Эксперт:

Суть КЭДО

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это система, в которой кадровая документация создается, подписывается, используется и хранится в электронном виде, без создания документов на бумаге (ст. 22.1 ТК РФ).

КЭДО сокращает затраты бизнеса на расходники и курьерскую службу и значительно облегчает работу HR и кадровых специалистов. Сотрудникам не нужно приезжать в офис для подписания документов, кадровики отслеживают статусы из своей учетной системы, руководитель контролирует процессы из своего личного кабинета в сервисе. А если в компании работают фрилансеры, КЭДО просто незаменим.

КЭДО может быть государственным и коммерческим. Государственные структуры предлагают бесплатные решения, коммерческие — платные сервисы, которые адаптированы под нужды различных организаций.

В настоящее время КЭДО не обязателен для всех: каждый работодатель имеет право выбирать, какой системой ему пользоваться.

Основные нормативно-правовые акты, которые регулируют кадровый электронный документооборот:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Статья 312.1 регулирует дистанционную работу и электронное взаимодействие с работником. Статья 67: трудовой договор может быть заключен в электронной форме с ЭП.
• Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Определяет виды электронных подписей (ЭП) и их юридическую значимость: простая (ПЭП) — для внутренних документов (например, уведомлений), усиленная квалифицированная (КЭП) — обязательна для трудовых договоров, приказов.
• Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Устанавливает правила хранения и передачи электронных документов.
• Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных». Требует защиты персональных данных работников (включая электронные кадровые документы).
• Приказ Минтруда № 585н (2021 г.). Утверждает перечень кадровых документов, которые можно вести в электронном виде (например, трудовые договоры, приказы, личные карточки Т-2).
• Приказ Минцифры № 766 (2021 г.). Определяет требования к форматам электронных кадровых документов (XML, PDF/A).
• Постановление Правительства РФ № 1236 (2021 г.). Устанавливает порядок обмена электронными документами между работодателем и работником.
• Приказ ФНС № ЕД-7-26/736@ (2021 г.). Регламентирует электронные трудовые книжки (ЭТК) и их передачу в ПФР.
• ГОСТ Р 7.0.97-2021. Содержит требования к оформлению электронных документов (реквизиты, подписи).
• Письмо Роструда № ПГ/27129-03-3 (2020 г.). Разъясняет правомерность электронного кадрового документооборота.

Помимо этого, есть документы, которые определяют отдельные аспекты КЭДО. Например, формат для кадровых электронных документов (приказ Минтруда от 20 сентября 2022 г. № 578н), отчет о специальной оценке условий труда (СОУТ).

Для чего нужно переходить на КЭДО

Плюсы КЭДО

Переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО) — это не просто цифровизация, а стратегическое решение, которое дает бизнесу конкретные выгоды: снижение затрат, ускорение процессов, минимизацию рисков и повышение управляемости персоналом.

Для работодателей:

1. Экономия денег и ресурсов
   
   Сокращение расходов на бумагу, печать и архивирование. Больше не нужно тратиться на бланки, принтеры, папки и архивные помещения. Экономия на доставке документов (курьеры, почта).
   
   Снижение трудозатрат HR и бухгалтерии. Автоматизация рутинных операций (оформление приказов, ведение трудовых книжек) — меньше ошибок из-за человеческого фактора.
2. Ускорение кадровых процессов
   
   Мгновенное оформление и подписание документов: трудовой договор можно подписать удаленно еще до выхода сотрудника на работу. Приказы (о приеме, отпуске, увольнении) создаются и согласовываются за минуты.
   
   Работа с удаленными сотрудниками без задержек: не нужно ждать, пока сотрудник приедет в офис для подписания бумаг, и можно нанимать специалистов из других регионов и стран.
3. Повышение безопасности и снижение юридических рисков
   
   Защита от потери и подделки документов: электронные документы нельзя потерять или случайно уничтожить, и все изменения фиксируются, есть журнал редактирований.
   
   Соответствие законодательству (152-ФЗ, 63-ФЗ, ТК РФ). Исключаются риски штрафов за нарушение хранения персональных данных. Электронные документы с КЭП (квалифицированной электронной подписью) имеют ту же силу, что и бумажные.
4. Упрощение контроля и отчетности
   
   Автоматизированный учет и аналитика: все кадровые документы в единой системе, доступны по запросу. Интеграция с 1С, ERP, бухгалтерскими программами — данные синхронизируются автоматически.
   
