Переводим кадровый документооборот в электронный вид
Трудовые отношения между работодателем и сотрудником в цифровой плоскости развиваются очень стремительно. Компании повсеместно внедряют кадровый электронный документооборот (КЭДО). Работа не всегда идет гладко. Возможны сложности — от выбора оператора ЭДО до саботажа новой системы сотрудниками. Советы наших экспертов помогут перейти на КЭДО легко и без ошибок.
Переводим кадровый документооборот в электронный вид
Трудовые отношения между работодателем и сотрудником в цифровой плоскости развиваются очень стремительно. Компании повсеместно внедряют кадровый электронный документооборот (КЭДО). Работа не всегда идет гладко. Возможны сложности — от выбора оператора ЭДО до саботажа новой системы сотрудниками. Советы наших экспертов помогут перейти на КЭДО легко и без ошибок.
Какую систему КЭДО лучше внедрить
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — система, при котором кадровая документация создается, подписывается, используется и хранится в электронном виде, без создания этих документов на бумаге.
Елена Дудакова
HR-эксперт ООО «ГЭНДАЛЬФ»
«КЭДО упрощает управление документацией, ускоряет процессы найма, увольнения, отпусков и многого другого. Переход к новой системе может сопровождаться различными трудностями, поэтому требует комплексного подхода. Необходимо провести техническую, организационную и правовую подготовку, уделить внимание работе с сотрудниками. Грамотное планирование, обучение и поддержка персонала, гибкость в управлении изменениями помогут справиться с возможными сложностями».
По ее мнению, важно еще до начала внедрения провести тщательный аудит ИТ-инфраструктуры и выбрать решение, максимально совместимое с существующей системой. При этом модернизация оборудования или программного обеспечения все равно может потребоваться.
Анна Тетерлева
директор и основатель ООО «Финансовые технологии — Аудит»
«Есть государственный сервис КЭДО — «Работа в России». К плюсам системы относится отсутствие платы за ее использование. К минусам — такая система имеет достаточно ограниченные возможности: например, не позволяет производить согласование или массовое ознакомление с документами, отсутствует интеграция с учетными системами. С другой стороны, имеется очень большой выбор коммерческих систем, которые могут обеспечить бизнес необходимым функционалом для КЭДО».
Член Экспертного совета по предпринимательству при Госдуме РФ, основатель центра обучения «Ваш бухгалтер» и Центра защиты бизнеса Ирина Смирнова подчеркивает: «Обеспечить безопасный обмен данными в цифровом поле могут только лицензированные операторы ЭДО, выполнившие определенные требования — технические и правовые. Перечень одобренных налоговой операторов приведен на сайте ФНС. Среди них — «Битрикс24», «А2В», «СБИС», «Контур.Диадок». Выбор оператора зависит от количества сотрудников и необходимых для работы функций системы».
Полина Дуйкова
директор направления СЭД/ЕСМ в ГК Softline
«Рынок решений КЭДО делится на две основные категории: сервисы, предоставляющие базовую функциональность «из коробки», и процессные бизнес-продукты, которые позволяют адаптировать систему под уникальные потребности компании».
Эксперт отмечает, что первая группа решений предлагает простую функциональность без необходимости адаптации к бизнес-процессам компании, обеспечивая при этом эффективный переход на кадровый электронный документооборот. К таким решениям относятся HRlink, VK HR Tek, СБИС, «СКБ Контур», 1C:КС.
Вторая группа решений удовлетворяет потребность бизнеса управлять HR-процессами с момента найма до увольнения сотрудника. Такие решения позволяют автоматизировать и адаптировать систему под конкретные потребности компании. К этой категории относятся Directum HR PRO, ELMA КЭДО, «Цитрос», Docsvision.
Коммерческие версии КЭДО превосходят государственный сервис по следующим критериям:
Минус у коммерческих КЭДО один — плата за использование.
Какие документы переводить в электронный вид в первую очередь
Нормативными актами не установлены обязательные требования к переводу конкретных документов в электронный вид. Начать следует с основных документов, регулирующих отношения работника и работодателя, таких как:
Полина Дуйкова
директор направления СЭД/ЕСМ в ГК Softline
«Важно начать перевод в электронный вид с наиболее значимых регулирующих документов, чтобы обеспечить эффективное функционирование системы в соответствии с требованиями законодательства. Компания самостоятельно выбирает и устанавливает в положении о КЭДО те документы, которые будут переводиться в электронный формат. В среднем список документов, поддерживаемых в системе КЭДО, может составлять около 130 видов».
