Что такое электронная подпись: как получить и для чего она нужна

7 ноября 2023

Электронная подпись (ЭП) — это аналог собственноручной подписи в электронном виде. Информация в электронном виде прикрепляется к другой информации, которая используется для определения лица, подписывающего информацию, и в результате законодательно приравнивается к собственноручно подписанному бумажному оригиналу. ЭП позволяет установить личность подписанта и упростить документооборот. Расскажем, какие виды ЭП существуют, как и где ее проще всего получить.

Виды электронной подписи

Есть два вида электронной подписи — простая и усиленная, усиленная, в свою очередь, подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную. Они отличаются степенью надежности, областью использования и порядком получения.

Простая электронная подпись

Простая электронная подпись (ПЭП) — самый распространенный вариант, не требующий специального оформления. Это набор цифровых данных, при помощи которых можно идентифицировать личность. С этим сталкивался каждый из нас, например при авторизации на сайтах, когда требуется ввести логин и пароль, или при входе в личный кабинет с помощью СМС с кодом — это и есть ПЭП.

ПЭП используется:

  • при аутентификации или регистрации в различных сервисах и на интернет-ресурсах;
  • при получении услуг на портале «Госуслуги»;
  • для доступа к запароленным файлам и базам данных, а также для доступа к электронной почте.

Но ПЭП уязвима и считается наименее надежной, поэтому некоторые действия с ней недоступны. При ее использовании нужно учитывать следующие особенности:

  • ПЭП подтверждает, что документ подписан, но не гарантирует, что в дальнейшем документ не меняли;
  • с помощью ПЭП нельзя подавать документы в госорганы и принимать участие в госзакупках;

чтобы использовать ПЭП для подписания документов, сперва придется заключить между участниками соглашение, чтобы признавать электронные документы, подписанные такой подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью; в противном случае бумаги, на которых стоит ПЭП, будут считаться недействительными.

Основные преимущества простой электронной подписи — ее можно получить бесплатно и ею легко пользоваться. Но связку логин — пароль можно взломать. Поэтому ПЭП не подходит для работы с финансовыми или имущественными документами.

Неквалифицированная электронная подпись

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — более продвинутый вариант, в процессе создания используется криптография.

Неквалифицированная электронная подпись представляет собой ключ, записанный на смарт-карту, токен или другой специальный носитель. НЭП помогает идентифицировать авторство и гарантирует сохранность документа: если в него будут внесены правки уже после проставления подписи, то при проверке он окажется недействительным.

Некоторые системы выдают пользователю облачную НЭП. Например, так поступает налоговая: неквалифицированная электронная подпись формируется по запросу пользователя, но используется только внутри системы ФНС.

У НЭП тоже есть ряд особенностей:

  • подходит для обмена документацией внутри компании;
  • подходит для использования сотрудниками, которые трудоустроены дистанционно, для удаленного взаимодействия с работодателем;
  • может использоваться для заключения договоров с контрагентами, но только при условии наличия двустороннего соглашения о признании электронных документов, подписанных такой подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью;
  • может применяться на интернет-площадках для подачи заявок на аккредитацию и участие в торгах при наличии двустороннего соглашения о признании электронных документов, подписанных такой подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью;
  • не используется для взаимодействия с судебными инстанциями.

НЭП чаще применяется физлицами. ИП и юрлица используют ее только для организации электронного документооборота внутри компании и с контрагентами. Для других случаев функционала НЭП может быть недостаточно.

Квалифицированная электронная подпись

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) — наиболее надежный и универсальный вид ЭП. Ее выдают аккредитованные Минцифры России удостоверяющие центры или доверенные лица ФНС, например Сбер. Но не стоит волноваться о том, как сделать электронную подпись: это проще, чем кажется.

У КЭП широкий круг возможностей:

  • ее можно применять в любых операциях с электронными документами, в том числе взаимодействовать с госорганами, обращаться в судебные инстанции, подписывать договоры и счета-фактуры, участвовать в государственных и коммерческих торгах;
  • не нужно заключать соглашение о признании электронных документов, подписанных такой подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, при сделках с контрагентами и в прочих ситуациях: КЭП обладает юридической силой без дополнительных условий.

Квалифицированная электронная подпись дает максимальную защиту.

Как устроена усиленная квалифицированная электронная подпись

КЭП представляет собой ключ и сертификат, которые создаются при помощи криптографии и записываются на токен. Ключ формирует владелец сертификата, а сертификат создает аккредитованный Минцифры России удостоверяющий центр.

Квалифицированная электронная подпись состоит из двух частей:

  • ключа электронной подписи;
  • сертификата.

Сертификат электронной подписи выдается на 15 месяцев. До окончания этого периода необходимо получить новый сертификат (продлить его действие).

Преимущества ЭП

У электронной подписи много преимуществ:

.

Экономия времени

Переход документооборота в электронный вид упрощает рабочие процессы, коммуникация между сторонами становится быстрее. На оформление и подачу документов уходит меньше времени, а очного присутствия в инстанциях или на сделках с контрагентами не требуется.

