Эксперт:

Что такое машиночитаемая доверенность

МЧД — это электронный аналог обычной доверенности в формате XML-файла. Она подтверждает право поверенного на совершение действий от лица фирмы или ИП: подписывать электронные договоры и документы, отправлять отчетность в государственные органы, взаимодействовать с контрагентами, представлять интересы доверителя в суде и многое другое. Пределы полномочий определяются предпринимателем или руководителем организации.

Для чего нужна МЧД

МЧД была введена законом «Об электронной подписи (ЭП)» № 63-ФЗ с 1 сентября 2024 года как обязательный инструмент, подтверждающий полномочия сотрудника и обеспечивающий дополнительный уровень безопасности при работе с ЭП. До 1 сентября 2024 года использовались электронные подписи уполномоченных лиц, которые содержали в себе информацию о Ф. И. О. сотрудника, должности и принадлежности к конкретной компании, и отдельно — бумажные формы доверенностей.

Это создавало опасность, что фактически документы мог подписывать не уполномоченный на это человек. Например, сотрудник увольнялся, а его электронная подпись оставалась у работодателя. От имени уволенного работника могли совершать сделки, хотя это незаконно.

Машиночитаемые доверенности как раз устраняют подобную путаницу. Поскольку все они находятся в онлайн-хранилище, МЧД можно проверить на действительность в режиме здесь и сейчас. Использование электронной подписи физического лица вместе с МЧД позволяет свести подписание документов неуполномоченными лицами практически к нулю.

МЧД применяются для:

• обмена электронными документами с контрагентами;
• сдачи отчетности в ФНС, СФР, Росстат;
• передачи документов в таможню при экспорте или импорте товаров;
• работы с системой маркировки товаров «Честный знак»;
• передачи данных об обороте табачной и алкогольной продукции в ЕГАИС;
• получения информации о строительных объектах или регистрации договоров о долевом строительстве в ГИИС ДМДК;
• подачи документов о банкротстве в Федресурс.

Также машиночитаемые доверенности можно использовать при оформлении или принятии грузов, для подтверждения статусов брокера и агента, полномочий на совершение финансовых операций в банках, предоставления доступа к конфиденциальной информации и т. д.

Как работает технология

Главный принцип работы с МЧД — это возможность проверить ее в режиме онлайн. Государство взяло реализацию этой функции на себя, создав единое блокчейн-хранилище машиночитаемых доверенностей. Благодаря такому ходу:

• бизнес может создавать большое количество МЧД на разных сотрудников, не загружая собственные серверы и не выделяя места хранения документов;
• компаниям и предпринимателям не нужно интегрироваться в отдельную информационную систему, чтобы проверять полномочия представителей, — это было бы очень дорого для бизнеса.

В государственном блокчейн-хранилище можно за пару минут узнать актуальный статус доверенности — и беспрепятственно работать с партнерами. К слову, в нем можно хранить как обычные МЧД, так и нотариально заверенные — привычно, как на бумаге.

Реестр МЧД в ФНС

Функции единого блокчейн-хранилища выполняет распределенный реестр ФНС. Его запустили летом 2023 года, хотя тестирования начались еще в 2021 году. Сейчас основные функции реестра МЧД в ФНС:

1. Предоставление единой точки доступа ко всем созданным в России МЧД. Государство разрешает хранить доверенности в информационных системах операторов ЭДО, аккредитованных удостоверяющих центров, исполнительных органов власти, на «Госуслугах». Реестр ФНС объединяет все информационные системы и позволяет получить актуальную информацию о документах.
2. Проверка актуальности МЧД. Проверяющий может узнать, действительно ли представитель имеет право, например, принимать ценные грузы или выставлять счета. Также он может убедиться, что доверенность все еще актуальна и ее не отозвали.

Как создать машиночитаемую доверенность

Создать МЧД можно с помощью сервиса ФНС или через сервис, предоставляемый оператором ЭДО, разработчиком учетных систем. Бизнес выбирает удобный для себя способ.

Этапы создания МЧД:

1. Выбор актуального формата электронной доверенности. В 2025 году действует стандартный формат 003, утвержденный Минцифры РФ. Однако государственные органы могут обязать бизнес использовать их собственные форматы МЧД. Например, ФНС принимает МЧД как по стандартному формату 003, так и по формату 5.03 для сдачи отчетности, который разработала сама. При этом документы прежних форматов (5.01 и 5.02) можно применять, пока не истечет срок их действия или до момента отзыва доверителем. У СФР также свой формат электронной доверенности — СФР 2.0.
2. Указание информации о доверителе и представителе. Для последнего обязательно нужно прописать его паспортные данные, СНИЛС, ИНН. Не забываем присвоить МЧД номер, а также указываем срок действия полномочий.
3. Определение полномочий представителя. В машиночитаемой доверенности нужно указать, чем может заниматься поверенный. Для этого необходимо выбрать полномочия из государственного классификатора (по ссылке — перечень полномочий для стандартного формата МЧД 003 Минцифры РФ, использующийся для взаимодействия с ФНС и контрагентами в рамках электронного документооборота). Сейчас в нем 1 255 видов записей. При отсутствии необходимого вам классификатора полномочия можно прописать буквами.
4. Подписание МЧД руководителем компании, ИП. Машиночитаемую доверенность также может подписать кто-то другой, имеющий право действовать от имени юридического лица без доверенности. Чтобы МЧД обрела юридическую силу, ее нужно завизировать квалифицированной электронной подписью (КЭП).
5. Отправление МЧД на регистрацию в распределенный реестр ФНС. После того, как доверенность будет зарегистрирована, представителю направляется или сам файл документа, или присвоенный государством идентификационный номер (а можно и то и другое).

