Эксперт:

Для чего ИП электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) ― это цифровой аналог обычной подписи, который используют при подписании электронных документов. Сегодня, когда значительная часть предпринимательской деятельности и взаимодействие с государственными службами, в том числе ФНС, ведется онлайн, без ЭП не обойтись.

Важно отметить, что ЭП ― это реквизит электронного документа. Для того чтобы использовать этот реквизит, необходимо получить в Удостоверяющем центре ФНС сертификат, который подтверждает подлинность ЭП.

Ситуаций, когда ИП используют ЭП, множество. Вот самые распространенные:

• Сдача налоговой и другой отчетности.
• Обмен договорами и другими документами в системе электронного документооборота (ЭДО), в том числе через операторов ЭДО.
• Участие в госзакупках на электронных площадках (44-ФЗ, 223-ФЗ).
• Изменение информации об ИП в ФНС (например, новый код ОКВЭД).
• Регистрация и перерегистрация кассовой техники в ФНС.
• Работа в системе «Честный знак» и других отраслевых системах.
• Получение государственных и муниципальных услуг.

Какая электронная подпись нужна ИП

Электронные подписи бывают разные, но не все подходят для ИП. В ст. 5 Федерального закона 63-ФЗ перечислены все виды:

Простая электронная подпись (ПЭП). Формируется автоматически у тех, кто регистрируется на различных порталах (например, «Госуслуги»), используется для совершения простых операций, подтверждения личности.

Усиленная неквалифицированная ЭП (НЭП или УНЭП). Цифровой аналог рукописной подписи, который можно использовать, например, для внутреннего и кадрового документооборота.

Усиленная квалифицированная ЭП (КЭП или УКЭП). Аналог рукописной подписи для работы ИП с контрагентами и госорганами, в том числе ФНС, участия в торгах. С 2021 года руководители организаций и ИП получают сертификаты УКЭП или в Удостоверяющем центре ФНС (УЦ ФНС), или в инспекции ФНС, оказывающей услугу по выдаче КЭП, или в точках выдачи доверенных лиц УЦ ФНС. Доверенные лица выбираются ФНС из числа удостоверяющих центров, аккредитованных Минцифры, и проходят тщательную проверку.

Для решения большинства рабочих задач бизнеса ПЭП и НЭП не подходят, так как для подписания ими документов нужно предварительно заключить соглашение с контрагентом.

КЭП, наоборот, можно применять без соглашений, поэтому ее можно использовать для документооборота с государством.

КЭП содержит стандартную информацию (Ф. И. О., СНИЛС, ИНН физлица) и ОГРНИП — сведения об основном регистрационном номере ИП. Именно этот номер определяет субъекта предпринимательской деятельности для контрагентов и госорганов. К тому же КЭП гораздо лучше защищена, ее невозможно подделать.

Если у ИП есть сотрудники, для них оформляют сертификат КЭП для физических лиц. Вместе с сертификатом необходимо оформить машиночитаемые доверенности (МЧД). Это позволяет работникам подтверждать свои полномочия, подписывать и подавать отчетность от имени ИП.

С учетом важности оформления для бизнеса именно сертификата КЭП, далее рассказываем об электронной подписи используя эту аббревиатуру.

Сколько стоит оформление сертификата КЭП для ИП в ФНС?

Выпуск сертификата КЭП для ИП в УЦ ФНС производится бесплатно. Но деньги потребуются на покупку токена. У доверенных лиц УЦ ФНС выпуск сертификата КЭП платный, стоимость определяет доверенное лицо. Однако есть исключение: в СберБизнесе выпуск сертификата КЭП осуществляется бесплатно для всех юридических лиц и ИП, независимо от наличия счета для бизнеса в Сбере. Кроме этого, в рамках акции, которая проводится с 1 апреля 2025 года по 31 марта 2027 года, можно получить токен за 0 рублей.

Как проверить подлинность КЭП, присланной контрагентом?

