Машиночитаемая доверенность (МЧД): зачем она в электронном документообороте

Что такое машиночитаемая доверенность

МЧД — это электронный аналог обычной доверенности в формате XML-файла. Она показывает, что сотрудник или исполнитель имеет право проводить действия от лица фирмы или ИП: подписывать электронные договоры, сдавать отчетность в налоговую, взаимодействовать с контрагентами, представлять интересы доверителя в суде и многое другое. Пределы полномочий определяются предпринимателем или руководителем организации.

Для чего нужна МЧД

МЧД была введена в первую очередь как инструмент для подтверждения полномочий сотрудников, а также для усиления безопасности при использовании электронных подписей. Ранее существовали электронные подписи работников, в которых была зафиксирована информация о Ф. И. О. сотрудников, должности, их принадлежности к конкретной компании.

Это создавало опасность, что фактически документы мог подписывать не уполномоченный на это человек. Например, сотрудник увольнялся, а его электронная подпись оставалась у работодателя. От имени уволенного работника могли совершать сделки, хотя это незаконно.

Машиночитаемые доверенности как раз устраняют подобную путаницу. Поскольку все они находятся в онлайн-хранилище, МЧД можно проверить на действительность в режиме здесь и сейчас. Ситуации, когда документы подписывает неуполномоченный представитель, будут сведены практически к нулю.

МЧД применяются для:

• обмена электронными документами с контрагентами;
• сдачи отчетности в ФНС, СФР;
• передачи документов в таможню при экспорте или импорте товаров;
• работы с системой маркировки товаров «Честный знак»;
• передачи данных об обороте табачной и алкогольной продукции в ЕГАИС;
• получения информации о строительных объектах или регистрации договоров о долевом строительстве в ГИИС ДМДК;
• подачи документов о банкротстве в Федресурс.

Также машиночитаемые доверенности можно использовать при оформлении или принятии грузов, для подтверждения статусов брокера и агента, полномочий на совершение финансовых операций в банках, предоставления доступа к конфиденциальной информации и т. д.

Как работает технология

Главный принцип работы с МЧД — это возможность проверить ее в режиме онлайн. Государство взяло реализацию этой функции на себя, создав единое блокчейн-хранилище машиночитаемых доверенностей. Благодаря такому ходу:

• бизнес может создавать большое количество МЧД на разных сотрудников, не загружая собственные серверы и не выделяя места хранения документов;
• компаниям и предпринимателям не нужно интегрироваться в отдельную информационную систему, чтобы проверять полномочия представителей, — это было бы очень дорого для бизнеса.

В государственном блокчейн-хранилище можно за пару минут узнать актуальный статус доверенности и беспрепятственно работать с партнерами. К слову, в нем можно хранить как обычные МЧД, так и нотариально заверенные — привычно, как на бумаге.

Реестр МЧД в ФНС

Функции единого блокчейн-хранилища выполняет распределенный реестр ФНС. Его запустили летом 2023 года, хотя тестирования начались еще в 2021 году. Сейчас основные функции реестра МЧД в ФНС:

1. Предоставление единой точки доступа ко всем созданным в России МЧД. Государство разрешает хранить доверенности в информационных системах операторов ЭДО, аккредитованных удостоверяющих центров, исполнительных органов власти, на «Госуслугах». Реестр ФНС объединяет все информационные системы и позволяет получить актуальную информацию о документах.
2. Проверка актуальности МЧД. Проверяющий может узнать, действительно ли представитель имеет право, например, принимать ценные грузы или выставлять счета. Также он может убедиться, что доверенность все еще актуальна и ее не отозвали.

Как создать машиночитаемую доверенность

Создать МЧД можно с помощью сервиса ФНС или через сервис, предоставляемый оператором ЭДО, разработчиком учетных систем. Бизнес выбирает удобный для себя способ.

Этапы создания МЧД:

1. Выбор актуального формата электронной доверенности. В 2024 году действует стандартный формат 003, утвержденный Минцифры РФ. Однако государственные органы могут обязать бизнес использовать их собственные форматы МЧД. Например, ФНС принимает МЧД по формату 5.02 для сдачи отчетности, который разработала сама.
2. Указание информации о доверителе и представителе. Для последнего обязательно нужно прописать его паспортные данные, СНИЛС, ИНН. Не забываем присвоить МЧД номер, а также указываем срок действия полномочий.
3. Определение полномочий представителя. В машиночитаемой доверенности нужно указать, чем может заниматься поверенный. Для этого необходимо выбрать полномочия из государственного классификатора. Сейчас в нем около 2000 видов записей. При отсутствии необходимого вам классификатора полномочия можно прописать буквами.
4. Подписание МЧД руководителем компании, ИП. Машиночитаемую доверенность также может подписать кто-то другой, имеющий право действовать от имени юридического лица без доверенности. Чтобы МЧД обрела юридическую силу, ее нужно завизировать квалифицированной электронной подписью (КЭП).
5. Отправление МЧД на регистрацию в распределенный реестр ФНС. После того, как доверенность будет зарегистрирована, представителю направляется или сам файл документа, или присвоенный государством идентификационный номер (а можно то и другое).