   Своевременное уведомление о важных событиях. Напоминания о сроке действия договоров, необходимости продлить медкнижки, аттестации. Уменьшение риска пропустить критичные даты (например, увольнение по истечении срока договора).
5. Улучшение HR-бренда и лояльности сотрудников
   
   Удобство для работников = выше вовлеченность: они могут быстро получать справки, копии приказов без визитов в офис. Онлайн-подписание документов происходит без бюрократии.
   
   Поддержка ESG-стратегии и репутации компании. Сокращение использования бумаги улучшает экологический имидж. Современные технологии делают компанию привлекательной для молодых специалистов.
6. Подготовка к будущему
   
   Государство стимулирует цифровизацию: с 2025 года электронные трудовые книжки (ЭТК) стали основным форматом. ФНС и ПФР принимают отчетность только в электронном виде.
   
   Интеграция с AI и автоматизацией. Чат-боты для ответов на вопросы сотрудников. Прогнозная аналитика по кадровым рискам.
   
   Чем раньше бизнес перейдет на КЭДО, тем больше преимуществ получит.

Переход на электронный документооборот — это не только удобство для работодателя, но и плюсы для самого сотрудника: от экономии времени до повышенной защищенности личных данных.

Для сотрудников:

1. Удобство и экономия времени
   
   Мгновенный доступ к документам. Больше не нужно идти в отдел кадров за справкой — все документы (трудовой договор, приказы, выписки) доступны онлайн в любое время. Можно быстро получить копию нужного документа для банка, визы или других целей.
   
   Удаленное взаимодействие с работодателем. Подписание документов без визита в офис — это удобно для удаленных сотрудников и тех, кто часто бывает в командировках. Онлайн-оформление отпусков, больничных и других заявлений.
2. Прозрачность и контроль
   
   Все кадровые действия фиксируются. Можно отслеживать историю изменений в трудовом договоре, приказах о премиях, переводах. Нет риска, что документ «потеряется» — все хранится в электронном виде с отметками времени.
   
   Автоматические уведомления. Оповещения о новых документах (например, приказы о премии или изменении графика). Напоминания о необходимости продлить медкнижку или пройти аттестацию.
3. Защита персональных данных
   
   Безопасное хранение документов. Электронные документы защищены лучше бумажных: нельзя потерять, украсть или подделать. Доступ только у авторизованных лиц (в отличие от бумажных папок в кадровом отделе).
   
   Снижение риска ошибок. Автоматическое заполнение форм (например, личной карточки Т-2) уменьшает вероятность опечаток. Все изменения фиксируются, можно оспорить некорректные правки.
4. Упрощение трудоустройства и увольнения
   
   Быстрое оформление при приеме на работу. Можно подписать трудовой договор еще до первого рабочего дня. Не нужно заполнять кипу бумаг в отделе кадров.
   
   Легкий переход на новое место работы. Электронная трудовая книжка (ЭТК) автоматически передается в ПФР — не нужно забирать бумажную. Все документы хранятся в личном кабинете, даже после увольнения.
5. Дополнительные преимущества
   
   Экологичность. Меньше бумаги — вклад в сохранение природы.
   
   Повышение мобильности. Работать из любой точки мира без привязки к офису для подписания документов.
   
   КЭДО делает работу комфортнее, а взаимодействие с работодателем — проще и современнее.

Минусы КЭДО

Хотя КЭДО дает много преимуществ, у него есть и недостатки, которые важно учитывать и работодателям, и сотрудникам.

1. Технические сложности
   
   Зависимость от технологий. Если у сотрудника нет компьютера или смартфона или плохой интернет, он не сможет оперативно подписывать документы. Сбои в работе системы могут задержать важные процессы (например, оформление отпуска).
   
   Риски кибербезопасности. Возможны утечки данных при слабой защите системы (особенно если используются простые ЭП вместо КЭП). Хакерские атаки могут парализовать работу компании.
2. Психологический барьер
   
   Неготовность сотрудников к цифровизации. Некоторые работники (особенно старшего возраста) не доверяют электронным документам и боятся ошибок. Сложности с освоением новых систем (например, СЭД или личных кабинетов).
   