Для проверки подлинности ЭП нужно зайти на сайт ФНС или на «Госуслуги» и перейти в раздел «Сервисы и госуслуги», затем выбрать «Электронный документооборот», и там — «Проверка электронной подписи».

Как защитить свою электронную подпись?

• Сменить стандартный ПИН-код на токене на оригинальный.
• Регулярно обновлять программное обеспечение компьютера.
• Не передавать токен другим людям.

Нужно ли менять сертификат КЭП, если у ИП сменились реквизиты?

В сертификате КЭП есть регистрационный номер ИП. Данные в сертификате (название, адрес, ОГРН, ИНН) должны строго соответствовать действующим данным. Любые изменения в этих реквизитах делают сертификат КЭП недействительным, и его необходимо заменить.

Как выбрать удостоверяющий центр для получения сертификата КЭП для ИП?

С 2021 года руководители организаций и ИП получают сертификаты КЭП только в УЦ ФНС или в точках выдачи доверенных лиц УЦ ФНС. При выборе удостоверяющего центра в первую очередь необходимо убедиться, что он есть в реестре доверенных лиц УЦ ФНС. Все доверенные лица из реестра уже прошли тщательную проверку ФНС на наличие аккредитации и необходимых лицензий.

Далее следует обратить внимание на следующие параметры:

1. Репутация и надежность. Выберите проверенные и известные УЦ. Обратите внимание на отзывы других пользователей и рекомендации профессиональных сообществ.
2. Условия получения и обслуживания.
3. • Узнайте о процессе оформления, сроках выдачи, стоимости и необходимости личного присутствия.
   • Обратите внимание на возможность дистанционного получения сертификата КЭП через электронные сервисы.
3. Поддержка и сервис.
4. • Проверьте наличие технической поддержки, консультаций и сервиса по вопросам использования ЭП.
   • Важно, чтобы центр предоставлял своевременную помощь и инструкции.

Как получить сертификат КЭП для ИП в 2026 году

В 2026 году ИП может получить сертификат КЭП в УЦ ФНС или у доверенного лица УЦ ФНС. Одним из доверенных лиц является Сбер.

В интернет-банке СберБизнес электронную подпись от ФНС России можно получить всего за несколько шагов.

Если у ИП есть расчетный счет в банке:

1. Зайти в СберБизнес, в меню слева выбрать «Документооборот».
2. Создать заявку: выбрать «Личный кабинет» в левом верхнем углу или перейти в «Мой профиль». Далее ― подключить токен, на который будет производиться запись закрытого ключа и сертификата КЭП, пройти в раздел «Электронные подписи» и нажать «Получить».
3. Загрузить копию или фото паспорта (разворот с фото), ввести номер СНИЛС и ИНН.
4. Получить сертификат КЭП. Если на момент подачи заявки у ИП есть действующий сертификат КЭП от УЦ ФНС, можно получить новый сертификат онлайн. Если сертификата нет или его срок годности истек, следует посетить один из офисов Сбера, который обслуживает ИП, для идентификации.

Если у ИП нет расчетного счета в банке:

1. Подготовить документы: паспорт, СНИЛС и ИНН. Получить подпись может только лично ИП.
2. Прийти в офис Сбера и подать документы.
3. Получить токен при открытии расчетного счета в случае участия в акции «Токен за 0 рублей для новых клиентов». Расчетный счет открывать не обязательно, но в таком случае при себе необходимо иметь свой токен.

Порядок получения электронной подписи в УЦ ФНС России подробно описан на сайте ФНС.

