Квалифицированная электронная подпись для бизнеса: что это, как получить, сферы применения

Что такое КЭП и чем она отличается от других подписей

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — это электронный аналог собственноручной подписи.

Такая подпись идентифицирует подписанта и гарантирует неизменность документа после подписания. Согласно Федеральному закону от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ, информация в электронной форме, подписанная КЭП, равнозначна бумажному документу с ручной подписью и применяется во всех правоотношениях.

Поставить КЭП на документе можно при наличии связки следующих элементов:

• Токен — специальный физический носитель для хранения закрытого ключа и сертификата электронной подписи.
• Уникальный ключ проверки.
• Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, содержащий сведения о владельце, сроки действия и реквизиты удостоверяющего центра, выдавшего сертификат.

Сертификат КЭП для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей выдается удостоверяющим центром ФНС (УЦ ФНС). Получить его можно обратившись в определенные инспекции или к доверенным лицам УЦ ФНС — например, в Сбер.

Сертификат КЭП для физических лиц можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре. Использовать его можно как в личных целях, так и для служебных (с применением машиночитаемой доверенности).

КЭП отличается от других видов электронных подписей степенью защиты и универсальностью. В своей деятельности бизнес может использовать разные виды электронной подписи.

Зачем бизнесу КЭП

КЭП обязательна для компаний, ведущих электронный документооборот, участвующих в торгах и взаимодействующих с государственными органами посредством информационных систем. Электронный документооборот стремительно развивается, и государство активно поддерживает использование электронных подписей.

В некоторых случаях квалифицированная электронная подпись становится не просто полезной, а обязательной.

Когда обязательна КЭП:

• Подача документов для регистрации ИП или юрлица. Подать документы возможно и лично в налоговую инспекцию, однако ЭДО значительно экономит время. При направлении документов в электронном виде подписание осуществляется исключительно КЭП.
• Налоговая отчетность. Законодательство предусматривает случаи, когда декларации направляются только в электронном виде. Например, при численности сотрудников в компании более 100 человек.
• Обмен электронными универсальными передаточными документами (УПД). Бизнес вправе обмениваться закрывающими документами в бумажном виде. Однако при применении контрагентами ЭДО подписание УПД осуществляется только квалифицированной подписью.
• Участие в государственных закупках. Для участия в конкурсе на заключение госконтракта требуется КЭП. Регистрация на порталах и государственных электронных торговых площадках, подача заявок, обмен документами — для этих целей подходит только квалифицированная подпись.
• Продажа маркированных товаров. Работа с маркировкой без КЭП невозможна — подпись требуется еще на этапе регистрации в системе «Честный знак». Весь документооборот в системе осуществляется в электронной форме, документы подписываются исключительно квалифицированной подписью.

В некоторых случаях без КЭП не обойтись и во внутреннем документообороте компании. Примеры:

• оформление электронных путевых листов;
• заключение трудового договора с дистанционным сотрудником;
• выдача работнику сведений о трудовой деятельности.

Помимо обязательных случаев, КЭП может быть полезна для множества других ситуаций.

Документы, которые можно подписывать КЭП:

Как получить КЭП для бизнеса: пошаговая инструкция

Как указано выше, КЭП для бизнеса выдается в УЦ ФНС или у ее доверенных лиц — например, в Сбере. Поэтому получить КЭП можно непосредственно в одной из инспекций, оказывающих данную услугу, или в одной из более чем 5 000 точек выдачи Сбера (офисы по обслуживанию юридических лиц), при этом не требуется иметь расчетный счет в Сбере.

Оформление занимает 15–30 минут, срок действия — 15 месяцев. Новые клиенты СберБизнеса получают токен в подарок.

Этапы оформления:

1. Подача требуемых документов — только паспорт и готовность указать номера СНИЛС и ИНН.
2. Подача заявления онлайн в СберБизнесе или в офисе удостоверяющего центра.
3. Идентификация — проверка данных паспорта сотрудником УЦ.
4. Запись ключа и сертификата КЭП на токен. Токен необходимо подготовить заранее. Можно уточнить в точке получения сертификата, имеется ли у них услуга по продаже токенов. При открытии счета для бизнеса в Сбере токен можно получить в подарок.
5. Настройка рабочего места. Для работы с электронной подписью требуется специальное ПО — «КриптоПро CSP» и драйверы для токена.
6. Проверка работоспособности — подписание тестового документа. Список аккредитованных УЦ — на сайте Минцифры. Подробная инструкция по выпуску КЭП есть на сайте Сбера.

Риски и безопасность при работе с КЭП

КЭП защищена криптографией, однако риски существуют: потеря носителя, компрометация ключа.

Рекомендации по защите:

• Хранить токен в защищенном месте, использовать надежные пароли.
• Исключить передачу токена третьим лицам.
• Своевременно обновлять ПО, работать на защищенных устройствах.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать КЭП на смартфоне?

Да, через NFC и приложения. Требуется специальный токен, поддерживающий работу с NFC. Подходит для мобильного ЭДО.

Какой срок получения КЭП?

Сертификат выдается сразу после подачи документов и успешной идентификации.

Сколько стоит оформить КЭП?

Оформление сертификата КЭП для бизнеса в налоговой и в Сбере осуществляется бесплатно (заранее требуется подготовить токен). При открытии счета для бизнеса в Сбере — получить токен в офисе бесплатно. Стоимость выдачи у других доверенных лиц требуется уточнять при обращении.

Можно ли получить КЭП удаленно через мобильный телефон?

Нет. Для формирования закрытого ключа и сертификата требуется специальное сертифицированное ПО, которое пока используется только на компьютерах.

Что делать, если срок действия КЭП истек?

После окончания срока сертификата КЭП перестает придавать документам юридическую силу, подписание становится невозможным. При истечении срока действия продление дистанционно недоступно — требуется оформление новой подписи по процедуре первичного получения. Рекомендуется следить за сроком действия сертификата и проводить его смену в режиме онлайн.

КЭП: главное

• КЭП — это универсальный аналог ручной подписи. Она обеспечивает полную юридическую силу документов по 63-ФЗ и состоит из сертификата, ключа и токена, выдается аккредитованным УЦ.
• Без КЭП нельзя подавать отчетность в ФНС (при количестве сотрудников более 100), регистрировать ИП или юрлицо онлайн, участвовать в госзакупках, работать с УПД, маркировкой «Честный знак» или электронными путевыми листами.
• КЭП ускоряет ЭДО с партнерами, подписание договоров, кадровых документов, отчетов и участие в торгах.
• КЭП доступна всем: ИП, ООО, физлицам.
• Оформление занимает 15–30 минут. Потребуется паспорт, номера СНИЛС, ИНН. Срок действия сертификата — 15 месяцев. Бесплатно получить электронную подпись можно подав заявление в СберБизнесе (для клиентов с расчетным счетом в Сбере) или в офисе (для клиентов, не имеющих счета для бизнеса в Сбере).