   Отсутствие «осязаемости». Часть сотрудников психологически комфортнее чувствует себя с бумажными документами.
3. Юридические риски
   
   Ошибки в оформлении электронных документов. Если документ подписан не той подписью (например, простой вместо квалифицированной), он может быть признан недействительным. Некорректное хранение (например, без усиленной криптозащиты) может привести к штрафам по 152-ФЗ.
   
   Не все документы можно перевести в электронный вид. Например, некоторые госорганы до сих пор требуют оригиналы бумажных справок.
4. Финансовые затраты на внедрение
   
   Покупка ПО и электронных подписей. Качественные СЭД (системы электронного документооборота) требуют вложений. Квалифицированные электронные подписи (КЭП) нужно регулярно обновлять (раз в 1–3 года).
   
   Обучение сотрудников. HR-отдел и работники должны научиться работать с новой системой — это время и деньги.
5. Проблемы при увольнении или смене работы
   
   Доступ к документам после увольнения. Некоторые работодатели закрывают экс-сотрудникам доступ к личным кабинетам, из-за чего получить документы становится сложнее.
   
   Сложности с передачей ЭТК (электронной трудовой книжки). Если новый работодатель не подключен к системе ЭДО, могут возникнуть задержки.
6. Человеческий фактор
   
   Ошибки при внедрении. Если компания не продумала процессы, возможен хаос: дублирование документов, потеря данных.
   
   Перегрузка уведомлениями. Некоторые системы настроены так, что сотрудника заваливают оповещениями, — это раздражает.

Стоит ли бояться КЭДО?

Несмотря на минусы, плюсы электронного документооборота перевешивают — особенно если внедрять систему постепенно и с учетом рисков.

Как минимизировать недостатки?

• Выбирать проверенные СЭД с хорошей техподдержкой.
• Обучать сотрудников (особенно немолодых).
• Использовать только КЭП для важных документов.
• Закреплять порядок работы с КЭДО в локальных актах компании.

КЭДО — это неизбежное будущее, и лучше адаптироваться к нему заранее.

Какие документы можно и нельзя подписывать в КЭДО

ИП и организации имеют право перевести в КЭДО значительную часть кадровой документации (ст. 22.3 ТК РФ).

Можно подписывать в КЭДО:

• Основные кадровые документы: трудовой договор — можно заключать в электронном виде с квалифицированной электронной подписью (КЭП) работодателя и сотрудника (ст. 67 ТК РФ); дополнительные соглашения к трудовому договору (изменение зарплаты, графика и прочее), приказы (распоряжения) по личному составу — о приеме, переводе, увольнении, о командировках, отпусках, взысканиях, поощрениях.
• Документы, связанные с персоналом: трудовые книжки (ЭТК) — с 2020 года все новые трудовые книжки ведутся только в электронном виде (Федеральный закон № 439-ФЗ); личные карточки Т-2 — могут вестись в электронном формате (приказ Минтруда № 585н); уведомления, заявления, объяснительные (например, о дисциплинарных взысканиях).
• Внутренние документы: положения, инструкции, регламенты (например, ПВТР), графики отпусков, сменности.

Нельзя подписывать в КЭДО:

• Документы, требующие нотариального заверения: доверенности на представление интересов в судах, согласия на выезд ребенка за границу, документы для сделок с недвижимостью, завещания и договоры дарения.
• Документы для государственных органов (если иное не предусмотрено): справки в военкомат (уведомления о приеме или увольнении военнообязанных), документы для лицензирующих органов (например, для образовательных учреждений), некоторые виды медицинских справок и заключений.
• Бухгалтерские документы (с ограничениями): первичные учетные документы (акты, накладные) — требуют бумажного оригинала, кроме случаев, когда контрагенты подключены к совместному ЭДО; кассовые документы (приходные или расходные ордера).
• Документы по охране труда: журналы инструктажей по технике безопасности (требуют личных подписей), акт о несчастном случае на производстве (форма Н-1).
• Иные специальные документы: документы по государственной тайне, судебные повестки и процессуальные документы, документы для получения виз в некоторые страны.

