Что такое электронная подпись: как получить и для чего она нужна

Что такое ЭП и для чего она бизнесу

​​Электронная подпись (ЭП) — это цифровой эквивалент собственноручной подписи, который не только удостоверяет авторство документа, но и подтверждает, что после подписания в него не вносились изменения. Ранее широко использовалась аббревиатура «ЭЦП» (электронная цифровая подпись), которая в обиходе остается и сегодня. Однако в действующей редакции Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» закреплен только термин «электронная подпись».

Визуально ЭП может быть представлена как графический штамп или QR-код в PDF-документе — или быть полностью невидимой. На самом деле ЭП — это не изображение, а криптографический ключ: уникальный цифровой код, присоединенный к документу. Его наличие и действительность проверяются специализированным ПО — например, в «КриптоПро», сервисах ФНС или ЕСИА.

Для бизнеса ЭП решает ключевые задачи:

• позволяет дистанционно подписывать документы, обладающие юридической силой;
• исключает необходимость бумажного документооборота;
• обеспечивает взаимодействие с госорганами и контрагентами в цифровой среде.

Без электронной подписи современный бизнес окажется практически парализован в цифровой среде.

ФЗ-63 «Об электронной подписи»

Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — это правовой фундамент для всего оборота электронных документов в России. Ключевое положение закона гласит: документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП, КЭП), равнозначен бумажному с собственноручной подписью.

Что важно знать предпринимателям:

• Закон выделяет три вида ЭП — простую, неквалифицированную и усиленную квалифицированную — и определяет их юридическую силу.
• Выпуск сертификатов ЭП регулируется: их могут выдавать только аккредитованные удостоверяющие центры (УЦ). Перечень — на сайте Минцифры России.
• Владелец ЭП обязан обеспечивать конфиденциальность закрытого ключа: например, ПИН-кода от токена. Утрата контроля приравнивается к утере печати и несет риски несанкционированного использования.

Как бизнес использует электронную подпись

Юридические лица и индивидуальные предприниматели используют электронную подпись для самых разных целей:

• сдача отчетности в налоговую и другие государственные органы;
• участие в госзакупках и коммерческих торгах;
• работа с системами маркировки и сертификации;
• электронный документооборот: ЭДО и КЭДО;
• заверение доверенностей.

Чтобы определить, какая именно электронная подпись используется, необходимо проверить сертификат ключа проверки ЭП. Это можно сделать в свойствах документа или с помощью специальных программ для просмотра ЭП. В сертификате будет указан вид подписи, срок действия и удостоверяющий центр.

Как получить ЭП: пошаговая инструкция

Процедура зависит от статуса заявителя. ИП получает УКЭП как физическое лицо, но в сертификате указывается его статус. Юридическому лицу требуется ЭП как на компанию, так и на ее представителя (директора или сотрудника по доверенности).

• Шаг 1. Выбрать удостоверяющий центр. Только аккредитованные Минцифры УЦ могут выдавать УКЭП. Проверить статус можно на официальном сайте Минцифры. При выборе стоит обратить внимание на историю компании, перечень услуг и тарифы, а также на доступность офисов для личного визита, если он потребуется. ПАО Сбербанк — первое доверенное лицо удостоверяющего центра ФНС России. Руководители организаций и ИП могут получить сертификат КЭП в Сбере, а при открытии расчетного счета также могут получить токен за 0 руб.
• Шаг 2. Определить способ оформления. Большинство удостоверяющих центров предлагают два варианта: онлайн и офлайн. Онлайн-оформление позволяет дистанционно подать заявку и часть документов, что экономит время. Однако для завершения процедуры и получения носителя с ключами, как правило, требуется личный визит уполномоченного представителя компании.
• Шаг 3. Подготовить пакет документов. Комплект документов зависит от того, кто подает документы.

Для юридического лица потребуется следующее:

Изготовление электронной подписи занимает от одного до трех рабочих дней после подачи полного пакета и прохождения идентификации. Включает выпуск сертификата и запись на токен.

Сколько стоит выпуск ЭП?

Стоимость зависит от тарифов УЦ, срока действия и специализации: обычно от 2 тыс. до 20 тыс. руб. для УКЭП. При открытии расчетного счета в СберБизнесе предприниматели могут получить электронную подпись от ФНС и токен за 0 руб.

Можно ли сделать ЭП без посещения налоговой?

