Электронные перевозочные документы в грузоперевозках: что меняется с 1 сентября 2026 года

Что в статье

• Что такое ЭПД
• Какие документы становятся электронными
• Кого касается переход на ЭПД
• Что делает каждый участник
• Как работает ГИС ЭПД
• Электронная транспортная накладная: титулы, подписи и QR-код
• Электронный путевой лист и электронная заказ-заявка
• Как подключиться к ЭПД
• Сколько стоит переход
• Штрафы и ответственность за работу без ЭПД
• Частые вопросы об ЭПД

Эксперт:

Что такое ЭПД

Электронные перевозочные документы, или ЭПД, — это цифровые аналоги транспортных документов, которыми обмениваются участники грузоперевозок. Они оформляются, подписываются и передаются не на бумаге, а через информационные системы операторов ИС ЭПД и государственную систему ГИС ЭПД.

По сути, ЭПД — это отдельный цифровой контур для логистики. В нем фиксируются данные о перевозке, грузе, маршруте, участниках, статусе документа и подписях сторон. Такой формат помогает быстрее закрывать перевозки, снижает риск потери документов и упрощает проверку данных.

Работу ГИС ЭПД регулируют, в частности, постановления Правительства РФ № 281 (от 3 марта 2022 г.) и № 931 (от 21 мая 2022 г.). Минтранс указывает, что ГИС ЭПД создана для автоматизации обмена электронными документами между участниками грузоперевозок, хранения документов и предоставления сведений органам власти.

Какие документы становятся электронными

В электронный контур входят разные документы. Часть из них уже используется в ГИС ЭПД, а часть становится особенно важной из-за обязательного перехода с 1 сентября 2026 года.

ФНС указывает, что через операторов ИС ЭПД в ГИС ЭПД передаются, в частности, электронная транспортная накладная, электронный путевой лист, электронный заказ-наряд, электронная сопроводительная ведомость, электронный заказ или заявка и электронный договор фрахтования.

Отдельно стоит различать ЭТрН и ТТН. Электронная транспортная накладная подтверждает саму перевозку груза. Товарно-транспортная накладная исторически использовалась и как транспортный, и как товарный документ, но в новом цифровом контуре основной документ для автомобильной перевозки — ЭТрН.

Что изменится с 1 сентября 2026 года

Главное изменение — для коммерческих грузоперевозок часть документов переходит в обязательный электронный формат. Это связано с Федеральным законом от 7 июня 2025 г. № 140-ФЗ, который внес изменения в закон о транспортно-экспедиционной деятельности и другие акты.

С 1 сентября 2026 года электронный формат понадобится для документов, которые оформляются при перевозке грузов и транспортно-экспедиционных услугах. В первую очередь бизнесу важно обратить внимание:

• на транспортную накладную;
• заказ и заявку на перевозку;
• экспедиторские документы;
• документы, которые используются в конкретном виде перевозки или в специальных категориях грузов.

Бумажный формат не исчезает полностью. Минтранс утвердил случаи, когда транспортная накладная, заказ и заявка могут оформляться на бумаге. Приказ Минтранса от 1 июня 2026 г. № 262 вступает в силу 1 сентября 2026 года и действует до 1 сентября 2032 года.

Бумажная транспортная накладная, заказ или заявка допускаются, например, если:

• перевозятся грузы военного назначения, а грузоотправителем или грузополучателем выступает Минобороны России;
• грузоотправитель или грузополучатель — иностранное юрлицо, сведения о котором не включены в реестр аккредитованных филиалов и представительств иностранных юрлиц;
• выполняется каботажная автомобильная перевозка иностранным перевозчиком из государства ЕАЭС;
• груз перевозится физическому лицу для личных, семейных или домашних нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью;
• у участника обмена нет технической возможности направить электронный документ в ГИС ЭПД из-за зафиксированного сбоя;
• отсутствует доступ к интернету в случаях, предусмотренных правилами;
• грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом;
• автомобильным транспортом перевозятся драгоценные металлы и драгоценные камни.

Для экспедиторских документов действует отдельный приказ Минтранса от 3 апреля 2026 г. № 115. Он тоже вступает в силу 1 сентября 2026 года и определяет случаи, когда экспедиторские документы можно оформлять на бумаге. Среди таких случаев — перевозки для нужд обороны и безопасности государства, работа в зоне ЧС или отсутствие технической возможности из-за обстоятельств непреодолимой силы.