Не подлежат переводу в электронный формат:
Какие сертификаты электронной подписи можно использовать
Для использования КЭДО у сотрудников должна быть электронная подпись.
В федеральных законах № 63-ФЗ и № 377-ФЗ определены два вида электронной подписи: простая (ПЭП) и усиленная. Усиленная, в свою очередь, делится на усиленную квалифицированную (УКЭП) и усиленную неквалифицированную (УНЭП). Получить электронную подпись можно в Сбере с помощью сервиса Электронная подпись от ФНС России. Выпуск подписи бесплатный и при открытии расчетного счета стоимость сертифицированного USB‑токена — 0 рублей. Получить ЭП можно онлайн или в офисе. УКЭП позволяет не только вести электронный документооборот, но и участвовать в торгах и сдавать отчетность.
В федеральных законах № 63-ФЗ и № 377-ФЗ определены два вида электронной подписи: простая (ПЭП) и усиленная. Усиленная, в свою очередь, делится на усиленную квалифицированную (УКЭП) и усиленную неквалифицированную (УНЭП). Получить электронную подпись можно в Сбере с помощью сервиса Электронная подпись от ФНС России. Выпуск подписи бесплатный и при открытии расчетного счета стоимость сертифицированного USB‑токена — 0 рублей. Получить ЭП можно онлайн или в офисе. УКЭП позволяет не только вести электронный документооборот, но и участвовать в торгах и сдавать отчетность.
В соответствии с законодательством каждый вид подписи может применяться в различных видах документов. В положении об ЭДО следует четко определить, какие типы подписей применять к определенным документам.
Документы от имени работодателя обычно подписываются с использованием УКЭП. Различие с УНЭП заключается в том, что УКЭП выдается аккредитованным удостоверяющим центром — это самый защищенный вид электронной подписи.
Сотрудники компании в основном подписывают документы с использованием УНЭП. Такой вид подписи дает возможность подтвердить личность сотрудника и защищает документ от изменений. В случаях, когда сотруднику нужно идентифицировать себя в системе, он может использовать ПЭП.
Важно соблюдать требования законодательства и правила использования каждого типа электронной подписи для обеспечения правовой значимости и защиты документов, конфиденциальности информации и собственной безопасности.
Анна Тетерлева
директор и основатель ООО «Финансовые технологии — Аудит»
«Такие документы, как трудовой договор, уведомление об изменении условий труда, договор о материальной ответственности, согласие на перевод, должны быть подписаны обязательно УНЭП или УКЭП. ПЭП можно использовать для аутентификации и для подписания некоторых кадровых документов. Расходы на оформление и использование сотрудниками электронной подписи берут на себя работодатели».
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ
Квалифицированная электронная подпись: что это, как получить, сферы применения
Какие нужно разработать и принять локальные документы
Чтобы работа по внедрению, переходу и использованию КЭДО в организации была упорядоченной, необходимо принять положение о КЭДО. В документе следует указать:
Анна Шестакова
HR-директор компании ITECH
«Необходимо составить положение о КЭДО. Большинство поставщиков предоставляют компаниям уже готовый к использованию шаблон, поэтому разрабатывать структуру самостоятельно, вероятнее всего, не придется».
Анна Тетерлева
директор и основатель ООО «Финансовые технологии — Аудит»
«Помимо положения, следует разработать правила ведения КЭДО. Правила должны содержать условия проведения инструктажа сотрудников по использованию КЭДО, сроки ознакомления сотрудников с документами и сроки их подписания, перечень случаев, при которых возможно оформление документов, переведенных в электронный вид, в бумажном варианте».
Полина Дуйкова
директор направления СЭД/ЕСМ в ГК Softline
«Среди обязательных локальных документов для ввода КЭДО в эксплуатацию, наряду с положением, нужны приказ о введении системы КЭДО, заявление на выдачу сертификата (УНЭП), соглашение об использовании КЭДО. Также для внедрения КЭДО необходимо получить от сотрудников согласие на обработку персональных данных и согласие на подключение к КЭДО, при этом работник имеет право отказаться».
Как уведомить и обучить сотрудников работе в системе
Сотрудников нужно письменно уведомить о внедрении КЭДО. В ответ сотрудник присылает либо согласие, либо отказ. Если работник ничего не прислал в ответ на уведомление, то его кадровые документы остаются в бумажном виде.
Для сотрудников, которые согласились на ЭДО, проводится инструктаж по работе с системой и обучение. Рекомендуется определить ответственных лиц, которые будут контролировать соблюдение новых регламентов и проверять ход обучения сотрудников работе с КЭДО.
