Что такое ГИС ЭПД

«ГИС ЭПД» расшифровывается как «государственная информационная система электронных перевозочных документов». В нее поступают сведения о перевозочных и экспедиторских документах. Через систему эти данные получают государственные органы.

ГИС ЭПД работает с 1 сентября 2022 года. Сначала использование электронных перевозочных документов было добровольным. 1 сентября 2026 года Федеральный закон от 7 июня 2025 г. № 140-ФЗ сделал электронный формат обязательным для ряда документов при автомобильных, железнодорожных и воздушных грузоперевозках, а также при оказании транспортно-экспедиционных услуг.

Работу системы регулируют статья 18.1 Устава автомобильного транспорта, Постановление Правительства РФ № 281 о ГИС ЭПД, Постановление № 931 об обмене электронными перевозочными документами и отдельные правила для железнодорожных, авиационных и экспедиторских документов.

Более 82 млн документов

Прошло через ГИС ЭПД с запуска системы

Только с 1 по 20 сентября в системе оформили более 28 миллионов документов.

Как устроена ГИС ЭПД

Бизнес работает не с самой государственной системой, а с оператором ИС ЭПД. Грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель или экспедитор создает и подписывает документ в системе оператора. Оператор проверяет данные и передает их в ГИС ЭПД. Оттуда сведения получают государственные органы.

Подключиться к ГИС ЭПД напрямую компания или ИП не может. Для работы нужно выбрать оператора ИС ЭПД, аккредитованного Минтрансом. Операторы могут обмениваться документами между собой, поэтому участникам одной перевозки не обязательно пользоваться услугами одной компании.

Формат и порядок обмена устанавливаются нормативными актами и форматами ФНС. Контролирующие органы получают сведения из ГИС ЭПД в рамках межведомственного взаимодействия. Электронные документы нужно хранить в течение установленных законом сроков.

Какие документы проходят через ГИС ЭПД

В ГИС ЭПД передают несколько видов электронных перевозочных документов. При этом не все из них стали обязательными именно с 1 сентября 2026 года.

ФНС приводит актуальный перечень документов, которые передаются в ГИС ЭПД.

Что обязательно с 1 сентября 2026 года

В электронном виде оформляют:

• транспортные накладные, а также заказы и заявки на перевозку грузов автомобильным транспортом;
• транспортные железнодорожные накладные;
• грузовые накладные при воздушной перевозке;
• экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторскую и складскую расписки.

Путевой лист в этот перечень не входит. Минтранс разъясняет, что его можно оформлять на бумаге или в электронном виде. Если оформлен электронный путевой лист, сведения о нем направляют в ГИС ЭПД.

Как документ проходит через ГИС ЭПД

Электронный перевозочный документ формируется поэтапно. Каждый участник заполняет и подписывает свою часть документа.

На примере ЭТрН процесс выглядит так:

1. Грузоотправитель заполняет сведения о грузе, сторонах перевозки, машине и других условиях и подписывает первую обязательную часть ЭТрН.
2. Перевозчик принимает груз и подтверждает сведения своей электронной подписью.
3. После доставки грузополучатель проверяет груз и подтверждает приемку.
4. Перевозчик завершает оформление документа после сдачи груза.

У ЭТрН четыре обязательных файла обмена, или титула. Еще четыре дополнительных используют при необходимости: например, если меняется стоимость перевозки, грузополучатель, водитель или транспортное средство.

Вид электронной подписи зависит от роли участника и конкретного документа. Руководители компаний и ИП для юридически значимых действий используют квалифицированную электронную подпись. Сотруднику при подписании от имени организации может понадобиться машиночитаемая доверенность. Для водителя в предусмотренных правилами случаях может использоваться простая электронная подпись с последующим подтверждением перевозчиком.

Каждое действие с документом фиксируется в информационной системе оператора: участники видят его состояние и понимают, на каком этапе находится оформление.

Кто работает с ГИС ЭПД

Через операторов ИС ЭПД с системой взаимодействуют грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, экспедиторы и другие участники перевозки.

Для малого бизнеса важна не отрасль, а роль в конкретной перевозке. Например, магазин может не заниматься логистикой как отдельным видом деятельности, но выступать грузоотправителем или грузополучателем и участвовать в оформлении ЭТрН.

Транспортная накладная нужна, когда заключается договор перевозки груза. Если компания перевозит собственный груз собственным автомобилем и стороннего перевозчика не привлекает, договор перевозки между разными лицами не возникает и транспортная накладная не требуется. Если привлекается сторонний перевозчик, нужна ЭТрН.

С ГИС ЭПД не нужно путать платформу «ГосЛог». На ней с 1 марта 2026 года ведется обязательный реестр экспедиторов. Для компаний и ИП, которые уже занимались транспортно-экспедиционной деятельностью на 1 марта 2026 года, действовал переходный срок: уведомление о включении в реестр нужно было подать не позднее 30 апреля 2026 года. Новым участникам рынка нужно попасть в реестр до начала деятельности.