Важные исключения:

• Трудовой договор и кадровые приказы — можно с КЭП.
• Электронная трудовая книжка — полностью заменяет бумажную.
• Документы для ФНС и ПФР — постепенно переходят в электронный формат.

Рекомендация: перед переводом конкретного документа в электронный формат всегда проверяйте актуальные требования регулирующих органов. Некоторые ограничения постепенно снимаются — например, с 2023 года разрешено электронное оформление больничных листов.

Как подписать документ в КЭДО

Для использования КЭДО у сотрудников должна быть электронная подпись. В Федеральном законе от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определены два вида электронной подписи: простая (ПЭП) и усиленная. Усиленная, в свою очередь, делится на усиленную квалифицированную (УКЭП) и усиленную неквалифицированную (УНЭП).

В соответствии с нормами законодательства, каждый вид подписи может применяться для подписания различных типов документов.

Документы от имени компании обычно подписываются с использованием УКЭП. Отличие от УНЭП заключается в том, что УКЭП выдается аккредитованным Минцифры удостоверяющим центром — это самый защищенный вид электронной подписи.

Как перейти на КЭДО: инструкция

1. Разработать и утвердить документы

Чтобы перейти на КЭДО, необходимо оформить два локально-нормативных акта (ЛНА) и собрать согласия сотрудников на основании статьи 22.2 ТК РФ.

— ЛНА о вводе ЭДО

Нужно указать:

• Информационную систему, через которую будет организован электронный документооборот работодателя.
• Как присоединиться к этой системе: нужно ли ему загружать мобильное приложение, устанавливать на компьютер ПО.
• С какими документами предполагается работать через КЭДО, кто из работников получит к ней доступ.
• Когда КЭДО вводится в работу.

— ЛНА о порядке осуществления электронного документооборота в кадровой службе

Нужно указать:

• Дату, до которой сотруднику необходимо подписать или отклонить электронный документ.
• Процесс перехода на систему КЭДО: кто и когда проводит обучение, в каких случаях документ может быть оформлен на бумаге.

2. Уведомить сотрудников

Все сотрудники должны письменно согласиться на переход в КЭДО. Если сотрудник устраивается впервые, то согласие на КЭДО не требуется.

3. Оформить электронные подписи сотрудников

Как правило, рядовым сотрудникам достаточно иметь НЭП.

4. Обучить сотрудников

Важно дать подробную инструкцию о том, как пользоваться сервисом КЭДО и электронной подписью.

Частые вопросы о КЭДО

Необходимо согласие всех сотрудников для перехода на КЭДО или можно обойтись без согласия, допустим, одного человека?

Компания обязана получить соглашение о переходе на КЭДО от всех сотрудников. Если кто‑то не хочет переходить, документы придется вести в бумажном виде.

Можно ли оформить согласие в электронном виде?

Это могут сделать только сотрудники, работающие дистанционно. Другие обязаны предоставить согласие на переход на КЭДО в бумажной форме (письмо Минтруда РФ от 12 февраля 2025 г. № 14-6/ЩЩГ-653).

Сколько хранятся электронные документы?

Сроки хранения электронных документов аналогичны срокам хранения аналогичных бумажных документов. Так, трудовые договоры хранятся 50–75 лет, графики отпусков — 3 года.

КЭДО: главное

КЭДО — это будущее кадрового делопроизводства. КЭДО позволяет создавать, подписывать и хранить кадровую документацию в электронном виде, снижая затраты и упрощая работу HR и сотрудников.

Каждый работодатель вправе самостоятельно решать, надо ли ему пользоваться КЭДО.

Для использования КЭДО необходимо:

• подготовить документы,
• получить согласие всех сотрудников,
• создать электронные подписи,
• провести обучение и внедрить систему.

Ключевые преимущества:

• Экономия — нет расходов на бумагу, печать, архивы и курьерскую доставку.
• Скорость — документы подписываются за минуты из любой точки мира.
• Безопасность — защита от потерь, подделки и утечки данных.
• Удобство — сотрудники получают доступ к документам 24/7 без визитов в офис.
• Соответствие закону — выполнение требований ТК РФ, 63-ФЗ, 152-ФЗ.

Сложности: нужна подготовка и обучение персонала.