Что такое транспортная накладная

Транспортная накладная (ТрН) — это документ, который составляется, когда грузоотправитель привлекает сторонних перевозчиков для доставки груза получателю. Содержит все условия транспортировки: наименование и количество груза, маршрут, данные об автомобиле, цену услуг и др.

Если договором не предусмотрено иное, ТрН оформляет отправитель. Это нужно делать по всем правилам, поскольку документ подтверждает сам факт грузоперевозки и ее условия, зафиксированные в договоре. От корректности заполнения накладной зависит также, будут ли приняты расходы на доставку в налоговом органе.

Когда нужна транспортная накладная

• Отправитель груза (продавец) заказывает доставку у транспортной компании для передачи товара клиенту.
• Получатель груза (покупатель) своими силами забирает оплаченный товар у продавца.
• Груз напрямую доставляется от продавца конечному клиенту без заезда на склад посредника.

Образец бланка транспортной накладной в 2026 году

ЭТрН — полный аналог бумажной транспортной накладной. Порядок ее заполнения утвержден Постановлением Правительства РФ от 21 декабря 2020 г. № 2200 (в редакции от 30 декабря 2022 г.). Обновленная форма применяется с 1 января 2022 года. Применение старых бланков не допускается.

Скачать бланк транспортной накладной 2026 года

Скачать образец заполнения транспортной накладной

ЭТрН включает четыре обязательных файла обмена (титула или раздела) и еще четыре дополнительных, которые используются при необходимости. Формат электронной транспортной накладной утвержден приказом ФНС от 9 декабря 2021 г. № ЕД-7-26/1065@.

Каждый титул заверяется квалифицированной электронной подписью (КЭП).

В таблице укажем, кто и на каком этапе подписывает соответствующий раздел ЭТрН, а также какая информация в нем содержится:

Что изменилось в форме транспортной накладной в 2026 году

Количество разделов в новой форме ТрН сократилось с 17 до 12.

Рассмотрим изменения по разделам бланка документа.

1. Грузоотправитель

Добавилось новое поле — «Является экспедитором».

1а. Клиент

Введен новый раздел для информации о заказчике.

5. Особые указания отправителя груза

В этом разделе теперь нужно прописывать не только специальные условия перевозки (температурный режим, опасность груза и т. п.), но и четко обозначать маршрут следования, а также желаемые дату и время доставки в пункт назначения.

7. Информация о транспортном средстве

Раздел дополнен новыми сведениями об автомобиле. В частности, необходимо указывать, на каком основании перевозчик использует транспорт: собственность, аренда, лизинг — для этого введен специальный реквизит «Тип владения».

12. Расходы на транспортировку груза

Объем данных в этом разделе увеличился. Теперь, помимо стоимости услуг без учета НДС и ставки налога, нужно обязательно отражать полную итоговую цену перевозки с НДС. Это позволит использовать ТрН как полноценный первичный документ для учета затрат.

Когда можно оформлять бумажную транспортную накладную

С 1 сентября 2026 года для большинства грузоперевозок автомобильным транспортом станет обязательным использование электронной транспортной накладной (ЭТрН) и электронного заказа‑заявки (ЭЗЗ).

Однако Минтранс подготовил проект приказа, который определяет, в каких случаях можно оформить документы на бумаге. Этот приказ начнет действовать в тот же день — 1 сентября 2026 года.

Бумажные варианты будут разрешены в следующих ситуациях:

• если в перевозке участвует иностранный контрагент (например, грузоотправитель или получатель — иностранное физическое или юрлицо, либо перевозка выполняется представителем страны из ЕАЭС);
• если перевозка производится для личных, семейных или домашних нужд;
• если Минтранс сам установит особые случаи (например, при технических ограничениях или особых маршрутах).

Фермеры просят Минтранс освободить малые хозяйства от обязательного оформления электронных транспортных накладных при перевозках внутри своего хозяйства (например, с поля на склад), потому что на практике это сложно и дорого. Аграрии считают, что новые правила также могут создать лишнюю административную нагрузку в самый напряженный сезон, и предлагают сохранить бумажный формат для таких перевозок хотя бы на переходный период.

В Минтрансе сообщили, что для перевозок на тракторах, сельхозмашинах и другой неавтомобильной технике перевозочные документы, в том числе электронные, не нужны.

Для всех обычных коммерческих перевозок (между российскими юрлицами и ИП, с экспедиторами, с транспортными компаниями) нужно готовиться к обязательному использованию ЭТрН и ЭЗЗ.

Что нужно для обмена ЭТрН

Чтобы компании могли полноценно работать с электронной транспортной накладной, необходимо заранее подготовить технические и организационные условия. Процесс обмена документов включает несколько шагов, каждый из которых обеспечивает корректное оформление и юридическую значимость ЭТрН.

