Как перейти на ЭТрН до 1 сентября 2026 года: инструкция для бизнеса

Что в статье

• Что нужно знать перед переходом на ЭТрН
• Как перейти на ЭТрН: пошаговый план
• Сколько стоит переход на ЭТрН
• Частые вопросы о переходе на ЭТрН

Что нужно знать перед переходом на ЭТрН

Электронная транспортная накладная, или ЭТрН, — электронный перевозочный документ, который используется при автомобильной перевозке груза. С 1 сентября 2026 года обязательный электронный формат вводится также для заказов и заявок на автоперевозку, железнодорожных транспортных накладных, авианакладных и экспедиторских документов.

Направлять ЭТрН непосредственно в государственную систему бизнесу не нужно. Участники перевозки работают через операторов информационных систем электронных перевозочных документов — ИС ЭПД. Они передают сведения в ГИС ЭПД и обеспечивают обмен документами между сторонами перевозки. Актуальный список операторов публикует Минтранс.

Подробнее о том, как работает транспортный электронный документооборот, какие документы входят в него и в каких случаях действуют исключения, — в обзорном материале о транспортном ЭДО.

Как перейти на ЭТрН: пошаговый план

Само подключение к сервису — только часть перехода. До запуска нужно понять, кто будет отвечать за документы, проверить действующие процессы, подготовить электронные подписи и протестировать обмен с контрагентами.

Шаг 1. Назначить ответственного за переход

У проекта по переходу на ЭТрН должен быть ответственный сотрудник, который координирует работу на всех этапах. В небольшой компании эту функцию обычно берет на себя руководитель или специалист, отвечающий за логистику и документооборот.

Если в перевозках участвует несколько подразделений, в рабочую группу стоит включить логиста, бухгалтера, ИТ-специалиста и при необходимости юриста.

В задачи ответственного входят выбор и подключение сервиса, подготовка сотрудников, координация с контрагентами и организация тестового запуска.

Шаг 2. Проверить, как сейчас устроены перевозки

До подключения ЭТрН важно описать действующий процесс перевозок и определить основные сценарии работы.

Для этого потребуется выяснить:

• в какой роли выступает компания — грузоотправителя, перевозчика или грузополучателя;
• какие перевозочные документы сейчас оформляются;
• кто создает, проверяет и подписывает документы;
• с какими перевозчиками, поставщиками и покупателями компания работает регулярно;
• в каких учетных системах сотрудники оформляют документы.

Такой аудит помогает определить круг сотрудников, которым потребуется доступ к новому сервису, и процессы, которые придется изменить.

Отдельного внимания требуют нестандартные схемы — например, перевозки с участием нескольких юридических лиц или экспедитора. Порядок работы с документами в таких случаях стоит заранее согласовать с оператором ИС ЭПД.

Шаг 3. Выбрать оператора ИС ЭПД

Обмен электронными перевозочными документами проходит через операторов ИС ЭПД из реестра Минтранса. Напрямую передавать ЭТрН в ГИС ЭПД участники перевозки не могут.

При выборе сервиса стоит учитывать:

• совместимость с учетной системой компании,
• возможности мобильного приложения для сотрудников и водителей,
• обмен документами с пользователями других операторов,
• качество технической поддержки,
• стоимость подключения и отправки документов,
• наличие тестового периода или возможности провести пилот.

Имеет значение и то, какими сервисами пользуются основные перевозчики, поставщики и покупатели. Операторы ИС ЭПД поддерживают обмен между разными системами, но взаимодействие с ключевыми контрагентами лучше проверить до массового перехода.

В решении для управления грузоперевозками от СберБизнеса доступен сервис «Транспортный ЭДО». Сервис предназначен для работы с электронными перевозочными документами, передачи отчетности в государственные органы и выставления счетов контрагентам.

Шаг 4. Оформить электронные подписи и МЧД

Следующий этап — определить сотрудников, которые будут подписывать перевозочные документы от имени компании.

Руководителю организации или ИП необходима квалифицированная электронная подпись. Если документы подписывают сотрудники, им потребуется собственная электронная подпись и, как правило, машиночитаемая доверенность, которая подтверждает полномочия действовать от имени организации.

Для водителей и других участников перевозки требования к виду электронной подписи зависят от конкретного документа и сценария работы. Этот порядок стоит уточнить у выбранного оператора ИС ЭПД.

До запуска также необходимо проверить срок действия электронных подписей и доверенностей всех сотрудников, которые будут участвовать в документообороте.

Шаг 5. Подготовить технику и учетную систему

Формат работы зависит от количества перевозок и действующей ИТ-инфраструктуры.

