Как и зачем делегировать задачи в бизнесе

Что такое делегирование

Делегирование — это процесс передачи прав, полномочий и задач от руководителя к подчиненным. Оно позволяет оптимально распределить ответственность и увеличить производительность команды. При делегировании можно передавать как мелкие дела, так и общие цели и задачи.

Например, вы можете попросить подчиненного разослать письма по электронной почте клиентам компании с готовым рекламным текстом. А можете поставить задачу: увеличить узнаваемость компании, привлечь 50 новых клиентов за три месяца. В обоих случаях это будет считаться делегированием.

Главное отличие делегирования от распределения ролей и обязанностей — в цели. Руководитель делегирует операционные задачи, чтобы освободить свое время для более сложных дел. Например, в компании нужно провести тимбилдинг. Руководитель поручает организацию мероприятия выбранному сотруднику и ставит перед ним конкретные задачи — от поиска локации и тренера до отчетной фотосессии и статьи на портале.

Делегирование эффективно не только в бизнесе, но и в обычной жизни: полезно перепоручать мелкие бытовые дела, такие как готовка, уборка, прогулка с детьми, — домашним помощникам, чтобы посвятить освободившееся время саморазвитию или отдыху.

Зачем делегировать задачи

Делегирование задач дает множество преимуществ для бизнеса:

• Сотрудники развивают свои навыки и компетенции, что, в свою очередь, повышает профессионализм в коллективе.
• Растет мотивация сотрудников, поскольку они получают больше ответственности и контроля над своей работой и сплоченностью коллектива.
• Если руководитель временно не сможет выполнять обязанности — заболеет или уйдет в отпуск — его задачи смогут выполнять другие члены команды.
• Руководители могут сконцентрироваться на стратегически важных задачах, не отвлекаясь на рутинные дела. Согласно исследованию Gallup, средняя выручка компаний, руководители которых обладают высоким навыком делегирования, в 2013 году стала на 33% больше, чем у организаций c низким уровнем делегирования.

Принципы делегирования

Руководитель рано или поздно вырабатывает собственный стиль передачи полномочий и задач, но есть и базовые принципы, подходящие для всех:

• Формулируйте четкие требования на всех этапах делегирования, используйте ТЗ, дедлайны и цифры для точного измерения результатов.
• Подбирайте исполнителя с учетом его компетенций, опыта и объема основной нагрузки.
• Двигайтесь от простого к сложному: поручайте сначала задачи полегче, постепенно усложняя их, следите за тем, чтобы сотрудник справлялся на каждом этапе.
• Не давите авторитетом и не спешите передавать задачу другому, если сотрудник пока не справляется.
• Объемные и сложные работы поручайте группе, а не одному исполнителю.
• Не забывайте о контроле и просите обратную связь на всех этапах делегирования.

Как делегировать задачи правильно

Начинающие руководители, которые задумываются о делегировании, могут потренироваться на простых бытовых проектах. Например, поручить уборку своей квартиры клининг-менеджеру и прислушаться к себе: какие мысли возникают по этому поводу, насколько легко доверить свой дом и свои вещи чужому человеку? Чтобы уборка принесла радость, важно четко проинструктировать уборщицу: что помыть тщательнее, куда разложить вещи, какими средствами пользоваться и т. д.

То же самое — с делегированием в бизнесе. Для успешного делегирования следуйте простому плану:

1. Выберите задачу, которую можно делегировать без вреда для дела.
2. Подробно опишите исполнителю цель работы, сроки, ожидаемый результат, обеспечьте ресурсами.
3. Убедитесь, что сотруднику все понятно, и ответьте на его вопросы.
4. Договоритесь, как и когда исполнитель будет отчитываться.
5. После выполнения задачи получите обратную связь, чтобы понять, что можно улучшить.

Корректировать процесс делегирования нужно тонко и деликатно, чтобы не поломать мотивацию сотрудников и не снизить их самооценку. Нельзя отбирать задачу у сотрудника, если он «забуксовал» на ней. Стоит оказать помощь, направить его и затем проконтролировать результат.

Примеры делегирования в малом бизнесе

Примеры успешного делегирования в малом бизнесе могут включать передачу оперативного управления магазином или рестораном, делегирование маркетинговых задач или управления проектами. Важно выбирать правильных исполнителей под различные задачи, обеспечивать им необходимую поддержку и контроль за их выполнением.

1. Разовая задача, которую может выполнить активный сотрудник: обзвонить победителей розыгрыша; организовать общую встречу; провести опрос среди клиентов.
2. Рутина, которая выполняется регулярно и требует внимательности: например, проверка бухгалтерской отчетности или ведение Excel-таблички.
3. Малоквалифицированная работа, с которой справится любой: отвезти документы; вызвать сантехника в офис; закупить бумагу для принтера.
4. Долгосрочные планы, которые требуют особых профессиональных навыков и глубокого погружения в задачу: разработать маркетинговую стратегию на год вперед, придумать концепцию или сценарий крупного мероприятия.

Правильное делегирование задач позволяет распределить ответственность, повысить производительность и мотивацию сотрудников, а соблюдение основных принципов и рекомендаций облегчит достижение общих целей компании.