Переходный период и бумажные документы

Обязанность оформлять установленные законом перевозочные документы в электронном виде действует с 1 сентября 2026 года.

При этом Минтранс установил переходный период для проверок на дороге. До 1 марта 2027 года при предъявлении бумажных документов вместо электронных инспекторы не применяют штрафные санкции.

Кроме того, закон допускает бумажное оформление в отдельных ситуациях. Такие исключения Минтранс устанавливает отдельно для разных видов документов. Они действуют, например, в некоторых перевозках с иностранными участниками, при перевозке отдельных специальных и военных грузов, для личных нужд граждан и в ситуациях, когда электронное оформление невозможно по предусмотренным правилами причинам.

Перечень продолжает уточняться. 9 сентября Минтранс сообщил о расширении случаев бумажного оформления транспортных накладных и заказов-заявок. 30 сентября перечень расширили и для экспедиторских документов: бумага допускается, в частности, при отдельных перевозках продукции военного и двойного назначения во внешнеторговой деятельности.

Отдельная ответственность предусмотрена для экспедиторов, которые ведут деятельность без включения в реестр «ГосЛога». Для компаний, работавших до 1 марта 2026 года, переходный срок подачи уведомления закончился 30 апреля 2026 года. При первом нарушении штраф составляет от 3 тыс. до 5 тыс. руб. для граждан и от 100 тыс. до 300 тыс. руб. для юридических лиц.

Как начать работать с ГИС ЭПД

Отдельно регистрироваться в самой ГИС ЭПД грузоотправителю, перевозчику или грузополучателю не нужно. Для начала работы компании необходимо определить, какие перевозочные документы она оформляет и в какой роли участвует в перевозках, а затем выбрать оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса.

При выборе оператора стоит проверить обмен с другими операторами, возможность работы с учетной системой компании и наличие приложения для водителей. Также нужно подготовить электронные подписи сотрудников и машиночитаемые доверенности, если они необходимы.

До начала регулярного обмена полезно проверить цепочку на тестовой перевозке: кто создает документ, кто его подписывает, как он поступает следующему участнику и что происходит при ошибке или техническом сбое.

В решении для управления грузоперевозками от СберБизнеса можно подключить сервис «Транспортный ЭДО». С его помощью можно работать с электронными перевозочными документами, подавать отчетность в госорганы и выставлять счета контрагентам.

Узнать о том, как правильно оформлять обязательные электронные документы для грузоперевозок, можно из онлайн-практикума с экспертом.

Частые вопросы о ГИС ЭПД

Нужно ли регистрироваться непосредственно в ГИС ЭПД?

Нет. Компании и ИП работают через аккредитованных операторов ИС ЭПД. Отдельная регистрация бизнеса непосредственно в государственной системе не требуется.

Что делать, если у контрагента другой оператор?

Операторы ИС ЭПД могут обмениваться документами между собой. Поэтому грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель могут пользоваться услугами разных операторов. Поддержку обмена с нужными операторами лучше проверить до начала работы.

Обязательно ли переводить путевой лист в электронный вид?

Нет. С 1 сентября 2026 года общей обязанности оформлять путевой лист только электронно нет. Его можно составить на бумаге или в электронном виде. Электронный путевой лист передается в ГИС ЭПД.

Что делать, если нет связи или произошел технический сбой?

Порядок зависит от характера сбоя и вида документа. Для отдельных ситуаций Минтранс допускает бумажное оформление. Внутренний порядок действий лучше заранее согласовать с оператором ИС ЭПД и закрепить в инструкции для сотрудников и водителей.

Сколько нужно хранить электронные перевозочные документы?

Для электронных перевозочных документов установлены специальные сроки хранения у операторов. Бизнесу также нужно учитывать требования к хранению первичных и других документов в зависимости от их назначения.

Главное о ГИС ЭПД

• ГИС ЭПД — государственная система Минтранса для электронных перевозочных документов.
• С 1 сентября 2026 года транспортные накладные, заказы и заявки на автомобильную перевозку, железнодорожные и авиационные грузовые накладные и экспедиторские документы оформляют электронно.
• Бизнес работает с ГИС ЭПД через аккредитованного оператора ИС ЭПД. Подключаться непосредственно к государственной системе не нужно.
• Путевой лист не стал обязательным исключительно в электронном виде: бумажный вариант продолжает применяться.
• До 1 марта 2027 года действует переходный период при дорожных проверках, но обязанность использовать ЭПД уже вступила в силу.
• «ГосЛог» и ГИС ЭПД — разные системы: первая включает реестр экспедиторов, вторая используется для обмена электронными перевозочными документами.
• Оформлять электронные перевозочные документы можно с помощью сервиса «Транспортный ЭДО» в решении для управления грузоперевозками от СберБизнеса.