Ключевой документ при перевозке грузов автотранспортом — транспортная накладная. С 1 сентября 2026 года обязательным становится использование электронной транспортной накладной (ЭТрН) для всех участников перевозок, что существенно меняет порядок оформления и учета грузоперевозок. Рассказываем, как ее правильно заполнять и какой бланк использовать в 2026 году.
Ключевой документ при перевозке грузов автотранспортом — транспортная накладная. С 1 сентября 2026 года обязательным становится использование электронной транспортной накладной (ЭТрН) для всех участников перевозок, что существенно меняет порядок оформления и учета грузоперевозок. Рассказываем, как ее правильно заполнять и какой бланк использовать в 2026 году.
Транспортная накладная (ТрН) — это документ, который составляется, когда грузоотправитель привлекает сторонних перевозчиков для доставки груза получателю. Содержит все условия транспортировки: наименование и количество груза, маршрут, данные об автомобиле, цену услуг и др.
Если договором не предусмотрено иное, ТрН оформляет отправитель. Это нужно делать по всем правилам, поскольку документ подтверждает сам факт грузоперевозки и ее условия, зафиксированные в договоре. От корректности заполнения накладной зависит также, будут ли приняты расходы на доставку в налоговом органе.
ЭТрН — полный аналог бумажной транспортной накладной. Порядок ее заполнения утвержден Постановлением Правительства РФ от 21 декабря 2020 г. № 2200 (в редакции от 30 декабря 2022 г.). Обновленная форма применяется с 1 января 2022 года. Применение старых бланков не допускается.
Скачать бланк транспортной накладной 2026 года
Скачать образец заполнения транспортной накладной
ЭТрН включает четыре обязательных файла обмена (титула или раздела) и еще четыре дополнительных, которые используются при необходимости. Формат электронной транспортной накладной утвержден приказом ФНС от 9 декабря 2021 г. № ЕД-7-26/1065@.
Каждый титул заверяется квалифицированной электронной подписью (КЭП).
В таблице укажем, кто и на каком этапе подписывает соответствующий раздел ЭТрН, а также какая информация в нем содержится:
Количество разделов в новой форме ТрН сократилось с 17 до 12.
Рассмотрим изменения по разделам бланка документа.
1. Грузоотправитель
Добавилось новое поле — «Является экспедитором».
1а. Клиент
Введен новый раздел для информации о заказчике.
5. Особые указания отправителя груза
В этом разделе теперь нужно прописывать не только специальные условия перевозки (температурный режим, опасность груза и т. п.), но и четко обозначать маршрут следования, а также желаемые дату и время доставки в пункт назначения.
7. Информация о транспортном средстве
Раздел дополнен новыми сведениями об автомобиле. В частности, необходимо указывать, на каком основании перевозчик использует транспорт: собственность, аренда, лизинг — для этого введен специальный реквизит «Тип владения».
12. Расходы на транспортировку груза
Объем данных в этом разделе увеличился. Теперь, помимо стоимости услуг без учета НДС и ставки налога, нужно обязательно отражать полную итоговую цену перевозки с НДС. Это позволит использовать ТрН как полноценный первичный документ для учета затрат.
С 1 сентября 2026 года для большинства грузоперевозок автомобильным транспортом станет обязательным использование электронной транспортной накладной (ЭТрН) и электронного заказа‑заявки (ЭЗЗ).
Однако Минтранс подготовил проект приказа, который определяет, в каких случаях можно оформить документы на бумаге. Этот приказ начнет действовать в тот же день — 1 сентября 2026 года.
Бумажные варианты будут разрешены в следующих ситуациях:
Фермеры просят Минтранс освободить малые хозяйства от обязательного оформления электронных транспортных накладных при перевозках внутри своего хозяйства (например, с поля на склад), потому что на практике это сложно и дорого. Аграрии считают, что новые правила также могут создать лишнюю административную нагрузку в самый напряженный сезон, и предлагают сохранить бумажный формат для таких перевозок хотя бы на переходный период.
В Минтрансе сообщили, что для перевозок на тракторах, сельхозмашинах и другой неавтомобильной технике перевозочные документы, в том числе электронные, не нужны.
Для всех обычных коммерческих перевозок (между российскими юрлицами и ИП, с экспедиторами, с транспортными компаниями) нужно готовиться к обязательному использованию ЭТрН и ЭЗЗ.
