Что такое MICE

В сфере делового туризма уже более 15 лет существует направление MICE, но не все предприниматели до конца понимают, что означает эта аббревиатура.

MICE-мероприятия связаны с организацией и проведением различных деловых и внутрикорпоративных встреч, в основном на выезде в другой город или страну. Аббревиатура образована сочетанием этих мероприятий:

• M (meetings) — корпоративные встречи, презентации, переговоры;
• I (incentives) — тимбилдинги, мотивационные и поощрительные туры для сотрудников;
• C (conferences) — деловые конференции, съезды, форумы, семинары;
• E (exhibitions) — выставки, имиджевые или PR-мероприятия.

Каждое из этих направлений работает на развитие бизнеса и помогает достигать корпоративных целей.

Цели MICE-мероприятий

• На переговорах и деловых конференциях устанавливаются новые контакты с партнерами и клиентами, в результате таких встреч заключаются сделки, бизнесы расширяются или создаются новые коллаборации.
• Выставки и презентации продвигают компанию и привлекают внимание к продукту, который она выводит на рынок, а также стимулируют продажи.
• Деловые мероприятия дают неограниченные возможности для нетворкинга между представителями разных бизнесов, а личные встречи на мероприятиях играют большую роль в достижении бизнес-целей.
• Внутрикорпоративные мероприятия эффективно мотивируют сотрудников, удовлетворяют их запросы на отдых и саморазвитие. Эмоциональное вовлечение усиливает чувство причастности к успехам компании. А тренинги и интенсивы дают возможность прокачать навыки.

Направления для MICE-туризма

В мировой практике в тройку лидеров по направлениям для MICE-туризма входят Италия, Франция и ОАЭ. Россия, в свою очередь, популярна для въездного делового туризма у бизнесменов из Казахстана, Узбекистана и Китая.

Внутри России большинство организаций предпочитают выезжать на мероприятия из регионов в столицу. Ведь в Москву удобно добираться из любых уголков страны. Столица предлагает разнообразие необычных локаций и активностей. Можно провести мероприятие на природе или в шикарном конгресс-холле, на яхте или в подземном бункере. Здесь самый большой гостиничный фонд, который позволяет с комфортом разместиться даже большим коллективам, и много площадок для проведения конгрессов и выставок.

Второе по популярности направление для деловых выездов внутри страны — Санкт-Петербург. Развивают MICE-туризм также в Свердловской области, Самаре, Казани, Нижнем Новгороде. Все это может благотворно отразиться на экономике регионов: MICE-мероприятия помогают развиваться инфраструктуре и привлекать в города инвестиции.

Чем MICE отличается от ивентов и семинаров

Индустрии MICE- и event-мероприятий развивались параллельно. Но ивенты — это в основном развлекательные события. Организация же семинаров предполагает только деловую часть. MICE-туризм все чаще вбирает в себя и деловую, и креативную составляющие. Нестандартно решенная деловая встреча надолго запомнится участникам — как и компания, ее организовавшая.

Что MICE-туризм дает бизнесу

Как отмечает эксперт, MICE-мероприятия значительно влияют на результаты работы компании в следующих направлениях.

1. Построение деловых связей. Участники деловых мероприятий активно общаются друг с другом как в деловой, так и в неформальной обстановке, обмениваются контактами, делятся опытом. Расширяются возможности для сотрудничества и взаимного развития.
2. Необычный опыт и эмоции. Нестандартная подача мероприятия или проведение в неожиданном месте дает участникам массу эмоций и впечатлений. Возможно, большинство из присутствующих никогда бы не могли позволить себе поехать сюда самостоятельно. Отдаленные уголки планеты в принципе невозможно или очень сложно посетить в одиночку: например, для посещения бухт Сахалина нужно фрахтовать судно, а вулканов Камчатки — вертолет.
3. Мотивация сотрудников. Нематериальные поощрения часто приносят компании больше пользы, чем материальные. Чувство сопричастности общему делу работает не хуже, чем большая зарплата. Часто сотрудники с высокой лояльностью компании не меняют место работы, даже если в другом месте предложили больше.
4. Вовлеченность. MICE- мероприятия создают высокую вовлеченность участников в жизнь компании. У сотрудника появляется возможность слышать и быть услышанным, проявить инициативу. Вовлеченный сотрудник, в свою очередь, заинтересован в процветании компании, стремится достичь лучших результатов.