1. Получить КЭП. Сотрудникам, подписывающим ЭТрН, требуется квалифицированная электронная подпись физлица, оформленная в аккредитованном удостоверяющем центре. Руководители компаний и ИП получают КЭП только в УЦ ФНС, при первичном выпуске — лично. Продление возможно онлайн в личном кабинете ФНС.

2. Подключиться к оператору ИС ЭПД. Через него ЭТрН передается в ГИС ЭПД. Минтранс аккредитует таких операторов и ведет их реестр. Подключение возможно при соблюдении требований п. 4 Федерального закона № 259-ФЗ.

3. Подготовить оборудование. Тем, кто принимает, перевозит и отгружает товар, нужен смартфон или планшет с доступом к ЭДО и мобильному интернету.

Как заполнять транспортную накладную

При оформлении важно соблюдать ряд правил.

• Указывать только точные и достоверные сведения: Ф. И. О., адреса, госномера машин и др.
• Накладную подписывают уполномоченные лица, при внесении правок их заверяют подписями сторон.
• На каждое транспортное средство оформляется отдельная накладная.
• Бумажная ТрН составляется минимум в трех экземплярах: для отправителя, перевозчика и получателя.

Разберем особенности заполнения ТрН для разных участников.

Если вы грузоотправитель

В первую очередь заполняется шапка накладной: дата, номер, сведения о заявке. Затем грузоотправитель вносит информацию в разделы:

1. Данные об отправителе, включая отметку о том, является ли он экспедитором.

2. Информация о грузополучателе.

Ключевые разделы ТрН, за которые отвечает грузоотправитель:

3. Характеристика груза. Здесь нужно максимально подробно описать все параметры перевозимого товара: точное наименование, общий вес и объем, количество грузовых мест, тип упаковки и т. д. Чем детальнее будет описание, тем меньше вопросов возникнет в дальнейшем.

4. Специфика транспортировки. В этом разделе следует отразить все особые требования и условия перевозки конкретного груза: необходимые характеристики автомобиля, диапазон допустимых температур, специальные меры безопасности при погрузке или разгрузке и т. п.

8. Погрузочные работы. Заполняется непосредственно при погрузке груза в транспорт. Включает информацию о фактическом месте погрузки, дате и времени ее проведения, состоянии груза на момент передачи перевозчику.

12. Расчет стоимости. Здесь указываются цена перевозки без учета НДС, применяемая ставка НДС, сумма налога, а также реквизиты договора, на основании которого выполняется перевозка. Раздел важен для обоснования расходов на доставку в налоговом учете.

Если вы грузоперевозчик

Водитель транспортной компании расписывается в разделах о приемке груза (8) и его сдаче (10).

Пункты ТрН, которые находятся в зоне ответственности перевозчика:

6. Информация о перевозчике: наименование, ИНН, адрес, Ф. И. О. и телефон водителя.

7. Данные об автомобиле: марка, номер, параметры.

12. Стоимость услуг без НДС, НДС, итоговая цена.

Контролировать выполнение заказов водителями владельцы транспортных компаний могут сегодня с помощью специальных сервисов — например, решения для транспорта. Оно позволяет также проверять контрагентов на благонадежность, рассчитывать расход топлива на грузоперевозку, формировать первичные документы и многое другое.

Если вы грузополучатель

Получатель вместе с водителем заполняет раздел 10, о получении груза:

• фактические дату и время прибытия машины;
• состояние груза, количество мест;
• замечания (при наличии);
• данные и подпись представителя получателя.

Электронные транспортные накладные — ближайшее будущее

С 1 сентября 2026 года использование электронных транспортных накладных становится обязательным для всех участников перевозок, включая грузоотправителей, перевозчиков и грузополучателей. Для этого необходимо заключить договор с одним из операторов электронного документооборота (ЭДО), получить электронные подписи, провести обучение персонала и обеспечить его необходимой техникой.

Бумажные накладные остаются допустимы только в исключительных случаях, а переход на электронный документооборот требует использования усиленных квалифицированных электронных подписей и подключения к операторам электронного документооборота.

Плюсы перехода на ЭТрН:

• исключение бумажных документов и минимизация ошибок при заполнении;
• автоматизированное отслеживание и контроль грузоперевозок;
• быстрое оформление и юридическое подтверждение всех этапов перевозки;
• удобство интеграции с бухгалтерским и логистическим учетом;
• повышение прозрачности и надежности документооборота.

Корректное оформление транспортной накладной — залог успешного учета операций по грузоперевозкам и получения налоговой выгоды.

Обязательный переход на электронные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года требует своевременной подготовки: заключения договоров с операторами ЭДО, внедрения электронных подписей и обучения персонала. Это откроет новые возможности для полной автоматизации логистики и снизит издержки на документооборот. Используйте актуальный электронный формат, чтобы ваши расходы на доставку принимались без лишних вопросов.