Эксперт:

Что такое ЭДО

Электронный документооборот — это процесс обмена электронными документами с контрагентами (сотрудниками, госорганами) с использованием электронной подписи. Иначе говоря, привычные бумажные договоры, акты, счета-фактуры превращаются в файлы, которые подписываются электронной подписью и отправляются через защищенные каналы связи. Такие документы не нужно распечатывать, при этом они имеют юридическую силу, равную бумажным, подписанным собственноручно. Об этом говорится в Федеральном законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

ЭДО применяется почти везде:

• в бухгалтерии (счета, УПД, акты сверки);
• кадровом делопроизводстве (трудовые договоры, приказы);
• логистике (товарные накладные, транспортные документы);
• закупках (договоры и спецификации).

ЭДО делится на три типа:

1. Внутренний — обмен документами между сотрудниками и руководством. Он не регулируется законодательством, поэтому компания может устанавливать собственные правила.
2. Внешний — обмен с контрагентами. Здесь необходимо соблюдать установленные законом требования к оформлению.
3. Взаимодействие с госорганами — передача отчетности и других документов в ФНС, СФР, Росстат и другие ведомства.

Кому и зачем нужно внедрять ЭДО

Для некоторых компаний переход на ЭДО — не просто удобство, а прямое требование закона.

ЭДО обязаны использовать:

• бюджетные организации;
• компании, работающие с маркированными и прослеживаемыми товарами, — информация о таких товарах передается в государственные системы (ГИС МТ, ЭДЕМ) только через ЭДО;
• участники госзакупок — согласно ст. 94 44-ФЗ от 5 апреля 2013 г., все документы по госконтрактам оформляются в электронном виде.

Но даже если закон не обязывает компанию переходить на использование электронных документов, польза очевидна. Компании подключаются к ЭДО, когда понимают: бумажная рутина тормозит процессы. Если бухгалтер тратит дни на разбор почты, курьеры ездят по городу только ради подписания договора, а архивы занимают целую комнату, значит бизнесу пора переходить на ЭДО.

Когда бизнесу пора переходить на ЭДО:

Переход на ЭДО снижает расходы на бумагу, пересылку и хранение, минимизирует ошибки и делает документооборот полностью прозрачным.

Конечно, есть и минусы:

• Необходимы сертификаты электронных подписей.
• Нужно оплачивать тариф оператора ЭДО.
• Не все контрагенты готовы работать в электронном формате — иногда приходится совмещать ЭДО с бумажным документооборотом.

Однако плюсы перевешивают: ЭДО экономит десятки часов и тысячи рублей ежемесячно.

Как подключить ЭДО в компании

Чтобы перейти на ЭДО, нужно сделать несколько шагов.

Шаг 1. Получить сертификат электронной подписи

Для обмена электронными документами требуется сертификат электронной подписи. Согласно ФЗ-63 «Об электронной подписи», выделяют три вида:

1. Простая электронная подпись (ПЭП) — это логин и пароль, СМС- или пуш-код. Используется, например, на «Госуслугах» или в интернет-магазинах. Однако ПЭП не удостоверяет личность подписавшего и не гарантирует неизменность документа. Ее юридическая сила возможна только при предварительном соглашении сторон. В случае спора доказать факт подписания крайне сложно.
2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — более защищенная, основана на криптографии. Как и ПЭП, требует соглашения между сторонами для юридической значимости. Чаще используется внутри компании — например, для кадрового документооборота.
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП или КЭП) — самая надежная, универсальная. Документы, подписанные УКЭП, приравниваются к бумажным с собственноручной подписью и не требуют дополнительных соглашений. Сертификат выдается только в аккредитованных удостоверяющих центрах (АУЦ), прошедших проверку Минцифры России.

ПАО «Сбербанк» — первое доверенное лицо удостоверяющего центра ФНС России. Это означает, что руководители организаций и индивидуальные предприниматели могут получить сертификат КЭП в Сбере.

Так, руководители и индивидуальные предприниматели, не имеющие расчетного счета для бизнеса в Сбере и личного кабинета в интернет-банке СберБизнес, могут получить сертификат КЭП в офисе.

Клиенты Сбера, имеющие личный кабинет в СберБизнесе, могут выпустить сертификат КЭП напрямую через интернет-банк.

