Налоговый агент: когда бизнес платит налог за другого

Что в статье

• Кто такой налоговый агент
• Когда бизнес становится налоговым агентом
• Налоговый агент по НДФЛ
• Налоговый агент по НДС
• Налоговый агент по налогу на прибыль
• Какие обязанности есть у налогового агента
• Какие отчеты сдает налоговый агент
• Что делать, если налог не удалось удержать
• Ответственность налогового агента
• Частые вопросы
• Главное о налоговом агенте

Эксперт:

Кто такой налоговый агент

Налоговый агент — тот, кто по закону обязан рассчитать, удержать у налогоплательщика и перечислить в бюджет налог. Для малого бизнеса эта роль чаще всего связана с налогом на доходы физических лиц (НДФЛ), налогом на добавленную стоимость (НДС) и налогом на прибыль.

Общие правила установлены ст. 24 НК РФ. Специально регистрироваться в качестве налогового агента не нужно: обязанности возникают в ситуациях, предусмотренных законом.

Например, когда компания выплачивает зарплату сотруднику, налогоплательщик и налоговый агент выполняют разные роли:

При этом одна организация может одновременно быть налогоплательщиком и налоговым агентом. Например, платить собственный налог по УСН и удерживать НДФЛ из зарплат сотрудников.

Когда бизнес становится налоговым агентом

Обязанности зависят от вида выплаты, статуса получателя и условий сделки. Основные ситуации, с которыми сталкиваются компании и ИП, собраны в таблице:

Таблица помогает определить, что нужно проверить перед выплатой. Окончательный вывод зависит от условий соответствующей статьи НК РФ: одного названия договора недостаточно.

Например, договор оказания услуг с обычным физлицом и такой же договор с самозанятым могут создавать различные налоговые обязанности. При расчетах с иностранной компанией отдельно проверяют, возникают ли обязанности налогового агента по НДС и налогу на прибыль.

Налоговый агент по НДФЛ

Для малого бизнеса обязанности налогового агента чаще всего возникают при выплате доходов физлицам. Основные правила установлены ст. 226 НК РФ.

Компания или ИП обычно становится налоговым агентом, когда:

• выплачивает сотрудникам зарплату, премии и отпускные;
• оплачивает работы или услуги обычного физлица по договору гражданско-правового характера — ГПХ;
• перечисляет арендную плату физлицу — например, за помещение или автомобиль;
• выплачивает дивиденды участникам-физлицам;
• предоставляет облагаемый доход в натуральной форме — например, выдает сотруднику продукцию в качестве оплаты труда.

Обязанность может возникнуть и при получении физлицом материальной выгоды. Например, экономия на процентах по займу в определенных законом случаях признается доходом. Однако не каждый беспроцентный или льготный заем автоматически приводит к НДФЛ.

При выплатах учредителю значение имеет основание платежа. Зарплата, дивиденды, арендная плата и возврат основной суммы займа — разные операции, поэтому удерживать налог с любого перечисления учредителю нельзя.

При работе по договору ГПХ также нужно учитывать предмет договора и статус исполнителя. Покупка принадлежащего физлицу имущества не приравнивается к оплате его услуг.

Налоговый агент сначала рассчитывает НДФЛ, затем удерживает его при выплате дохода и перечисляет в бюджет. Ставка зависит от вида дохода, его размера и налогового статуса получателя. Например, к основной налоговой базе резидента, в которую входит зарплата, применяется прогрессивная шкала от 13% до 22%. Для дивидендов действуют отдельные правила.

По общему правилу сроки перечисления удержанного НДФЛ такие:

Если обычный срок приходится на выходной или нерабочий праздничный день, применяется перенос на ближайший следующий рабочий день. Выплаты физлицам и соответствующий налог отражают в расчете 6-НДФЛ.

Когда не нужно удерживать НДФЛ

Обязанность удерживать НДФЛ возникает не при каждом переводе денег физлицу. Оплата услуг обычного физлица, услуг самозанятого и покупка личного имущества могут выглядеть как похожие переводы денег, но обязанности заказчика в этих случаях различаются.

Оплата самозанятому. Если исполнитель применяет налог на профессиональный доход (НПД) и выплата относится к деятельности на этом режиме, заказчик обычно не удерживает НДФЛ.

