Что такое матрица Эйзенхауэра и как ее применять

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — инструмент тайм-менеджмента. Он помогает разделить все рабочие задачи по степени важности и срочности. Матрица названа в честь своего создателя — Дуайта Эйзенхауэра, американского генерала и президента, который исследовал вопросы эффективного планирования времени.

Критерии оценки приоритетов в матрице Эйзенхауэра состоят из важности — значимости дела для достижения целей, и срочности — необходимости завершить задачу в определенный срок. Стоит учитывать, что не все важные задачи являются срочными, и наоборот. Новаторство матрицы том, что она помогает отличить задачи, которые необходимо сделать немедленно, от тех, которые можно отложить. Идея матрицы напоминает известное правило Парето, по которому 20% усилий приводят к 80% результата и наоборот.

Чтобы начать пользоваться инструментом, необходимо нарисовать 4 квадрата: срочно и важно, не срочно и важно, срочно и неважно, не срочно и неважно. Каждый квадрат заполняют задачами в соответствии с их статусом. Сначала следует выполнить задачи из квадрата «срочно и важно», только затем переходить к «не срочно и важно», далее к «срочно и неважно» и, наконец, к «не срочно и неважно».

Этот инструмент тайм-менеджмента структурировал и описал американец Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей». Эффективность матрицы была доказана исследованием 2018 года. Ученые выяснили, что большая часть опрошенных отдают предпочтение срочным, а не важным делам. Срочные задачи выбирали те, кому всегда не хватало времени в течение дня. Когда им предлагали остановиться и подумать над приоритетами, они выбирали в первую очередь важные задачи.

Критерии оценки приоритетов

Расшифруем, что означает каждый квадрат матрицы Эйзенхауэра:

• Важно и срочно — дела первостепенной важности, их необходимо сделать первыми.
• Важно и не срочно — дела, значимые для достижения целей, но не имеющие жесткого дедлайна.
• Неважно и срочно — задачи, отвлекающие от главных целей и требующие быстрого решения.
• Неважно и не срочно — задачи, которые не способствуют достижению целей и могут быть удалены.

Распределяя задачи по квадратам, следует задать себе простые вопросы: действительно ли это дело срочное для меня? Могу ли я его отложить? Какими будут последствия, если я так сделаю? Оценить срочность и важность задач можете только вы сами.

Квадраты в матрице Эйзенхауэра

Половина успеха применения матрицы — в правильном распределении дел по квадратам. Не нужно заводить две разных матрицы — для личных и рабочих вопросов. Лучше объединить все задачи на день в одну матрицу.

Квадрат 1: срочные и важные

Срочно выполнить дела коллеги, которая ушла на больничный, отвезти ребенка к врачу, если он неожиданно заболел, сдать работу с жестким дедлайном — все эти задачи не могут ждать. Промедление или откладывание на потом может обернуться неприятными последствиями.

Важно, чтобы таких задач было не слишком много и они не перевешивали все остальные по численности. Если такое происходит регулярно — это может привести к стрессу и выгоранию, поэтому стоит оптимизировать список. Например, можно передавать часть срочных и важных дел коллегам или родным или обсудить нагрузку с руководством.

Квадрат 2: несрочные и важные

Сюда относятся дела, которые способствуют достижению ваших долговременных целей и ценностей. Например, тренировки, изучение языка, дополнительное образование, чтение профессиональной литературы, саморазвитие. Обычно у них нет четкого срока выполнения. Главная проблема с этим квадратом в том, что список дел из него часто не выполняется: мы отдаем предпочтение срочным и важным задачам. Важно отслеживать выполнение задач из квадрата — это даст вам ощущение личностного роста и контроля над своей жизнью, снизит стресс и тревожность.

Квадрат 3: срочные и неважные

В этот квадрат можно вписать проверку электронных сообщений, бытовые дела и уборку — ту рутину, которую мы должны делать ежедневно. Выполняя эти дела, мы обычно помогаем другим, но не приближаем достижение собственных целей. Марк Форстер в книге «Сделай это завтра» называет задачи из этого списка занятостью, которая не дает нам выполнять «настоящую работу». Специалисты рекомендуют выполнять задачи из этого списка после того, как сделаны дела из первых двух квадратов.

Квадрат 4: несрочные и неважные

Это так называемые «убийцы» времени — пролистывание ленты соцсетей, сортировка писем, бесцельная переписка. В идеале этот квадрат должен оставаться пустым. За такими занятиями мы проводим часы, но не получаем от них практической пользы в долгосрочной перспективе. Хотя они помогают отвлечься от работы и расслабиться, однако отдаляют от реализации жизненных целей, поэтому важно следить за тем, сколько времени мы на них тратим и стараться его минимизировать.

Как начать пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Для начала работы с матрицей Эйзенхауэра нужно:

• Нарисовать матрицу где угодно: на листе бумаги или в мобильном приложении — главное, четко очертить границы каждого квадрата.
• Выписать все задачи и дела, личные и рабочие, в один документ.
• Распределить их по квадратам в шаблоне, задавая себе вопросы о срочности и важности каждого дела.
• Наметить план действий, отдавая предпочтение сначала важным и срочным. Выполните одно дело и только после этого переходите к другому из списка.
• Передавать остальные дела помощникам или планировать их на будущее.

Когда все задачи распределены по квадратам, оцените: в каком квадрате дел больше всего? Если в каком-то их более восьми — постарайтесь перенести задачи в другой квадрат, не допускайте сильного перевеса дел в каком-либо разделе.

Вывод

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент управления своим временем, однако и он требует высокой самодисциплины. Важно не просто разбивать рабочие дела и задачи по категориям, правильно расставляя приоритеты, но и и избегать отвлечений, фиксировать — на что уходит рабочее время помимо выполнения рутинных задач. Сама по себе матрица не решает всех проблем с управлением временем, это требует дисциплины, постоянной практики и высокого самоконтроля.