Как предпринимателю сотрудничать с самозанятыми: ключевые шаги

Почему ИП выгодно сотрудничать с самозанятыми

Индивидуальным предпринимателям в построении своего бизнеса выгодно привлекать к работе самозанятых. Первое и главное преимущество такого сотрудничества в том, что самозанятых нет необходимости официально трудоустраивать в свою компанию. Это позволит снизить нагрузку по налоговой отчетности, а также существенно сэкономить на выплате страховых взносов — порядка 30% от выплаченных за работу средств.

Кроме того, некоторым индивидуальным предпринимателям может быть невыгодно расширять численность штата, поскольку это автоматически лишит их права на применение выгодного налогового режима. Поскольку самозанятый — не штатный сотрудник, ему не нужно выплачивать больничные, отпускные и другие соцвыплаты. Это также позволяет значительно сэкономить на расходах.

Сотрудник, работая как самозанятый, может самостоятельно сформировать чек на свои услуги в приложении «Мой налог». ИП не нужно платить налог за сотрудника.

Шаг 1. Убедитесь, что работаете с самозанятым

Прежде чем начинать работу с самозанятым, стоит убедиться, что имеете дело с физическим лицом, которое платит налог на профессиональный доход (НПД) (платить НПД могут также ИП). Если человек не числится в качестве самозанятого, а вы платите ему как самозанятому, вам потом придется заплатить налог 13% — как при расчетах с физическим лицом. Также можно самому проверить факт регистрации на сайте Федеральной налоговой службы.

Шаг 2. Заключите с самозанятым договор ГПХ

Часто у предпринимателей возникает вопрос: а нужен ли договор для самозанятого? Согласно Федеральному закону № 422-ФЗ от 27.11.2018, который регулирует налоговый режим для самозанятых («Налог на профессиональный доход»), ИП и юрлицам разрешено официально сотрудничать с самозанятыми исполнителями. Для этого вы можете заключить с самозанятыми договор гражданско-правового характера (ГПХ). Расскажем, как оформить договор между самозанятым и ИП.

• Как указывать самозанятого в договоре правильно?
  Укажите, что исполнитель — самозанятый. Для этого достаточно одной фразы: «Исполнитель применяет специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход»».
• Какие реквизиты нужны для договора с самозанятым?
  Для заключения договора потребуются паспортные данные лица, ИНН и банковские реквизиты.
• Если самозанятый — ваш бывший сотрудник, вы не сможете сэкономить на налогах при работе с ним. По закону, если сотрудник работал на вас по трудовому договору, а меньше чем через 2 года после увольнения заключает с вами договор ГПХ в статусе самозанятого, то вы обязаны платить за него НДФЛ 13% — так же, как при работе с физлицами. Если же вы ранее сотрудничали с самозанятым исполнителем по договору ГПХ, пока он еще был в статусе физлица или ИП, никаких ограничений нет.
• Обяжите исполнителя предупредить вас об отказе от статуса самозанятого. Пропишите в договоре, что исполнитель обязан известить заказчика, что прекращает использовать режим НПД, не позднее следующего дня после отмены регистрации в качестве самозанятого. За несоблюдение этого требования пропишите штраф — это покроет ваши расходы, если налоговая сочтет ваши отношения трудовыми и доначислит НДФЛ.
• На каждый проект с самозанятым заключайте отдельный договор или акт выполненных работ самозанятого. Самозанятый — не штатный сотрудник, поэтому договор ГПХ понадобится для каждого нового проекта или услуги, которую он вам оказывает.

Шаг 3. Убедитесь, что договор не трудовой

Не допускайте в договоре ГПХ признаков трудового договора. Самозанятого могут признать вашим новым сотрудником, а это относится к грубым нарушениям работы с самозанятыми. В случае проверки вам доначислят НДФЛ (13%).

В договоре ИП с самозанятым не должен быть отражен график работы самозанятого, его должность, выходные дни и отпуск — все это положено только штатным работникам. Вы не должны обеспечивать самозанятого тем, что предусмотрено необходимыми условиями труда: оборудованием, техникой, средствами связи — и не можете регулярно выплачивать ему зарплату. Если это указано в договоре, то может расцениваться как основание для признания отношений трудовыми.

Пример: Если самозанятый SMM-щик целый день работает в вашем офисе на корпоративном компьютере, трудовая инспекция может посчитать, что вы обеспечиваете ему необходимые условия труда, и признать ваши отношения трудовыми.

Шаг 4. Проверьте наличие всех деталей сотрудничества в договоре

Грамотно составленный договор с самозанятым работником, в котором прописаны все условия сотрудничества, поможет избежать возможных проблем.

В документе стоит прописать ответственность работника. Важно отметить, что самозанятый сам несет налоговую ответственность, самостоятельно оформляет и оплачивает НПД (налог на профессиональный доход).

Можно также обозначить в договоре сроки, в которые работник предоставит чек за выплату. Также стоит прописать штрафные санкции, если это не будет сделано вовремя или самозанятый аннулирует чек без причины. В документе также можно указать, что самозанятый обязан вовремя сообщить работодателю об утрате своего статуса. Это поможет ИП избежать штрафов от налоговой.