По словам Андрея Савина, проблема перехода комплексная. Не все участники рынка готовы технологически, а статус автороуминга между участниками перевозки с разными операторами ЭДО остается важным практическим вопросом. Но главный барьер часто связан не с технологиями, а с привычками людей. Кто-то привык работать с бумагой, не хочет менять процессы, боится нового, а ЭДО работает хорошо только тогда, когда к нему готовы все участники перевозки.

Кого касается переход на ЭПД

Новые правила затрагивают участников коммерческих грузоперевозок. Обязанность применять электронные перевозочные документы возникает, если компания или ИП выступает в одной из ролей:

• грузоотправитель,
• перевозчик,
• грузополучатель,
• экспедитор.

Под требования подпадают не только крупные логистические компании. ЭПД могут понадобиться интернет-магазинам, производственным компаниям, дистрибьюторам, складским операторам и бизнесу с собственным транспортом.

Роль компании в перевозке важнее ее основного вида деятельности. Если бизнес не считает себя перевозчиком, но сам отправляет груз, принимает его, организует доставку или оформляет перевозочные документы, он может оказаться участником транспортного ЭДО.

Что делает каждый участник

Грузоотправитель формирует документ и передает сведения о грузе, маршруте и получателе. В ЭТрН именно он обычно отвечает за первый титул.

Перевозчик принимает груз к перевозке, подтверждает данные и подписывает свою часть документа.

Грузополучатель принимает груз и подтверждает приемку. Даже если он только получает товар, в ЭТрН у него есть своя роль.

Экспедитор организует перевозку, оформляет экспедиторские документы и взаимодействует с другими участниками цепочки.

Отдельно компаниям, которые оказывают транспортно-экспедиционные услуги, нужно учитывать реестр экспедиторов на платформе «ГосЛог». С 2026 года для экспедиторов действуют новые требования к включению в реестр. Действующим участникам рынка нужно было пройти переходный период до конца апреля 2026 года, а новые компании должны регистрироваться до начала деятельности.

Компании и ИП, которые не участвуют в коммерческих грузоперевозках как грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель или экспедитор, отдельно подключаться к транспортному ЭДО не должны.

Как работает ГИС ЭПД

ГИС ЭПД — это государственная информационная система электронных перевозочных документов. Оператором ГИС ЭПД выступает Минтранс России. Участники перевозок направляют сведения в ГИС ЭПД через аккредитованных операторов ИС ЭПД.

К ГИС ЭПД напрямую обычно подключаться не нужно. Бизнес работает через оператора ИС ЭПД, а оператор обеспечивает передачу сведений в государственную систему.

Отдельно в ГИС ЭПД предусмотрен сервис резервирования даты и времени пересечения автомобильных пунктов пропуска через государственную границу. Это отдельная функция, связанная с международной логистикой.

Кто такой оператор ИС ЭПД

Оператор ИС ЭПД — это аккредитованная организация, через которую участники перевозки оформляют и передают электронные перевозочные документы. Именно оператор обеспечивает передачу данных, интеграцию с учетными системами, проверку подписей и взаимодействие с ГИС ЭПД.

Реестр операторов ИС ЭПД ведется Минтрансом. На сайте ведомства опубликован реестр, а также указаны приказы, которые регулируют включение организаций в реестр и его ведение. Сейчас в реестре 14 операторов, но по мере прохождения аккредитации в список будут добавляться новые организации.

При выборе оператора важно учитывать не только цену. Значение имеют:

• наличие в реестре Минтранса,
• интеграция с 1С и другими учетными системами,
• возможность работы через веб-интерфейс, API или модуль,
• мобильное приложение для водителей,
• поддержка роуминга с другими операторами,
• скорость поддержки,
• опыт работы с транспортными документами.

В решении для управления грузоперевозками от СберБизнеса можно подключить сервис «Транспортный ЭДО». С его помощью можно работать с электронными перевозочными документами, подавать отчетность в госорганы и выставлять счета контрагентам.