Чтобы компании могли полноценно работать с электронной транспортной накладной, необходимо заранее подготовить технические и организационные условия. Процесс обмена документов включает несколько шагов, каждый из которых обеспечивает корректное оформление и юридическую значимость ЭТрН.
1. Получить КЭП. Сотрудникам, подписывающим ЭТрН, требуется квалифицированная электронная подпись физлица, оформленная в аккредитованном удостоверяющем центре. Руководители компаний и ИП получают КЭП только в УЦ ФНС, при первичном выпуске — лично. Продление возможно онлайн в личном кабинете ФНС.
2. Подключиться к оператору ИС ЭПД. Через него ЭТрН передается в ГИС ЭПД. Минтранс аккредитует таких операторов и ведет их реестр. Подключение возможно при соблюдении требований п. 4 Федерального закона № 259-ФЗ.
3. Подготовить оборудование. Тем, кто принимает, перевозит и отгружает товар, нужен смартфон или планшет с доступом к ЭДО и мобильному интернету.
При оформлении важно соблюдать ряд правил.
Разберем особенности заполнения ТрН для разных участников.
Важно: с 2026 года каждый участник грузоперевозок обязан подписывать ЭТрН электронной подписью.
В первую очередь заполняется шапка накладной: дата, номер, сведения о заявке. Затем грузоотправитель вносит информацию в разделы:
1. Данные об отправителе, включая отметку о том, является ли он экспедитором.
2. Информация о грузополучателе.
Ключевые разделы ТрН, за которые отвечает грузоотправитель:
3. Характеристика груза. Здесь нужно максимально подробно описать все параметры перевозимого товара: точное наименование, общий вес и объем, количество грузовых мест, тип упаковки и т. д. Чем детальнее будет описание, тем меньше вопросов возникнет в дальнейшем.
4. Специфика транспортировки. В этом разделе следует отразить все особые требования и условия перевозки конкретного груза: необходимые характеристики автомобиля, диапазон допустимых температур, специальные меры безопасности при погрузке или разгрузке и т. п.
8. Погрузочные работы. Заполняется непосредственно при погрузке груза в транспорт. Включает информацию о фактическом месте погрузки, дате и времени ее проведения, состоянии груза на момент передачи перевозчику.
12. Расчет стоимости. Здесь указываются цена перевозки без учета НДС, применяемая ставка НДС, сумма налога, а также реквизиты договора, на основании которого выполняется перевозка. Раздел важен для обоснования расходов на доставку в налоговом учете.
Водитель транспортной компании расписывается в разделах о приемке груза (8) и его сдаче (10).
Пункты ТрН, которые находятся в зоне ответственности перевозчика:
6. Информация о перевозчике: наименование, ИНН, адрес, Ф. И. О. и телефон водителя.
7. Данные об автомобиле: марка, номер, параметры.
12. Стоимость услуг без НДС, НДС, итоговая цена.
Контролировать выполнение заказов водителями владельцы транспортных компаний могут сегодня с помощью специальных сервисов — например, решения для транспорта. Оно позволяет также проверять контрагентов на благонадежность, рассчитывать расход топлива на грузоперевозку, формировать первичные документы и многое другое.
Получатель вместе с водителем заполняет раздел 10, о получении груза:
С 1 сентября 2026 года использование электронных транспортных накладных становится обязательным для всех участников перевозок, включая грузоотправителей, перевозчиков и грузополучателей. Для этого необходимо заключить договор с одним из операторов электронного документооборота (ЭДО), получить электронные подписи, провести обучение персонала и обеспечить его необходимой техникой.
Бумажные накладные остаются допустимы только в исключительных случаях, а переход на электронный документооборот требует использования усиленных квалифицированных электронных подписей и подключения к операторам электронного документооборота.
Плюсы перехода на ЭТрН:
Корректное оформление транспортной накладной — залог успешного учета операций по грузоперевозкам и получения налоговой выгоды.
Обязательный переход на электронные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года требует своевременной подготовки: заключения договоров с операторами ЭДО, внедрения электронных подписей и обучения персонала. Это откроет новые возможности для полной автоматизации логистики и снизит издержки на документооборот. Используйте актуальный электронный формат, чтобы ваши расходы на доставку принимались без лишних вопросов.
Спасибо, что были с нами! Возобновить подписку можно в любой момент на сайте СберБизнес Live