Как настроить компьютер для работы с КЭП

Для использования КЭП требуется установить специальное программное обеспечение. С помощью мастера настройки от Сбера можно провести большую часть необходимых настроек. Для корректной работы компьютера потребуется следующее:

Средство криптографической защиты информации (СКЗИ) или криптопровайдер

Основное программное обеспечение, способное «увидеть» сертификат КЭП на токене и выполнять криптографические операции, — «КриптоПро CSP». Это самый популярный продукт, который используется в большинстве государственных систем и электронных документооборотных платформ. «КриптоПро CSP» является платным и требует приобретения лицензии. Исключение — использование КЭП от УЦ ФНС: в них уже содержится серийный номер лицензии «КриптоПро CSP», и срок ее действия равен сроку действия сертификата КЭП.

Драйверы для токена

Это программа, чтобы компьютер «увидел» и распознал модель токена. Ее можно скачать с официального сайта производителя токена.

Корневые и промежуточные сертификаты УЦ ФНС

Корневые и промежуточные сертификаты Удостоверяющего центра ФНС — это файлы, которые подтверждают подлинность центра, выдавшего вашу электронную подпись. Без этих сертификатов ваша подпись не будет признана достоверной. Как правило, их скачивают с сайта УЦ ФНС или получают автоматически при установке специальных программ (например, «КриптоПро CSP»).

Установка личного сертификата КЭП на компьютер

Сертификат КЭП с токена нужно импортировать в хранилище компьютера, чтобы программное обеспечение могло его использовать. Это делается с помощью установленного ПО. Далее следует проверить корректность установки: запустить программу, которая работает с ЭП, и убедиться, что сертификат доступен и работоспособен.

Пошаговое описание настройки компьютера доступно в инструкции.

Технические требования:

• Операционная система — желательно Windows, потому что macOS обычно сложнее настроить для работы с ЭП.
• Процессор — с тактовой частотой от 1,2 ГГц.
• Объем оперативной памяти — не менее 2 ГБ.
• Свободное пространство на диске — от 10 ГБ.

Что делать, если ключ сломан или утерян

Если токен сломан или утерян, необходимо аннулировать действующий сертификат КЭП и получить новый с записью на новый токен. Очень важно сразу провести аннулирование сертификата КЭП: если токен был утерян, он мог попасть в руки к другому человеку. Это называется компрометацией ключа. То есть попросту другой человек сможет подписывать документы от вашего имени.

После этого, как и в случае с поломкой ключевого носителя, можно получить ключевую пару и новый сертификат ЭП в удостоверяющем центре.

Клиенты СберБизнеса могут подать заявку на получение нового сертификата КЭП через сервис «Электронный документооборот» СберБизнеса. В процессе создания заявки будет предложено аннулировать действующий сертификат КЭП.

Как продлить и обновить электронную подпись ИП

Срок действия сертификата КЭП не продлевается, каждый раз производится полная его смена. Срок его действия составляет 15 месяцев. Плановую смену рекомендуется проводить за две-четыре недели до окончания срока действия текущей КЭП. Но и в последний день действия сертификата КЭП возможно произвести его смену онлайн.

Получить сертификат КЭП можно так:

Через личный кабинет ИП на сайте ФНС. Этот вариант подходит, если текущий сертификат еще действителен.

В инспекции ФНС, оказывающей услугу по выдаче сертификата КЭП, или в точках выдачи доверенных лиц УЦ ФНС. Этот способ актуален, если срок действия сертификата КЭП истек.

Для онлайн-смены сертификата КЭП можно воспользоваться личным кабинетом в СберБизнесе, даже если ранее сертификат был получен непосредственно в инспекции ФНС или у другого доверенного лица. Процедура смены аналогична первичному получению сертификата КЭП (описана выше в статье).

Главное об электронной подписи для ИП

• Электронная подпись служит цифровым аналогом обычной, рукописной подписи, позволяя заверять электронные документы.
• Для ИП оптимальным выбором является КЭП.
• КЭП дает возможность подписывать документы для государственных органов, подавать отчеты, принимать участие в аукционах, обмениваться файлами с партнерами и работать с учетными системами.
• ИП может получить КЭП или в Удостоверяющем центре ФНС России, или у его доверенного лица: например, в Сбере.