При небольшом объеме документов достаточно веб-интерфейса или приложения оператора. При большом количестве перевозок удобнее интеграция с учетной системой: данные автоматически попадают в перевозочные документы, поэтому сотрудникам не приходится переносить их вручную.

Перед запуском необходимо проверить:

• доступ сотрудников к сервису,
• работу электронных подписей,
• заполнение документов,
• отправку и получение ЭТрН,
• работу приложения на мобильных устройствах,
• порядок действий при технических сбоях.

Если сотрудники склада или водители работают с документами в дороге, дополнительно потребуется техника с доступом в интернет.

Шаг 6. Согласовать работу с контрагентами

Переход на ЭТрН затрагивает нескольких участников перевозки, поэтому новый процесс должен быть готов не только внутри одной компании.

Сначала стоит определить основных перевозчиков, покупателей, поставщиков и экспедиторов и выяснить, как они планируют работать с электронными документами.

До перехода желательно согласовать:

• через каких операторов работают стороны,
• кто и на каком этапе оформляет документ,
• кто отвечает за проверку и подписание,
• как стороны действуют при ошибках и технических сбоях,
• кому передается информация, если документ не пришел или не был подписан вовремя.

Для постоянных партнеров порядок обмена электронными документами при необходимости закрепляется в договорных документах и внутренних регламентах.

Шаг 7. Обучить сотрудников

Даже полностью настроенная система не решает задачу, если сотрудники не понимают свою роль в новом процессе. Обучение потребуется логистам, бухгалтерам, сотрудникам склада, водителям и другим специалистам, которые участвуют в оформлении перевозки.

Для каждой роли стоит подготовить короткую инструкцию:

• где найти или создать ЭТрН,
• какие сведения проверить,
• как подписать документ,
• что делать при обнаружении ошибки,
• куда обращаться при техническом сбое.

Для большинства типовых операций достаточно инструкции и нескольких тренировочных перевозок.

Шаг 8. Провести тестовый запуск

Переводить на ЭТрН сразу все перевозки рискованно. Сначала стоит выбрать несколько постоянных маршрутов или контрагентов, которые уже готовы к электронному обмену.

Во время пилота проверяется полный цикл — от создания документа до завершения перевозки. После тестовых перевозок выявленные ошибки устраняются, а инструкции и внутренние процессы корректируются. Затем новый формат можно масштабировать на остальные маршруты и контрагентов.

Сколько стоит переход на ЭТрН

Расходы зависят от количества перевозок, тарифов выбранного оператора и необходимости интеграции с внутренними системами компании.

Для небольшого бизнеса основные затраты обычно связаны с услугами оператора ИС ЭПД, электронными подписями и при необходимости мобильными устройствами для сотрудников.

Компаниям с большим объемом перевозок могут потребоваться интеграция с учетной системой и дополнительные ИТ-доработки.

При сравнении операторов стоит учитывать не только стоимость одного документа, но и другие расходы: абонентскую плату, интеграцию, мобильные приложения, техническую поддержку и условия обмена с другими системами.

Частые вопросы о переходе на ЭТрН

Контрагент использует другого оператора ИС ЭПД. Нужно ли подключаться к его сервису?

Нет. Операторы ИС ЭПД поддерживают обмен электронными перевозочными документами между разными системами. При этом совместимость сервисов основных контрагентов стоит проверить до начала массового обмена.

Что делать, если система не работает?

Для отдельных ситуаций законодательство сохраняет возможность оформления документов на бумаге. К ним относятся определенные технические сбои и другие специальные обстоятельства.

Перечень оснований зависит от вида перевозочного документа. Порядок действий при сбое лучше заранее зафиксировать во внутренней инструкции и согласовать с оператором ИС ЭПД.

Всем ли компаниям нужно оформлять ЭТрН?

Нет. Все зависит от конкретной схемы перевозки. Например, транспортная накладная не требуется, если организация перевозит собственный груз для собственных нужд своими транспортными средствами.

Кроме того, законодательство предусматривает отдельные случаи, когда сохраняется бумажный формат.

Подробнее об исключениях — в статье.

Допустимы ли бумажные документы после 1 сентября 2026 года?

Обязательный переход на электронные перевозочные документы начинается 1 сентября 2026 года. При этом Минтранс сообщил о переходном периоде: до 1 марта 2027 года при предъявлении бумажного документа вместо электронного инспекторы будут ограничиваться устным предупреждением.

Переходный период не отменяет обязанность использовать электронный формат с 1 сентября 2026 года, поэтому подготовку процессов откладывать до марта 2027 года не стоит.