Эксперт:

Что такое штатное расписание

Штатное расписание — это официальный документ, который включает перечень сотрудников компании, их должности, оклады, ставки и другую информацию. Он составляется в виде таблицы. Его запрашивают в процессе инспекционных проверок — например, налоговой или военного комиссариата.

Закон не требует иметь штатное расписание. Но в ст. 57 ТК РФ указано, что в трудовом договоре с работником необходима информация о его работе в соответствии со штатным расписанием. То есть заключить трудовой договор без него по закону нельзя. Это касается как организаций, так и индивидуальных предпринимателей с наемными работниками.

В чем польза штатного расписания для небольших компаний:

• Определение структуры компании. Четкое распределение должностей и функций сотрудников для упорядочивания работы.
• Планирование численности персонала. Контроль количества работников, чтобы избежать раздутого штата сотрудников, помощь в принятии решений о найме и сокращении штата.
• Формирование фонда оплаты труда. Расчет бюджета на заработную плату и другие выплаты сотрудникам.
• Распределение обязанностей. Ясное закрепление задач за каждым сотрудником.
• Соблюдение трудового законодательства. Соответствие требованиям закона и проверок ФНС.
• Оптимизация расходов. Контроль затрат на персонал и предотвращение необоснованных расходов.

Штатное расписание обязательно для всех организаций в России, независимо от их формы собственности, размера и вида деятельности.

Штатное расписание — это локальный нормативный акт, который утверждается приказом руководителя и применяется при приеме на работу, распределении обязанностей и формировании бюджета. В нем есть структура организации, должности, оклады и условия труда, что нужно для заключения трудовых договоров (ст. 57 ТК РФ). Без него невозможно корректно оформить прием сотрудников.

Если этот документ отсутствует, то по итогам проверки трудовая инспекция может наложить взыскание и выписать штраф (ст. 5.27 КоАП РФ):

• для юрлиц — до 50 тыс. руб.;
• для ИП и должностных лиц — до 5 тыс. руб.

Также отсутствие штатного расписания может привести к проблемам с налоговыми органами при проверках учета расходов на персонал. Например, налоговая откажет в признании расходов на оплату труда (если штатное расписание не подтверждает должности и оклады), что приведет к доначислению налогов.

Нюансы:

• В небольших компаниях (до 100 сотрудников) штатное расписание может быть упрощенным.
• К штатному расписанию в государственных учреждениях требования строже, с обязательным согласованием с вышестоящими органами.
• Штатное расписание корректируют (введение новых должностей, изменение окладов), но для этого необходим приказ и уведомление сотрудников.

Образец штатного расписания: форма Т-3

Штатное расписание в России регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 15, 57, 135). Дополнительно — Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ (ст. 15), где оно упоминается в контексте учетной политики.

Удобнее составлять документ с учетом типовой формы (утверждена приказом Росстата № 458 от 29 сентября 2020 г.). Но компания вправе разработать и собственную форму штатного расписания.

Стандартное штатное расписание включает десять граф:

1. Наименование структурного подразделения.
2. Код структурного подразделения по ОКПО.
3. Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации.
4. Количество штатных единиц (одна ставка — 1, полставки — 0,5).
5. Тарифная ставка (оклад в месяц).
6. Надбавки и премии (если их нет, можно ничего не указывать).
7. Полная сумма выплат в месяц (значения из графы 4 умножаются на суммы из граф 5–8).
8. Примечания (например, о том, какие вакансии компании открыты).
9. Итоговые строки: общая численность и фонд оплаты труда.
10. Подписи: руководитель кадровой службы, главный бухгалтер, руководитель организации.

Скачать форму

Как составить штатное расписание пошагово

Штатное расписание разрабатывает отдел кадров или другое ответственное лицо.

Обязательно наличие даты составления и номера документа.

В графе 1 указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это может быть филиал, отдел, участок. Располагать их лучше группами согласно иерархии: от администрации до обслуживающих и вспомогательных подразделений.

Пример: производственный цех.

В графе 2 перечисляем коды структурных подразделений, присвоенные работодателем. Если же в организации используется централизованная система документооборота, код структурного подразделения можно не указывать.

Пример: 01 (01 — для склада, 02 — для отдела продаж и так далее).

В графу 3 вносим должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации работника.

Пример: водитель категории С.

В графе 4 указываем число штатных единиц по соответствующим должностям. Если предусматривается содержание неполной штатной единицы, количество указывается в соответствующих долях: 0,25; 0,5; 2,75 и так далее. Здесь же можно указать не только штатные, но и вакантные единицы.

Пример: 1 (если полная ставка). Для вакантных должностей ставится цифра, но в примечании отмечается «вакантно».

В графу 5 вписываем месячную заработную плату по окладу, тарифной сетке, проценту от выручки, коэффициенту трудового участия и так далее — в зависимости от системы оплаты труда в компании. Согласно ст. 133 ТК РФ, размер тарифной ставки не может быть ниже МРОТ.

