Переход на КЭДО может повысить статус HR-бренда компании и привлечь квалифицированных сотрудников. Разбираемся, как его внедрить в систему, насколько он выгоден вашей компании и какие документы можно перевести в электронный вид, а какие закон требует дублировать на бумаге.
Переход на КЭДО может повысить статус HR-бренда компании и привлечь квалифицированных сотрудников. Разбираемся, как его внедрить в систему, насколько он выгоден вашей компании и какие документы можно перевести в электронный вид, а какие закон требует дублировать на бумаге.
Эксперт:
Полина Дуйкова
директор направления СЭД/ЕСМ «Софтлайн Решения» (ГК Softline)
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это система, в которой кадровая документация создается, подписывается, используется и хранится в электронном виде, без создания документов на бумаге (ст. 22.1 ТК РФ).
КЭДО сокращает затраты бизнеса на расходники и курьерскую службу и значительно облегчает работу HR и кадровых специалистов. Сотрудникам не нужно приезжать в офис для подписания документов, кадровики отслеживают статусы из своей учетной системы, руководитель контролирует процессы из своего личного кабинета в сервисе. А если в компании работают фрилансеры, КЭДО просто незаменим.
КЭДО может быть государственным и коммерческим. Государственные структуры предлагают бесплатные решения, коммерческие — платные сервисы, которые адаптированы под нужды различных организаций.
В настоящее время КЭДО не обязателен для всех: каждый работодатель имеет право выбирать, какой системой ему пользоваться.
Полина Дуйкова
директор направления СЭД/ЕСМ «Софтлайн Решения» (ГК Softline)
Рынок решений КЭДО делится на две основные категории: сервисы, предоставляющие базовый функционал «из коробки», и бизнес-продукты, которые позволяют адаптировать систему под уникальные потребности компании.
Основные нормативно-правовые акты, которые регулируют кадровый электронный документооборот:
Помимо этого, есть документы, которые определяют отдельные аспекты КЭДО. Например, формат для кадровых электронных документов (приказ Минтруда от 20 сентября 2022 г. № 578н), отчет о специальной оценке условий труда (СОУТ).
Плюсы КЭДО
Переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО) — это не просто цифровизация, а стратегическое решение, которое дает бизнесу конкретные выгоды: снижение затрат, ускорение процессов, минимизацию рисков и повышение управляемости персоналом.
Для работодателей:
Переход на электронный документооборот — это не только удобство для работодателя, но и плюсы для самого сотрудника: от экономии времени до повышенной защищенности личных данных.
Для сотрудников:
Минусы КЭДО
Хотя КЭДО дает много преимуществ, у него есть и недостатки, которые важно учитывать и работодателям, и сотрудникам.
Стоит ли бояться КЭДО?
Несмотря на минусы, плюсы электронного документооборота перевешивают — особенно если внедрять систему постепенно и с учетом рисков.
Как минимизировать недостатки?
КЭДО — это неизбежное будущее, и лучше адаптироваться к нему заранее.
ИП и организации имеют право перевести в КЭДО значительную часть кадровой документации (ст. 22.3 ТК РФ).
Полина Дуйкова
директор направления СЭД/ЕСМ «Софтлайн Решения» (ГК Softline)
Важно начать переход на КЭДО с наиболее значимых регулирующих документов. Компания самостоятельно выбирает и устанавливает в положении те, которые будут переводиться в электронный формат. В среднем в системе может быть около 130 документов.
Можно подписывать в КЭДО:
Нельзя подписывать в КЭДО:
Важные исключения:
Рекомендация: перед переводом конкретного документа в электронный формат всегда проверяйте актуальные требования регулирующих органов. Некоторые ограничения постепенно снимаются — например, с 2023 года разрешено электронное оформление больничных листов.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ
Трудовой договор: как узаконить отношения без ошибок и неприятных последствий
Для использования КЭДО у сотрудников должна быть электронная подпись. В Федеральном законе от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определены два вида электронной подписи: простая (ПЭП) и усиленная. Усиленная, в свою очередь, делится на усиленную квалифицированную (УКЭП) и усиленную неквалифицированную (УНЭП).
В соответствии с нормами законодательства, каждый вид подписи может применяться для подписания различных типов документов.
Документы от имени компании обычно подписываются с использованием УКЭП. Отличие от УНЭП заключается в том, что УКЭП выдается аккредитованным Минцифры удостоверяющим центром — это самый защищенный вид электронной подписи.
ИП и юрлица могут бесплатно получить электронную подпись от ФНС России в Сбере. Компании, у которых открыт расчетный счет для бизнеса в Сбере, получают электронную подпись через личный кабинет СберБизнеса. Новые клиенты могут обратиться и в любой удобный офис при открытии первого расчетного счета для бизнеса. Стоимость сертифицированного USB‑носителя для электронной подписи (токена) — 0 рублей.
1. Разработать и утвердить документы
Чтобы перейти на КЭДО, необходимо оформить два локально-нормативных акта (ЛНА) и собрать согласия сотрудников на основании статьи 22.2 ТК РФ.
— ЛНА о вводе ЭДО
Нужно указать:
— ЛНА о порядке осуществления электронного документооборота в кадровой службе
Нужно указать:
2. Уведомить сотрудников
Все сотрудники должны письменно согласиться на переход в КЭДО. Если сотрудник устраивается впервые, то согласие на КЭДО не требуется.
3. Оформить электронные подписи сотрудников
Как правило, рядовым сотрудникам достаточно иметь НЭП.
4. Обучить сотрудников
Важно дать подробную инструкцию о том, как пользоваться сервисом КЭДО и электронной подписью.
Полина Дуйкова
директор направления СЭД/ЕСМ «Софтлайн Решения» (ГК Softline)
Переход на КЭДО должен выглядеть как возможность и инструмент развития сотрудников. Важно подчеркнуть для них значимость системы и преимущества ее использования. Например, можно использовать сайт компании для публикации мотивационных роликов и информационных материалов, которые демонстрируют удобства и перспективы КЭДО.
Необходимо согласие всех сотрудников для перехода на КЭДО или можно обойтись без согласия, допустим, одного человека?
Компания обязана получить соглашение о переходе на КЭДО от всех сотрудников. Если кто‑то не хочет переходить, документы придется вести в бумажном виде.
Можно ли оформить согласие в электронном виде?
Это могут сделать только сотрудники, работающие дистанционно. Другие обязаны предоставить согласие на переход на КЭДО в бумажной форме (письмо Минтруда РФ от 12 февраля 2025 г. № 14-6/ЩЩГ-653).
Сколько хранятся электронные документы?
Сроки хранения электронных документов аналогичны срокам хранения аналогичных бумажных документов. Так, трудовые договоры хранятся 50–75 лет, графики отпусков — 3 года.
КЭДО — это будущее кадрового делопроизводства. КЭДО позволяет создавать, подписывать и хранить кадровую документацию в электронном виде, снижая затраты и упрощая работу HR и сотрудников.
Каждый работодатель вправе самостоятельно решать, надо ли ему пользоваться КЭДО.
Для использования КЭДО необходимо:
Ключевые преимущества:
Сложности: нужна подготовка и обучение персонала.
Совет: начинайте с простых документов, постепенно расширяя перечень.
Спасибо, что были с нами! Возобновить подписку можно в любой момент на сайте СберБизнес Live