Получить электронную подпись без визита в ФНС можно через аккредитованные удостоверяющие центры.

Также можно выпустить УКЭП удаленно с использованием биометрии. Для этого потребуются подтвержденная учетная запись на «Госуслугах» и заранее предоставленные биометрические данные в единой системе. Для получения нужно зайти в личный кабинет ФНС, выбрать «Получить сертификат ЭП», «Дистанционно с использованием биометрии». Ключ создается за пять-десять минут, его нужно записать на защищенный USB-носитель.

Каков срок действия ЭП?

Стандартный срок действия сертификата квалифицированной электронной подписи — один год. Если ЭП получает индивидуальный предприниматель или юридическое лицо в налоговом ведомстве или у его доверенных лиц, она будет действительной в течение 15 месяцев. По истечении этого срока потребуется перевыпустить подпись и получить новый сертификат.

Можно ли скопировать ЭП?

Нет. Закрытый ключ УКЭП хранится на защищенном токене и недоступен без ПИН-кода.

Можно ли получить две электронные подписи?

Да, физическое или юридическое лицо может иметь несколько действующих электронных подписей одновременно. Это практикуется для разграничения задач: например, одна ЭП для сдачи отчетности, а вторая — для участия в электронных торгах.

Как продлить электронную подпись

Сертификат электронной подписи имеет ограниченный срок действия — как правило, один год. С просроченным сертификатом нельзя подписывать и отправлять электронные документы, сдавать отчетность в налоговую и участвовать в торгах.

Для продления необходимо перевыпустить сертификат. Многие УЦ позволяют сделать это дистанционно, однако для получения ключа часто требуется личный визит.

Перевыпуск ЭП

В отличие от планового продления, которое происходит по истечении срока действия, перевыпуск электронной подписи требуется при изменении реквизитов, закрепленных в сертификате. Ключевое различие: продление сохраняет все данные владельца, в то время как перевыпуск приводит к созданию нового сертификата с актуальной информацией.

Перевыпуск ЭП является обязательным в следующих случаях:

• Смена паспортных данных (например, фамилии) или места жительства физического лица, на которое оформлена подпись.
• Изменение юридических реквизитов организации (наименования, адреса, ИНН) или смена руководителя.
• Утрата или компрометация ключа (например, утеря токена или подозрение, что пароль стал известен третьим лицам).

Смена должности сотрудника, на которого оформлена подпись, обычно не требует перевыпуска. Что касается машиночитаемой доверенности (МЧД), то при смене ЭП ее замена не требуется — это независимые компоненты инфраструктуры.

Безопасность и защита электронной подписи

Надежность электронной подписи напрямую зависит от корректного хранения и использования ее ключей. Квалифицированная подпись хранится на защищенном носителе (токене), который принципиально отличается от обычной флешки наличием встроенной криптозащиты. Физический доступ к токену без знания пароля (ПИН-кода) бесполезен, что многократно снижает риски компрометации.

Чтобы защитить ЭП, важно использовать сложный ПИН-код, хранить токен в безопасном месте, отдельно от компьютера, и не передавать его третьим лицам. В случае утраты носителя или раскрытия пароля необходимо немедленно обратиться в удостоверяющий центр для блокировки сертификата и его досрочного перевыпуска. Если пароль утерян, процедура его восстановления или сброса также проводится через удостоверяющий центр с обязательной проверкой личности владельца, что исключает несанкционированный доступ.

Главное об ЭП

• УКЭП равносильна собственной подписи. Технология позволяет бизнесу легально работать в цифровой среде: от подачи отчетности в налоговую до заключения договоров с контрагентами.
• Существует три основных вида электронных подписей: простая (ПЭП), неквалифицированная (НЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). УКЭП обладает максимальной юридической силой и обязательна для работы с госорганами, участия в торгах и системах маркировки.
• Для получения ЭП необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр, предоставив пакет документов в зависимости от статуса заявителя (юридическое лицо, ИП или сотрудник). Процедура занимает от одного до трех рабочих дней и может проводиться онлайн, но для получения готового носителя обычно необходим личный визит. В СберБизнесе можно получить электронную подпись и токен за 0 руб. при открытии расчетного счета.
• Квалифицированная ЭП хранится на защищенном носителе (токене) и требует соблюдения мер безопасности. Сертификат нужно продлевать ежегодно, а при смене реквизитов или утере ключа необходим перевыпуск.