Эксперт:

Что такое наличные

Наличные — это физические денежные средства в виде купюр и монет, которые используются для проведения расчетов и платежей. Наличными можно рассчитываться с покупателями и поставщиками, или их можно использовать для нужд компании.

Наличный расчет — это передача денежных средств в форме бумажных купюр или металлических монет при расчетах между юридическими или физическими лицами. Этот метод простой и оперативный, но требует строгого учета и соблюдения кассовой дисциплины.

Наличный расчет был самым популярным видом оплаты в рознице, но в последнее время его значение снижается, уступая безналичной оплате.

Виды наличных платежей:

• покупка товаров в розничных магазинах;
• оплата услуг (такси, кафе, парикмахерские услуги);
• оплата коммунальных услуг в терминалах или через кассу банка;
• выплаты в рамках бизнеса (например, оплата поставщикам или подрядчикам);
• выдача зарплаты или подотчетных сумм сотрудникам;
• выдача займов наличными и получение возврата по ним.

Если организация (или ИП) является платежным агентом (субагентом), то наличные деньги, поступившие от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц, она расходовать не может и должна в полном объеме сдавать в банк. Так происходит, например, при посреднических договорах, оплате услуг мобильных операторов или комиссионной торговле.

Плюсы наличных платежей:

• Не нужно подключать дополнительные устройства для приема оплат (терминалы эквайринга), что удешевляет обслуживание расчетов для бизнеса.
• Можно оперативно рассчитаться с контрагентом или выдать деньги под отчет сотруднику из кассы.

Минусы наличных платежей:

• Необходимость ведения кассовых документов. 
• Обеспечение сохранности наличности. 
• Обязанность применения кассовой техники при определенных видах расчетов.
• Ограничения расчетов наличными, установленные для ИП и ООО.

Лимиты по расчетам наличными средствами

Если сделки купли-продажи осуществляются между организацией и физическим лицом, лимитов по сумме нет. Но при передаче наличных между юридическими лицами или ИП существуют ограничения на законодательном уровне.

Ограничения действуют при расчетах:

• между юрлицами и ИП,
• между двумя юрлицами,
• между двумя ИП.

Ограничения не распространяются на оплату по QR-коду и перевод через мобильное приложение банка, так как эти платежи не являются наличными расчетами.

Как бизнесу использовать наличные правильно

Неправильная работа с наличностью может обернуться негативными последствиями, в том числе штрафами. Наказание предусмотрено:

• за превышение лимита при расчетах наличными между организациями или ИП (штраф для обеих сторон договора),
• отказ от регистрации в кассе денежной наличности,
• несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств,
• накопление в кассе денег сверх установленных лимитов.

Сумма штрафа составляет:

• для должностных лиц и ИП — 4–5 тыс. руб.;
• для юрлиц — 40–50 тыс. руб.

Поэтому важно правильно работать с наличностью в разных ситуациях:

1. Принимать платежи от покупателей

Если компания или ИП не попадает в список тех, кто может работать без кассы, то для приема платежей наличными от покупателей сначала нужно приобрести либо взять в аренду кассовый аппарат (онлайн-кассу). Ее нужно зарегистрировать в налоговой и сделать все настройки для правильного формирования кассовых чеков. При приеме наличной оплаты нужно обязательно выдать кассовый чек.

Если клиентами являются юрлица или ИП, важно не допускать превышения лимитов расчетов наличными с такими покупателями.

2. Рассчитываться за товары и услуги

Наличные можно потратить на нужды бизнеса:

• оплатить аренду помещения, услуги ЖКХ, прочие услуги контрагентов;
• выдать зарплату, отпускные, командировочные сотрудникам;
• закупить расходные материалы.

Запретов на такую оплату наличными нет. Но важно оформить все правильно.

При приобретении товара у физлиц для дальнейшей перепродажи нужно применять ККТ (контрольно-кассовую технику), то есть пробивать кассовый чек на расходы.

Если поставщиками или подрядчиками являются ИП или юрлица, то кассовый аппарат покупателем не применяется: главное, чтобы соблюдался лимит расчетов наличными (100 тыс. руб.). На покрытие таких расходов можно направить как средства наличной выручки, поступившей в кассу от продажи товаров, работ, услуг, так и средства, снятые с расчетного счета.

3. Снимать наличные на нужды (личные и компании)

Операции по снятию средств с расчетного счета и их зачислению в современных реалиях осуществляются с использованием корпоративных карт. Также можно получить средства в кассе банка.

При этом ООО разрешено снимать деньги с расчетного счета только на следующие нужды компании:

• на выплату дивидендов;
• на выдачу зарплаты;
• для расчетов с контрагентами — оплаты работ и услуг, закупки товаров;
• для выдачи работникам под отчет на хозяйственные нужды и представительские расходы, на оплату командировочных расходов.

Снятые суммы должны быть внесены в кассу организации, что оформляется приходным кассовым ордером.

Средства на расчетном счете ИП считаются личными средствами физлица, поэтому он вправе снимать деньги наличными на любые цели.

4. Вносить наличные на расчетный счет

Для внесения средств на расчетный счет ООО нужно оформить расходный кассовый ордер из кассы. При этом нужно указать, какие именно средства вносятся на расчетный счет, например: наличная выручка, средства займа или финансовой помощи, невостребованная заработная плата.

Можно внести средства через банкомат, а можно воспользоваться кассой банка. Лимиты на внесение наличных на расчетный счет зависят от выбранного тарифа.

5. Делать ежемесячные платежи и погашать долги

При выплате долгов и прочих отчислений в пользу других организаций важно учитывать лимит на расчеты наличными. Нужно правильно указывать в документах цели расходования средств.

6. Выдавать зарплату

Если компания выплачивает зарплату наличными, это должно быть отражено в трудовом договоре.

Выплачивать зарплату можно как из средств, поступивших в кассу с расчетного счета, так и из наличной выручки.

Для выдачи зарплаты наличными оформляются документы:

• расчетно-платежная ведомость;
• платежная ведомость;
• расходный кассовый ордер (РКО), если заработную плату нужно выдать отдельному работнику.

Руководитель организации сам определяет срок выдачи заработной платы из кассы в пределах пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег на эту выплату в банке). Сроки зарплаты должны быть зафиксированы в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре. Если по расходному кассовому ордеру выплаты проходят только отдельным сотрудникам, то сроки можно не устанавливать.

Зарплата может быть выдана из кассы по платежной ведомости. Если кто-то из работников не взял причитающуюся ему зарплату из кассы, должна быть внесена соответствующая запись («Депонировано»).

На выданную сумму зарплаты нужно составить РКО, указав его номер и дату на последней странице платежной ведомости. На основании РКО делается запись в кассовой книге.

Как вести учет наличности

Операции с наличными — это кассовые операции, их ведет кассир или другой работник, назначенный руководителем организации (ИП) в рамках кассовой дисциплины, он оформляет приходный и расходный кассовые ордера, ведет кассовую книгу.

Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под подпись. Если в организации работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира. Ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель компании или ИП. Кассовая дисциплина обязательна для всех предпринимателей и организаций, у которых в обороте есть наличные деньги.

Наличные деньги: главное

• Наличный расчет все еще остается важным средством оплаты товаров и услуг.
• В большинстве случаев операции с наличными проводятся с использованием кассовой техники.
• При расчетах наличными с клиентами — организациями или ИП — нужно соблюдать ограничения, введенные на законодательном уровне (не более 100 тыс. руб. по одному договору).
• Чтобы не получить штраф, важно соблюдать также ограничения по целевому использованию средств с расчетного счета и из кассы предприятия.