Что такое УПД и как правильно его заполнить

Что такое УПД в бухгалтерии

УПД — это вид первичного бухгалтерского документа, который можно использовать для подтверждения фактов хозяйственной деятельности, получения вычетов по НДС и подтверждения затрат при исчислении налогов.

УПД применяется в различных правоотношениях между контрагентами:

• оказание услуг;
• выполнение работ;
• передача имущественных прав;
• поставка товаров.

Полный перечень случаев, когда можно оформлять УПД, содержится в приложении № 2 письма ФНС № ММВ-20-3/96@ от 21 октября 2013 года.

Вместо каких документов применяют УПД

УПД — документ, созданный для упрощения документооборота. Он может заменить собой акт выполненных работ, товарную накладную, счет-фактуру, а также их «гибриды» (например, товарная накладная + счет-фактура). В то же время УПД, несмотря на свое удобство, не может заменить некоторые документы — например, товарно-транспортную накладную.

Статусы УПД

Статусы УПД необходимо заполнять потому, что они позволяют понять, на каком режиме налогообложения работает предприниматель или организация:

1. Статус 1. Ставит бизнес, если он проводит хозяйственные операции, которые облагаются НДС. Как правило, это фирмы и ИП на общей системе налогообложения (ОСН). Однако, если бизнес освобожден от уплаты НДС в силу налогового законодательства, он все равно должен проставлять в УПД статус 1. Документ нужно зарегистрировать в книге продаж (продавцу) и в книге покупок (покупателю), а также в журнале учета счетов-фактур. Продавец в УПД со статусом 1 обязательно указывает стоимость товаров, услуг или работ с НДС, а также применяемую ставку налога.
2. Статус 2. Обычно проставляют ИП и организации, работающие на специальных налоговых режимах. Иными словами, УПД со статусом 2 подходят для сделок, не облагаемых НДС. В документе не нужно заполнять графы, связанные с НДС, также не нужно заполнять поле «К платежно-расчетному документу». Заполнять УПД со статусом 2 нужно лишь в тех графах и строках, которые обязательны для той или иной формы документа (например, акта выполненных работ, которую он заменяет). Регистрировать УПД со статусом 2 нигде не нужно.

Иных статусов в УПД нет. Если вдруг вы заметите, что документ составлен со статусом 3, это ошибка.

Образец УПД 2025 года

С 9 февраля 2024 года необходимо оформлять УПД по формату, закрепленному в приказе ФНС № ЕД-7-26/970@ от 19 декабря 2023 года.

С бланком УПД можно ознакомиться здесь.

Основные изменения в УПД 2025 года в сравнении с прежним форматом:

• можно указывать стоимость прослеживаемых товаров без НДС в рублях;
• можно указывать дополнительную информацию при передаче объектов, относящихся к основным средствам (например, срок полезного использования, амортизационную группу);
• допускается использовать УПД и для оформления операций, не связанных с продажами (например, передача на хранение).

Как заполнить УПД

Ниже расскажем, как правильно заполнять УПД:

1. Для начала прописываем его статус — 1 или 2. Об их различиях мы писали чуть выше.
2. Прописываем порядковый номер документа. Для УПД со статусом 1 порядковый номер выбирается исходя из хронологии счетов-фактур. Если у вас, например, последним был счет-фактура 005, то УПД со статусом 1 будет с порядковым номером 006. Если же у вас УПД со статусом 2, то порядковый номер выбирается исходя из хронологии передаточных документов (накладных, актов).
3. Заполняем данные о продавце и покупателе — строки 2, 2а и 2б, а также 6, 6а и 6б. Это наименование, адрес, ИНН и КПП.
4. Строки о грузоотправителе и грузополучателе (3 и 4) необходимо заполнять только в случаях, если планируется отгрузка товаров. Если УПД составляется на услуги или работы, в этих графах ставится прочерк.
5. Строка 5 под названием «К платежно-расчетному документу» обязательно заполняется для УПД со статусом 1. Если он используется только как передаточный документ (УПД со статусом 2), то можно оставить строку пустой.
6. Строка 7 содержит в себе информацию о валюте сделки, фиксируется ее код.
7. Строка 8 заполняется при условии, что оказание услуг, поставка товаров или выполнение работ идет в рамках государственного контракта.
8. Табличная часть заполняется полностью при составлении УПД со статусом 1. Обязательно указывается ставка НДС, а также сумма налога, предъявленная покупателю.
9. УПД со статусом 1 обязательно подписываются ИП / руководителем компании, а также главным бухгалтером, если он есть в штате.

Отдельно нужно рассказать, в каких строках и кто ставит подписи:

• должностное лицо, передавшее товар, имущественные права, результаты услуг или работ — строка 10;
• должностное лицо, принявшее товар, имущественные права, результаты услуг или работ — строка 15;
• бухгалтер или иное уполномоченное лицо со стороны продавца, фиксирующее факты хозяйственной деятельности ИП или компании — строка 13;
• бухгалтер или иное уполномоченное лицо со стороны покупателя — строка 15.

В УПД важно не запутаться с датами:

• дата составления документа фиксируется в строке 1;
• дата передачи результатов работ, услуг, имущественных прав, отгрузки товаров — в строке 11;
• дата получения результатов работ, услуг, имущественных прав, товаров — в строке 16.

Графа 8, в которой указывается дата принятия на учет товаров, услуг, имущественных прав или работ, аналогична по содержанию строке 16. В случае, если бухгалтерию за предпринимателя или фирму ведет внештатный бухгалтер или компания на аутсорсе, информация о них заполняется в строках 14 и 19 (со стороны продавца и покупателя соответственно).

Ошибки и исправления в УПД

Если в универсальном передаточном документе обнаружились ошибки, то можно поступить так:

1. Составить новый УПД. Для этого нужно будет заполнить строку 1а, указав в ней дату, когда в документ были внесены исправления. Далее заполняем документ с исправленными данными. Этот вариант подойдет в случае обнаружения различных опечаток или дублей.
2. Оформить универсальный корректировочный документ (УКД). Его обычно составляют, если, например, покупатель отказался от части товаров, или цена сделки поменялась в большую или меньшую сторону. Порядок заполнения УКД очень схож с оформлением УПД. Составление УКД требует согласования участников сделки.

Как работать с электронным УПД

Для работы с электронным УПД бизнесу необходимо подключиться к сервису электронного документооборота (ЭДО). Главные преимущества цифровых документов — отсутствие необходимости в распечатке и отправке клиентам и контрагентам, а также быстрая корректировка допущенных ошибок. Процесс выглядит так:

1. Продавец заполняет свою часть УПД и подписывает его усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
2. Покупатель получает УПД, заполняет информацию со своей стороны и также проставляет подписи с помощью УКЭП.

Обмениваться УПД можно, подключившись к сервисам ЭДО от разных операторов и настроив роуминг. Электронные УПД обязательны при работе с прослеживаемыми и маркированными товарами, в этом случае система ЭДО будет направлять информацию о «первичке» сразу в систему «Честный знак».