Как составить акт выполненных работ: образец 2026 и частые ошибки

Что в статье

• Что такое акт выполненных работ и зачем он нужен
• Обязателен ли акт выполненных работ в 2026 году
• Можно ли использовать УПД вместо акта
• Как составить акт выполненных работ
• Образец акта выполненных работ
• Акт выполненных работ для самозанятых
• Как подписывать акт через ЭДО
• Что делать, если заказчик не подписывает акт
• Частые ошибки при оформлении акта
• Частые вопросы
• Главное об акте выполненных работ

Что такое акт выполненных работ и зачем он нужен

Акт выполненных работ — это документ, которым стороны подтверждают, что работы по договору выполнены, а заказчик принял их без претензий. Его подписывают по окончании работ или отдельного этапа, и с этого момента у исполнителя возникает право на оплату, а у заказчика — основание учесть затраты.

С точки зрения учета акт — первичный документ. Он фиксирует факт хозяйственной операции: что сделано, в каком объеме и на какую сумму. Единой обязательной формы у него нет, поэтому стороны составляют акт сами — но так, чтобы в нем были все обязательные реквизиты первичного документа (ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Акт выполненных работ часто путают с двумя другими документами — с договором и с актом оказанных услуг. Договор фиксирует условия сотрудничества, а акт подтверждает, что работы выполнены и приняты. Для работ обычно используют акт выполненных работ, для услуг — акт оказанных услуг.

Юридически работы и услуги разделяют по результату. Например, разработка логотипа, ремонт офиса или создание сайта считаются работами, поэтому стороны обычно подписывают акт выполненных работ. А если в сделке есть и то и другое, пишут «акт выполненных работ (оказанных услуг)»: набор обязательных реквизитов у них общий.

Эта разница — не формальность. От того, что вы заключаете, договор подряда или договор оказания услуг, зависит, какие нормы Гражданского кодекса применяются к приемке работ и к спорам об их качестве.

Что изменилось с 1 января 2026 года

С 1 января 2026 года отдельный формат электронного акта больше не используется. Для обмена документами через ЭДО компании применяют УПД, который объединяет в одном файле и акт, и счет-фактуру.

При этом бумажный акт работает как прежде: его можно составлять и подписывать без ограничений. Сохранился и обмен неформализованными электронными документами — например, подписанным сканом обычного акта. Поэтому, если вы вели электронный обмен актами, нужно перейти на УПД: договориться об этом с контрагентом и проверить, что ваша учетная программа и оператор ЭДО поддерживают его актуальный формат.

Обязателен ли акт выполненных работ в 2026 году

Закон требует обязательно оформлять акт только в одном случае — при строительном подряде: сдачу и приемку результата стороны оформляют актом, который подписывают обе стороны (п. 4 ст. 753 Гражданского кодекса). В остальных случаях обязанность подписать акт возникает, только если стороны прописали это условие в самом договоре.

Но на практике акт оформляют почти всегда, и дело не в формальном требовании. Без подписанного акта заказчик на общей системе налогообложения не подтвердит расходы и вычет по НДС, а исполнитель не докажет, что работы выполнены и должны быть оплачены. Поэтому отказ от акта — это всегда риск для обеих сторон, даже когда закон его прямо не требует.

В некоторых ситуациях акт заменяют другие документы. Так, самозанятый подтверждает выполненную работу чеком из приложения «Мой налог» и отдельный акт составлять не обязан.

Можно ли использовать УПД вместо акта

Да. УПД (универсальный передаточный документ) объединяет в одном документе сведения о выполненных работах и данные счета-фактуры.

УПД особенно удобен компаниям и ИП, которые работают с НДС: вместо акта и счета-фактуры оформляется один документ. Заказчик по нему может подтвердить расходы и заявить вычет НДС.

Если исполнитель освобожден от НДС или не является его плательщиком, чаще всего достаточно обычного акта. Использовать УПД тоже можно, но существенных преимуществ он не даст.

С 1 января 2026 года УПД стал основным документом для обмена сведениями о выполненных работах через ЭДО. Отдельный формат электронного акта больше не применяется.

Чтобы было проще сориентироваться, мы собрали типичные ситуации в таблицу.

