Личный опыт: как использовать бизнес-карту в гостиничном бизнесе

Кто пользуется картой

Я занимаюсь гостиничным бизнесом с 2014 года. В моей гостинице Green Hall работает примерно 70 человек в летний сезон и 50–60 зимой и осенью, когда гостей меньше. При гостинице работает ресторан «Лёд & Пламя».

Первую бизнес-карту я оформила несколько лет назад. Сразу выпустили две карты к счёту: одну — для менеджера по закупкам, вторую — для меня. Первой покупкой стала посуда — мы заказали ее онлайн на маркетплейсе и оплатили бизнес-картой.

Одну бизнес-карту я всегда ношу с собой, чтобы можно было быстро ей расплатиться. Вторая находится на предприятии — менеджер по закупкам в любой момент может оплатить всё необходимое.

Недавно мы потеряли одну карту. Мы быстро её заблокировали и выпустили новую: заявку подали онлайн и получили новую бизнес-карту в течение четырех дней.

Зачем нам нужна бизнес-карта

У нашего бухгалтера и финансового директора есть доступ к расчётному счёту, но до того, как мы начали пользоваться бизнес-картой, покупки можно было совершить только двумя способами. Первый — когда я из кассы выдаю сотруднику деньги, а он потом предоставляет чек. Второй — оплачивать покупки по счёту. Это медленная процедура: пока тебе выставят счёт и ты его оплатишь, может пройти два дня или больше.

С бизнес-картой легче: мы покупаем всё, что нам нужно, а деньги тут же списываются со счёта, как по обычной карте. И не нужно постоянно носить с собой наличные.

За что мы платим бизнес-картой

Больше всего расходов по бизнес-карте идёт на закупку продуктов для ресторана. Наш закупщик постоянно мониторит скидки в магазинах и может быстро схватить нужный товар по акции. Также бывает, что поставщики не всё могут отгрузить, и приходится ехать за покупками в магазин.

Особенно много мы тратили в январе 2023 года, когда цены у поставщиков резко выросли. Например, на огурцы. От поставщиков они пришли по 330 руб. за кг, а в магазине их продавали за 200. Раньше такое тоже случалось. Например, во время пандемии сахар у поставщиков стоил по 150 руб., а в магазине по 100.

Вторая значительная часть трат — это различный рабочий инвентарь, который нужен здесь и сейчас. Например, новый чайник взамен сломанного. У ресторана много таких трат.

Бывает, что я нахожу нужную вещь для ресторана или отеля на маркетплейсе уже после окончания рабочего дня и тут же заказываю онлайн. Это могут быть специи и сиропы, полотенца для рук, кухонный инвентарь, мебель. Мы постоянно ищем, где можно что-то купить выгодно.

Всего на закупки мы тратим больше миллиона рублей в месяц. Из этой суммы 15–20% мы оплачиваем бизнес-картой.

Если бы не было бизнес-карты, пришлось бы оплачивать покупку самой и потом ждать, пока бухгалтер возместит эту сумму.

Как мы проводим платежи по бизнес-картам

Чаще всего бизнес-картой мы расплачиваемся в магазине. Бывает, что совершаем покупки онлайн. В личном кабинете маркетплейсов можно привязать бизнес-карту. Она работает так же, как обычная банковская карта.

По бизнес-карте можно установить лимит. Это удобно, если в компании действует строгое ограничение на траты. Например, раньше мы не хотели покупать в розницу больше, чем на 100 тыс. в месяц, и установили такой лимит. Затем мы стали его повышать — сначала до 150, потом до 500 тыс. А потом и вовсе установили нулевые лимиты: с прошлого года ситуация с поставками и с ценообразованием стала менее предсказуемой. Без лимитов мы можем быстро реагировать на ситуацию.