Как организовать MICE-мероприятие

В деловом туризме предполагается более высокий уровень цен, чем, например, в рекреационном, но здесь и соответствующий уровень сервиса. Такое положение дел оправданно, ведь MICE-мероприятие должно произвести впечатление на партнеров или стать значимым внутрикорпоративным событием. Оно должно запомниться. Поэтому экономить не нужно.

Если компания планирует провести MICE-мероприятие своими силами (например, поручить это сотрудникам HR-отдела), то можно воспользоваться пошаговой инструкцией.

Шаг 1. Определите цели и формат мероприятия.

Нужно понять, какие задачи или проблемы должен решить этот выезд: необходимо повышение лояльности клиентов или мотивации сотрудников, надо договориться с партнерами о новых поставках или о слиянии бизнесов.

Шаг 2. Подготовьте план мероприятия и смету.

Напишите примерный план, а лучше полный сценарий мероприятия. Определите тайминг каждого этапа, чтобы не затягивать и не отнимать время у следующего события.

Шаг 3. Выберите локацию.

Хорошим шагом будет предварительная поездка ответственных за мероприятие сотрудников на планируемое место его проведения. Задача — посмотреть на площадку с точки зрения будущих участников, оценить, насколько удобно будет ею пользоваться. Важным будет все: от расположения конференц-зала до комфортабельности туалетов.

Шаг 4. Обеспечьте проезд и проживание участников.

Купите билеты и при необходимости оформите визы и медицинские страховки всем участникам мероприятия. Это требует времени и навыка в бронировании большими объемами или договоренностей с туроператорами, которые занимаются чартерными перевозками. Также необходимо забронировать номера во вместительном отеле.

Шаг 5. Наймите временный персонал.

Позаботьтесь о приглашении персонала для обслуживания мероприятия: от музыкантов и фотографов до официантов и уборщиков.

Шаг 6. Обеспечьте функционал.

Организуйте техническое обеспечение мероприятия, оформление площадки, питание участников во время выезда, транспортное сопровождение до места проведения и проживания (трансфер).

Шаг 7. Контролируйте течение мероприятия.

Отслеживайте соответствие сценарию и таймингу. При возникновении проблем их необходимо оперативно решать или менять план по ситуации.

Для оплаты расходов компания может выпустить в Сбере необходимое количество бизнес-карт для сотрудников, которые занимаются организацией мероприятия, и установить лимит по каждой карте. Первый год обслуживания обойдется в 0 руб. Также с помощью бизнес-карт можно оплачивать командировочные, представительские и прочие расходы, получать кешбэк за покупки, а СМС-информирование позволит оперативно контролировать траты.

Как открыть собственное MICE-агентство

Организация MICE-мероприятия, особенно масштабного или проходящего на уровне глав компаний, может стать трудной задачей для HR-отдела или ассистента руководителя. Поэтому компании все чаще обращаются за помощью в организации деловых мероприятий к профессионалам. Существует множество MICE-агентств, которые организуют деловой выезд под ключ: от креативной части до мелких бытовых деталей.

MICE-агентство как собственный бизнес — очень перспективное направление. Ведь на деловые поездки тратятся более значительные суммы, чем на рекреационные. Так, например, средний чек делового туриста, приезжающего в Москву, в 1,4 раза выше, чем у отпускника. А во всем мире на MICE-мероприятия тратятся миллиарды долларов в год.

MICE-индустрия помогает развивать экономику регионов и сглаживать сезонность туристического бизнеса, так как деловые мероприятия обычно проводятся в то время, когда объемы поездок в рекреационных целях снижаются.

MICE-агентства обычно предоставляют высококачественный сервис, работают с проверенными поставщиками услуг, знают все тренды рынка деловых мероприятий.

Обычно в MICE-бизнес переходят опытные организаторы из рекреационного туризма HR-служб компаний с большим опытом организации деловых встреч и поездок.

Открывая такой бизнес, надо осознавать, что и ответственность в MICE выше, так как встречи часто организуются на высшем уровне, и агентство сильно рискует своей репутацией, если что-то пойдет не по плану.