Финансы и законы

25 января 2022

Один документ вместо стопки бумаг: что такое УПД и как правильно его заполнить

25 января 2022

УПД (универсальный передаточный документ) — это неотъемлемая часть маркировки товара. Если вы продаёте маркированный товар, вы обязаны выставлять электронный УПД — он заменит сразу несколько бухгалтерских документов. Мы разобрались, какие документы заменяет УПД, обязательно ли на него переходить и как его заполнять.

Вместо каких документов можно использовать УПД?

Универсальный передаточный документ (УПД) можно оформлять вместо счёта-фактуры, накладной и акта. Так, если вы продаёте товары, работая на общем режиме налогообложения, то можете вместо накладных и счетов-фактур оформить только один документ — УПД.

Обратите внимание, что УПД не заменяет товарно-транспортную накладную.

Для каких операций можно использовать УПД?

Это может быть поставка товаров, передача имущественных прав, передача результата выполненных работ, оказание услуг — подробнее в полном перечне операций по применению УПД.

Согласно письму ФНС, в одном УПД можно указать всю отгрузку покупателю: и товары, и работы (услуги).

Зачем переходить на УПД?

При переходе на УПД сокращается объём документооборота: вместо нескольких документов нужно оформлять только один.

Универсальный передаточный документ можно использовать:

.

в качестве первичных и других документов (вместо накладной, счёта-фактуры и акта);

.

для получения налоговых вычетов по НДС;

.

для подтверждения затрат для исчисления налогов.

Обязательно ли оформлять УПД?

В общем случае — необязательно. Можно по-прежнему выписывать обычные накладные, счета-фактуры, акты (передаточные акты, акты о выполненных работах или оказанных услугах).

Но если вы продаёте маркированный товар, то обязаны выставлять электронный УПД.

Работать с маркированной продукцией поможет сервис Электронный документооборот:

.

получайте обязательные счета-фактуры с кодами маркировки от поставщиков;

.

формируйте закрывающие документы с кодами маркировки и отправляйте партнёрам;

.

автоматически передавайте коды маркировки в Честный ЗНАК.

Как перейти на оформление УПД?

Перейти на УПД могут любые компании и ИП, в том числе те, кто не платит НДС. Для этого нужно:

.

закрепить в учётной политике, что вы применяете УПД. Необязательно ждать определённой даты, можно внести изменения в учётную политику в любой момент;

.

 утвердить свою форму УПД (можно использовать форму, рекомендованную ФНС);

.

сообщить о переходе на УПД контрагентам. В договоры с новыми контрагентами нужно включить условия об оформлении УПД. А если с контрагентом уже заключён договор и в нём указано о составлении накладных и счетов-фактур, то нужно подписать дополнительное соглашение об оформлении УПД вместо этих документов.

Как оформить УПД?

Оформить УПД можно по форме, которую рекомендует ФНС. Но жёстких требований к форме УПД не предусмотрено, поэтому можно сделать свою форму, например, отталкиваясь от бланка счёта-фактуры. Форма может быть электронной или бумажной.

ФНС не утверждала форму УПД, а только рекомендовала её в 2013 году. В 2021 году были внесены поправки в законодательство, поэтому теперь в эту рекомендованную форму нужно включить несколько новых граф. Здесь можно скачать форму УПД в обновлённом виде.

Что изменилось в УПД в 2021 году?

В июле 2021 года появилась система отслеживания товаров. Из-за этого обновили формы счетов-фактур. Поскольку в УПД входит счёт-фактура, то и форма УПД немного изменилась. Например, появилась обязательная строка 5а, которая называется «Документ об отгрузке № п/п». Ещё добавили строку 8 «Идентификационный номер контракта». Если в вашем УПД до сих пор нет этих строк, обновите форму.

Новую строку 8 «Идентификационный номер контракта» нужно заполнять, только если работаете с гособоронзаказом либо если сделку напрямую финансируют из бюджета (подробнее об этом здесь и здесь). Если это другая сделка, то поставьте в строке 8 прочерк. Убрать строку 8 нельзя, даже если вы не заключаете подобные контракты.

