Вы отписались от рассылки!
Спасибо, что были с нами! Возобновить подписку можно в любой момент на сайте СберБизнес Live
Один документ вместо стопки бумаг: что такое УПД и как правильно его заполнить
УПД (универсальный передаточный документ) — это неотъемлемая часть маркировки товара. Если вы продаёте маркированный товар, вы обязаны выставлять электронный УПД — он заменит сразу несколько бухгалтерских документов. Мы разобрались, какие документы заменяет УПД, обязательно ли на него переходить и как его заполнять.
Вместо каких документов можно использовать УПД?
Универсальный передаточный документ (УПД) можно оформлять вместо счёта-фактуры, накладной и акта. Так, если вы продаёте товары, работая на общем режиме налогообложения, то можете вместо накладных и счетов-фактур оформить только один документ — УПД.
Обратите внимание, что УПД не заменяет товарно-транспортную накладную.
Для каких операций можно использовать УПД?
Это может быть поставка товаров, передача имущественных прав, передача результата выполненных работ, оказание услуг — подробнее в полном перечне операций по применению УПД.
Согласно письму ФНС, в одном УПД можно указать всю отгрузку покупателю: и товары, и работы (услуги).
Зачем переходить на УПД?
При переходе на УПД сокращается объём документооборота: вместо нескольких документов нужно оформлять только один.
Универсальный передаточный документ можно использовать:
.
в качестве первичных и других документов (вместо накладной, счёта-фактуры и акта);
.
для получения налоговых вычетов по НДС;
.
для подтверждения затрат для исчисления налогов.
Обязательно ли оформлять УПД?
В общем случае — необязательно. Можно по-прежнему выписывать обычные накладные, счета-фактуры, акты (передаточные акты, акты о выполненных работах или оказанных услугах).
Но если вы продаёте маркированный товар, то обязаны выставлять электронный УПД.
Работать с маркированной продукцией поможет сервис Электронный документооборот:
.
получайте обязательные счета-фактуры с кодами маркировки от поставщиков;
.
формируйте закрывающие документы с кодами маркировки и отправляйте партнёрам;
.
автоматически передавайте коды маркировки в Честный ЗНАК.
Как перейти на оформление УПД?
Перейти на УПД могут любые компании и ИП, в том числе те, кто не платит НДС. Для этого нужно:
.
закрепить в учётной политике, что вы применяете УПД. Необязательно ждать определённой даты, можно внести изменения в учётную политику в любой момент;
.
утвердить свою форму УПД (можно использовать форму, рекомендованную ФНС);
.
сообщить о переходе на УПД контрагентам. В договоры с новыми контрагентами нужно включить условия об оформлении УПД. А если с контрагентом уже заключён договор и в нём указано о составлении накладных и счетов-фактур, то нужно подписать дополнительное соглашение об оформлении УПД вместо этих документов.
Как оформить УПД?
Оформить УПД можно по форме, которую рекомендует ФНС. Но жёстких требований к форме УПД не предусмотрено, поэтому можно сделать свою форму, например, отталкиваясь от бланка счёта-фактуры. Форма может быть электронной или бумажной.
ФНС не утверждала форму УПД, а только рекомендовала её в 2013 году. В 2021 году были внесены поправки в законодательство, поэтому теперь в эту рекомендованную форму нужно включить несколько новых граф. Здесь можно скачать форму УПД в обновлённом виде.
Что изменилось в УПД в 2021 году?
В июле 2021 года появилась система отслеживания товаров. Из-за этого обновили формы счетов-фактур. Поскольку в УПД входит счёт-фактура, то и форма УПД немного изменилась. Например, появилась обязательная строка 5а, которая называется «Документ об отгрузке № п/п». Ещё добавили строку 8 «Идентификационный номер контракта». Если в вашем УПД до сих пор нет этих строк, обновите форму.
Новую строку 8 «Идентификационный номер контракта» нужно заполнять, только если работаете с гособоронзаказом либо если сделку напрямую финансируют из бюджета (подробнее об этом здесь и здесь). Если это другая сделка, то поставьте в строке 8 прочерк. Убрать строку 8 нельзя, даже если вы не заключаете подобные контракты.