Как составить акт выполненных работ

Единой обязательной формы у акта нет, но чтобы документ имел юридическую силу, в нем должны быть все обязательные реквизиты первичного документа, согласно ч. 2 ст. 9 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

1. Укажите название и номер документа. В шапке указывают, что это за документ: «Акт выполненных работ» или «Акт сдачи-приемки выполненных работ». Номер нужен для учета: по нему акт привязывают к договору и счету. Нумерацию каждый ведет свою, главное — чтобы она шла по порядку и не путалась с другими документами.
2. Укажите дату составления. Это день, когда стороны подписывают акт. От нее зависит период учета: в нем исполнитель признает выручку, а заказчик — расходы. Если работы сдали в один день, а подписывают позже, укажите обе даты. Так не возникнет спора о том, когда операция состоялась.
3. Укажите, кто исполнитель, а кто заказчик: наименование компании или ФИО предпринимателя, ИНН, а для организаций — должность и ФИО того, кто подписывает.
4. Дайте указание на договор. Акт закрывает конкретный договор, поэтому в нем указывают номер и дату этого договора. Связка подтверждает, что акт и договор относятся к одной сделке, и защищает исполнителя, если заказчик заявит, что ничего не заказывал.
5. Опишите работы. Размытые формулировки вроде «услуги оказаны в полном объеме» — плохая опора: непонятно, за что заказчик платит. Такой акт легко оспорить. Перечисляйте работы конкретно: «разработка дизайн-макета сайта, 5 страниц» вместо «дизайнерские услуги». Чем точнее формулировка, тем меньше вопросов и у заказчика, и у налоговой.
6. Добавьте объем, цену и сумму. По каждой позиции указывают количество, цену за единицу и стоимость, а в конце выводят общую сумму по акту. Обязательно отметьте НДС: выделен он в сумме или ее нет. Если вы НДС не платите, так и напишите — «без НДС», чтобы у заказчика не было вопросов при учете.
7. Подпишите документ. Акт подписывают и исполнитель, и заказчик. Подписать должен тот, у кого есть на это полномочия: руководитель или сотрудник по доверенности. Проверьте полномочия второй стороны — если акт подпишет человек без них, заказчик потом может заявить, что работы не принимал. Рядом с подписью указывают должность и расшифровку — фамилию и инициалы.

Когда оба экземпляра подписаны, у каждой стороны остается свой. С этого момента работы считаются сданными и принятыми: исполнитель вправе требовать оплату, а заказчик — учесть расходы. Для проверки лучше хранить акт вместе с договором, счетами и платежными документами.

Образец акта выполненных работ

Сегодня акт можно сформировать:

• в бухгалтерской программе;
• в сервисах ЭДО;
• в онлайн-конструкторах документов;
• по готовому шаблону Word.

Чтобы не собирать акт с нуля, проще взять готовый образец и подставить свои данные. Мы подготовили заполненный пример акта на ремонтные работы — в нем уже есть все обязательные реквизиты. Скачайте файл, замените данные сторон, описание работ и суммы на свои.

Скачать образец акта выполненных работ.

В образце исполнитель работает на УСН без НДС, поэтому в сумме стоит пометка «без НДС». Если вы платите НДС, добавьте в таблицу графу с налогом и выделите его сумму отдельной строкой.

Акт выполненных работ для самозанятых

Закон не требует от самозанятых оформлять акт: плательщик налога на профессиональный доход подтверждает выполненную работу чеком из приложения «Мой налог» (ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). Этот чек самозанятый формирует после оплаты и передает заказчику. Именно чек, а не акт, подтверждает расходы заказчика в налоговом учете.

Но чек и акт решают разные задачи, и одно не отменяет другое. Чек подтверждает, что заказчик заплатил, а исполнитель учел доход. Акт фиксирует, что именно сделано, в каком объеме и что у заказчика нет претензий. В простых разовых сделках хватает чека. А когда работа сложная, идет этапами или есть риск спора о качестве, заказчик нередко просит подписать еще и акт.

Самозанятый не обязан соглашаться, но обычно это в его же интересах: подписанный акт защищает и его. Составляют его в свободной форме, но с обязательными реквизитами первичного документа (ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ) — теми же, что и в обычном акте. Подойдет образец из этой статьи: достаточно указать, что исполнитель применяет НПД.

С самозанятым обычно заключают договор ГПХ — гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг. Акт к такому договору оформляют по тем же правилам, что и в сделке между компаниями: он закрывает конкретный этап или весь объем работ по договору.

Как подписывать акт через ЭДО

При электронном документообороте акт или УПД подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и передают через оператора ЭДО. После подписания обеими сторонами документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный.

Для документов, связанных с НДС, используют формализованный УПД. Простая отправка подписанного PDF-файла по электронной почте не заменяет обмен через ЭДО.