Какой статус указать в УПД?

Важно выбрать статус УПД, то есть указать цифры «1» или «2» в левом верхнем углу документа:

.

УПД 1 — если он используется и как счёт-фактура, и как накладная;

.

УПД 2 — если он используется только в качестве накладной или акта. Тогда отдельно нужно оформлять счёт-фактуру.

Заполнение УПД

Требования к заполнению УПД указаны в письме ФНС. Заполнять документ нужно именно так, как считает правильным налоговая.

Образец заполненного УПД 1: скачать УПД можно здесь.

Нужно обратить внимание на следующие графы:

.

В разделе со счётом-фактурой:

  • в строке 1 нужно указать номер и дату составления УПД. Дата должна быть не позже 5 календарных дней после отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг;
  • строки 3 и 4 о грузоотправителе и грузополучателе нужно заполнять только при продаже товаров. При выполнении работ или оказании услуг поставьте прочерки. Если вы одновременно и продавец, и грузоотправитель, то в строке 3 укажите «он же». Если покупатель и грузополучатель — одно лицо, то укажите наименование и адрес грузополучателя;
  • в строке 5 нужно заполнить номер платёжного поручения, если оплачен аванс. Если предоплаты не было, то поставьте прочерк;
  • в строке 8 нужно указать идентификатор государственного контракта. Если это не госконтракт или по каким-то причинам нет идентификатора, то поставьте прочерк.

.

В разделе с таблицей:

  • в графе «Код товара, работ, услуг» нужно указать: артикул (если это товар), код по ОКВЭД (если это работы) или код по ОКУН (если это услуги);
  • в графе «Код вида товара» нужно указывать код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС. Обязательно заполните этот пункт, если товары идут на экспорт из России в государства ЕАЭС — Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию. Если это не тот случай, то поставьте прочерк;
  • в графах «Количество» и «Цена за единицу измерения (при возможности её указания) без НДС» можно поставить прочерки, если эти сведения невозможно заполнить;
  • в графе «Сумма акциза» нужно указать «без акциза», если не продаёте подакцизные товары;
  • в графе «Ставка НДС» нужно указать «без НДС», если вы освобождены от уплаты НДС или счёт-фактуру выставила компания, которая не работает с НДС. В такой же ситуации нужно указать «без НДС» в графе «Сумма НДС в рублях и копейках без округления»;
  • графы «Страна происхождения» и «Регистрационный номер таможенной декларации» нужно заполнять при реализации импортных товаров.

УПД со статусом 2 нужно оформить аналогичным образом. Но можно не заполнять:

.

строку 5 «К платёжно-расчётному документу»;

.

строку 5а «Документ об отгрузке»;

.

графу 6 «В том числе сумма акциза»;

.

графы 10 и 10а «Страна происхождения товара»;

.

графу 11 «Регистрационный номер таможенной декларации».

Кто должен подписывать УПД?

Со стороны продавца в УПД должны быть следующие подписи:

.

В подразделе со счётом-фактурой:

  • если продавец — компания, то подпись руководителя и главного бухгалтера или их уполномоченных лиц;
  • если продавец — ИП, то его подпись. Ещё нужно указать реквизиты свидетельства о регистрации ИП. А если УПД подписывает представитель ИП, то он должен поставить подпись в поле для дополнительной подписи.

.

В поле 10 нужно поставить подпись лица, передавшего товар, работы, услуги. Если сотрудник отгрузил товар и он же оформлял счёт-фактуру, то в этом поле можно не ставить подпись, а указать только должность и ФИО.

.

В поле 13 подпись должен поставить ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни. Это может быть генеральный директор, главный бухгалтер и др.

Со стороны покупателя должны быть следующие подписи:

  • В поле 15: подпись лица, которое приняло товар, работы, услуги;
  • В поле 18: подпись лица, ответственного за правильное оформление документа. Если этот работник уже поставил подпись в поле 15, то он может не расписываться снова, нужно просто указать его должность и ФИО.