Минцифры РФ предлагает упростить оформление МЧД, исключив необходимость указания паспортных данных представителя (проект ID 157283). По мнению ведомства, для идентификации представителя достаточно указания ИНН, СНИЛС, Ф. И. О. и даты рождения.

Классификатор полномочий МЧД

В 2025 году для разных форматов МЧД созданы отдельные классификаторы полномочий. Так, в Единой системе нормативной справочной информации (ЕСНСИ) можно выбрать формат доверенности: Минцифры, ФНС, ГИС МТ и других, а после подбирать полномочия в соответствии с вашими требованиями.

Упрощает работу с классификатором строка поиска — можно вбить в нее интересующее вас полномочие и найти его в справочнике. Но главная сложность в том, что и прописать запрос нужно правильно, иначе система его попросту не найдет.

Пример приведем в скриншотах ниже, выбрав классификатор МЧД ФНС. Ищем функцию сдачи деклараций. И терпим неудачу:

Переформулируем запрос короче, оставив только слово «отчетность». Классификатор выдает несколько полномочий на выбор. Придется найти то, что необходимо именно вам.

Чтобы корректно скопировать код полномочия, заходим в карточку. Это может занять много времени, особенно если вы планируете детально описать множество полномочий. В коммерческих сервисах по созданию МЧД работа с классификатором упрощена — не нужно самостоятельно выискивать коды и прописывать их в XML-формате доверенности. Достаточно вбить в поиске полномочие и проставить напротив него галочку.

Как использовать МЧД

После того как у поверенного на руках окажется файл МЧД и (или) ее идентификационный номер в реестре ФНС, можно использовать их следующим образом:

1. Прикладывать файл МЧД всякий раз в рамках документооборота. Это удобно, если доверенность оформлялась на короткий срок или в ней прописаны узкоспециализированные полномочия, которые редко используются. Так контрагент или государственный орган сразу сможет изучить МЧД и удостовериться в ее актуальности.
2. Заключить соглашение с контрагентом или государственным органом о проверке МЧД через номер в реестре ФНС. Тогда после высылки тех или иных электронных документов в их тексте (или в тексте сопроводительного письма) достаточно прописать номер машиночитаемой доверенности. Другая сторона сможет вбить его в поисковой строке реестра ФНС, изучить полномочия, подтвердить актуальность.

Как проверить МЧД

1. Перейти на сайт распределенного реестра ФНС.

2. На открывшейся странице выбрать кнопку «Проверить доверенность».

3. Ввести уникальный номер МЧД и нажать на кнопку «Просмотр результата».

Проверка машиночитаемых доверенностей необходима, чтобы удостовериться, что сотрудник или исполнитель имеет право отправлять либо получать документы, подписывать их, выполнять иные обязательства от лица ИП или организации.

Это упрощенный способ, который позволяет выяснить, действительна доверенность или нет. Если вы хотите ознакомиться с текстом документа и получить все сведения, содержащиеся в нем, кликните на голубую строку «Посмотреть доверенность» в сером поле, расположенном над строкой «Уникальный номер доверенности».

С 1 июня 2025 года в случае, если пользователь захочет загрузить МЧД из распределенного реестра ФНС, он обязан указать не только номер доверенности и ИНН доверителя, но и ИНН представителя. В некоторых случаях доступ к данным МЧД может быть защищен паролем.

Новый формат МЧД с 10 января 2025 года

10 января 2025 года ФНС утвердила новый собственный формат МЧД — 5.03. Старые доверенности формата 5.01 и 5.02 можно использовать до истечения срока их действия или отзыва доверителем. Однако создавать новые МЧД в старых форматах не получится. Чтобы отозвать доверенности любых форматов (5.01, 5.02, 5.03), необходимо заполнение заявления в формате 5.03.

Особенности формата МЧД 5.03:

• возможность назначать нескольких представителей;
• возможность уточнять конкретные действия, доступные представителю;
• возможность передоверия;
• учтены требования ФНС к юридической значимости доверенности.

МЧД для сдачи отчетности в Росстат

Для сдачи отчетности в Росстат также необходима МЧД, если статистические данные направляются не руководителем компании или ИП, а их сотрудниками (например, бухгалтером).

Новые правила вводились поэтапно:

• с 1 мая 2025 года сдача отчетности в Росстат с МЧД обязательна для сотрудников представительств и филиалов организаций (кроме иностранных);
• с 1 июня 2025 года обязанность распространяется на представителей всех российских коммерческих юридических лиц;
• с 1 августа 2025 года обязанность сдавать отчетность в Росстат с использованием МЧД распространяется на представителей ИП и иных респондентов (некоммерческих организаций, зарубежных компаний).