Анна Тетерлева
директор и основатель ООО «Финансовые технологии — Аудит»
«Обучение пользователей системы КЭДО сейчас значительно упрощается. Как правило, у операторов имеются различные видеоинструкции по работе того или иного функционала и техническая поддержка. Работодатель при этом все же обязан обеспечить сотрудников, которые ведут КЭДО, инструкциями, пособиями, прочими обучающими материалами».
Полина Дуйкова
директор направления СЭД/ЕСМ в ГК Softline
«Общая цель уведомления и обучения персонала — сделать внедрение системы КЭДО понятным, доступным и привлекательным для сотрудников. Критически важно представить переход на КЭДО не как обязательство, а как возможность и инструмент развития для сотрудников. Важно подчеркнуть значимость системы и преимущества ее использования. Можно использовать внутренний портал для публикации мотивационных роликов и информационных материалов, которые демонстрируют удобства и перспективы КЭДО».
Анна Шестакова
HR-директор компании ITECH
«Нужно использовать все каналы корпоративной коммуникации: презентовать на общем собрании, разместить пост во внутренних чатах и каналах, попросить менеджеров донести изменения на уровне подразделений, добавить информацию в базу знаний и обязательно указать контакт сотрудника, к которому можно обратиться с вопросами. Отдельно стоит продумать обучение новых членов команды в рамках онбординга. Вполне возможно, что новичок ранее не работал с ЭДО или привык к другой системе. Оптимально — провести его «за руку» в первый рабочий день и подписать с ним трудовой договор в электронном формате».
Какие трудности возможны в процессе перехода к КЭДО и как их преодолеть
При переходе на КЭДО могут возникнуть трудности технического, юридического и коммуникационного характера, что может отразиться на мотивации персонала.
Технические проблемы:
Юридические сложности:
Коммуникационные трудности:
Полина Дуйкова
директор направления СЭД/ЕСМ в ГК Softline
«Важно обеспечить правильную интеграцию КЭДО с внутренней учетной системой компании. Неправильная интеграция может привести к неработоспособности системы. И второе — необходимо учитывать требования законодательства о долгосрочном хранении электронных документов. Не все системы способны обеспечить эту функцию. Однако, вероятно, что в будущем Росархив предоставит возможность долгосрочного хранения электронных документов, что решит проблему для сервисов без данной функции».
Ошибки интеграции помогут устранить службы поддержки оператора ЭДО и разработчика учетной системы. По юридическим вопросам также проконсультирует оператор ЭДО. Если нужна дополнительная поддержка, можно обратиться к специалистам консалтинговых компаний.
Анна Тетерлева
директор и основатель ООО «Финансовые технологии — Аудит»
«Обеспечение электронными подписями при большом штате может быть довольно затратно. Нужно оптимизировать процесс получения ЭЦП, то есть определить круг лиц, кому нужны обязательно УКЭП, а кому будет достаточно УНЭП, оформление которых стоит дешевле. Также возможны трудности с оцифровкой существующего архива документов. В этом процессе поможет современное оборудование и специалист, способный наладить такую работу быстро и эффективно».
Елена Дудакова
HR-эксперт ООО «ГЭНДАЛЬФ»
«Когда компания переходит на ЭДО, увеличивается риск утечки конфиденциальной информации, поэтому важно разработать и внедрить политику информационной безопасности, обучить сотрудников безопасной работе с данными, использованию средств шифрования и защиты информации».
Если отдельные сотрудники не захотят переходить на новую систему из-за неуверенности или привычки к «бумаге», руководство и HR-служба должны провести разъяснительную работу и наладить процесс обучения.
Анна Шестакова
HR-директор компании ITECH
«Не все сотрудники примут идею перехода на ЭДО и осознают необходимость этого. Решить проблему поможет правильная стратегия управления изменениями, включающая корректную систему уведомлений и инструктирования».
Грамотный и продуманный подход с учетом рекомендаций экспертов поможет бизнесу перейти на КЭДО с минимальными трудностями.
Подпишитесь на нашу рассылку!
Новое в законах и самые полезные статьи за неделю у вас на почте
Нажимая на кнопку, я принимаю условия пользовательского соглашения и даю согласие на получение рассылок
Подтвердите свой email
На указанный почтовый ящик отправили письмо для подтверждения адреса электронной почты. Перейдите по ссылке, чтобы подтвердить получение рассылки.
Больше материалов по теме «Новое в законах»
Вы отписались от рассылки!
Спасибо, что были с нами! Возобновить подписку можно в любой момент на сайте СберБизнес Live