Пример: оклад 40 тыс. руб. (тарифная ставка 200 руб. в час). Указывается в рублях без копеек. Если оплата сдельная, ставится «сдельная» или сумма по расчету.

В графы 6–8 вносим стимулирующие и компенсационные выплаты работникам. Это поощрительные выплаты, премии, доплаты за высокую квалификацию, за выездные командировки.

Важно: зарплаты у сотрудников, которые состоят в одинаковых должностях, должны быть примерно одинаковыми.

Пример: сумма надбавок за вредность — 3 тыс. руб., за стаж — 2 тыс. руб. Если нет — 0 или прочерк. Общая сумма надбавок за месяц.

В графу 9 вносим общую сумму окладов по всем штатным единицам с учетом установленных надбавок (это сумма выплат граф 5–8). В том случае, если невозможно заполнить графы 5–8 в рублевом эквиваленте, приводим данные в соответствующих единицах измерения (проценты, коэффициенты и так далее).

Пример: 40 тыс. руб. (оклад 35 тыс. руб. + надбавки 5 тыс. руб.).

В графе 10 оставляют замечания. Эта графа не обязательна для заполнения, но должна присутствовать в документе.

Пример: сезонная должность (ссылка на приказ).

Ответы на частые вопросы

Как отражать неполные ставки и временных сотрудников?

В штатном расписании отмечается штатная единица с указанием коэффициента или доли ставки (например, 0,5 ставки, 0,75 ставки). Иногда дополнительно отмечают норму рабочего времени (например, 20 часов в неделю при полной ставке 40 часов).

Временные сотрудники могут быть отмечены отдельными строками в штатном расписании с указанием срока работы (например, с 01.07.2025 по 31.12.2025). В графе «Примечания» указывают, что сотрудник временный или контрактный. Если временный сотрудник работает на полную или неполную ставку, это также отражается в штатном расписании.

Как указывать двойные должности?

Трудовое законодательство не запрещает работодателю указывать двойные должности в штатном расписании (письмо Роструда от 6 июля 2020 г. № 77/10-26013-ОБ/18-1299). Работодатель может оформить двойную должность (например, слесарь-сантехник) либо ввести две должности, которые сотрудник будет совмещать или занимать по совместительству. Исключение составляют работники, которым присваиваются тарифные разряды, чья работа предполагает льготы или ограничения.

Обязательно ли знакомить сотрудника со штатным расписанием?

Официального требования знакомить с самим штатным расписанием нет, но важно ознакомить работника с его должностными обязанностями и условиями оплаты труда, которые отражены в этом документе. Для большей прозрачности и во избежание конфликтов рекомендуют знакомить сотрудников с соответствующей частью штатного расписания.

Как оформлять в штатном расписании совместителей?

Если на одной должности работают несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем, в штатном расписании указывается суммарное количество штатных единиц по соответствующей должности.

Как в штатном расписании указываются индивидуальные надбавки?

Если в системе оплаты труда предусмотрена возможность назначения индивидуальных надбавок для каждой должности, то в графе 3 каждую должность следует оформить отдельной строкой, а в графе 4 напротив каждой указать единицу.

Как утвердить штатное расписание

Перед утверждением штатное расписание подписывают главный бухгалтер (для проверки финансовой части) и руководитель отдела кадров (если такая должность есть в организации).

Готовое штатное расписание утверждается руководителем или другим уполномоченным сотрудником, который ставит свою подпись в приказе об утверждении.

После этого издают официальный приказ об утверждении расписания.

Действие штатного расписания не ограничено по времени и продолжается до тех пор, пока не произойдут изменения (например, изменится уровень заработной платы или появятся новые должности).

Штатное расписание хранится в отделе кадров и бухгалтерии.

Как внести изменения в штатное расписание

Если происходят изменения (например, назначение на новую должность, повышение окладов, сокращение штата), документ пересматривается. В расписание вносят коррективы и утверждают его заново приказом.

Обновить действующее штатное расписание можно двумя способами:

• Подготовить и утвердить новое штатное расписание с присвоением следующего регистрационного номера.
• Внести изменения в уже имеющийся документ на основании приказа генерального директора.

О факте утверждения нового штатного расписания обязательно нужно проинформировать всех сотрудников организации.

Главное

• Штатное расписание сотрудников является обязательным документом, который требуется при проведении проверки.
• Штатное расписание помогает планировать и учитывать численность персонала, а также оценивать расходы при изменении уровней заработной платы.
• Для составления штатного расписания нужно заполнить соответствующие поля типовой формы Т-3.
• Предусмотрены штрафы за отсутствие документа: для индивидуальных предпринимателей — до 5 тыс. руб., для юридических лиц — до 50 тыс. руб.
• Готовое штатное расписание утверждает руководитель или уполномоченное лицо.