Перед оплатой нужно проверить статус исполнителя, а при расчете — получить чек от самозанятого. Одного упоминания самозанятости в договоре недостаточно. Например, доходы от выполнения работ или оказания услуг нынешнему работодателю либо бывшему работодателю, если после увольнения прошло менее двух лет, не облагаются НПД. Если исполнитель не зарегистрирован как ИП, заказчик становится налоговым агентом: рассчитывает НДФЛ, удерживает его из вознаграждения, перечисляет в бюджет и отражает выплату и налог в расчете 6-НДФЛ.

Оплата индивидуальному предпринимателю. Если ИП получает доход в рамках своей предпринимательской деятельности, он обычно рассчитывает налоги самостоятельно. Заказчику нужно подтвердить статус контрагента и убедиться, что договор заключен с ним как с предпринимателем.

Покупка личного имущества у физлица. Например, если компания покупает у гражданина принадлежащий ему автомобиль, она обычно не удерживает НДФЛ. Продавец самостоятельно определяет, нужно ли ему декларировать доход и платить налог, с учетом освобождений и вычетов. Такой порядок предусмотрен ст. 228 НК РФ.

Налоговый агент по НДС

Обязанности налогового агента по НДС могут возникнуть даже у бизнеса, который обычно не платит этот налог. Основные случаи перечислены в ст. 161 НК РФ.

Для малого бизнеса прежде всего важны следующие ситуации.

Покупка товаров, работ или услуг у иностранного лица. Нужно проверить, признается ли Россия местом реализации и как иностранный продавец состоит на налоговом учете. Сам по себе иностранный адрес контрагента еще не означает, что покупатель должен удержать НДС.

При этом ввозной НДС при импорте товаров — отдельная обязанность. Его нельзя автоматически приравнивать к НДС налогового агента.

Аренда государственного или муниципального имущества у органа власти. Например, компания арендует помещение муниципальной казны. При выполнении условий НК РФ арендатор рассчитывает НДС, удерживает его из дохода арендодателя и перечисляет в бюджет.

Однако при аренде имущества, закрепленного за казенным учреждением на праве оперативного управления, такой обязанности нет. Поэтому нужно проверить, кто указан арендодателем и на каком основании ему принадлежит имущество. Это различие в своем письме разъясняет ФНС.

Покупка имущества государственной или муниципальной казны. Покупатель — организация или ИП — может стать налоговым агентом по НДС. При этом необходимо проверить, не относится ли конкретная операция к исключениям.

Есть и другие случаи: например, отдельные операции с металлоломом и макулатурой или посредничество при продаже товаров иностранного лица. Для них действуют специальные правила.

Когда обязанность установлена, налоговый агент определяет налоговую базу и ставку, рассчитывает налог, оформляет счет-фактуру в предусмотренных случаях и отражает операцию в декларации по НДС.

Порядок удержания и уплаты зависит от операции. Если налог нужно удержать из дохода контрагента, ему перечисляют сумму за вычетом налога.

Может ли бизнес на УСН быть налоговым агентом по НДС

Компания или ИП на УСН может быть налоговым агентом по НДС в случаях, предусмотренных НК РФ. Освобождение от НДС не отменяет эту обязанность.

Например, компания на УСН освобождена от НДС по своим продажам, но арендует помещение муниципальной казны у органа власти. При выполнении условий ст. 161 НК РФ она должна исполнить обязанности налогового агента по арендной плате.

Это касается и других специальных режимов. В частности, ИП на патенте также может стать налоговым агентом по НДС.

Налоговый агент по налогу на прибыль

Для небольших компаний наиболее понятный пример — выплата дивидендов другой организации. В предусмотренных законом случаях компания, которая распределяет прибыль, рассчитывает и удерживает налог с дохода получателя. Правила установлены ст. 275 НК РФ.

Другой случай — выплата определенных доходов иностранной организации от источников в России, не связанных с ее постоянным представительством в РФ. Например, речь может идти об арендной плате за имущество в России или вознаграждении за использование прав на интеллектуальную собственность. Обязанности агента при таких выплатах могут возникнуть и у ИП. Основные правила содержатся в ст. 310 НК РФ.

При расчетах с иностранной организацией также нужно проверить применимость международного соглашения, действие его конкретных положений и документы получателя дохода. Самого факта существования соглашения недостаточно для применения льготы.

