Эксперт:

Что такое кассовая книга и нужна ли она ИП

Кассовая книга — это сводный документ, который подтверждает движение наличных денежных средств в организации. Получение выручки, выдача зарплаты или командировочных — любые операции с наличными деньгами должны быть зафиксированы не только в кассовых ордерах, но и здесь.

Кассовую книгу обязаны вести все компании, независимо от организационно-правовой формы и применяемой системы налогообложения. Однако есть исключения. Например, обособленным подразделениям компаний, которые не хранят у себя наличные и после завершения кассовых операций сдают их в общую кассу, кассовая книга не требуется.

Ее могут не вести индивидуальные предприниматели, потому что для них установлен упрощенный порядок ведения кассовых операций (п. 4.6 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Это действительно для любого налогового режима: ОСНО, УСН, ЕНВД или ПСН.

Однако ИП может вести кассовую книгу для себя. В определенных ситуациях это упрощает контроль за финансами.

Правила ведения кассовой книги

Кассовая книга ведется по определенным правилам, единым для всех компаний.

• Заводят кассовую книгу в начале календарного года или, если вы только открыли бизнес, со дня первой кассовой операции. Заканчивают вести в конце года.
• Вести книгу можно как в электронном, так и в бумажном виде.
• Если кассовая книга заполняется на бумаге, запрещены любые помарки. Все данные записываются построчно, без пропусков.
• Если книгу ведут в электронном виде или бухгалтерской программе, в конце года ее необходимо распечатать, прошить, опломбировать.
• Книга заполняется ежедневно. Новый день — новый лист. Если кассовых операций в течение дня не было, то ничего заполнять не нужно.
• В конце дня кассир сверяет данные кассовой книги с данными приходных и расходных кассовых ордеров, определяет остаток на конец дня, подписывает соответствующий лист кассовой книги и передает ее вместе с расходными и приходными кассовыми ордерами в бухгалтерию.
• Каждый лист кассовой книги заполняется в двух экземплярах: один отдают в бухгалтерию или руководителю компании, второй остается в книге.

Бланк кассовой книги в 2026 году

Кассовая книга может быть:

• Бумажной. Книгу покупают готовую или распечатывают и сшивают.
• Электронной. Ее ведут в течение года в Excel, потом распечатывают и сшивают.
• Электронной в бухгалтерской программе. Ведут непосредственно там.

Во всех вариантах кассовая книга должна содержать обложку, стандартные листы и пломбировочный лист.

Даже если организация осуществляет несколько видов деятельности на разных системах налогообложения, кассовая книга будет одна. В этом случае все подразделения ведут кассовую книгу и передают копии ее листов в головной офис. Записи в книге ведет кассир, проверяет главный бухгалтер или бухгалтер.

Кассовую книгу можно купить в онлайн- или офлайн-магазине, который продает товары для офиса, или скачать по ссылке ниже.

Скачать бланк кассовой книги в PDF

Образец заполнения кассовой книги

Форма кассовой книги № КО-4 утверждена Минфином (Информация Минфина № ПЗ-10/2012) и едина для всех организаций, как и правила ее заполнения.

Рассмотрим их пошагово для бумажной версии кассовой книги.

Шаг 1. Заполните пломбировочный лист. На нем должны быть:

• количество листов (их может быть 48 или 96);
• должность и Ф. И. О. тех, кто отвечает и контролирует ведение книги;
• подписи;
• дата заполнения.

Шаг 2. Прошейте все листы, за исключением обложки и титульного листа.

Сделайте два отверстия и прошейте листы суровой нитью. Концы нити выведите на последней странице и сделайте достаточно свободную петлю, чтобы все развороты легко открывались. Концы нити завяжите в двойной узел и приклейте его к обложке пломбировочным листом. Печать фирмы должна стоять одновременно на пломбировочном листе и на обложке книги.

Шаг 3. Напишите название компании на титульном листе.

Также здесь указывают восьмизначный код по ОКПО. Уточнить свой ОКПО можно на сайте Федеральной службы государственной статистики. Для этого нужно знать ИНН или ОГРН (ОГРНИП) компании.

Укажите год, когда начали вести книгу. Ее заводят на один год, один квартал или один календарный месяц. На одном листе помещается не больше семи операций.

Шаг 4. Ежедневно фиксируйте все операции с наличными.

Лист кассовой книги состоит из двух половин, на них дублируется информация о кассовых операциях. Ее можно писать под копирку. Для этого согните лист по линии отреза. Сверху должна быть часть с надписью «Остаток на начало дня». Затем между листами положите копирку от начала таблички и до строки «Итого за день».

В строке «Остаток на начало дня» запишите сумму, которая осталась в кассе со вчерашнего дня, далее записывайте каждую операцию с новой строки по графам:

Графа 1. «Номер документа». Номер расходного или приходного кассового ордера. ИП эту графу не заполняют, так как не обязаны вести бухучет и кассовые ордера.

Графа 2. «От кого получено или кому выдано». Ф. И. О. или название компании.

Графа 3. «Номер корр. счета». Номер, указанный в приходном или расходном кассовом ордере.

Графа 4. «Приход, руб.». Графа 5. «Расход, руб.». Полученные или выданные суммы цифрами (например, 10 000, 5000).

Внизу слева, напротив слова «Перенос», указываются суммы прихода и расхода.

В конце дня сумма наличных в кассе должна соответствовать данным в кассовой книге. Проверьте и запишите сумму в нижней правой части листа в строке «Остаток на конец дня» и заверьте подписью. Ниже следует указать количество приходных и расходных документов.

Шаг 5. Передайте книгу на проверку.

Главный бухгалтер или руководитель, отвечающие за контроль ведения книги, должны поставить подпись в нижней правой части листа.

Шаг 6. Исправьте неверную информацию.

Если случайно записали что-то неверно, аккуратно зачеркните и напишите корректную информацию. Рядом обязательно поставьте подпись с расшифровкой и дату исправления.

Электронная кассовая книга

Кассовую книгу можно заполнять в электронном виде в формате Excel. По сути, это будет та же бумажная книга, с той разницей, что заполняется не от руки. В конце дня необходимо распечатать заполненные листы в двух экземплярах. На обоих поставить подпись и передать бухгалтеру. Далее из листов формируется кассовая книга. Ее также прошивают и пронумеровывают. Второй экземпляр подписывает бухгалтер и возвращает для отчетности.

Если же электронная книга ведется в бухгалтерской программе, то распечатывать ее не нужно. В нее также ежедневно вносят данные, которые заверяются электронной подписью. После того как подпись поставлена, уже ничего нельзя исправить.

Часто задаваемые вопросы о кассовой книге

Главное о кассовой книге

• Кассовую книгу обязаны вести все организации, а ИП могут делать это по собственному желанию.
• Существует единая форма книги КО-4. Ее можно вести от руки в бумажном виде, а также заполнять на компьютере и потом распечатывать.
• Ведение в электронном виде возможно при наличии УКЭП.
• Если в организации онлайн-касса, кассовая книга требуется все равно.