Электронные акты и УПД хранят не менее пяти лет. Вместе с документами должны сохраняться сведения, необходимые для проверки электронной подписи. На практике это берет на себя оператор ЭДО, но ответственность за сохранность документов все равно лежит на самой компании.

Что делать, если заказчик не подписывает акт

Бывает, что работа сделана, а заказчик тянет с подписанием. Это не значит, что исполнитель остался без оплаты. Закон дает ему механизм — односторонний акт, но действовать нужно по порядку и с документами на руках.

Сначала важно понять, почему заказчик не подписывает, потому что от этого зависит все дальнейшее. Если он молчит или уклоняется без объяснений — это одно. Если же он отказывается мотивированно, ссылаясь на конкретные недостатки, — другое: такой отказ может быть обоснованным, и тогда сначала придется разбираться с качеством работ, а не давить актом.

Когда заказчик уклоняется без причин

Если заказчик просто пропал или отказывается подписывать без внятных объяснений, исполнитель оформляет акт в одностороннем порядке. Это прямо предусмотрено законом: при отказе одной из сторон в акте делают отметку об этом, и его подписывает вторая сторона (п. 4 ст. 753 Гражданского кодекса). Для обычного подряда действует та же логика через правила о приемке работ (ст. 720 Гражданского кодекса).

Если дойдет до суда, односторонний акт признают недействительным только в одном случае — если заказчик докажет, что у него были обоснованные причины не подписывать (п. 4 ст. 753 ГК РФ). Поэтому весь процесс нужно документировать, чтобы было видно: исполнитель работу сдавал, а заказчик уклонялся от ее приемки.

Порядок действий такой:

1. Известите заказчика о готовности работ и предложите дату приемки — письменно, чтобы остался след.
2. Если заказчик не явился и не ответил, зафиксируйте это и составьте акт с отметкой, что заказчик от подписания уклонился.
3. Направьте подписанный вами экземпляр заказчику — почтой с описью вложения или другим способом, подтверждающим отправку.
4. Если оплата так и не поступила, направьте претензию с требованием оплатить работы. Для большинства договоров подряда досудебная претензия обязательна, без нее суд не примет иск.

После этого, если заказчик по-прежнему не платит, можно обращаться суд. В таком случае односторонний акт вместе с доказательствами отправки будут подтверждением, что работы сданы надлежащим образом.

Когда отказ обоснован

Если заказчик отказывается принимать работу из-за недостатков. Закон дает ему такое право, когда дефекты серьезные и мешают пользоваться результатом. Здесь односторонний акт не поможет: сначала нужно разобраться с претензиями. Если недостатки реальны, их нужно устранить и сдать работу заново. Если исполнитель уверен в качестве, а заказчик придирается, спор решается через экспертизу и суд.

Чтобы такие ситуации не превращались в тупик, условия приемки стоит прописать в договоре заранее: в какой срок заказчик обязан принять работу или направить мотивированный отказ. Тогда молчание дольше этого срока само по себе будет работать на исполнителя.

Частые ошибки при оформлении акта

Большинство проблем с актом возникают из-за невнимательности при составлении. Пять ошибок встречаются чаще всего, и каждая способна обернуться потерей денег или спором с налоговой.

1. Размытое описание работ. Формулировка вроде «услуги оказаны в полном объеме» не показывает, что именно сделано. Заказчику нечего предъявить в споре, а налоговая может снять расходы как неподтвержденные. Описывайте работы конкретно: что сделано, в каком объеме, по какому договору.
2. Нет ссылки на договор. Если акт не привязан к договору, его сложно соотнести с конкретной сделкой. Это дает заказчику повод заявить, что работы он не заказывал, а налоговой — усомниться в реальности операции. Указывайте номер и дату договора, к которому относится акт.
3. Подпись поставил человек без полномочий. Акт, подписанный сотрудником без права подписи, заказчик потом может оспорить, заявив, что работы не принимал. Проверяйте, что подписант — руководитель или представитель по доверенности, и сверяйте данные с договором.
4. Не выделен или не обозначен НДС. Если в акте не указано, входит налог в сумму или нет, у заказчика возникнут вопросы при учете, а у исполнителя — риск разногласий по итоговой сумме. Прописывайте НДС прямо: выделяйте его отдельно или ставьте пометку «без НДС», если вы освобождены от налога.
5. Акт подписан с опозданием или задним числом. Дата акта определяет период, в котором стороны отражают операцию в учете. Если подписать его не вовремя, выручка и расходы попадут не в тот период, и это всплывет при проверке. Подписывайте акт по факту сдачи работ, а если даты сдачи и подписания расходятся, указывайте обе.