Сертификат КЭП, полученный в Сбере, подходит для любых сервисов и порталов, которые по закону принимают УКЭП. С его помощью можно участвовать в государственных и коммерческих торгах, подписывать договоры, вести ЭДО и сдавать отчетность в контролирующие органы.

Шаг 2. Выбрать оператора ЭДО

Оператор ЭДО — это связующее звено между бизнесом и контрагентами (своего рода курьер). Через его платформу происходит обмен документами. Он проверяет подпись, обеспечивает доставку и хранение.

При выборе оператора и системы ЭДО стоит учитывать следующие факторы:

• Надежность. Оператор должен входить в перечень доверенных операторов ФНС России.
• Функционал. Сюда входят возможности по приему, отправке, согласованию и подписанию документов, опции отказа в подписании, а также инструменты для хранения, поиска, защиты конфиденциальности и подтверждения юридической силы электронных документов.
• Интеграция. Возможность соединить систему ЭДО с учетной системой компании и наличие у оператора опыта в таких интеграциях.
• Роуминг. Он потребуется для обмена документами с клиентами других операторов.
• Готовность подписать SLA с четко прописанным уровнем сервиса.
• Стоимость и качество техподдержки.
• Отзывы других пользователей.

Шаг 3. Настроить обмен документами

После выбора оператора нужно внести изменения в учетную политику: закрепить, что часть или весь документооборот переводится в электронный вид. Далее — уведомить контрагентов и разослать им приглашения. Без согласия второй стороны обмен невозможен.

Часто подписывается соглашение об ЭДО: оно описывает правила обмена документами и фиксирует, что электронная форма документа приравнена к бумажной. Если контрагент работает через другого оператора, придется настроить роуминг.

Шаг 4. Обучить сотрудников

Даже самая удобная система бесполезна, если сотрудники не умеют с ней работать. На этом этапе важно провести обучение для бухгалтеров, кадровиков, юристов и других задействованных специалистов, а также подготовить краткие инструкции и чек-листы.

Шаг 5. Организовать хранение и архивирование

Электронные документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные, поэтому их нужно хранить в соответствии с законодательством.

Можно уточнить у оператора ЭДО, как организовано хранение: обычно это защищенные дата-центры. Также нужно настроить внутренний архив, чтобы сотрудники могли быстро находить нужные документы, и определить сроки хранения и порядок уничтожения электронных документов по истечении этих сроков.

Шаг 6. Контролировать и оптимизировать процесс

После запуска ЭДО необходимо регулярно отслеживать, насколько эффективно работает система, и вносить улучшения по мере необходимости.

Можно ли совмещать бумажный и электронный документооборот

Это не только возможно, но и часто необходимо — особенно на этапе перехода. Не все контрагенты готовы к полному отказу от бумаги.

Важные нюансы:

• Некоторые документы (например, электронные счета-фактуры) обязательно оформляются в электронном виде. Их распечатка — только для справки.
• Трудовые договоры и договоры ГПХ требуют согласия физического лица на использование ЭДО. Пока такого согласия нет — нужно использовать бумажные документы.
• Для документов без строгих требований можно выбирать формат, но тогда нужно соблюдать разные правила хранения, что усложняет управление архивом.

ЭДО: главное

• Электронный документооборот заменяет бумажные документы электронными, подписанными электронной подписью, — это ускоряет процессы и повышает безопасность.
• ЭДО применяется в бухгалтерии, кадрах, логистике, закупках и при взаимодействии с госорганами.
• Для бюджетных организаций, участников госзакупок и компаний с маркированными товарами ЭДО обязателен по закону.
• Для остальных бизнесов переход на ЭДО — способ сэкономить время и деньги, уменьшить количество ошибок и сделать процессы прозрачнее.
• Минусы: затраты на сертификаты и операторов, необходимость временного совмещения с бумажным документооборотом.
• Чтобы внедрить ЭДО, нужно получить сертификаты электронных подписей для индивидуального предпринимателя или всех сотрудников организации, имеющих право подписи от имени бизнеса, выбрать оператора, настроить правила обмена, обучить сотрудников, организовать хранение и следить за процессом.
• Совмещать бумажный и электронный документооборот можно, но юридическую силу документ получает только в одной выбранной форме.
• На переходном этапе важно прописать регламент и сроки, чтобы постепенно полностью отказаться от бумаги.