.

Надежность

Собственноручно проставленную подпись подделать довольно легко, а вот электронную — очень сложно. Квалифицированную электронную подпись скопировать и подделать невозможно.

.

Снижение рисков

Переход на электронный документооборот минимизирует риски и появление ошибок, поскольку человеческий фактор практически отсутствует. Конфиденциальность операций при обмене документами, наоборот, возрастает. ЭП — это часть электронного документооборота, поэтому все вышесказанное относится и к ней.

.

Уменьшение расходов

Перевод документов в электронный вид и подписание их с помощью ЭП сокращает расходы на подготовку, хранение, передачу и учет бумажных документов.

Читайте также

Как открыть свой бизнес

Кому и когда нужна электронная подпись

Использовать электронную подпись могут все — физические лица, индивидуальные предприниматели, организации. Чаще всего она нужна тем, кто знает, что такое электронный документооборот, и активно пользуется им: сдает отчетности, участвует в торгах, получает в интернете какие-либо услуги.

Сферы применения ЭП весьма разнообразны. Например, юридические лица с ее помощью могут:

  • работать с электронной документацией,
  • сдавать отчетности в налоговую и иные органы,
  • принимать участие в электронных торгах,
  • дистанционно получать банковское обслуживание,
  • регистрировать дистанционные сделки с недвижимостью,
  • оформлять заявки на патенты,
  • оформлять трудовые отношения с работником на удаленке.

Физические лица тоже могут широко применять электронную подпись, например:

  • получать онлайн государственные услуги и передавать документы госслужбам,
  • подавать онлайн заявления на поступление в учебное заведение,
  • подавать судебные иски и жалобы,
  • вести дистанционный документооборот с работодателем,
  • оформлять сделки с недвижимостью, запрашивать сведения в Росреестре.

Использование ЭП экономит время, помогает обеспечить безопасность и конфиденциальность.

Что нужно для получения ЭП

Для получения ПЭП ничего не нужно: ее можно создать самостоятельно с помощью несложных программ.

Перечень документов, необходимый для получения квалифицированной ЭП, содержится в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», а также в Порядке реализации функций и исполнения его обязанностей аккредитованного Минцифры России удостоверяющего центра.

В перечень документов входят паспорт и сведения о СНИЛС и ИНН будущего владельца сертификата. Для ИП и юрлиц дополнительно требуется номер ИНН юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Для КЭП потребуется токен — сертифицированный ФСТЭК или ФСБ USB-носитель, на который будут записаны ключ и сертификат. Обычная флешка для КЭП не подойдет. Также понадобится настройка рабочего места для работы с электронной подписью.

Где получить электронную подпись

С 1 января 2022 года руководители юрлиц и ИП обязаны получать КЭП только в удостоверяющем центре ФНС России, или в инспекциях, или через доверенных лиц. Сбербанку, первому в нашей стране, присвоен статус доверенного лица ФНС России, и теперь он имеет право выдавать КЭП от ФНС России руководителям юрлиц и ИП. Если вы задумываетесь, как получить квалифицированную электронную подпись, то можно сделать это через Сбер, без очередей и спешки. Удостоверяющие центры, не являющиеся доверенным лицом ФНС России, но аккредитованные Минцифры России, осуществляют выдачу КЭП только работникам компаний или физлицам.

Даже не нужно задаваться вопросом, как бизнесу бесплатно получить электронную подпись: в Сбере это сделать очень просто.

При наличии расчетного счета в СберБизнесе:

.

Войти в интернет-банк и в меню слева выбрать «Документооборот».

.

Перейти в профиль, выбрать «Электронные подписи» и нажать «Получить».

.

Загрузить разворот паспорта с фото, ввести ИНН и номер СНИЛС.

.

Если у руководителя юрлица или ИП уже есть КЭП, которую выдал удостоверяющий центр ФНС России, то новый сертификат для ключа можно будет получить онлайн. Если же КЭП нет или у нее вышел срок, придется посетить банковское отделение для идентификации личности.

Если нет расчетного счета в СберБизнесе:

.

Оформить КЭП можно за одно посещение банка и при одновременном открытии расчетного счета, Сбер выдаст сертифицированный брендированный токен для записи КЭП.

.

Для получения КЭП юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю необходимо предоставить паспорт, сведения о СНИЛС и ИНН юридического лица или индивидуального предпринимателя.

.

Прийти в отделение банка, которое осуществляет выдачу КЭП от ФНС России, открыть счет, получить КЭП на токене.

Срок действия сертификата ЭП от ФНС России составляет 15 месяцев. Затем до окончания этого периода необходимо получить новый сертификат (продлить его действие). Сертификат легко продлевается через сервис «Документооборот» в личном кабинете Сбербизнеса.

Темы:

Подпишитесь на нашу рассылку!

Новое в законах и самые полезные статьи за неделю у вас на почте

Нажимая на кнопку, я принимаю условия пользовательского соглашения и даю согласие на получение рассылок

Инфоподписка

Больше материалов по теме «Новое в законах»