Электронная транспортная накладная: титулы, подписи и QR-код

Электронная транспортная накладная, или ЭТрН, — основной документ автомобильной перевозки в цифровом формате. Она подтверждает, что груз передан перевозчику, доставлен получателю и принят по условиям перевозки.

ЭТрН состоит из титулов. Титул — это часть электронного документа, которую заполняет и подписывает конкретный участник перевозки.

В базовой логике участвуют четыре обязательных титула:

• титул грузоотправителя — сведения о грузе, отправителе, получателе и условиях перевозки;
• титул перевозчика при приеме груза — подтверждение, что перевозчик принял груз;
• титул грузополучателя — подтверждение приемки груза;
• титул перевозчика после завершения перевозки — итоговые сведения о доставке.

Также могут использоваться дополнительные титулы. Они нужны, например, если меняется стоимость перевозки, грузополучатель, транспортное средство или водитель.

Документы подписываются электронной подписью. В зависимости от роли участника и требований к конкретному документу применяется усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись. Если документ подписывает сотрудник от имени компании, может понадобиться машиночитаемая доверенность, МЧД. Она подтверждает, что у сотрудника есть полномочия подписывать документы за организацию.

После оформления документа в электронном контуре для него формируется QR-код или идентификатор. Водитель может предъявить его при проверке, а проверяющий получает доступ к сведениям о документе в цифровом виде. Это снижает зависимость от бумажных копий и помогает быстрее подтвердить легальность перевозки. Инспектор ГИБДД не вправе требовать бумажную копию, если документ изначально оформлен как электронный и доступен для проверки.

Электронный путевой лист и электронная заказ-заявка

Электронный путевой лист, ЭПЛ, и электронный заказ или заявка, ЭЗЗ, часто встречаются в запросах вместе с ЭТрН. Но это разные документы.

ЭЗЗ фиксирует договоренности по перевозке: кто заказывает рейс, кто перевозит груз, по какому маршруту и на каких условиях. В транспортной цепочке этот документ помогает согласовать перевозку до ее фактического выполнения.

ЭПЛ относится не к грузу, а к автомобилю и водителю. В нем отражаются данные о транспортном средстве, рейсе, медосмотре, техконтроле и выпуске на линию. Электронный путевой лист уже входит в контур ГИС ЭПД, но обязанность применять его зависит от вида перевозки и специальных требований. Например, отдельные правила действуют для перевозок алкогольной и спиртосодержащей продукции. Для остальных категорий перевозок внедрение происходит поэтапно.

Как подключиться к ЭПД

Переход на транспортный ЭДО лучше запускать заранее. Особенно если у компании несколько филиалов, много контрагентов, собственный автопарк или сложная учетная система.

1. Описать текущие процессы

Сначала нужно понять, какие перевозочные документы используются сейчас, кто их оформляет, кто подписывает и где возникают задержки. Важно отдельно определить роли компании: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель или экспедитор.

На этом этапе фиксируются:

• виды перевозок,
• документы по каждому сценарию,
• ответственные сотрудники,
• учетные системы,
• контрагенты,
• водители и маршруты согласования.

2. Обновить договоры и внутренние правила

В договорах с перевозчиками, клиентами и экспедиторами стоит закрепить порядок электронного обмена документами. Внутри компании нужны регламенты: кто создает ЭПД, кто подписывает, кто исправляет ошибки и кто отвечает за хранение документов.

Если в документообороте участвуют сотрудники, стоит заранее оформить полномочия и машиночитаемые доверенности.

3. Выбрать оператора ИС ЭПД

Оператор должен быть включен в реестр Минтранса. Дальше оцениваются технические и практические параметры: интеграция с 1С, наличие мобильного приложения, роуминг, тарифы, поддержка и скорость внедрения.

4. Оформить электронные подписи и МЧД

Для работы с ЭПД понадобятся электронные подписи для тех, кто подписывает документы. Это могут быть руководители, логисты, бухгалтерия, сотрудники склада, диспетчеры или водители.

Если документ подписывает сотрудник, а не руководитель, потребуется МЧД. Ее лучше подготовить заранее, чтобы после запуска обмен не остановился из-за отсутствия полномочий.

5. Подготовить учетную систему и технику

Покупать новую программу нужно не всегда. Во многих случаях достаточно модуля, интеграции с 1С или настройки обмена через сервис оператора.