Какой статус указать в УПД?
Важно выбрать статус УПД, то есть указать цифры «1» или «2» в левом верхнем углу документа:
.
УПД 1 — если он используется и как счёт-фактура, и как накладная;
.
УПД 2 — если он используется только в качестве накладной или акта. Тогда отдельно нужно оформлять счёт-фактуру.
Заполнение УПД
Требования к заполнению УПД указаны в письме ФНС. Заполнять документ нужно именно так, как считает правильным налоговая.
Образец заполненного УПД 1: скачать УПД можно здесь.
Нужно обратить внимание на следующие графы:
.
В разделе со счётом-фактурой:
- в строке 1 нужно указать номер и дату составления УПД. Дата должна быть не позже 5 календарных дней после отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг;
- строки 3 и 4 о грузоотправителе и грузополучателе нужно заполнять только при продаже товаров. При выполнении работ или оказании услуг поставьте прочерки. Если вы одновременно и продавец, и грузоотправитель, то в строке 3 укажите «он же». Если покупатель и грузополучатель — одно лицо, то укажите наименование и адрес грузополучателя;
- в строке 5 нужно заполнить номер платёжного поручения, если оплачен аванс. Если предоплаты не было, то поставьте прочерк;
- в строке 8 нужно указать идентификатор государственного контракта. Если это не госконтракт или по каким-то причинам нет идентификатора, то поставьте прочерк.
.
В разделе с таблицей:
- в графе «Код товара, работ, услуг» нужно указать: артикул (если это товар), код по ОКВЭД (если это работы) или код по ОКУН (если это услуги);
- в графе «Код вида товара» нужно указывать код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС. Обязательно заполните этот пункт, если товары идут на экспорт из России в государства ЕАЭС — Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию. Если это не тот случай, то поставьте прочерк;
- в графах «Количество» и «Цена за единицу измерения (при возможности её указания) без НДС» можно поставить прочерки, если эти сведения невозможно заполнить;
- в графе «Сумма акциза» нужно указать «без акциза», если не продаёте подакцизные товары;
- в графе «Ставка НДС» нужно указать «без НДС», если вы освобождены от уплаты НДС или счёт-фактуру выставила компания, которая не работает с НДС. В такой же ситуации нужно указать «без НДС» в графе «Сумма НДС в рублях и копейках без округления»;
- графы «Страна происхождения» и «Регистрационный номер таможенной декларации» нужно заполнять при реализации импортных товаров.
УПД со статусом 2 нужно оформить аналогичным образом. Но можно не заполнять:
.
строку 5 «К платёжно-расчётному документу»;
.
строку 5а «Документ об отгрузке»;
.
графу 6 «В том числе сумма акциза»;
.
графы 10 и 10а «Страна происхождения товара»;
.
графу 11 «Регистрационный номер таможенной декларации».
Кто должен подписывать УПД?
Со стороны продавца в УПД должны быть следующие подписи:
.
В подразделе со счётом-фактурой:
- если продавец — компания, то подпись руководителя и главного бухгалтера или их уполномоченных лиц;
- если продавец — ИП, то его подпись. Ещё нужно указать реквизиты свидетельства о регистрации ИП. А если УПД подписывает представитель ИП, то он должен поставить подпись в поле для дополнительной подписи.
.
В поле 10 нужно поставить подпись лица, передавшего товар, работы, услуги. Если сотрудник отгрузил товар и он же оформлял счёт-фактуру, то в этом поле можно не ставить подпись, а указать только должность и ФИО.
.
В поле 13 подпись должен поставить ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни. Это может быть генеральный директор, главный бухгалтер и др.
Со стороны покупателя должны быть следующие подписи:
- В поле 15: подпись лица, которое приняло товар, работы, услуги;
- В поле 18: подпись лица, ответственного за правильное оформление документа. Если этот работник уже поставил подпись в поле 15, то он может не расписываться снова, нужно просто указать его должность и ФИО.