Какие обязанности есть у налогового агента

Общий перечень обязанностей установлен ст. 24 НК РФ. На практике компании или ИП нужно выполнить следующие действия:

1. Проверить, возникает ли обязанность налогового агента. До выплаты нужно выяснить, кому и за что перечисляют деньги. Например, при оплате услуг физлица — проверить, зарегистрирован ли исполнитель как ИП или самозанятый и относится ли выплата к его деятельности на этом режиме. Статус ИП можно проверить в ЕГРИП, а статус самозанятого — через сервис ФНС.
2. Рассчитать налог. Определить, какая сумма облагается налогом, по какой ставке и есть ли основания для освобождения или вычетов. Например, при расчете НДФЛ с зарплаты учитывают налоговый статус сотрудника, его доход с начала года и положенные ему вычеты.
3. Удержать налог. Если операция предусматривает удержание, перечислить получателю доход за вычетом налога. Например, из вознаграждения за услуги в размере 30 000 руб. при ставке НДФЛ 13% и отсутствии вычетов удерживают 3 900 руб. Исполнитель получает 26 100 руб.
4. Перечислить налог в бюджет. Определить срок уплаты для конкретного налога и операции. Например, НДФЛ, удержанный с 1 по 22 число месяца, по общему правилу перечисляют не позднее 28 числа того же месяца.
5. Вести учет доходов и налога. Фиксировать по каждому получателю суммы и даты выплат, применяемые ставки, рассчитанный, удержанный и перечисленный налог. Эти сведения нужны для проверки расчетов и подготовки отчетности.
6. Представить отчетность и уведомления. Выбрать форму в зависимости от налога: например, выплаты физлицам и НДФЛ отражают в расчете 6-НДФЛ, агентский НДС — в декларации по НДС. В предусмотренных случаях отдельно подают уведомления об исчисленных суммах налогов.
7. Сохранить подтверждающие документы. Например, договоры, акты, документы о выплатах, расчеты налога и документы, подтверждающие право на вычеты. Документы, необходимые для расчета, удержания и перечисления налогов, по общему правилу хранят пять лет. Для отдельных документов могут действовать более длительные сроки.

Если удержать налог невозможно, нужно сообщить об этом в налоговую в установленном порядке. Для НДФЛ также требуется уведомить получателя дохода.

Какие отчеты сдает налоговый агент

Единого отчета для всех налоговых агентов нет. Документы зависят от налога и вида выплаты.

Налоговый агент представляет отчетность о своих операциях и исполнении своих обязанностей. Это не означает, что он сдает за получателя дохода всю его налоговую отчетность.

Кроме расчетов и деклараций, в предусмотренных случаях нужно подавать уведомления об исчисленных суммах налогов. Например, уведомления по НДФЛ помогают налоговой учесть обязательства до представления расчета 6-НДФЛ.

С 1 сентября 2026 года работодатели вправе подавать предварительные уведомления по НДФЛ и страховым взносам сразу на несколько будущих периодов в пределах текущего календарного года. Это право, а не обязанность: можно продолжать подавать уведомления в обычном порядке.

Предварительное уведомление не заменяет 6-НДФЛ и не требует досрочно платить весь указанный в нем налог. Если фактическая сумма превысит заявленную, понадобится новое уведомление за соответствующий период. Подробнее — в разъяснении ФНС.

Что делать, если налог не удалось удержать

Просто списать неудержанный налог нельзя. Нужно установить причину и действовать по правилам соответствующего налога.

По НДФЛ такая ситуация возможна, например, когда компания предоставила человеку облагаемый доход в натуральной форме, но не выплачивала ему деньги, из которых можно удержать налог.

Сначала нужно проверить последующие денежные выплаты. НДФЛ с дохода в натуральной форме или материальной выгоды можно удержать из последующих денежных доходов, которые выплачивает тот же агент. При этом удержание такого налога не может превышать 50% денежной выплаты.

Затем требуется сообщить о невозможности удержания, если она сохраняется. Если удержать НДФЛ не удалось до 31 января следующего года, не позднее 25 февраля нужно сообщить об этом физлицу и налоговой. Указывают доход, с которого не удержан налог, и сумму налога. В налоговую эти сведения передают в составе годового 6-НДФЛ с соответствующей справкой о доходах.

Например, компания предоставила облагаемый доход в натуральной форме в 2026 году. Если удержать налог из денежных выплат не удалось до 31 января 2027 года, сообщить об этом нужно не позднее 25 февраля 2027 года. Основание — п. 5 ст. 226 НК РФ.

Эти сроки относятся именно к НДФЛ. По ст. 24 НК РФ, о невозможности удержать налог и сумме задолженности сообщают в налоговую в течение месяца со дня, когда об этом стало известно, если специальными нормами не установлено иное.

По НДС и налогу на прибыль необходимо отдельно проверить правила конкретной операции. Например, неденежные расчеты сами по себе не означают, что достаточно отправить сообщение в ФНС и на этом обязанности агента заканчиваются.