Шаг 5. Убедитесь, что у самозанятого не превышен лимит дохода

Одно из главных ограничений для самозанятых — лимит по годовому доходу в 2,4 млн рублей. Этот лимит отсчитывается с 1 января до 31 декабря текущего года. С 1 января следующего года начинается уже новый период. При этом не имеет значения, когда самозанятый получил свой статус. К примеру, если он зарегистрировал статус в октябре и к декабрю этого же года заработал на самозанятости 2,4 млн — его лимит считается исчерпанным, он не растянется до сентября следующего года.

Если вы оплатили услугу самозанятому и у него оказался превышен лимит, то он должен аннулировать свой статус и получить оплату как физическое лицо либо перейти на ИП с другим налоговым режимом.

Шаг 6. Договоритесь об оплате с учетом или без учета налога

При работе с юрлицами самозанятые платят налог 6%. Эту сумму можно включить в стоимость услуг, если вы договоритесь об этом с исполнителем. Таким образом, вы прописываете в договоре НДС сверху.

Какие налоги платит ИП при работе с самозанятым? При работе с самозанятым вам не придется выступать налоговым агентом, как при работе с физическим лицом (в этом случае заказчик платит за исполнителя НДФЛ 13%). Налог на профессиональный доход самозанятый платит сам.

Пример: Вы заказали самозанятому фотографу съемку продуктов для вашего интернет-магазина на общую сумму 100 тысяч рублей. Обсудите заранее, включать ли налог 6% в эту сумму, чтобы не было разногласий. Если налог самозанятого при работе с ИП добавляется сверху, после выполнения работы вы должны будете перевести фотографу 106 000 рублей.

Шаг 7. Изучите процедуру оплаты

Перевести деньги за выполненную работу самозанятому можно на обычную карту физлица либо электронный кошелек — самозанятому не нужно открывать для этого специальный банковский счет. Также можно заплатить наличными.

Чтобы заплатить по безналу, запросите у самозанятого реквизиты счета карты. Самозанятый найдет их в мобильном приложении Сбербанк Онлайн, выбрав нужную карту. Направить реквизиты он может прямо из приложения — в СМС, мессенджере или по e-mail.

Затем бухгалтер составляет счет на оплату и акт оказания услуг, чтобы закрыть сделку. Акт оказания услуг — это документ, отражающий факт выполнения работы, ее стоимость и сроки отношений, регулируемых договором ГПХ. Акт важен, так как он поможет документально подтвердить расходы.

Подключите зарплатный проект в Сбере и делайте выплаты самозанятым подрядчикам быстро и просто. Автоматическая проверка статуса самозанятого, автоматическое формирование чеков и переводы единым реестром — без отдельных платежных поручений каждому исполнителю.

Шаг 8. Проконтролируйте, чтобы самозанятый сформировал чек

Самозанятый должен выдать предпринимателю или юрлицу чек (его можно выслать электронно). Эту обязанность лучше прописать в договоре. Чек — это главный документ, подтверждающий произведенные заказчиком затраты на оплату услуг по договору.

Бухгалтеру необходим чек от самозанятого для налоговой отчетности — как доказательство того, что оплата проведена законно. Если этого не сделать, проблемы могут быть и у бухгалтерии, и у самозанятого: налоговая заподозрит, что заказчик проводит незаконные денежные операции, а исполнитель скрывает доходы.

Самозанятый может сформировать чек для ИП и юрлиц в сервисе «Своё дело» в приложении СберБанк Онлайн. Запросите чек и не забудьте сохранить вместе с остальными документами.

Ошибки, которых следует избегать в работе с самозанятыми

Знание возможных ошибок в работе с самозанятыми позволит избежать штрафов от налоговой. Одна из распространенных ситуаций — когда ИП в стремлении снизить расходы увольняет штатного работника, чтобы потом продолжить сотрудничество с ним как с самозанятым. Такие действия рано или поздно заметит налоговая, и могут последовать штрафные санкции. По закону, если самозанятый, сотрудничающий с ИП, уволился менее двух лет назад, его работодатель не вправе рассчитывать на налоговые льготы и обязан уплачивать за сотрудника страховые взносы и НДФЛ в полном объеме.

Заинтересоваться такой ситуацией может и другое надзорное ведомство — Трудовая инспекция. Она вправе требовать переквалификации договора о сотрудничестве в обычный трудовой договор. При этом ИП грозит немаленький штраф по ст. 5.27 КоАП, а также долги по налогам и соцплатежам.

Самозанятый потерял статус: действия юрлица

С утратой статуса самозанятый автоматически теряет право на НПД. Это означает, что предприниматель должен будет сам платить налог самозанятого от ИП с суммы, начисленной им за работу самозанятого: НДФЛ по ставке 13%. При этом, если доход сотрудника превысил 5 млн рублей с начала года, платить налог для самозанятых при работе с юрлицами придется по повышенной ставке 15%, а страховые взносы — по ставке 30%. Это стандартный тариф. В некоторых случаях может применяться льготная ставка: например, малые и средние предприниматели перечисляют налоговые выплаты по тарифу федерального МРОТ.

В 2024 году размер МРОТ составил 19 242 руб. А с превышения — уже по ставке 15%. Если ИП проигнорирует это, то НДФЛ и страховые взносы пересчитает и начислит налоговая, а самого предпринимателя при этом ждет штраф в размере 20% от неуплаченной суммы. Предпринимателю остается только одно: прописывать в договор с самозанятым, что он обязан сообщить о потере своего статуса. Кроме этого, необходимо каждый месяц проверять, заплатил ли самозанятый налог.