Отдельно важно проверить, как работать будут водители. Им могут понадобиться смартфон или планшет, доступ к приложению, стабильная связь, инструкции и понятный порядок действий при сбое.

6. Провести тестовые перевозки

Перед обязательным запуском нужно провести тесты на реальных или близких к реальным сценариях. Проверяются:

• создание документов,
• подписание,
• передача через оператора,
• обмен с контрагентами,
• исправление ошибок,
• работа водителя с QR-кодом,
• закрытие перевозки,
• передача данных в учетную систему.

Начинать можно с одного клиента, одного направления или одного типа груза. После этого процесс масштабируется на другие маршруты и контрагентов.

Сколько стоит переход

Стоимость перехода зависит от масштаба бизнеса, количества перевозок, выбранного оператора и сложности интеграции.

Для малого бизнеса стартовые затраты обычно минимальны: достаточно подписи, тарифа оператора и базовой интеграции. Крупным компаниям, как правило, требуется более серьезная автоматизация.

Штрафы и ответственность за работу без ЭПД

До 1 марта 2027 года в России действует переходный период внедрения электронных перевозочных документов. Несмотря на это, прямого освобождения от ответственности за отсутствие документов законодательство не содержит.

Если перевозка осуществляется без оформленной накладной (вне зависимости от ее формы), применяется статья 12.3 КоАП РФ — управление транспортным средством без документов на груз.

Отдельные штрафы, связанные именно с электронными перевозочными документами, закреплены в статье 11.14.3 КоАП РФ, однако они касаются не отсутствия накладной, а нарушений порядка работы с системой.

В частности, ответственность предусмотрена:

• за работу без включения в реестр операторов ИС ЭПД;
• нарушение требований к использованию системы.

Также сохраняется вопрос безопасности. Даже если техническая защита системы высокая, риски остаются, если сотрудники открывают фишинговые письма, передают доступы или нарушают внутренние правила. Поэтому переход на ЭПД должен включать не только подключение сервиса, но и обучение персонала.

Что дальше: реестр перевозчиков с 1 марта 2027 года

Переход на ЭПД — не единственное изменение в грузоперевозках. С 1 марта 2027 года должен заработать реестр перевозчиков грузов автомобильным транспортом. Перевозить грузы смогут компании и ИП с допуском: они должны будут направлять уведомление через «Госуслуги» в Ространснадзор, а сведения внесут в реестр на платформе «ГосЛог». Новые правила не должны затронуть перевозки грузовиками с технически допустимой максимальной массой не более 3,5 т.

Для бизнеса это означает, что подготовку к ЭПД лучше рассматривать как часть общей цифровизации логистики. Компании, которые заранее настроят документы, подписи, маршруты согласования и обмен с контрагентами, смогут проще адаптироваться к следующим этапам реформы.

Чек-лист по переходу на транспортный ЭДО

Перед обязательным переходом на ЭПД стоит проверить:

• какие перевозочные документы используются в компании;
• в каких ролях компания участвует в перевозках;
• какие контрагенты должны обмениваться ЭПД;
• есть ли у сотрудников электронные подписи;
• нужны ли машиночитаемые доверенности;
• выбран ли оператор ИС ЭПД из реестра Минтранса;
• поддерживает ли оператор 1С, мобильное приложение и роуминг;
• готовы ли водители работать с электронными документами и QR-кодом;
• обновлены ли договоры с контрагентами;
• подготовлены ли внутренние регламенты;
• проведены ли тестовые перевозки;
• понятен ли порядок действий при техническом сбое;
• проверена ли готовность экспедиторов к работе через «ГосЛог».

Подготовиться к переходу проще компаниям, у которых уже автоматизирована логистика. Например, решение для транспорта от СберБизнеса помогает управлять перевозками, документами, автопарком и водителями в одном интерфейсе. Это позволяет быстрее перейти на транспортный ЭДО, сократить ручную работу и упростить контроль перевозок.

Частые вопросы об ЭПД

Что такое электронные перевозочные документы простыми словами?

ЭПД — это транспортные документы в цифровом виде. Они заменяют бумажные документы при перевозке груза, подписываются электронной подписью и передаются через оператора ИС ЭПД в ГИС ЭПД.

