бизнесе. Вот простой план:

1. Выберите задачу, которую можно делегировать без ущерба для дела.
2. Опишите цель работы, сроки, ожидаемый результат и обеспечьте ресурсы.
3. Убедитесь, что сотруднику все ясно, и ответьте на его вопросы.
4. Договоритесь о том, как и когда исполнитель будет отчитываться.
5. Получите обратную связь после выполнения задачи, чтобы понять, что можно улучшить.

Типичные ошибки делегирования

• Неправильный выбор сотрудника под задачу. Важно, чтобы его компетенции и опыт соответствовали задаче.

• Нереалистичные дедлайны и недостаток времени на исправление ошибок.
• Жесткий контроль и грубое вмешательство в процесс выполнения.
• Делегирование задачи группе без четкого распределения ролей.
• Передача задач, которые должен выполнять сам руководитель.

Примеры делегирования в малом бизнесе

1. Разовая задача: обзвон победителей розыгрыша, организация встречи, проведение опроса среди клиентов.
2. Регулярная работа: проверка бухгалтерии, ведение таблиц в Excel.
3. Малоквалифицированная работа: доставка документов, заказ канцелярии.
4. Долгосрочные проекты: разработка маркетинговой стратегии, создание концепции мероприятия.

Делегирование — один из самых важных навыков, которым должен обладать руководитель, и его нужно постоянно развивать. Правильное делегирование позволяет распределить ответственность, повысить продуктивность и мотивацию сотрудников, а также достичь общих целей компании.