Классификатор полномочий МЧД

Классификатор полномочий МЧД сейчас состоит из 224 страниц. Это очень много, и неопытному пользователю будет сложно найти подходящую именно ему функцию. Сейчас в классификаторе около 2000 различных полномочий — от сдачи налоговой отчетности до подписания договоров.

Упрощает работу с классификатором строка поиска — можно вбить в нее интересующее вас полномочие и найти его в справочнике. Но главная сложность в том, что и прописать запрос нужно правильно, иначе система его попросту не найдет.

Пример приведем в скриншотах ниже. Ищем функцию сдачи деклараций. И терпим неудачу:

Переформулируем запрос короче, оставив только слово «отчетность». Классификатор выдает несколько полномочий на выбор. Придется найти то, что необходимо именно вам.

Чтобы корректно скопировать код полномочия, заходим в карточку. Это может занять много времени, особенно если вы планируете детально описать множество полномочий. В коммерческих сервисах по созданию МЧД работа с классификатором упрощена — не нужно самостоятельно выискивать коды и прописывать их в XML-формате доверенности. Достаточно вбить в поиске полномочие и проставить напротив него галочку.

Как использовать МЧД

После того, как у поверенного на руках окажется файл МЧД и/или ее идентификационный номер в реестре ФНС, можно использовать их следующим образом:

1. Прикладывать файл МЧД всякий раз в рамках документооборота. Это удобно, если доверенность оформлялась на короткий срок или в ней прописаны узкоспециализированные полномочия, которые редко используются. Так контрагент или государственный орган сразу сможет изучить МЧД и удостовериться в ее актуальности.
2. Заключить соглашение с контрагентом или государственным органом о проверке МЧД через номер в реестре ФНС. Тогда после высылки тех или иных электронных документов в их тексте (или в тексте сопроводительного письма) достаточно прописать номер машиночитаемой доверенности. Другая сторона сможет вбить его в поисковой строке реестра ФНС, изучить полномочия, подтвердить актуальность.

Как проверить МЧД

1. Перейти на сайт распределенного реестра ФНС.

2. На открывшейся странице выбрать кнопку «Проверить доверенность»

3. Ввести уникальный номер МЧД и нажать на кнопку «Просмотр результата».

Проверка машиночитаемых доверенностей необходима, чтобы удостовериться, что сотрудник или исполнитель имеет право отправлять либо получать документы, подписывать их, выполнять иные обязательства от лица ИП/организации.

Новый формат МЧД с 1 марта 2024 года

Речь идет только о формате МЧД, который применяется при документообороте с ФНС. До 1 марта 2024 года действовал формат машиночитаемой доверенности 5.01. Сейчас их нельзя оформить с нуля, однако МЧД 5.01, составленные до 29 февраля 2024 года включительно, можно применять для сдачи отчетности в налоговую до 28 февраля 2025 года.

С 1 марта 2024 года было разрешено создавать только МЧД формата 5.02 (утвержден приказом ФНС № ЕД-7-26/648@ от 19 сентября 2023 года). Его главные отличия от предшественника:

• возможность в рамках одной доверенности согласовать полномочия нескольким представителям;
• возможность передоверия новому сотруднику или исполнителю.

МЧД с 1 сентября 2024 года

С 1 сентября 2024 года применение МЧД становится обязательным для всех. Связано это с тем, что истекает срок действия электронных подписей сотрудников, выданных до 31 августа 2023 года. Напомним: раньше были электронные подписи работников, в которых была зафиксирована информация о Ф. И. О. сотрудников, должности, их принадлежности к конкретной компании.

С 1 сентября 2023 года электронные подписи сотрудников стали оформляться как на обычных физических лиц. Иными словами, в них содержатся только данные о Ф. И. О. работников. Тот факт, что сотрудник — главный инженер или юрист компании, должен подтверждаться машиночитаемой доверенностью.

Государство ввело переходный период с 1 сентября 2023 года по 31 августа 2024 года, чтобы бизнесу не пришлось экстренно переходить на МЧД. Разрешалось использовать электронные подписи, оформленные по-старому, до истечения срока их действия. Однако новые электронные подписи нужно было оформлять уже по новым правилам — как на физическое лицо + машиночитаемая доверенность.