Частые вопросы

Можно ли выставить акт без договора?

Формально можно: акт сам по себе подтверждает выполнение работ. Но без договора сложнее доказать, на каких условиях стороны договаривались, а у налоговой появляются вопросы к реальности сделки. Надежнее, когда есть и договор, и акт: первый фиксирует условия, второй — результат. Поэтому в акте всегда указывают, к какому договору он относится.

Может ли самозанятый работать без акта?

Да. Плательщик налога на профессиональный доход подтверждает работу чеком из приложения «Мой налог», и отдельный акт составлять не обязан. Но если заказчик просит акт, например для подтверждения объема работ или при расчетах по этапам, самозанятый может его оформить в свободной форме с обязательными реквизитами первичного документа. Подписанный акт защищает и самого исполнителя в случае спора.

Можно ли подписать акт электронной подписью?

Да, если стороны работают через электронный документооборот. Для электронного акта в формате УПД нужна усиленная квалифицированная электронная подпись — УКЭП. Простая или неквалифицированная подпись для таких документов не подойдет. Обмениваются подписанным документом через оператора ЭДО.

Что делать, если в акте обнаружили ошибку после подписания?

Ошибку можно исправить, закон это допускает. Бумажный акт правят так: зачеркивают неверные данные, пишут верные, ставят пометку «Исправлено», дату и подписи обеих сторон. Электронный документ так не поправишь, вместо него составляют новый, исправленный, со ссылкой на первоначальный. Главное, чтобы исправление было согласовано обеими сторонами, а не внесено в одностороннем порядке.

Кто должен составлять акт — исполнитель или заказчик?

По общему правилу акт готовит исполнитель: он сдает работу и заинтересован зафиксировать, что выполнил ее в полном объеме. Но это не жесткое правило — стороны могут договориться иначе и прописать это в договоре. Подписывают акт в любом случае оба: и исполнитель, и заказчик.

Можно ли использовать один акт сразу на несколько этапов работ?

Можно, если работы сдают одной приемкой. Тогда в акте перечисляют все этапы с объемом и стоимостью каждого. Но если по договору этапы сдают и оплачивают по отдельности, на каждый оформляют свой акт — так проще привязать оплату к конкретному этапу и не запутаться в расчетах. Здесь стоит ориентироваться на то, как прописана сдача работ в договоре.

Сколько хранить акт выполненных работ?

Не менее пяти лет после отчетного года — это общий срок хранения первичных документов. Правило одинаково для бумажных и электронных актов. Для электронного документа вместе с ним нужно сохранить и средства, которыми проверяется электронная подпись.

Главное об акте выполненных работ

• Акт выполненных работ — это первичный документ, которым стороны подтверждают, что работы по договору выполнены, а заказчик принял их без претензий. Его подписывают исполнитель и заказчик после завершения работ или отдельного этапа.
• Единой обязательной формы у акта нет, но в нем должны быть все обязательные реквизиты первичного документа: стороны, ссылка на договор, описание работ, объем, стоимость, НДС и подписи. Чем конкретнее описаны работы, тем меньше вопросов у заказчика и налоговой.
• Для бизнеса акт нужен с двух сторон: он подтверждает расходы в налоговом учете и защищает исполнителя в споре об оплате. Закон требует акт обязательно только при строительном подряде, но на практике его оформляют почти всегда.
• Вместо акта можно использовать УПД — он объединяет акт и счет-фактуру в одном документе. Это удобно тем, кто работает с НДС; тем, кто от налога освобожден, обычно достаточно простого акта.
• Самозанятый подтверждает работу чеком из приложения «Мой налог» и составлять акт не обязан. Но по запросу заказчика он может оформить акт в свободной форме с обязательными реквизитами.
• В электронном документообороте акт оформляют в формате УПД и подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью через оператора ЭДО. С 1 января 2026 года прежний формат электронного акта отменен, а бумажный акт работает как раньше.
• Если заказчик уклоняется от подписания без причин, исполнитель вправе составить односторонний акт, но только задокументировав, что сдавал работу, а заказчик ее не принимал. При обоснованном отказе из-за недостатков сначала разбираются с качеством работ.
• Хранят акт не менее пяти лет после отчетного года — одинаково для бумажных и электронных документов.