Ответственность налогового агента

За нарушение обязанностей налоговому агенту могут начислить штраф и пени. Отдельная ответственность предусмотрена за отчетность.

• Неудержание или неперечисление налога. По ст. 123 НК РФ, штраф составляет 20% суммы, которую агент должен был удержать или перечислить.
• Освобождение от штрафа возможно при соблюдении условий закона. Например, п. 2 ст. 123 НК РФ предусматривает такую возможность, если расчет представлен вовремя, не содержит ошибок, занижающих налог, а агент самостоятельно перечислил просроченную сумму и соответствующие пени до того, как узнал об обнаружении нарушения или назначении выездной проверки. Одного самостоятельного исправления ошибки недостаточно.
• Просрочка уплаты. На задолженность могут начисляться пени по правилам ст. 75 НК РФ. Их размер зависит от суммы долга, продолжительности просрочки и установленных законом условий расчета.
• Нарушение отчетности. Например, за несвоевременную сдачу 6-НДФЛ предусмотрен штраф 1 000 руб. за каждый полный или неполный месяц просрочки. За документы с недостоверными сведениями возможен штраф 500 руб. за документ. Для других форм отчетности действуют свои правила.
• Доначисление НДФЛ самому агенту. Если проверка выявит, что налоговый агент неправомерно не удержал НДФЛ, налог могут доначислить ему по п. 10 ст. 226 НК РФ. Это правило не касается случаев, когда удержать налог было невозможно и агент выполнил установленный порядок уведомления.

За умышленное неисполнение обязанностей налогового агента в личных интересах и крупном размере предусмотрена также уголовная ответственность по ст. 199.1 УК РФ.

Частые вопросы

Может ли ИП быть налоговым агентом?

Да, если возникает предусмотренная НК РФ ситуация. Например, ИП удерживает НДФЛ из зарплаты сотрудников и вознаграждений обычным физлицам за услуги. Также у него могут возникнуть обязанности агента по НДС, а при отдельных выплатах иностранным организациям — по налогу на прибыль.

Нужно ли удерживать НДФЛ у самозанятого?

Нет, если исполнитель применяет НПД и выплата облагается этим налогом. Перед оплатой нужно проверить его статус, а при расчете — получить чек.

Доходы от работ и услуг для нынешнего работодателя или бывшего работодателя, если после увольнения прошло менее двух лет, под НПД не подпадают. Если исполнитель не зарегистрирован как ИП, заказчик рассчитывает НДФЛ, удерживает его из вознаграждения, перечисляет в бюджет и отражает выплату и налог в расчете 6-НДФЛ.

Может ли компания на УСН быть налоговым агентом?

Да. Например, компания на УСН удерживает НДФЛ из зарплат сотрудников или может стать налоговым агентом по НДС при аренде имущества казны у органа власти. Специальный режим сам по себе не отменяет агентские обязанности.

Так кто платит налог — налоговый агент или налогоплательщик?

Налог возникает в связи с доходом или операцией налогоплательщика. В предусмотренных законом случаях рассчитать, удержать и перечислить его должен налоговый агент. Например, НДФЛ удерживают из дохода сотрудника, а в бюджет перечисляет работодатель.

Может ли налоговый агент заплатить НДФЛ за свой счет?

Прежний прямой запрет, содержавшийся в п. 9 ст. 226 НК РФ, отменен с 1 января 2023 года. Однако обязанность удерживать НДФЛ из доходов физлица сохраняется: перечисление денег в бюджет само по себе ее не заменяет.

Отдельное правило действует по результатам налоговой проверки. Если агент неправомерно не удержал НДФЛ, налог доначисляют самому агенту — по п. 10 ст. 226 НК РФ.

Главное о налоговом агенте

• Налоговый агент рассчитывает, удерживает и перечисляет налог другого налогоплательщика в случаях, установленных НК РФ.
• Для малого бизнеса самый распространенный пример — НДФЛ с зарплат сотрудников и вознаграждений обычным физлицам за работы или услуги.
• При работе с самозанятыми и ИП важно подтвердить их статус и проверить, к какой деятельности относится выплата.
• УСН, патент и освобождение от НДС сами по себе не отменяют обязанности налогового агента.
• Порядок расчета, удержания, перечисления налога и отчетность зависят от конкретной операции.
• Если удержать налог невозможно, нужно сообщить об этом в ФНС. Срок и порядок сообщения зависят от налога.
• За нарушения возможны штрафы, пени и доначисления. Проверять налоговые последствия сделки лучше до перечисления денег.