Какие документы становятся обязательными с 1 сентября 2026 года?

В электронный формат переходят транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, а также экспедиторские документы. Для отдельных документов и ситуаций есть исключения, утвержденные Минтрансом.

Кто должен регистрироваться в ГИС ЭПД?

Обычно бизнес не регистрируется в ГИС ЭПД напрямую. Участники перевозки работают через аккредитованного оператора ИС ЭПД, который передает сведения в государственную систему.

Нужно ли ЭПД самозанятому?

Если самозанятый участвует в коммерческой перевозке как перевозчик или экспедитор, требования могут его затронуть. В каждом случае нужно смотреть на роль в перевозке и документы, которые оформляются.

Можно ли продолжать использовать бумажные накладные после 1 сентября 2026 года?

Да, но только в случаях, которые прямо установлены Минтрансом. Для транспортной накладной, заказа и заявки такие случаи определены приказом № 262. Для экспедиторских документов — приказом № 115.

Обязательно ли покупать новую программу?

Нет. Во многих случаях достаточно интеграции с действующей 1С, подключения модуля или работы через сервис оператора ИС ЭПД.

Как выбрать оператора ИС ЭПД?

Оператор должен быть в реестре Минтранса. Также стоит оценить интеграцию с учетной системой, тарифы, мобильное приложение, поддержку роуминга, скорость внедрения и опыт работы с транспортными документами.

Что такое QR-код ЭТрН?

QR-код ЭТрН — это способ быстро проверить сведения об электронной транспортной накладной. Водитель может предъявить его при проверке, а проверяющий получает доступ к данным документа в цифровом виде.

Нужна ли электронная подпись?

Да. Для подписания ЭПД нужна электронная подпись. Если документы подписывает сотрудник компании, а не руководитель, может понадобиться машиночитаемая доверенность.

Чем ЭТрН отличается от ТТН?

ЭТрН — электронная транспортная накладная, основной документ перевозки в цифровом формате. ТТН — товарно-транспортная накладная, которая исторически использовалась для подтверждения движения товара и перевозки. В новом контуре акцент смещается на ЭТрН.

Что делать, если контрагент не подключился?

Контрагентов нужно подключать заранее. На практике лучше начинать с ключевых партнеров, проводить тестовые перевозки и фиксировать порядок электронного обмена в договорах.

Сколько стоит внедрение транспортного ЭДО?

Точная сумма зависит от количества перевозок, оператора, учетной системы и сложности интеграции. Для малого бизнеса расходы могут ограничиться подписью, тарифом оператора и базовой настройкой. Для крупной компании добавятся интеграции, обучение и доработка процессов.

Можно ли работать через 1С?

Да. Многие операторы и сервисы транспортного ЭДО поддерживают интеграцию с 1С. Это позволяет оформлять документы без полного отказа от привычной учетной системы.

Главное об ЭПД с 1 сентября 2026 года

• С 1 сентября 2026 года часть перевозочных документов нужно будет оформлять в электронном виде.
• Новые правила касаются грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов, если они участвуют в коммерческих грузоперевозках.
• Электронный обмен идет через операторов ИС ЭПД и ГИС ЭПД. Напрямую подключаться к ГИС ЭПД большинству компаний не нужно.
• Основной документ автомобильной перевозки — электронная транспортная накладная, ЭТрН. Также важны заказ-заявка, экспедиторские документы и в отдельных случаях электронный путевой лист.
• Для работы понадобятся электронные подписи, МЧД для сотрудников, оператор ИС ЭПД, настройка учетной системы и обучение персонала.
• Бумажный формат сохранится только в отдельных случаях, которые установлены приказами Минтранса.
• Экспедиторам нужно учитывать требования реестра на платформе «ГосЛог». С 1 марта 2027 года отдельный реестр должен появиться и для грузовых автоперевозчиков.
• Переход лучше начинать с тестовых перевозок, ключевых контрагентов и самых частых маршрутов. Так компания сможет найти ошибки до обязательного дедлайна и снизить риск сбоев в логистике.

Решение для управления грузоперевозками от СберБизнеса помогает автоматизировать бизнес и наладить транспортный ЭДО.